Inhalt

Allgemeines
Einstellungen der CRS-Optionen
Arbeit mit Mitarbeiter-Kassen
Codetabelle
Übernahme von BHPs (Buchhaltungspositionen)
Jack Vorgang
CRS Transformer und CRS Automater
Arbeit mit der Verk-Schnittstelle
Buchhaltung

Allgemeines

Die automatische Vorverbuchung von DB/DER-Werten ist nur über den Import der START Verkaufsbelege möglich. Aus diesem Grunde ist für die Übernahme von geldwerten Belegen aus START (Fahrscheine, Sitzplatzreservierungen, Hotelgutscheine, Schiffsfahrscheine, Berlinienbus, Deutsche Touring, KART und Versicherungen) der Druck von Verkaufsbelegen, Rechnung/Gutschrift oder Kassenzettel/Auszahlungsschein zwingend erforderlich. Für die korrekte Übernahme der Belege und die automatische Verbuchung von Zahlungen sind einige Einstellungen erforderlich.

Einstellungen der CRS-Optionen

Die grundsätzlichen Schnittstelleneinstellungen werden unter < Datei > < CRS-Optionen > Button VERK eingestellt.

Bei „Aktiv" muss ein Haken gesetzt sein.

• Verzeichnis der Importdatei: Hier muss der Verzeichnispfad eingetragen werden, in dem die SIR-Datensätze von START gespeichert werden. Am sinnvollsten ist es, dafür ein eigenes Verzeichnis in Jack (z. B. Laufwerk:\Jack\SIR) anzulegen. Der Verzeichnisname darf aus maximal 8 Buchstaben bestehen.

• Dateimuster bleibt leer.

• Ein „Automater-Verzeichnis" muss nicht generiert zu werden. Bitte nichts eintragen.

• Laufkundennummer: Wenn Sie einen VERK-Beleg erstellen, muss dies immer mit einer Kundennummer aus KB geschehen. Hier können Sie eine Laufkundennummer eintragen, wodurch Jack erkennt, dass es sich bei dieser Kundennummer NICHT um einen richtigen Kunden, sondern um einen Laufkunden handelt. Sollte in Jack Ihr Laufkunde eine andere Nummer haben, so können Sie in der Spalte „Nummer in Jack" eine andere Nummer erfassen. Wird nun ein BHP (Buchhaltungsposition) über die Schnittstelle bertragen, der auf die Kundennummer 2000 erstellt wurde, erkennt Jack diese Kundennummer als Laufkunde und legt automatisch für den Kunden 1 einen Vorgang an. Voraussetzung hierfür ist, dass dieser Laufkunde in Jack mit der Nummer 1 existiert. Sollte dieser Laufkunde in Jack noch nicht erfasst sein, so müssen Sie ihn anlegen. < Kunden > < Erfassen Privat >. Die Kundennummer muss ggfs. angepasst werden.

• Kassenzettel: Wenn Sie in VERK einen Kassenzettel erstellen, dann gilt der Endbetrag dieses Kassenzettels als bezahlt. Hierfür wird in Jack automatisch eine Kundenzahlung ausgeführt. Diese Kundenzahlung wird mit der in diesem Feld eingetragenen Zahlungsart getätigt. Die Kundenzahlung eines Vorgangs wird entweder durch das Symbol in der Toolbar, durch die Funktion < Vorgang > < Zahlung Kunde > oder aber durch den Shortcut F9 geöffnet.

Arbeit mit Mitarbeiter-Kassen

Ist Ihr Büro so organisiert, dass Sie für verschiedene Abteilungen oder sogar für jeden Mitarbeiter eine individuelle Kasse führen, müssen noch folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Unter < Basisdaten - Mitarbeiter > tragen Sie für jeden Expedienten die Expedientennummer aus START ein, falls dies noch nicht geschehen ist. Vergeben Sie zusätzlich noch eine Gruppennummer, können die Mitarbeiter nur die unter ihrer Gruppennummer angelegte Kasse (Zahlungsarten) unter < Vorgang - Zahlung - Kunde > sehen. So werden Fehler vermieden. Der Expedient 0001 (START) gehört also zur Gruppe 1 und bebucht das Kassenkonto 1002 (SKR 03). Natürlich muss nun für jeden Mitarbeiter auch eine eigene Kasse mit allen möglichen Zahlungsarten angelegt werden. Dies geschieht unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen >. Wird hier die Gruppennummer vergeben, werden nur die bereits für diese Gruppe erfassten Zahlungsarten angezeigt. Zusätzlich vergeben Sie einen Belegnummernkreis ( z. B. wie Gruppennummer), so zählt Jack die Belegnummern automatisch hoch und sie müssen nicht manuell eingetragen werden. Dem Expedienten mit der Nummer 0001 stehen nun unter < Vorgang - Zahlung Kunde > nur die für seine Gruppennummer eingetragenen Zahlungsarten bzw. Konten sowie die unter Gruppe 0 erfassten Zahlungsarten zur Verfügung. Nimmt dieser Expedient nun eine Zahlung mit einem START-Kassenzettel auf seiner Expedientennummer entgegen, verbucht Jack diese automatisch auf das individuelle Kassenkonto (1002).

Codetabelle

Unter < Basisdaten - VERK-Codes > ist die Codetabelle hinterlegt. Diese Codetabelle wird mit den Stammdaten bereits vordefiniert an Sie ausgeliefert. Sie müssen lediglich überprüfen, ob die Veranstalter und die Zahlungsarten passend zu Ihren sonstigen Stammdaten richtig ein-gestellt sind.

Spaltenbeschreibungen:

• Der Eintrag unter < Veranstalter > muss mit einem Kürzel unter < *Basisdaten - Veranstalter * > übereinstimmen.

• Der Eintrag unter < Zahlung > muss mit einer Zahlung unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang * > Karteikarte < *Zahlungen > übereinstimmen.

• Über den Button < Prüfen > können Sie kontrollieren, ob Ihre Einstellungen in der Codetabelle richtig sind. Sollte dies nicht der Fall sein, so wird nach Prüfung automatisch eine Textdatei geöffnet, welche die Fehler detailliert beschreibt.

Imvorliegenden Beispiel, sind die Veranstalter KART, DTG und BLB nicht oder nicht korrekt in den < Basisdaten - Veranstalter > in Jack angelegt. Sollte die Schreibweise des Veranstalters, bzw. der Code des Veranstalters in den < Basisdaten - Veranstalter > geändert werden, so wird, vorausgesetzt es existieren schon Buchungen für diesen Veranstalter in Jack, die bereits fakturiert sind, folgende Meldung auf dem Bildschirm erscheinen:

Diese Rückfrage muss mit < Yes > bestätigt werden, so dass bereits verbuchte Leistungen für diesen Veranstalter entsprechend geändert werden. Im Anschluss an diese Meldung wird weiterhin nachstehende Rückfrage erscheinen:

Bitte stellen Sie sicher, dass kein Mitarbeiter mehr in Jack arbeitet und bestätigen Sie dann diese Rückfrage mit < Yes >. Die notwendigen Änderungen werden dann von Jack selbstständig vorgenommen.

Sollte weiterhin wie in dem vorliegen Fall die Zahlungsart in der VERK-Code-Tabelle nicht mit der in den <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen > übereinstimmen, so wird auch dies in der Textdatei dargestellt. Bitte tragen Sie entweder die Zahlungsart in den < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen > nach oder ändern entsprechend die Zahlungsart in der VERK Code Tabelle. < *Datei - Parameter - Parameter Vorgang *> < *Basisdaten - VERK-Codes *>
In dem Pull-Down-Menü der VERK Code Tabelle < Zahlung > werden nur die Zahlungsarten angezeigt, die auch in den Parametern hinterlegt sind.

Übernahme von BHPs (Buchhaltungspositionen)

Sobald Sie einen VERK-Beleg erstellen, werden die einzelnen BHPs als Datensätze von START über die Schnittstelle übergeben und als Dateien in das von Ihnen konfigurierte Verzeichnis (SIR) gelegt. Der CRS Transformer fasst nun alle BHPs eines Verkaufsbeleges zusammen und erstellt daraus einen Eintrag in der CRS Übernahmeliste.In der Spalte < Vorgang > sehen Sie die VERK-Rechnungsnummer / VERKKassenzettel Nummer.

Jack-Vorgang

Durch die Übernahme eines VERK -Beleges wird in Jack eine Leistung generiert. Für jeden BHP, bei dem es sich NICHT um eine Zahlung handelt, wird in Jack eine eigene Preiszeile generiert. Über den Button < BHP > in der Leistung können Sie eine Liste der dieser Leistung zugrunde liegenden BHPs aufrufen.

Über den Button < BHP-Daten > im Vorgang können Sie sich alle BHPs (also auch die BHPs, bei denen es sich um Zahlungen handelt) darstellen lassen.

In das Feld < Reiseprofil > wird die VERK-Rechnungsnummer oder VERKKassenzettelnummer übernommen. Über < Kunden - Suche > oder < F3 > und Karteikarte < Vorgangssuche > können Sie nach dieser VERK-Rechnungsnummer oder VERK-Kassenzettelnummer in Jack auch einen Vorgang suchen. Beider Übernahme wird für BHPs, bei denen es sich um Zahlungen handelt, für den Jack-Vorgang automatisch eine Kundenzahlung erstellt. Handelt es sich bei dem VERK-Beleg um einen Kassenzettel, so wird für diesen Vorgang zusätzlich noch eine Kundenzahlung über den Restbetrag des Kassenzettels erstellt. Diese können Sie über < Vorgang - Zahlung Kunden > oder < F9 > einsehen.

CRS Transformer und CRS Automater

CRS Transformer: Der CRS Transformer ist eine eigenständige Applikation, welche im Jack Hauptverzeichnis unter dem Dateinamen crstrans.exe zu finden ist. Der Transformer „übersetzt" zum einen die *.123 Dateien in eine Bewotec/Jack lesbare Sprache, ändert die Dateiendung von z.B. *.123 auf *.vrk und fasst zusätzlich alle BHPs eines Verkaufsbeleges zusammen und erstellt daraus einen Eintrag in der CRS-Übernahmeliste. Gestartet wird der CRS Transformer durch einen Doppelklick auf die Datei crstrans.exe.

CRS Automater: Der CRS Automater ist eine eigenständige Applikation, welche im Jack Hauptverzeichnis unter dem Dateinamen crsauto.exe zu finden ist. Der Automater liest die Kundennummer des BHP´s aus und legt sofern diese Kundennummer in Jack angelegt ist automatisch einen Vorgang für diesen Kunden an. Sofern es sich um einen Kassenzettel handelt, wird der Automater direkt eine Kundenzahlung in Jack anlegen. Gestartet wird der CRS Automater durch einen Doppelklick auf die Datei crsauto.exe.

Bewotec empfiehlt den CRS Transformer und CRS Automater ständig im Hintergrund laufen zu lassen, so dass eine zeitnahe Übernahme der VERK Daten gewährleistet werden kann.

Arbeit mit der Verk-Schnittstelle

Nachdem die Schnittstelle wie oben beschrieben eingerichtet, die Code-Tabelle und evtl. die Mitarbeiter- sowie die Veranstalter-Basisdaten geprüft und ergänzt wurden, kann die Arbeit mit der Verk-Schnittstelle aufgenommen werden.
Counter:

• Anders als bei touristischen oder IATA-Leistungen, müssen für alle geldwerten Belege (außer BSP) Verkaufsbelege GEDRUCKT werden, um diese zu übernehmen.

• Am Ende des Abrechnungsmonats dürfen keine offenen ANRs (Abwicklungsnummern) mehr existieren! Drucken Sie daher spätestens zum Monatsletzten eine START-Rechnung aus. Sie vermeiden so Abrechnungsdifferenzen.

• Übernehmen Sie möglichst zeitnah die Belege aus der CRS-Schnittstelle in Jack.

• Zahlungen quittieren Sie entweder wie gewohnt über START-Kassenzettel oder direkt über < Vorgang - Zahlung Kunde > in Jack.

• Korrigieren Sie Fehler über ihren „Entstehungsweg", d. h. ein Fehler in START wird auch über START korrigiert (für eine falsche Rechnung wird also z. B. eine Gutschrift erstellt) und ein Fehler in Jack wird über Jack korrigiert (z. B. ein Tippfehler in der Kundenzahlung, 200,-- Eur statt 20,-- wird über eine Auszahlung von 200,-- Eur und eine erneute Einnahme von 20,-- Eur korrigiert).

• Suchen Sie Vorgänge über die Belegnummer (Vorgangssuche Feld Reiseprofil), das geht am schnellsten.

• Stellen Sie Kassenzettel nur dann aus, wenn wirklich eine Zahlung erfolgt (sonst Rechnung).

• Folgende Felder der VERK-Maske können zusätzlich genutzt werden:

o KD-NR Eintrag fest definierter Kundennummern, z. B. Sammelkundennummer, die den Eintrag einer Adresse erfordert, Laufkundennummer (hinterlegt in den CRS-Optionen von Jack) oder Firmenkunden. Kann Jack einen Kunden 100%ig identifizieren, ordnet er die Buchung direkt zu. Sie können in Jack die Kundennummer Ihrer
Firmenkunden an die START-Kundennummer anpassen. Arbeiten Sie in KD mit einem laufkunden, den Jack nicht kennt, haben Sie die Möglichkeit die Zuordnung des Kunden bei der Übernahme selbst zu steuern und ersparen sich so die Eingabe der Kundenadresse in START!

o PROJ Tragen Sie hier die Jack-Buchungsnummer ein, wird der START-Beleg gleich diesem Vorgang zugeordnet.

o BEM1 Wird hier die Jack-Kundennummer eingetragen, wird die Buchung bei der Übernahme gleich dem richtigen Kunden zugesteuert.

o AUSZ Nutzen Sie dieses Feld, um eine Kundenzahlung zu einer bestehenden Jack-Buchung zuzuordnen. Tragen Sie dazu die START-Belegnummer (steht in Jack im Feld Reiseprofil) in das Feld AUSZ ein. Die Zahlung wird dann automatisch zum richtigen Vorgang verbucht.

o BEM2 Tragen Sie hier einen in Jack schon bestehenden Filekey oder eine Veranstaltervorgangsnummer ein, dann wird der Beleg diesem Vorgang zugesteuert.

Buchhaltung

Voraussetzungen:

Unter < Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung > legen Sie ein neues Umsatzkonto entsprechend dem Konto 7000 (SKR 03) an.

Unter < Basisdaten - Veranstalter > müssen dann vor der Leistungserfassung folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Karteikarte Konten:
Individuelles Konto im Feld < Umsatz >, wie vorher angelegt. Die Verbuchungstabelle 2 (Belastung) ist angeklickt. Auf der Karteikarte Parameter ist < Keine VA-Abrechnung > angeklickt.

Abschlagszahlungen:
Die drei Abschlagszahlungen an DB/DER werden wie folgt verbucht:

Unter < Buchhaltung - Buchen > geben Sie ein

• Verrechnung DB an Bank 1. Abschlagszahlung

• Verrechnung DB an Bank 2. Abschlagszahlung

• Verrechnung DB an Bank 3. Abschlagszahlung

Für die Endabrechnung fakturieren Sie die DB/DER-Leistungen des Abrechnungsmonats unter < Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura Leistungen >.
Grenzen Sie die Leistungen nach Abrechnungsmonat als < Reisedatum > und Veranstalter (DB) im Feld < Veranstalter > ein. Klicken Sie auf < Suchen >, alle DB-Leistungen aus dem Abrechnungsmonat werden angezeigt. Klicken Sie anschließend auf < Buchen > und im darauf folgenden Dialogfenster auf < Alle bearbeiten >. Jack zeigt Ihnen dann die Anzahl der Rechnungen, den Gesamtbetrag und gibt Ihnen die Möglichkeit das Fakturadatum auszuwählen. Den Druck von Rechnungen können Sie abwählen. Nach Bestätigung der Eingaben mit < OK > verbucht Jack dann automatisch:

Debitor an Umsatz DB Reisepreis
Debitor an Umsatz DB Reisepreis

... für jede fakturierte Leistung.

Manuell buchen Sie unter < Buchhaltung - Buchen > Umsatz DB an Kreditor DB Bruttoumsatz Cash (Bankeinzug Cash, Prov. Leistungsträger, MwSt auf Provision)

Kreditor DB an Verrechnung DB Summe der geleisteten Abschläge
Kreditor DB an Erlöse stpfl. 19%
an MwSt. 19% Provision + MwSt.
Kreditor DB an Erlöse stpfl. 7%
an MwSt 7% Provision + MwSt.
Umsatz DB an Bank Nachzahlung
Bank an Umsatz DB Erstattung

Sollten Differenzen auf den Konten auftauchen, so können diese an offenen ANRs liegen, an abrechnungsübergreifenden Zahlungen/Erstattungen oder der Verwendung falscher Codes. Die meisten Differenzen sollten sich im Folgemonat auflösen.
Entsprechend können Sie die anderen geldwerten Leistungen verbuchen.