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Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack Plus
Umstellen von Jack Plus auf Arbeiten mit Buchhaltung
   Einstellungen Buchhaltung prüfen
   Sonstige Arbeiten

Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack Plus

Zur korrekten Einrichtung der Finanzbuchhaltung in Jack Plus sowie zum flüssigen Bearbeiten sind vor dem Start der Buchhaltung in Jack Plus folgende Dinge zu prüfen:

1. Korrekte Einstellung der Daten im Menü <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>
2. Korrekte Definition der Steuersätze unter <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze>
3. Korrekte Definition aller Konten sowie deren Eigenschaften unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> sowie ggf. Ergänzen des Kontenplans um fehlende Konten
4. Erfassen aller Veranstalter unter <Basisdaten - Veranstalter> mit korrekten Konten (z. B. anhand des Buttons <Vorschlag>, ggf. manuelles Hinterlegen individueller Konten) sowie den dazugehörigen Produktarten (inkl. Provisionssätzen und ggf. Mehrwertsteuer)
5. Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang>, insbesondere dort <Termine> für die Definition von Standard-Zahlungsfälligkeiten samt Mahnstufen, <Vorgang 1> für die Definition sonstiger Beträge, <Zahlung> für die Definition aller Kundenzahlungsarten sowie <Ein-/Auszahlungen> für die einfache Verbuchung reisebürospezifischer Kosten und Erträge
6. Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde>, insbesondere dort <Termine> zur Definition von Standard-Fälligkeiten für bestimmte Kundengruppen und Veranstalterprodukte, und <Provision> zur Definition von Standard-Rabatten / weiterzugebenden Provisionen für bestimmte Kundengruppen
7. Definition der im Reisebüro zu verwendenden Fee-Regeln in <Datei - Parameter - Fee-Regelwerke> samt der dazugehörigen korrekten Konten
8. In den einzelnen Reisevorgängen korrekte Erfassung der Leistungsdaten (Inkassoform, Produktart, Zahlungsziel, sonstigen Beträge, Einzelpreise)

Umstellen von Jack Plus auf Arbeiten mit Buchhaltung

Wenn Sie schon längere Zeit mit Jack Plus arbeiten, aber erst jetzt die Buchhaltung nutzen wollen, ist die Abgrenzung der Vorgänge zwischen den Perioden mit und ohne Buchhaltung ein zentrales Thema.
Wir haben im folgenden einige Punkte zusammengetragen, die sie dabei beachten müssen.
Grundlage ist dabei , dass Sie einen Stichtag festlegen, ab dem mit der Buchhaltung in Jack Plus gearbeitet werden soll (z.B. Abreise ab 1.1.). Die Durchführung der folgenden Punkte bezieht sich auf diesen Stichtag.

Einstellungen Buchhaltung prüfen

Bevor Sie mit der Buchhaltung in Jack Plus beginnen, sollten Sie sicher stellen, dass alle Grundlagen für eine korrekte Buchhaltung gelegt sind.
Prüfen Sie dabei zuerst die Punkte, die im Abschnitt Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack Plus beschrieben sind.
Bei Punkt 5 (Prüfung der Einstellungen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang>) muss eine neue Zahlungsart angelegt werden, z.B. "Zahlung vor 1.1.13". Dabei wird als Konto nicht ein Konto wie Bank (1200) angegeben, sondern ein Konto im Bereich 9000, z.B. das Konto 9008, das bereits in Jack Plus angelegt ist. Wollen Sie dieses Konto nicht benutzen, so stimmen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater ab.

Sonstige Arbeiten

<Listen - Buchungen (Abfahrt) - Abgrenzungsliste Jahresabschluss>

Grenzen Sie die Liste so ein, dass alle Vorgänge ab dem Stichtag angezeigt werden.
Die Liste zeigt Ihnen alle Vorgänge, bei denen buchhalterische Aktionen durchgeführt wurden (z.B. Kundenzahlungen, Zahlungen an den Veranstalter, Erlösverbuchung usw.).
Am besten drucken Sie die Liste aus, um die weiteren Schritte anhand der Liste durchzuführen.

Kundenzahlungen auf andere Zahlungsart buchen

Wenn Sie bereits Kundenzahlungen für Vorgänge nach dem Stichtag erfasst haben, so müssen Sie diese Zahlungen zuerst gegenbuchen (Buchung des gleichen Betrags im Minus). Danach sollte der gleiche Betrag mit der neuen Zahlungsart "Zahlung vor 1.1.13" wieder eingebucht werden.

Sonderfall Kasse

Wenn Sie bereits die ganze Zeit mit dem Kassenbuch in Jack Plus gearbeitet haben und dies weiter tun wollen, müssen Sie bei der Rückbuchung und Neubuchung von Kundenzahlungen einen anderen Weg gehen.
Im Normalfall würden Sie die ursprüngliche Kundenzahlung mit dem gleichen Datum gegenbuchen, wie sie ursprünglich erstellt wurde.
Wenn Sie dies im Fall der Kasse tun, würde der aktuelle Saldo des Kassenkontos nicht mehr stimmen.
Buchen Sie deswegen die Kundenzahlungen in der Kasse nicht zum Datum der ursprünglichen Erfassung, sondern zum letzten Datum des Geschäftsjahres, z.B. zum 31.12.
Die erneute Buchung erfolgt dann zum ersten Tag des nächsten Geschäftsjahres, z.B. zum 1.1.
Durch diese Verbuchung ist der Saldo während des noch laufenden Geschäftsjahres weiterhin korrekt.

Veranstalterabrechnung

In der Veranstalterabrechnung sollte geprüft werden, ob z.B. schon Zahlungen an den Veranstalter geflossen sind für Vorgänge nach dem Stichtag.
Auch in diesem Fall müssen die entsprechenden Buchungssätze rückgängig gemacht (Eingabe des gleichen Betrags mit gegenteiligen Vorzeichen im Feld <Zahlbetrag>) und mit einem neuen Konto aus dem Bereich 9000 (z.B. Konto 9009) wieder eingebucht werden.

Saldenvorträge manuell

Für alle Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten muss ein manuell Saldenvortrag, z.B. am 1.1. des Jahres gemacht werden.
Sobald Sie ein Geschäftsjahr korrekt in Jack Plus abgewickelt haben, können Sie dieses Jahr mit dem automatischen Jahresabschluss beenden. Dabei werden die Saldenvorträge für Debitoren und Kreditoren von Jack Plus gemacht, die Sachkonten müssen weiterhin manuell übertragen werden.

<Buchhaltung - Abschluss - Periodenabschluss> (optional)

Sie können über den Periodenabschluss bestimmte Monate für weitere Buchungen sperren. Dies bietet sich für Monate an, die Sie von der buchhalterischen Seite her komplett abgeschlossen haben.
Sie können diese Sperre jederzeit wieder aufheben, falls doch noch Buchungen gemacht werden müssen.