Anleitung Abrechnung der Deutschen Bahn

Voraussetzungen

Einrichtung des Veranstalters Deutsche Bahn auf Verfahren „Tabelle 2" mit einem eigenen Konto bei „Umsatz" z.B. 7002 sowie einem eigenen Kreditorenkonto (wird bei Klicken auf <Vorschlag> vergeben z.B. 70044).

Abwicklung der Abrechnung

Fakturierung am Monatsende

Fakturieren Sie nach Monatsende alle Werte des vergangenen Monats mit folgender Funktion: <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura Leistungen>. Suchen Sie nach dem „Buchungsdatum".

Wenn Sie die Bahndaten über unsere VERK-Schnittstelle übernehmen, so können Sie, anstatt nach dem Buchungsdatum, auch nach dem VERK-Rechnungsdatum suchen. Bitte führen Sie aber danach auch eine Suche nach Buchungsdatum durch, denn eventuell wurden auch Leistungen manuell erfasst, die dann kein VERK-Datum enthalten. Die Fakturierung nach Buchungsdatum sollte dann also auch noch vorgenommen werden, so behalten Sie im Auge, wie viel Leistungen manuell angelegt worden sind.

Klicken Sie auf <Buchen> oben rechts und Sie werden gefragt, ob Sie alle angezeigten Vorgänge fakturieren möchten. Beantworten Sie mit <Alle bearbeiten> und das folgende Fenster erscheint.

Geben Sie bei <Fakturadatum ist:> den Monatsletzten ein, wählen Sie bei <Druck> „Nein" und bei <Verbuchen> „Ja".

Dies bewirkt, dass alle Umsätze Ihrer Kunden auf das Konto 7002 auf die Habenseite gebucht werden (es wird gebucht „Debitor an 7002").

Berechnung der zu buchenden Werte der Bahnabrechnung

Auf der „Leistungszusammenstellung" finden Sie die Werte, die zur Berechnung benötigt werden. Im Folgenden die Auflistung welche Berechnung durchgeführt werden muss.

Berechnung des Umsatzes

Addieren Sie die folgenden Werte:

• Alle „Verkauf Bahnangebote..." aus dem Bereich „Forderungen an den Partner"
• „Zahlung mit Kreditkarte" aus dem Bereich „Verbindlichkeiten gegenü. Partner"
  (In diesem Beispiel: 798,70 + 3122,60 und + 1203,10)

Ziehen Sie davon folgende Werte ab:

• Alle „Verkauf Bahnangebote..." aus dem Bereich „Verbindlichkeiten g. Partner"
• „Zahlung mit Kreditkarte" aus dem Bereich „Forderungen an den Partner"
• Sofern vorhanden „Abrechnungskorrekturen" aus dem Bereich „Verb. g. Partner"
  (In diesem Beispiel: – 674,00 – 332,20 und – 350,20)

Die Summe (Gesamt: 2062,20) ergibt den auf Seite 6 angegebenen „Umsatz".

Berechnung der Provision steuerfrei und steuerpflichtig

Addieren Sie folgende Werte:

• Alle „Provision..." aus dem Bereich „Verbindlichkeiten gegenüber Partner"
  (In diesem Beispiel 399,65 steuerpflichtig und 11,23 steuerfrei)

Ziehen Sie davon folgende Werte ab:

• Alle „Provision..." aus dem Bereich „Forderungen an den Partner"
  (In diesem Beispiel – 170,02 steuerpflichtig und – 5,97 steuerfrei)

Die Summen (229,63 steuerpflichtig und 5,26 steuerfrei) ergeben die auf der nächsten Seite angegebenen „Erlöse".

Abschlagszahlungen

Folgenden Buchungssatz buchen Sie für die Abschlagszahlungen während des Monats:

70044 (Kreditor Bahn) an Bank

Betrag: siehe Bankkonto
(in diesem Beispiel sind vorher schon Abschlagszahlungen in Höhe von 2035,09 und 267,81 belastet worden)
Datum: Bankdatum

Abschließende Buchungssätze

Folgende Buchungssätze sind bei Verarbeitung der Bahnabrechnung zu buchen.

7002 an 70044 (Kreditor Bahn)

Betrag: Umsatz siehe hier
(in diesem Beispiel 2062,20)
Datum: Monatsletzter

70044 (Kreditor Bahn) an Bank

Betrag: „Gesamtbetrag Rechnung" ganz unten auf der „Leistungszusammenstellung"
(in diesem Beispiel 165,31 – siehe hier)
Datum: Bankdatum

70044 (Kreditor Bahn) an Erlöse steuerfrei

Betrag: errechnete steuerfreie Erlöse siehe hier
(in diesem Beispiel: 5,26)
Datum: Monatsletzter

70044 (Kreditor Bahn) an Erlöse steuerpflichtig

Betrag: errechnete steuerpflichtige Erlöse siehe hier
(in diesem Beispiel: 229,63 (inkl. Mwst.))
Datum: Monatsletzter

Eine eventuelle Differenz belassen Sie am besten auf dem Umsatzkonto 7002. Durch z.B. eine verspätete Erfassung von Fahrkarten gleichen sich die Beträge so im Folgemonat auf dem Konto 7002 aus.

Sofern Sie die VERK-Schnittstelle nutzen, werden alle übernommenen Fahrkarten als Reisebüroinkasso erfasst, auch die, die Sie per Kreditkarte verkauft haben. (Ohne VERK-Schnittstelle erfassen Sie solche Fahrkarten natürlich als Veranstalter-Inkasso, da die Bahn ja direkt beim Kunden abbucht).

In diesem Fall ist noch eine Umbuchung der Werte vom VERK-CC Konto auf das Umsatzkonto notwendig.

7002 an 1362 (VERK-CC Verrechnungskonto)

Betrag: Saldo des VERK-CC-Kontos
(in diesem Beispiel kann der Betrag 640,90 sein, bitte buchen Sie aber eher den Saldo auf dem Konto, als den errechneten Betrag, damit auch hier die Differenz auf dem 7002 Konto verbleibt und nicht auf dem CC-Konto)
Datum: Monatsletzter