Inhaltsverzeichnis
Feldbeschreibungen
Kürzel
Exped.Nr
Gruppe
Name
Vorname
Straße
PLZ,Ort
Telefon
Mobiltel.
EMail
Bemerkung
Kassenkonto
Belegnummernkreis
Passwortprofil
Bearbeiter deaktiv
Netzwerk-Login
SMTP-Account
Passwort
Pers.-Nr.
Suche
Schaltflächen
Profil
Verwerfen
Hinzu
Ändern
Löschen
Drucker
Drucken
Ausgang
Feldbeschreibung
Alle Mitarbeiter, die mit Jack arbeiten, sollten in den Basisdaten erfasst werden. Beim einloggen in Jack benutzt der Mitarbeiter sein eigenes hier definiertes Kürzel. Unter < Datei - Passwort > kann man jedem Mitarbeiter individuelle Rechte im Jack zuteilen. Ein bis zwei Mitarbeiter im Büro sollten diese Zugriffsrechte verteilen dürfen.
Information
Der erste Mitarbeiter der in Jack angelegt wird, hat automatisch alle Zugangsrechte. Jeder danach angelegte Mitarbeiter erhält automatisch KEINERLEI Rechte in Jack. Das bedeutet, daß der allererste Mitarbeiter jedem folgenden Mitarbeiter dessen jeweilige Rechte über < Datei - Passwort > zuweisen muss.
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Kürzel
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Hier legen Sie das individuelle Kürzel des Mitarbeiters fest, mit dem er sich in Zukunft immer einloggen muss (es darf keine Umlaute oder ß enthalten!). Dieses Kürzel bestimmt seine Zugriffsberechtigung für alle anderen Programmteile.
Exped.Nr.
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In dieses Feld wird die Expedientennummer des Mitarbeiters aus dem CRS eintragen, wodurch Jack die Buchung aus dem CRS dem richtigen Mitarbeiter zuordnen kann.
Information
Bitte beachten Sie, daß im Feld < Nr. > die numerische Expedientennummer eingetragen werden muss (z.B. 0016 für den Mitarbeiter 0016).
Gruppe
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Hier tragen Sie die Nummer der Gruppe ein, zu der der Mitarbeiter gehört. Die Gruppenzugehörigkeit bestimmt folgenden Zugriff in der Jack Software:
• Der Zugriff auf die Kundenzahlungsarten unter < Vorgang - Kundenzahlung > (werden mit ihrer Gruppennummer definiert unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen >)
• Der Zugriff auf die Kassenvorfälle unter < Buchhaltung - Ein-/Auszahlungen > (werden mit ihrer Gruppennummer definiert unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Ein-/Auszahlungen >)
• Der Zugriff auf die Termine / Aufgaben bestimmter Mitarbeitergruppen unter < Vorgang - Reiseanmeldung - Karteikarte Termine > sowie < Listen - Terminliste >.
Die Gruppe < 0 > ist die „allgemeine" Gruppe, die Einträge die hier hinterlegt werden können von allen Mitarbeitern gesehen und genutzt werden. Zahlungs- sowie Ein-/Auszahlungsarten, die nicht von jedem Mitarbeiter gesehen und genutzt werden sollen, müssen den entsprechenden Gruppen zugeordnet werden.
Name
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Hier hinterlegen Sie den Nachnamen des Mitarbeiters wie er auf der Rechnung / Bestätigung gedruckt wird.
Vorname
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Hier hinterlegen Sie den Vorname des Mitarbeiters dieser wird auf der Rechnung / Bestätigung gedruckt.
Straße
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Hier geben Sie die Straße der Mitarbeiteradresse ein.
PLZ,Ort
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Hier geben Sie Postleitzahl und Wohnort des Mitarbeiters ein. Nachdem Sie die Postleitzahl eingetragen und mit < TAB > bestätigt haben, schlägt Jack automatisch den Ort vor (wenn die PLZ in der Postleitzahlentabelle definiert ist).
Telefon
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Geben Sie hier die Telefonnummer des Mitarbeiters ein (damit er in Notfällen erreichbar ist).
Mobiltel.
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Geben Sie hier die Mobiltelefonnummer des Mitarbeiters ein.
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Hier können Sie die Emailadresse des Mitarbeiters eintragen.
Information
Bitte beachten Sie, dasss diese Emailadresse auf der Rechnung mit angedruckt wird.
Bemerkung
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Hier können Sie allgemeine Bemerkungen erfassen, z.B. Geburtstag, private Telefonnummer o. ä.
Kassenkonto
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Hier tragen Sie das Kassenkonto ein, das dem Mitarbeiter zugeteilt wurde. Sobald Sie hier ein Kassenkonto dem Mitarbeiter zugeteilt haben, erhält der Mitarbeiter unter < Buchhaltung - Kassenbuch > das Kassenbuch mit seinem Kassenkonto vorgeschlagen.
Wichtig
Arbeiten Sie mit der VERK-Schnittstelle und gleichzeitig mit Mitarbeiterkassen, sollten Sie darauf achten, schon in den Basisdaten der Mitarbeiter jedem eine eigene Gruppe und eine eigene Kasse zuzuteilen.
Wir empfehlen die Vergabe von Gruppennummern, die mit der Konto-Endnummer korrespondieren (z.B. Gruppe 8 für den Mitarbeiter mit dem Kassenkonto 1008).
Anschließend müssen Sie die entsprechende Zahlungsart auch unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen > definieren, indem Sie je Gruppe die entsprechende Zahlungsart anlegen. Nur so werden Kassenzettel, die ein bestimmter Mitarbeiter über VERK ausgedruckt hat, auch seiner Kasse korrekt zugeordnet.
Bitte beachten Sie außerdem, daß unter < Basisdaten - Mitarbeiter > im Feld < Nr. > die numerische Expedientenummer eingetragen werden muss, die auf den VERK-Belegen ausgedruckt wird (z.B. 0016 für den Mitarbeiter 0016). Anhand dieser Nummer erfolgt später bei der Übernahme der VERK-Daten die Zuordnung zu den einzelnen Mitarbeiterkassen.
Belegnummernkreis
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Hier tragen Sie den entsprechenden Belegnummernkreis ein, der der Mitarbeiterkasse zugeteilt wurde. Diese Funktion wird unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlung > eingestellt.
Wichtig
Verwalten Sie mehrere Kassen, empfehlen wir die < Gruppe > und den < Belegnummerkreis > an den letzten beiden Stellen des Kassenkontos auszurichten. Lautet das Kassenkonto z.B. 1010, sollte die Gruppe 10 und der Belegnummernkreis für diesen Mitarbeiter ebenfalls 10 sein. Das erleichtert die Zuordnung aller Belege in der Buchhaltung.
Passwortprofil
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Hier können Sie Passwortprofile hinterlegen, damit Sie nach Abteilungen bzw. Zuständigkeitsbereichen entsprechende Profile den Mitarbeitern zuordnen können. Damit können Sie einem Mitarbeiter (Abteilungsleiter) in < Datei - Passwort > ein entsprechendes Passwortprofil erstellen. Tragen Sie bei allen anderen Mitarbeitern, die die gleichen Berechtigungen erhalten sollen, nun dieses Mitarbeiterkürzel ein, und diese Mitarbeiter erhalten alle das gleiche Passwortprofil wie der erste Expedient.
Änderungen der Passwortrechte sind dadurch nur bei dem Mitarbeiter (Abteilungsleiter) nötig / möglich der bei den anderen Mitarbeitern hinterlegt ist.
Bearbeiter deaktiv
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Sie können Mitarbeiter über dieses Feld deaktivieren, so daß auf das Kürzel dieses Mitarbeiters keine neue Reise angelegt werden kann. Auch das Jack Login ist für dieses Kürzel dann gesperrt.
Netzwerk-Login
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Hier kann das Netzwerk-Login des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt werden.
SMTP-Account
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Versenden Sie aus Jack Plus E-Mails, und verwenden hierfür das Protokoll SMTP, so kann hier der entsprechende Account Name eingetragen werden.
Information
E-Mails können per MAPI oder per SMTP Protokoll abgerufen werden. Unter < Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen > im Bereich < Global - EMail Optionen > können die entsprechenden Einstellungen im Feld < EMail Protokoll > hinterlegt werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche Einstellungen Sie verwenden, so kontaktieren Sie diesbezüglich bitte Ihren Techniker.
Passwort
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Hier wird das Passwort für den SMTP-Account hinterlegt.
Pers.-Nr.
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Hier kann die Interne Personalnummer hinterlegt werden.
Suche
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Bestehende Mitarbeiter können Sie sowohl nach Kürzel, Namen oder Vorname suchen, indem Sie entweder das Kürzel, den Namen oder den Vornamen in das entsprechende Eingabefeld über der Suchliste eingeben. Jack positioniert und sortiert dann die Suchliste automatisch.
Schaltflächen
Profil
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Hinter diesem Button erscheint ein Fenster, wo Sie noch mehr individuell einstellen können.
In < Scrollrate > stellen Sie ein, wie hoch die Scrollgeschwindigkeit bei Suchfenstern sein soll, und ob der Mitarbeiter automatische Bedienungs < Tips > nach dem Einloggen in Jack sehen soll oder nicht. Die Scrollrate sagt aus, wie schnell Jack Eingaben verarbeiten und auf dem Bildschirm anzeigen soll. Arbeiten Sie mit der Tastatur, geben Sie < schnell > an.
Mit < Gutschriften CC > kann gesperrt werden, daß der Mitarbeiter aktive Kreditkartengutschriften über Jack eingeben kann.
Dies trifft nur auf solche Jack Versionen zu, bei denen die Online-Anbindung an ein Kreditkartenunternehmen realisiert wurde.
Bei den < Mitarbeiterabhängigen Meldungen > wird hier eingestellt, ob überhaupt automatische Meldungen je Mitarbeiter erscheinen dürfen, und bis wann dieser Automatismus überhaupt gelten soll. Mitarbeiterabhängige Meldungen werden eingestellt unter < Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang2 >.
In < Einstellungen > kann zusätzlich eingestellt werden, daß beim Kopieren eines Vorgangs (über das Kontextmenü in < Vorgang - Reiseanmeldung >) der ursprüngliche Bearbeiter der Reiseanmeldung übernommen wird, obwohl der kopierende Mitarbeiter ein anderer ist.
Ein Standardpfad für die Dateien der Jack-Textverarbeitung kann hier unter < Pfad für BewoWord-Dokumente > auch pro Mitarbeiter hinterlegt werden, so daß beim Speichern in der Textverarbeitung automatisch der hier eingestellte Pfad aufgerufen wird.
In < Passwort > kann das Passwort für das Online Update hinterlegt werden.
Verwerfen
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Durch Klick auf diesen Button wird der ausgewählte Mitarbeiter wieder verworfen, und Sie können mit der Eingabe/Suche eines neuen Mitarbeiters beginnen.
Information
Sollten Sie Änderungen bei dem ausgewählten Mitarbeiter vorgenommen haben werden diese NICHT gespeichert.
Hinzu
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Nach der Definition eines neuen Mitarbeiters übernehmen Sie die Eingaben durch Klick auf < Hinzu >.
Ändern
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Sie können einen bestehenden Mitarbeiter ändern, indem Sie sie in der Auswahlliste per Doppelklick anwählen. Die Eingabefelder zeigen Ihnen die hierzu gespeicherten Daten. Ändern Sie die betreffenden Angaben und klicken auf < Ändern >, um die Änderungen zu speichern.
Löschen
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Sie können einen Datensatz löschen, indem Sie sie in der Liste per Doppelklick anwählen und dann auf < Löschen > gehen.
Information
Ein Mitarbeiter kann nur dann gelöscht werden wenn noch keine Buchungen zu diesem erfasst wurden.
Drucker
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Über diesen Button können Sie die Einstellungen zum Drucker ändern, z.B. wenn ein anderer Drucker zum Ausdruck der Mitarbeiter genutzt werden soll.
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Sie können eine Liste aller bestehenden Mitarbeiter drucken.
Ausgang
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Hierdurch wird das Fenster geschlossen.