Kunden - Erfassen Privat

<Kunden - Erfassen Privat>

Die eingegebenen Daten werden als neuer Kunde mit der Kundengruppe "Privat" gespeichert.

Die Kundenerfassungsmaske ist in verschiedene Karteikarten aufgeteilt:

Karteikarte Kunde
Karteikarte Familie/Pass
Karteikarte Bank/Karte
Karteikarte Zusatz
Karteikarte Attribute
Karteikarte Telefon
Karteikarte Merkmale

Um die Kundendaten in Jack Plus zu speichern, muss in der Karteikarte <Kunde> mindestens das Feld <Name> gefüllt werden.

Nach fast allen Feldern im Kundenprofil kann später selektiert werden (z. B. Mailingart, Geburtsdaten). Sie können Kunden nicht mehr löschen, wenn schon Reisen gebucht wurden, aber Sie können sie ändern und auch „Karteileichen" oder unerwünschte Kunden in Jack blockieren (Karteikarte <Attribute>, rechte Seite).
Jack prüft bei der Eingabe der Postleitzahl sowie des Straßennamens, ob dieser Kunde im System bereits existiert. Dadurch können Doppelerfassungen leichter vermieden werden. Findet Jack den gleichen oder einen ähnlichen Kunden, erhalten Sie eine Liste wahrschein licher Dubletten. Sie können nun die Erfassung abbrechen oder den Kunden dennoch anlegen.

Die Kundennummer wird fortlaufend von Jack vergeben, kann aber bei der Ersterfassung von Ihnen geändert werden.

Wir raten dringend davon ab, die von Jack vorgeschlagene Kunden- und Debitorkontennummern manuell zu ändern. dies kann zu Fehlern in Ihrer Buchhaltung führen!

Jack vergibt aufsteigende Kundennummern und startet bei dem in <Datei - Parameter - Parameter Kunde> hinterlegten Nummernstart. Diese Nummernkreise und der Nummernstart können für jede Kundenart unterschiedlich definiert werden.

Für jeden buchhalterischen Vorgang benötigt Jack eine Debitornummer. Jack vergibt aufsteigende Debitorennummern und startet beim in <Datei - Parameter - Parameter Kunde> hinterlegten Nummernstart (kann dort für jede Kundenart verschieden definiert werden).

Es ist sinnvoll, die Kunden- und Debitorennummern gleich zu setzen. Die Kundennummer ist ein Suchkriterium und wird auf jeder Anmeldung, Bestätigung und Rechnung gedruckt.

Sie können die Kunden in Kategorien unterteilen, anhand derer Sie später selektieren können. Sie definieren die Kategorien in den Parametern bei der jeweiligen Kundenart (s. <Datei - Parameter - Parameter Kunde>). Danach können Sie in der Kundenerfassung die vordefinierten Kategorien für diese Kundenart auswählen.

 
 Hier wird das Datum des Erstkontakts mit dem Kunden eingetragen, wobei Jack das Tagesdatum der Ersterfassung vorschlägt. Dieses Datum kann manuell geändert werden.

Hier wird das Datum der letzten Änderung des Kundenprofils angezeigt, das nicht von Ihnen verändert werden kann, sondern von Jack automatisch aktualisiert wird.

Jack trägt hier automatisch den Nachnamen, dann einen <*> und dann den Vornamen des Kunden ein. Dieser Eintrag wird später bei der Kundensuche verwendet. Sie können diesen Standard eintrag überschreiben, was später bei der Kundensuche vorteilhafter sein kann.

Beispiel:
Sie haben 50 Müllers, aber nur einer arbeitet bei Siemens. Er erhält den Matchcode <SIEMENS>. In der Kundensuche tragen Sie nicht den Namen Müller, sondern <SIEMENS> ein und Jack lässt alle anderen Müllers unberücksichtigt. Sie haben eine Firma „Schreinerei Müller" erfasst, und tragen unter Matchcode <Müller> ein, weil Jack die Firma sonst mit „Schreinerei" betiteln würde. Um nach dem Matchcode zu suchen, wird dieser in der Kundensuchmaske unter <Namen> eingetragen.

Hier tragen Sie den Nachnamen des Kunden ein. Dieses Feld kann später für die Kundensuche genutzt werden.

Beim Druck der Adresse wird dieses Feld standardmäßig an zweiter Stelle gedruckt! Möchten Sie eine andere Druckausgabe, wenden Sie sich bitte an Bewotec.

Hier tragen Sie den Vornamen des Kunden ein. Der Vorname kann bei der Kundensuche nur in Verbindung mit dem kompletten Nachnamen genutzt werden.

Beim Adressdruck wird dieses Feld an erster Stelle gedruckt!

Hier tragen Sie einen Zusatz oder Ansprechpartner ein.

Beim Adressdruck wird dieses Feld in einer eigenen Zeile unterhalb des Namens gedruckt!

Der <Titel> besteht aus zwei Teilen: Aus dem akademischen Titel, wie z. B. „Prof.", „Dr." usw. und der eigentlichen Anrede, wie „Herr", „Frau" usw. Im ersten Feld erfassen Sie die Anrede, im zweiten Feld den akademischen Titel.
Mit den Pulldown-Menüs können Sie einen zuvor definierten Titel auswählen oder manuell eingeben.

Ein sinnvoller Eintrag in <Zusätzliche Briefanreden - ohne Nachname> wäre z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren". Wenn Sie eine Firma als Kunden anlegen, können Sie damit bei Anschreiben eine einheitliche Anrede in Briefen verwenden.

Die <Briefanrede> sollte ohne Komma, wie z. B. „Sehr geehrter Herr Müller" eingegeben werden. Auch hier können Sie zwischen vordefinierten Anreden oder eigenen Einträgen wählen. Jack schlägt automatisch die Kombination aus den beiden oben beschriebenen Titelfeldern vor.

Eine fehlende <_Briefanrede> führt auch zu fehlenden Andrucken auf späteren Serienbriefen im Zuge von Marketingaktionen._

In <Straße>, <Zusatz>, <PLZ/ Ort> und <Postfach> geben Sie die Adressdaten des Kunden ein. Ist eine Postleitzahl in den Basisdaten definiert, ergänzt Jack automatisch den Ort.

Für Serienbriefe stehen Ihnen nicht die Felder aus der Zeile <_Postfach> zur Verfügung. Möchten Sie aber im Rahmen von Mailings den Kunden unter seinem Postfach, anstatt unter seiner eigentlichen Adresse anschreiben, sollten Sie die Postfachinformation in der Zeile <PLZ, Ort> erfassen._

Über diese Felder können Sie frei verfügen. Die Bezeichnungen dieser Felder werden in den Parametern bei der jeweiligen Kundenart definiert (s. <Datei - Parameter - Parameter Kunde>, Felder <Code1> und <Code2>). Das erste Code feld ist zusätzlich ein „Indexfeld", d. h. Sie können in <Kunden - Suchen> nach Einträgen in diesem Feld suchen.

In diesen Feldern können Sie z. B. einen eigenen, internen Nummernkreis zu Ihren Kunden erfassen, wie Club-, Mitglieds-, oder Rabattkarten.
Ich möchte Kundenkarten einführen. Wie mache ich das am besten in Jack?
Am flexibelsten ist das Feld <Code1> im Kundenprofil. Dieses Feld kann über <Datei - Parameter - Parameter Kunden> umbenannt werden.
Ggf. über die Anwendungsgrundlagen kann es auch für die Kundensuche umbenannt, feste Werte in einem Pulldown-Menü vordefiniert und auch zu einem Pflichtfeld gemacht werden: <Kunden - Privat/ Firma/ Reisebüro/ Interessent - Einstellungen - Code1>, <Kunden - Allgemein - Einstellungen - Code1 als Liste>, <Kunden - Privat/Firma/Reisebüro/Interessent - Restriktionen>.
In der Kunden-/Vorgangssuche kann nach solch einem Eintrag in diesem Feld gesucht werden.
Achtung: in den erweiterten Abfragen heißt das Feld trotz Umbenennung immer noch <Code1>!!!

Hier erfassen Sie die Haupttelefonnummern Ihres Kunden, wie privat, geschäftlich, mobil, Telefax sowie ebenfalls seine Emailadresse. Es können 63 Zeichen eingetragen werden. Die Emailadresse sollte grundsätzlich mit eingegeben werden, da Sie aus Jack heraus direkt Mails an Ihre Kunden schicken können.
Lesen Sie in <Kunden - Selektion> nach, wie Sie Ihre Jack Emailadressen in Outlook importieren können.

Mit diesem Button können Sie direkt aus Jack telefonieren. Vorraussetzung ist, dass das Programm „Phonesuite" auf Ihrem Rechner installiert ist und Sie bei Bewotec das Zusatzmodul zur TAPI-Schnittstelle (Telefon-Schnittstelle) gekauft haben.
Jack kann damit aus- und eingehende Telefonate einem Jack Kunden zuordnen. Es erscheint bei eingehenden Telefonaten nicht nur automatisch das Kundenprofil am Bildschirm, sondern es können auch zeit- und transaktionsabhängige Fees generiert werden (z. B. Flugauskunft, Umbuchung, Beratung zu Einreisebestimmungen etc.).

Mit dem Button <Mail> können Sie Emails direkt aus dem Kundenprofil heraus verschicken. Voraussetzung dafür ist, dass in den Kundendaten eine Emailadresse existiert. Diese Adresse wird im Emailfenster im Feld <Empfänger> gezeigt, kann aber auch manuell angepasst werden.

Hier erfassen Sie das Geburtsdatum des Kunden. Diese Angabe wird bei der Vorgangserfassung automatisch zum entsprechenden Teilnehmer übertragen (siehe <Vorgang - Reiseanmeldung - Teilnehmer - Alter/Geb.>)

Hier können Sie vermerken, welchen Geschlechts Ihr Kunde ist. Schon nachdem Sie <Anrede> (Herr / Frau) eingegeben und mit <Tab> bestätigt haben, schlägt Jack das richtige Geschlecht vor. Sie können dennoch einen anderen Button wählen.

Karteikarte <Familie/Pass> - für einen Privatkunden

Diese Karteikarte unterteilt sich in 2 Teile: In <Passdaten> hinterlegen Sie die Passdaten des gerade angelegten Kunden; in <Weitere Teilnehmer/Familienangehörige> können Sie zu jedem Kunden die Familienmitglieder erfassen, die regelmäßig mit dem Kunden reisen.
In <Weitere Teilnehmer / Familienangehörige> können Sie weitere Reiseteilnehmer und Familienmitglieder des angelegten Kunden erfassen. Neben Namen können <Anrede>, <Geburtsdatum> und <Funktion> angegeben werden.

Die Familien mitglieder, die Sie hinterlegt haben, können bei der Erfassung eines Reisevorgangs (s. <Vorgang - Reiseanmeldung - Teilnehmer>, Button <Familie>) automatisch als Teilnehmer übernommen werden.

Zusätzlich können auch für jedes Familienmitglied Passdaten erfasst werden. Damit entfallen Rückfragen nach den Passdaten zur Visumbesorgung.
Hierfür markieren Sie das gewünschte Familienmitglied und klicken auf <Passdaten>. Es erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie alle nötigen Daten eintragen können. Auch hier haben Sie weitere 5 freie Felder und können auch mit <Wünsche/Pflichten> Zusatzdaten je Familienmitglied hinterlegen. Teilnehmerwünsche und Pflichten können natürlich in der Reiseanmeldung jederzeit geändert werden. Diese Funktion wird vor allem in den Niederlanden genutzt, wo bereits eine fertige Datenbank mitgeliefert wird.

Nach Teilnehmerwünschen und -pflichten können Sie in <Kunden - Selektion> auch selektieren.

Die Passdaten können später auch auf einem Pax manifest der Teilnehmerliste (unter <Listen - Teilnehmerlisten; Ausgabe Drucker / Vorschau - Paxmanifest>) verwendet und ausgedruckt werden.

Zusätzlich zu den erwähnten Felder gibt es im Bereich Passdaten auch noch 5 freie Felder (Frei 1 bis Frei 5). Diese Felder können Sie in den Anwendungsgrundlagen selbst definieren, um spezielle Informationen aufzunehmen, die nicht durch andere Felder in Jack abgedeckt werden.




Dieser Button wird aktiv, wenn ein erfasstes Mitglied aus der Liste markiert ist, und die Textverarbeitung im Hintergrund geöffnet ist. Durch Klick auf diesen Button werden alle Daten des aktuellen Kunden sowie die Daten des gewählten Eintrages aus der Liste an die Textverarbeitung übergeben.

Karteikarte <Bank / Karte> - für einen Privatkunden
Auch diese Karteikarte unterteilt sich in 2 Abschnitte. Unter <Kreditinstitut> erfassen Sie die Bankverbindungen des Kunden. Sie können beliebig viele Bankverbindungen mit Kontonummer und Bankleitzahl für einen Kunden erfassen. Die zuoberst stehende Bank verbindung wird im Jack Zusatzmodul <Bankclearing> für die automatische Abbuchung offener Kundenzahlungen verwendet. Außerdem lassen sich die jeweiligen Kontoinhaber hinterlegen.

Diese beiden Schaltflächen ermöglichen das Umsortieren bestehender Bankverbin dungen, die der Reihe nach mit <Hinzu> in die Liste vorhandener Bankverbin dungen des Kunden aufgenommen wurden. So kann eine andere als ursprünglich erfasste Bankverbindung zuoberst sortiert und damit für das Bankclearing verwendet werden.
Unter <Kreditkarte> können beliebig viele Kreditkarten und Vielfliegernummern angelegt werden, deren Nummer und Gültigkeit gespeichert werden. Ist die Karte abgelaufen, erscheint ein Warnhinweis beim Öffnen des Kunden.
Bei beiden Zahlungsarten können Sie den Karteninhaber erfassen, der bei der Kundenzahlung und auf dem Ausdruck erscheint.

Karteikarte <Zusatz> - für einen Privatkunden

In dieser Karteikarte hinterlegen Sie zusätzliche Angaben zum Kunden, die insbesondere die Kommunikation und Zahlungsbedingungen betreffen (Art, Ziel, Limit usw.).

Jack schlägt Ihnen verschiedene Mailingarten vor, nach denen Sie später selektieren können. Standardmäßig ist der Eintrag <Unbekannt> gesetzt.

Auch in <Zahlungsart> steht der Eintrag standardmäßig auf <Unbekannt>. Vereinbart der Kunde mit Ihnen eine spezielle Zahlungsart, kann diese Zahlungsart hier als Standard für alle Reisevorgänge hinterlegt werden.

Beispiel:
Gibt der Kunde Ihnen nur vereinzelt die Erlaubnis zum Bankeinzug, ist es sinnvoller, die <Zahlungsart> auf <Unbekannt> zu lassen. In solchen Fällen können Sie das Zahlungsziel von Fall zu Fall direkt in der Reiseanmeldung anpassen. (Karteikarte <Zusatz> => <Zahlungsart>)
Diese Funktion kann später bei Selektionen nützlich sein, wenn Sie z. B. wissen wollen, wie hoch der Anteil Ihrer Kunden ist, die per Kreditkarte bezahlen. Außerdem erscheint diese Zahlungsart in jedem Vorgang links neben der Information zum Inkasso (s. <Vorgang - Reiseanmeldungen - Leistungen>).
Haben Sie das Zusatzmodul Bankclearing gekauft, muss die Zahlungsart bei allen Kunden, deren offene Rechnungen abgebucht werden sollen, entweder auf <Bankeinzug> oder <Lastschrift> stehen.

Hier können Sie die Zahlungsziele wählen, die Sie unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde - Termine> definiert haben. Für alle Vorgänge dieses Kunden gelten dann nicht die Standardzahlungsziele (definiert in <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Termine>), sondern zuerst die hier eingestellten speziellen Zahlungsziele.

Beispiel:
Sie haben in <Datei - Parameter - Parameter Kunde - Karteikarte Termine> einen Termin mit der Bezeichnung <Buchungstag> erfasst. Dieser besagt, dass der Kunde immer am Buchungstag den gesamten Reisepreis zu entrichten hat. Sie wählen <Buchungstag> im Feld <Zahlungsziel> in der Kundenerfassung für diesen einen Kunden bzw. für alle Kunden, die auch am Buchungstag immer alles zahlen müssen. Alle Ihre anderen Kunden sollen aber standardmäßig 20% bei Buchung anzahlen und den Restbetrag 28 Tage vor Abreise.
<Buchungstag> im Feld <Zahlungsziel> der Kundenerfassung Ihres Kunden bewirkt, dass Jack nicht 20% Anzahlung bei Buchung und den Rest 4 Wochen vor Abreise fordert, sondern gleich den vollen Reisepreis auf ALLEN Reisen dieses Kunden. Im Einzelfall können die Zahlungstermine in der Reiseanmeldung noch durch den Expedienten manuell überschrieben werden.
Bleibt der Eintrag im Kundenprofil in <Zahlungsziel> auf <Unbekannt>, geht Jack von den Standardzahlungszielen aus.

In diese Felder können Sie Zusatzinformationen z. B. über den Beruf, die Firma oder Position eines Kunden eintragen. Diese Angaben können später bei Mailings verwendet werden (z. B. Mailing an alle Chef sekretärinnen).

Diese Einträge müssen orthographisch absolut gleich sein, um später eine einheitliche Abfrage zu ermöglichen. (also immer „ChefS" für Chefsekretärin statt mal „CHS" oder mal „Chefs"!)

Es gibt vier Felder (Frei 1 bis Frei 4), in denen Sie weitere Zusatzinformationen zu Ihren Kunden erfassen können.

In diese Felder können Sie die IP- und Internet-Adres se Ihres Kunden eintragen.

Machen Sie Geschäfte mit Kunden aus dem europäischen Ausland muss ggf. deren UStID Nummer hier eingetragen werden. Haben Sie das Zusatzmodul zur Fremdwährung gekauft, kön nen Sie hier einstellen, in welcher Währung mit dem Kunden abgerechnet werden soll. Ebenso legen Sie die Sprache fest, in der die Ausdrucke ausgegeben werden sollen.

Sie können für jeden Kunden ein Kreditlimit hinterlegen. Jack addiert dann den Wert aller gebuchten Reisen und stellt fest, ob die nächste zu buchende Reise noch im Rahmen des vergebe nen Kreditlimits liegt. Wird das Kreditlimit mit der neuen Reise überschritten, gibt Jack einen Warnhinweis.

Dieses Feld hat nur eine Speicherfunktion in den Kundenstammdaten und ist ein reines Informationsfeld. Gedacht ist hier der Eintrag des Hauptbearbeiters eines Kunden.

Hier kann die Zahl der Exemplare für Ausdrucke (Rechnungen, Quittungen etc.) für diesen Kunden eingestellt werden. Zuerst werden die Einstellungen der Anwendungs grundlagen geprüft (unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Druck-Parameter - Bestätigung/Rechnung - Einstellungen - Standard Kopienanzahl>), danach der Kundenstamm. Ist kein Wert im Kundenstamm, wird der Eintrag aus den Anwendungsgrundlagen geladen.

Über diese Felder kann ein Kunde einem anderen Kunden zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt anhand der Jack Kundennummer des anderen Kunden. Wenn Sie die Kundennummer des anderen Kunden nicht wissen, können Sie hier <?> eintragen und die <TAB>-Taste drücken. Jack springt in die Maske <Kunden - Suchen>. Dort können Sie den gewünschten Kunden markieren und mit dem Button <Auswahl> hierher übernehmen.
Es sind verschiedene Zuweisungen möglich, die jeweils völlig unterschiedliche Bereiche der Software und des Reisebürogeschäftes betreffen:

• <Provision> (Zusatzmodul) Verwenden einer Provisionsstaffel für mehrere Kunden.

Jack weist allen Buchungen eines Kunden automatisch dessen hinterlegte Provisionsstaffel (zu definieren unter: <_Datei - Parameter - Parameter Kunden - Provision>_) zu. Soll exakt die gleiche Provisionsstaffel auch für weitere Kunden angewendet werden, tragen Sie bei diesen Kunden die Jack Kundennummer des Hauptprovisionskunden ein
Mit <Kopieren> übernimmt Jack alle Provisionsstaffeln des Hauptprovisionskunden. Anschließend können individuelle Änderungen am Provisionsschema gemacht werden.

Das bedeutet: sobald es nur 1 Änderung im Provisionsschema dieses Kunden gibt, wird die Gültigkeit der Staffeln des Hauptprovisionskunden durchbrochen. Es gelten dann für diesen einzelnen Jack Kunden nur noch die Regeln, die in seinem Provisionsschema (Button <Provision>) hinterlegt wurden, und NICHT mehr das Schema, das beim Hauptprovisionskunden liegt.

• <Rechnungsadresse> - gleiche Rechungsadresse für mehrere Kunden.

z. B. bei der Eingabe von Kunden mit gleicher Adresse / gleichen Stammdaten müssen Sie nicht jedes Mal die Adresse erneut eingeben. Tragen Sie zuerst in der leeren Kundenerfassungsmaske in dieses Feld die Kundennummer ein und bestätigen mit <Kopieren>. Jack kopiert automatisch die Adresse in die noch freien Adressfelder des aktuellen Kunden (bis auf Kunden- und Debitorennummer)

• <Fixe sonstige Beträge> - Anwenden sonstiger Entgelte für mehrere Kunden

Hinterlegen Sie bei einem Kunden einen standardmäßig bei jeder Buchung zu entrichtenden, sonstigen Betrag (<Kunden - Erfassen - Attribute>), dann können diese Sonstigen Beträge bei weiteren Kunden angewendet werden. Dazu tragen Sie in diesem Feld die Jack Kundennummer des ursprünglichen Kunden ein, bei dem der sonstige Betrag hinterlegt wurde.

• <Firmenstatistik> - Verbinden mehrerer Kunden, die in einer Firma arbeiten.

Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Firmenmitarbeiter auch Privatkunden bei Ihnen sind und folglich auch als Privatkunden erfasst sind. Um eine aussagkräftige Firmenstatistik zu erhalten, ist es sinnvoll, diesen Privatkunden ihrer Firma zuzuordnen.
Gerade im Bereich des Firmendienstes kann es sinnvoll sein, die einzelnen Mitarbeiter einer Firma als separate Jack Firmenkunden anzulegen, denn nur so erhält man ein umfassendes Reporting zu einem einzelnen Reisenden. Will man dann den Gesamtumsatz der gesamten Firma wissen, kann man über <Kunden - Firmendarstellung> eine Auswertung erhalten, in der alle zur Firma zugehörigen Kundenprofile berücksichtigt werden, wenn sie zuvor hier miteinander verbunden wurden.

• _<_Umsatz> - Kunden zusammenfassen, um Auswertungen unter <Statistik - Umsatz> nach einem bestimmten Kunden zu generieren, z. B. wenn immer wieder Buchungen auf Empfehlung eines bestimmten Kunden zustande kommen.
• <Gemeinsame Anrede> - Zusammenfügen von Ehepartnern bei Anrede.

Erfassen Sie Herrn Müller und Frau Meier als zwei getrennte Adressen. Sie verbinden beide, indem Sie bei Frau Meier dort die Nummer von Herrn Müller eintragen und umgekehrt. Bei der Kundenselektion können Sie nun bestimmen, ob beide angeschrie ben werden sollen oder nur Herr Müller oder nur Frau Meier.

• <Fees> (Zusatzmodul) - Verwenden eines Fee-Schemas für mehrere Kunden

Jack erkennt bei der Vorgangs- und Leistungserfassung eines Kunden automatisch dessen hinterlegten Fee-Regeln (zu definieren unter: <_Datei - Parameter - Fee-Regelwerke>_). Sollen die gleichen Fee-Regeln auch für weitere Kunden angewendet werden, tragen Sie bei diesen Kunden die Kundennummer des Haupt-Feekunden ein.
Mit <Kopieren> übernimmt Jack alle Fee-Regeln des Haupt-Feekunden. Danach können individuelle Änderungen am Fee-Schema gemacht werden.

Das bedeutet: sobald es nur 1 Änderung im Fee-Schema dieses Kunden gibt, wird sozusagen die Gültigkeit der Fee-Regeln des Haupt-Feekunden durchbrochen. Es gelten dann für diesen einzelnen Jack Kunden nur noch die Regeln, die in seinem Fee-Schema (Button <Fee-Regeln>) hinterlegt wurden, und NICHT mehr das Schema, das beim Haupt-Feekunden liegt.

• <Agentur> (Zusatzmodul) - Zuweisung einer Agentur (buchendes Reisebüro) für mehrere Kunden (Endkunden):

Werden buchende Endkunden in Jack als Privatkunden angelegt, und wurden ihre Buchungen durch die Aktivitäten einer bestimmten, unterbuchenden Agentur / eines Reisebüros veranlasst, kann man hier im Endkunden die Jack Kundennummer der buchenden Agentur / des buchenden Reisebüros eintragen. Auf diese Weise „gehören" diese Endkunden mit ihren Buchungen der Agentur.
Das bedeutet, dass automatisch in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Anmelder> die Jack Kundennummer der buchenden Agentur vermerkt wird. Außerdem sieht man in den Leistungen dieser Vorgänge, die über eine unterbuchende Agentur zustande kamen, einen zusätzlichen Button <Agentur>. Klickt man auf diesen Button, können die Agenturprovisionen eingetragen werden.
Die eigentliche Agenturabrechnung erfolgt dann später. Dabei weist Jack allen Buchungen dieser Agentur automatisch die dort hinterlegten Agenturprovisionen zu, sobald die Funktion <Vorgang - Agentur-Sammelvorgänge erstellen> ausgeübt wird.

Agenturvorgänge können später nur dann korrekt erzeugt werden, wenn in den Agenturdaten des Kundenprofils einer Agentur im Feld <Veranstalter für Agenturabrechnung> auch ein Veranstalterkürzel eingetragen ist. Beim Erzeugen der Agenturvorgänge werden dann die Abrechnungspreise als Leistungen dieses Veranstalters (z. B. Veranstalter „Agenturvertrieb" = <AGVER>) erzeugt.

Die Kopierfunktion bei <Provision>, <Fees> und <Rechnungsadresse> erleichtert die individuelle Anpassung vorhandener Provisionstabellen, zugewiesener Fee-Regeln und Rechnungsadressen.
Sämtliche <Gehört zu Kundennummer>-Felder stehen Ihnen in der erweiterten Abfrage / Kundenselektion zur Verfügung.

Karteikarte <Attribute> - für einen Privatkunden
Bei der Kundenerfassung können Sie für den jeweiligen Kunden verschiedene Marketingkriterien sowie weitere Restriktionen aktivieren.

Die <Kundenstatusfelder> können unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde_>_ definiert werden.

Ein Statusfeld kann zwei Informationszustände an nehmen: <ja> = aktiv und <nein> = inaktiv. Anhand dieser Statusfelder können Sie Listen oder Serien briefe erstellen und drucken. Die in den Parametern definierten Bezeichnungen erscheinen hier bei der Kundenerfassung hinter der Nummer des jeweiligen Statusfeldes. Diese fortlaufende Nummer benötigen Sie für die spätere Selektion, da Jack nicht die Bezeichnung, sondern nur die Nummer lesen und selektieren kann.
Sie können mehrere Kundenstatusfelder = Marketingkriterien für einen Kunden wählen. In späteren Selektionen arbeitet Jack mit den Nummern vor den jeweiligen Kriterien.
Es empfiehlt sich, mit den Kundenstatusfeldern kontinuierlich und konsequent zu arbeiten. Eine Änderungen der Statusfelder oder vergessene Eingaben können nur manuell bei allen Kunden nachgepflegt werden.

Hier können <Sonstige Beträge> hinterlegt wer den, die dem Kunden in jeder neuen Reiseanmel dung automatisch berechnet werden (siehe <Vorgang - Reiseanmeldung - Beträge/ Infos>).
Die hier einem Kunden zugewiesenen Standardbeträge können ebenso als Standard bei anderen Kunden verwendet werden, wenn die Jack Kundennummer des Kunden mit Standardbeträgen im Kundenprofil eines anderen Kunden in der Karteikarte <Zusatz> im Feld <Fixe sonstige Beträge> eingetragen wird (s. o.).

Mit diesen Attributen können Sie Ihren Kunden weiter bearbeiten:

Mit <keine Selektion des Kunden_>_ wird dieser Kunde generell bei der Kunden selektion übergangen. Er bekommt weder einen Serienbrief, noch erscheint er auf einer Kundenliste.

Dies ist dann nützlich, wenn Sie z. B. einen ehemaligen Kunden haben, der nicht mehr bei Ihnen bucht und auch keine Mailings mehr von Ihnen haben will. Sie können seine Daten nicht mehr aus Jack entfernen, denn ein einmal angelegtes Debitorkonto lässt sich nicht löschen, wenn es schon buchhalterisch bebucht worden ist. Also sperren Sie den Kunden, damit Sie nicht unnötig Porto verschwenden oder sich seinen Ärger zuziehen.

Mit <keine Offenen-Posten des Kunden_>_ wird die Prüfung noch offener Kundenzahlungen deaktiviert.

Offene Zahlungen dieses Kunden erscheinen NICHT mehr in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle>. Diese Funktion wurde geschaffen, damit bei bestimmten Kunden keine Mahnläufe durchgeführt werden können! Die Funktion ist mit einem Paßwortschutz belegt (<Datei - Paßwort - Funktion --> Kunden „Keine OPs" setzen>).

Mit <keine Anzeige in Kunden-/ Vorgangssuche> wird dieser Kunde generell in der Kunden- und Vorgangssuche nicht mehr ange zeigt. Die Kundensuche filtert in der Anzeige die gesperrten Kunden heraus. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn der Kunde z. B. verstorben ist. Nach Kunden mit diesem Kriterium können Sie auch unter <Kunden - Selektion> selek tieren.
Kunden, die in der Karteikarte <Attribute> den Status <keine Anzeige in Kunden-/Vorgangssuche> sowie ggf. <keine Selektion des Kunden> erhalten haben, können über die Kundenselektion nach Bedarf dennoch einbezogen werden.
Unter <Kunden - Selektion - Einstellungen> lässt sich gezielt nach Kunden suchen, die eigentlich aus der Selektion ausgenommen sein sollen. Über den Punkt <Allen Kunden> können Sie auch die Kunden anzeigen lassen, die den Status <keine Anzeige in Kunden-/Vorgangssuche> haben.
Mit <Vorgangssperre> lassen sich keine weiteren Vorgänge mehr für einen Kunden anlegen. Diese Funktion ist für solche Kunden gedacht, die z. B. einen hohen Zahlbetrag offen haben und deren Buchungen Sie deswegen bis auf weiteres nicht mehr annehmen. Gesperrte Kunden werden anschließend rot in der Kundensuche dargestellt.
Mit <Rechnung drucken> können Sie festlegen, dass bei der Kundenzahlung die Klickbox <Rechnung drucken> gesetzt ist (siehe <Vorgang - Kundenzahlung>. Statt des automatischen Quittungsdrucks wird dann die Rechnung gedruckt.
Mit <Keine Bonuspunkte> kann ein Kunde vom Bonuspunkteprogramm (Zusatzmodul) ausgeschlossen werden.
Mit <Kunde ist im SMS Verteiler> definieren Sie, ob der Kunde am SMS-Versand teilnehmen soll (Zusatzmodul). Eine genaue Beschreibung des SMS-Moduls können Sie von der Firma Bewotec anfordern.
<Rechnung nach VA-Abrechnung>: dieser Eintrag wird nur in Verbindung mit der Sammelrechnung gegenüber einer Unteragentur verwendet.

Diese Felder werden von der Archivfunktion (Zusatzmodul) genutzt.



Hier wird die Umsatzsteuernummer des Kunden (Reisebüro oder Firma) hinterlegt. Ist das Klickfeld aktiv, wird die Steuernummer des Kunden auf der Rechnung gedruckt.

Beispiel:
Ist ein Privatkunde in der Karteikarte <Zusatz> im Feld <Gehört zu Kundennummer / Rechnungsadresse> einer Firma zugeordnet, wird für dessen Gutschrift die Anschrift UND die Umsatzsteuernummer der Firma angedruckt.

Karteikarte <Telefon> - für einen Privatkunden

Hier können beliebig viele Telefonnummern des Kunden hinterlegt werden.

Für einen Privatkunden genügen in der Regel die Telefonfelder in der Karteikarte <Kunde>. Bei Firmenkunden können Sie hier unterschiedliche Abteilungen mit Ansprechpartnern erfassen.
Neue Einträge erfassen Sie mit <Hinzu>. Bevor Jack Änderungen speichert, müssen Sie auf <Ändern> gehen. Einträge löschen Sie, in dem Sie sie markieren und auf <Löschen> klicken.
Sonstige Funktionen / Standardschaltflächen bei der Kundenerfassung*
Zusätzlich zu den Karteikarten gibt es in der Kundenerfassung weitere Schaltflächen am unteren Rand.

<History>
Dieses Untermenü wird unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Kundensuche - Einstellungen - Vorgangshistory aktivieren_>_ eingestellt. Erst dann erscheint hier in der Kundenerfassung der Button <History>.
Ebenso wird dann erst im Kontextmenü der <Kunden- / Vorgangssuche> ein neuer Eintrag <Vorgangshistory KB> gezeigt. Ist in der Kundensuche ein Kunde aktiv, kann mit <Vorgangshistory KB> eine Liste aller aus dem START-KB-Verfahren importieren Buchungen angezeigt werden.

Die Vorgangshistorydaten enthalten folgende Informationen aus der Importdatei: <Kundennummer>, <Buchungs- /Storno-Kennzeichen>, <Verkaufscode>, <Vorgangsnummer>, <Buchungsdatum>, <Abreisedatum>, <Zielgebiet>, <Reiseart>, <Buchungsart>, <Text>, <Anzahl Paxe/Teilnehmer>, <Preis>, <Expedient>.

In der <Provisionstabelle_>_ können Sie die unterschiedlichsten Arten von Erlösschmälerungen erfassen. Es kann nach <Veranstalter>, <Produktart>, <Zielgebiet>, <Preistext>, <Leistungsart> und der hinterlegten Provisionstabelle differenziert werden.

Sie können selbst festlegen, auf welchen Veranstalter die Ermäßigung gewährt wird. Vielleicht nur begrenzt auf eine einzige Produktart dieses Veranstalters oder auf ein spezielles Zielgebiet. Alle Kriterien die Sie unter <Basisdaten - Veranstalter> und <Basisdaten - Zielgebiete> erfasst haben, können Sie hier nutzen.
Über das Pull-down-Menü <Provisionstabelle> greifen Sie auf die Eingaben zurück, die Sie unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde - Provision> definiert haben. Dort haben Sie schon Höhe und Zeitraum der Vereinbarung sowie ggf. auch Stornobedingungen definiert.

Lassen Sie die Eingabefelder (Veranstalter, Produktart, Zielgebiet, Preistext, Leistungsart) leer, greift Jack uneingeschränkt auf die Provisionstabelle zurück. Wählen Sie z. B. einen Veranstalter aus, lassen aber alle übrigen Felder leer, verwendet Jack die hinterlegte Provisionsregel für alle Kriterien der leer gelassenen Felder.

Sie können mit der Provisionstabelle aus den Parametern auch gleichzeitig Stornogebühren hinterlegen, die diesem Kunden automatisch belastet werden können.

Haben Sie das Zusatzmodul zur Fee-Verwaltung gekauft, werden hier die zuvor unter <Datei --Parameter - Fee-Regelwerke> definierten Fees einem Kunden zugeordnet.

Haben Sie das Zusatzmodul zur Fee-Verwaltung gekauft, werden hier alle Fees aller Vorgänge eines Kunden aufgeführt, die jemals diesem Kundenbelastet wurden.

Haben Sie das Zusatzmodul Bonuspunkte im Einsatz, können Sie Bonuspunkte, die nicht vorgangs- oder leistungsbezogen sind, manuell über das Kundenprofil erfassen. Eine detaillierte Beschreibung erhalten Sie bei Erwerb dieses Moduls.

Zu jedem Kunden können in einem eigenen Fenster beliebig viele Notizen hinterlegt werden.

Erfassen Sie die Notiz im unteren Bereich dieser Maske. Klicken Sie auf <Hinzu>. Daraufhin werden im oberen Bereich links das Erfassungsdatum, die Uhrzeit und der Bearbeiter protokolliert. Auf der rechten Seite erscheint die eigentliche Notiz.
Notizen können mit den Schaltflächen <Ändern> und <Löschen> bearbeitet werden. Mit <Verwerfen> löschen Sie das Eingabefeld. <Drucken> ist zum drucken aller hinterlegten Notizen. Mit <OK> schließen Sie die Maske.
Rufen Sie das Kundenprofil eines Kunden mit hinterlegten Notizen erneut auf, erscheint das Feld <Notizen> in blau.

Über <Anmeldung_>_ verzweigen Sie aus der Kundenerfassung in die Vorgangs anmeldung und können für den aktuellen Kunden einen neuen Vorgang anlegen, oder - wenn er schon eine Reiseanmeldung in Jack hat - Sie gelangen von hier aus in die aktuelle Reiseanmeldung des Kunden. Dabei wird der Kunde mit allen Änderungen an seinem Profil automatisch gespeichert und das Kundenprofil geschlossen.

Mit <OK> speichern Sie den Kunden. Die Kundenerfassungsmaske wird daraufhin geschlossen.