<Bestand – Parameters – Fee-instellingen>

In de Jack fee-instellingen kunnen automatisch maar ook handmatig servicekosten bij het reserveren geboekt worden. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen:

• Algemene fees voor niet speciale klanten
• Standaard fees voor alle klanten van het reisbureau
• Fees voor bepaalde klantengroepen
• Individuele fees voor sommige klanten

Alle fees moeten van te voren in <Bestand – Parameters - Fee-instellingen> vastgelegd worden. Er zijn 2 type fees:

• Servicegebonden fees

Deze servicekosten hebben betrekking op een enkele service in Jack en worden automatisch bij het vastleggen van zo'n service verwerkt. Daarbij kunnen deze prijzen afhankelijk zijn van bestemming, touroperator, reis- en soort vervoer.

• Dossiergebonden fees

Deze servicekosten hebben betrekking op een bepaalde actie, die niet noodzakelijk aan een concrete service toe te wijzen zijn, maar in plaats daarvan voor de gehele boeking, bijv. dossierkosten, rekening- / annuleringsnota's, vouchers, reisschema, ontvangen van een klantenbetaling, enz.

Om de module "Fee administratie" te kunnen inzetten, zijn meerdere Jack instellingen noodzakelijk.

De fee administratie bestaat uit twee tabbladen, één voor <Boeking> en één voor <Service>. In de bovenste helft geeft men de gewenste fee-regels in. Zoals altijd in Jack zijn er de standaard buttons <Voeg toe>, <Wijzigen>, <Verwijderen> en <Annuleren>. Het onderste deel toon de lijst met alle vastgelegde regels. Is een fee-regel eenmaal gebruikt, dan kan dit uit boekhoudkundige en statistieke gronden niet meer verwijderd worden, in plaats daarvan alleen nog maar verborgen worden.

Met <Printen> kunnen alle vastgelegde fee-regels geprint worden, <Printer> maakt het mogelijk om de configuratie van de printer in te stellen.

Boekingsfees
Iedere fee-regel krijgt een eigen duidelijke, unieke <Omschrijving>.
Om er voor te zorgen dat deze naam niet op de rekening verschijnt, maar in plaats daarvan een zinvolle, door de klant te begrijpen omschrijving, kunt u in het veld <Print naam> de omschrijving opgeven die in plaats van <Omschr.> op de rekening voor deze fee zal verschijnen (maximaal 120 tekens).
Daarmee kan men met meerdere zelfde printnamen werken, waarbij de achterliggende fee-regels onderling kunnen afwijken (bijv. u heeft meerdere bedrijven met dezelfde fee-structuur, maar afzonderlijke prijzen).

Veranderd de naam van een bestaande fee-regel, dan moet de aanpassing van de fee-regel als eerste in <Bestand – Parameters – Fee-instellingen> doorgevoerd worden.

Aanpassingen in de fee-regels worden zowel in de afzonderlijke klanten als ook in de "master klanten" automatisch doorgevoerd. Verwijderde fee-regels worden automatisch uit het klantenprofiel verwijderd. Nieuwe fees in de fee-administratie moeten afzonderlijk in het klantenprofiel overgenomen worden.

Worden via de CRS-Remark Line de fees in Jack automatisch vastgelegd worden, dan moet in de Remark Line de Fee-<Omschr.> staan, welke niet meer dan 8 tekens mag bevatten. Vindt Jack daarbij in de de fee-administratie een fee-regel met dezelfde <Omschr.>, dan wordt niet de fee-naam geprint, maar de omschrijving die onder <Print naam> in de fee-administratie staat.

In het veld <Actie> kan men een pull-down-menu oproepen, waaruit de behorende actie geselecteerd kan worden, op welk moment de fee berekend moet worden.

Bij <Bedrag> wordt de bijbehorende fee-bedrag ingegeven, die voor de actie gebruikt zal worden. Het bedrag moet bruto (incl. BTW) ingegeven worden. Bij <Rek.nr.> geeft u de bijbehorende inkomstenrekening in, waarop geboekt moet worden. Hierbij dient u te controleren, of u in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> nieuwe rekeningen moet vastleggen. Bij het later factureren van de fee wordt het BTW-tarief uit de rekening van het rekeningschema gebruikt.

Is een fee met <Aparte boeking> gemarkeerd, dan wordt deze niet bij de oorspronkelijke boeking bijgeteld, waarbij deze gebruikt wordt, maar in plaats daarvan eerst in de achtergrond op een aparte, tot die tijd een virtuele boeking verzamelt, waarop uitsluitend fees komen te staan. Deze aparte fee-boeking wordt later via <Boeking – Fee-boeking aanmaken> aangemaakt. Zulke "Fee-boekingen" zijn hiermee boekingsgebonden, zodat u bij deze klanten alle fees in een bepaalde tijd factureert, die op verschillende dossiers gemaakt zijn.

Om er voor te zorgen dat de een fee daadwerkelijk ook bij de klant correct op de rekening wordt geplaatst, moet dit op <Actief> gezet worden. Is de fee-regel niet actief, dan kan deze echter toch aan een dossier worden toegewezen, maar wordt uiteindelijk niet op de rekening weergegeven. Deze inactieve fees worden ook niet in de reisbureaboekhouding geboekt.

Zo kan men een fee-regel bij een klant zo te zeggen in demo-modus mee laten lopen, zonder das de klant hiervoor een rekening krijgt. Daardoor kan men van te voren bijv. over een bepaalde tijdsruimte nazien, of bij de klanten vastgelegde fee-regels zinvol is of nog aangepast moet worden.

Een eenmaal gebruikte fee kan uit technische en boekhoudkundige gronden niet meer verwijderd worden. Met <Deactiveren> blijft de fee allerdings tussen de regels staan, maar wordt echter voor het gebruik bij de klanten evenals bij het maken van handmatige fees verborgen, zodat met deze fee niet meer gewerkt kan worden. Bestaande fees op het dossier worden alsnog correct geboekt, ondanks het feit dat de fee-regel verborgen is.

Leistungsfees

Es können auch leistungsbezogene Fees hinterlegt werden. Im Gegensatz zu den vorgangs bezogenen Fees kann diese Eingabe sowohl nach <Leistungsart>, <Veranstalter>, <Produktart>, <Reiseart>, <Beförderungsart> und <Zielgebiet> als auch nach <Farebase> etc. gestaltet werden. In diese Felder gehören die hinterlegten Codes aus den Basisdaten.
Genauso wie bei den Vorgangsfees gibt es die Felder <Name>, <Druckname>, <Betrag>, <Separater Vorgang>, <Aktiv> und <Ausblenden>. In Hinsicht auf die vom deutschen Gesetzgeber geforderte separate Versteuerung von Serviceentgelten im Flugbereich können hier jedoch 2 Konten hinterlegt werden: ein steuerfreies sowie ein steuerpflichtiges. Dazu muss das Verhältnis eingestellt werden, in dem die Fee anteilig auf das jeweilige Konto gebucht werden soll.
Doch es gibt viele weitere Möglichkeiten, damit diese Art der Leistungsfees auch wirklich automatisch bei der jeweiligen Leistung so angelegt wird, wie es das Reisebüro will.
Es handelt sich hier nicht um Pflichtfelder, also müssen nicht alle Felder gefüllt sein. Wird ein Feld leer gelassen, gilt die Fee für alle möglichen Einträge dieses Feldes in einem Vorgang.

Wird bei einer Leistungsfee dieses Feld aktiviert, erscheint die Fee zwar automatisch in der Reiseanmeldung bei der entsprechenden Leistung, nur dem Kunden gegenüber wird sie nicht separat und offen ausgewiesen. Stattdessen wird der Betrag der Fee auf den Leistungspreis der Leistung geschlagen, zu der die Fee erzeugt wurde. Damit erhält der Kunde eine Rechnung, die über den höheren Betrag lautet, kann aber nicht erkennen, dass es eine Fee gegeben hat. Buchhalterisch wird dennoch auf das im Fee-Regelwerk hinterlegte Konto gebucht.

Leistungsfees können für eine bestimmte Leistungsart definiert werden. Bleibt dieses Feld leer, wird die Fee bei allen Leistungsarten erzeugt, auf die die restlichen Kriterien zutreffen. In diesem Beispiel werden die Leistungsfees nur dann erzeugt, wenn es sich um die Leistungsart <FL> (=Flug) handelt.

Zusätzlich können weitere Bedingungen eingestellt werden, die beim Erzeugen einer Leistungsfee zutreffen müssen. <Reiseart>, <Zielgebiet> und <Beförderungsart> können jedoch nur die Codes aufnehmen, die in den entsprechenden Abschnitten unter <Basisdaten> schon angelegt wurden. Im Feld <Farebase> kön nen Tarifarten eingetragen werden, die Jack dann bei der Übernahme aus der CRS-Schnittstelle anhand der Ticketdaten prüft und ausliest. Steht in den Ticketdaten eine Farebase, die hier in den Fee-Regelwerken verwendet wird, wird automatisch die entsprechende Leistungsfee zu diesem Ticket angelegt.

Die Abfrage der Farebase erfolgt ausschließlich beim Auslesen der Ticketdaten aus der CRS-Schnittstelle anhand des CRS Transformers. Ein Auslesen der Farebase aus manuell angelegten Ticketdaten ist nicht möglich.

Hier kann die Leistungsfee auf einen bestimmten Veranstalter und zusätzlich auf eine bestimmte Produktart begrenzt werden. Es können nur Veranstalter und Produkarten ausgewählt werden, die in <Basisdaten – Veranstalter> schon angelegt wurden.

!worddav52faf32c071549d1739f4284fe0b1e5a.png|height=23,width=105,align=left!Aktivieren Sie in jeder neuen Leistungsfee das Feld <Pro Teilnehmer>, wird die Fee auf jeden Teilnehmer des Vorgangs angerechnet. Bleibt das Feld inaktiv, wird die Fee nur einmal auf den ganzen Vorgang berechnet.

Teilnehmerbasierende Fees werden automatisch angelegt, sobald die Leistung aus der CRS-Schnittstelle in den Jack Vorgang übernommen wird. Wird die Leistung oder der Vorgang manuell angelegt, müssen zuerst alle Teilnehmer angelegt werden, und erst dann die Leistung!

Aktivieren Sie in der Leistungsfee <Pro Ticket>, wird die Fee für jedes Ticket automatisch angelegt, das aus der CRS-Schnittstelle in den Jack Vorgang übernommen wird.

Ticketfees für manuell in Jack erfasste Tickets können ebenfalls nur manuell direkt in der Leistung hinzugefügt werden!

Des Weiteren können Sie wählen, ob Sie eine Fee je <Ticketart> berechnen möchten. Sie können eine Fee je nach Dokumentenart differenzieren: Standard = Papierticket, E-Ticket, MCO und Refund.
Jack erkennt die Dokumentenarten Standard und E-Ticket, wenn diese Dokumente über die CRS-Schnittstelle in Jack gelangen. Ändern Sie manuell den Dokumententyp z. B. in ein Refund oder eine MCO, wird also eine entsprechende Fee erzeugt, wenn diese in den Fee-Regelwerken definiert und dem Kundenprofil zugeordnet wurde.

Hier kann eingestellt werden, dass das Serviceentgelt je Flugsegment belastet wird.

Das Feld <Flugziel> lässt lediglich 3 Möglichkeiten zu:

• Inland
• Europa
• Interkontinental
• Drittland zu Drittland

Die Kennung, welche Flugziele wohin gehören, stehen in <Basisdaten – 3-Letter-Codes>. Dort ist zu jedem 3-Letter-Code im Feld <Land> ein Flugziel definiert.
Unter <Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen – Global – Ländereinstellungen – Inlands-/Europa-Länderkürzel> stellt man ein, welche Länder man unter Inland bzw. Europa versteht. Alle Länderkürzel, die NICHT in den Anwendungsgrundlagen stehen, werden seitens der Fee-Verwaltung als Interkontinental betrachtet. In den Ticketdaten wird dann auch die Kennung automatisch gesetzt, um welches Flugziel es sich handelt.
Das Arbeiten mit der VERK-Schnittstelle z. B. für den Bereich der Bahn erfordert ggf. zusätzliche Anpassungen:

• <Basisdaten – Veranstalter – Produktarten>: Anlegen weiterer Produktarten
• <Basisdaten – VERK-Codes>: bei bestimmten Codes die Zuweisung von Veranstalter und Produktart
• <Datei – Parameter – Fee-Regelwerk>: Anlegen von Leistungsfees mit Veranstalter und Produktart
  

Zuordnung des Geltungsbereichs der Fee-Regeln
Nach der Eingabe der Fee-Regeln muss nun dem Kunden die gewünschte Fee-Regel zugewiesen werden. Dazu muss die Kundenerfassungsmaske geöffnet werden. Über den Button <Fee-Regeln> werden die gewünschten Regeln beim aufgerufenen Kunden hinterlegt.

1. für alle Kunden einer Kundenart (Privat / Firma / Reisebüro)

Sie können für alle Kunden einer Kundenart ein Fee-Regelwerk definieren. Dazu erfassen Sie unter <Kunden – Erfassen> einen Stamm- oder „Masterkunden". Ordnen Sie ihm unter <Fee-Regeln> alle für ihn anwendbaren Fee-Regeln mit <Hinzu> zu. Speichern Sie mit <OK>. Tragen Sie die Jack Kundennummer dieses Masterkunden unter <Datei – Parameter – Parameter Kunde – Karteikarte Privat/Firma/Reisebüro> ins Feld <Stammkunde> ein.
Jetzt weiß Jack sofort, dass die Fee-Regeln dieses Stamm- oder Masterkunden primär für alle Privat-/Reisebüro-/Firmenkunden gelten sollen und wendet sie entsprechend an. Natürlich können für Firmen und Reisebüros jeweils andere Stammkunden mit jeweils anderen Fee-Regeln definiert werden.

2. für bestimmte Kundengruppen

Ausnahmen der Fee-Regeln für einzelne Kunden(-gruppen) müssen auch separat im Kundenprofil eingepflegt werden. Definieren Sie auch die „Ausnahmefees" in <Datei – Parameter – Fee-Regelwerke>. Ordnen Sie diese „Ausnahmefees" sowie alle weiteren, für diese Kundengruppe gültigen Fee-Regeln einem bestehenden Kundenprofil zu.
Danach können Sie die Fees dieses Kunden ganz leicht auf einen anderen Kunden kopieren. Merken Sie sich dafür die Jack Kundennummer dieses Kunden.

Gehen Sie ins Kundenprofil des nächsten Kunden, der die gleichen Fee-Regeln erhalten soll. In der Karteikarte <Zusatz> im Feld <Gehört zu Kundennummer – Fees> tragen Sie die Jack Kundennummer des „Fee-Ausnahmekunden" ein.
Danach klicken Sie auf <Kopieren>. Jack überträgt damit automatisch alle Fees des „Fee-Ausnahmekunden" auch auf diesen Kunden. Das erkennen Sie daran, dass nun der Button <Fee-Regeln> blau erscheint.

Die Gültigkeit der Fee-Regeln des in den Parametern eingegebenen Stammkunden entfällt, sobald einem Kunden dieser Kundenart auch nur eine einzige, individuelle Fee zugeordnet wurde. Diesem Kunden müssen auch alle „allgemeinen" Fees nochmals manuell zugeordnet werden.

3. individuell für einzelne Kunden

Diesen einzelnen Kunden werden die definierten Fee-Regeln in ihrem Kundenprofil mit dem Button <Fee-Regeln> individuell zugewiesen.
Kundenprofil – Schaltfläche <Fees>

Bereits angewendete Fees des Kunden können im Kundenprofil über die Schaltfläche <Fees> aufgerufen und ggf. geprüft werden. Hier können auch weitere Fees mit <Hinzu> manuell angelegt werden.
Folgendes wird in der Liste angezeigt:
<Name>Name der Fee-Regel
<Leistung>Leistungszeile, der die Fee zugeordnet ist
<Betrag>Betrag der Fee
<Steuersatz>
<Rechnung>Rechnungsnummer zur Buchung
<Vorgangsnr.>Jack-Buchungsnummer
<Rechnungsvorgang>Vorgangsnummer eines erstellten Fee-Vorgangs
<Separater Vorgang> Checkbox im Fee-Regelwerk aktiv/inaktiv
<Aktiv>Checkbox im Fee-Regelwerk aktiv/inaktiv
<Datum>Datum der Fee-Vergabe
<Konto>
<Storniert>Anzeige, ob die Fee storniert ist
<Agentur-Prov.>
<MwSt.>
<Ursprünglicher Vorgang>
<Agentur-Sammelvorgang>

Fees in der Reiseanmeldung

Automatisch wird die Fee im Vorgang zum Reisepreis addiert, wenn sie aktiv ist. Dabei wird keine zusätzliche Leistungszeile produziert.
Lediglich über die Schaltfläche <Fees> kann man im Detail sehen, welche Serviceentgelte Jack auf den Vorgang aufgeschlagen hat. Alle erhobenen Fees eines Vorgangs werden dort gespeichert.

Über die Buttons <Löschen>, <Ändern>, und <Hinzu> können Sie die Fees einer Reiseanmeldung aktiv bearbeiten. Sie können z. B. den Preis einer schon bestehenden Fee ändern oder über <Hinzu> eine neue Vorgangsfee mit Preis erfassen.
Die <Leistungsnummer> bezieht sich dabei auf die Leistungszeile im Vorgang. Wird eine Fee keiner Leistung im Vorgang zugeordnet, erscheint sie auf der Rechnung nicht bei der Leistung, sondern ähnlich wie die „sonstigen Beträge" als separat aufgeführtes Bearbeitungsentgelt, das hinter allen Leistungen gedruckt wird.

Für alle Fees die <Pro Teilnehmer> definiert sind, gilt: haben Sie z. B. eine Ticketfee als <Pro Teilnehmer> definiert, kann Jack die Fee erst dann pro Teilnehmer erkennen, wenn zuerst die Teilnehmer der Reise in der Karteikarte <Teilnehmer> der Anmeldung erfasst wurden und danach die eigentliche Leistung angelegt wurde.
Bei einer Übernahme von Ticketdaten aus der CRS-Schnittstelle werden Teilnehmer- und Ticketfees vollautomatisch angelegt.

Separate Fee-Vorgänge

Für Fees, die als separater Vorgang verarbeitet werden sollen, wird über <Vorgang – Fee-Sammelvorgänge erstellen> nach Eingabe der Kundennummer ein Vorgang aller „gesammelten" Fees eines Kunden bis zum aktuellen Datum erstellt.
Dabei können Sie nach nur einer Kundennummer innerhalb eines bestimmten Abfahrt- oder Buchungsdatum oder aber nach mehreren Kundennummern selektieren.

Feeliste

Über <Listen – Feeliste> kann man eine Liste aller vorhandenen Fees aufrufen. Dabei kann man nach Vorgangsnummer, Datum, Ticket- bzw. Kundennummer abfragen.
Unter <Regelname> ist die Abfrage nach speziellen Fee-Regeln möglich. Mit dem Button <Abfrage> sind zusätzliche Eingrenzungen möglich, z. B. wenn man alle Ticketfees eines Firmenkunden einer bestimmten Buchungsperiode abfragen möchte.

Rechnungsausdruck (Auszug aus Standardrechnung)
In einer Jack Rechnung werden die Fees im MwSt.-Bereich „auf eigene Rechnung" ausgewiesen, da es sich um Leistungen des Reisebüros im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handelt. Dabei werden Fees, die der Leistung zugeordnet worden sind, automatisch unter die Leistung gedruckt. Gleichartige Fees (Fees der gleichen Art und des gleichen Betrages) werden beim Druck zusammengefasst. Fees, die keiner bestimmten Leistung zugeordnet sind, werden am Ende aller Leistungen gedruckt.

Beim Abschlussdruck einer Rechnung wird die Fee automatisch auf das Konto gebucht, das im Regelwerk zu dieser Fee gehört. Die MwSt wird automatisch gezogen.

Arbeitet das Reisebüro hauptsächlich mit Proberechnungen, sollte zumindest einmal im Monat – vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung – eine Abschlussfakturierung erfolgen: <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung>, Eingrenzung nach Abreisedatum, Verbuchung / Fakturierung per Buchungsdatum.

Fee-Übernahme durch Transformer und Automater
Im Fee-Regelwerk (Karteikarte Vorgang) gibt es eine Aktion <Fee aus CRS-Remark> speziell für die CRS-Übernahme. Ein Betrag muss nicht erfasst werden, bzw. kann „0" sein, da der Betrag hierfür aus einer Remarkzeile im PNR importiert wird. Es ist jedoch zwingend eine entsprechende Regel im Regelwerk für die Anlage der Fee in Jack notwendig. Es können beliebig viele Fee-Regeln als <Fee aus CRS-Remark> erfasst werden, nur der Eintrag im Feld <Name> der Fee muss eindeutig sein (auf der Rechnung kann dann die Bezeichnung gedruckt werden, die in <Druckname> steht).

Bitte geben Sie die entsprechende Kontonummer an und setzen das Häkchen bei <Aktiv>. Diese Fee muss nicht beim Kunden selbst angelegt werden, da sie dann angelegt wird, wenn der Expedient schon im PNR manuell eine solche Regel über die Remark Line einträgt.








Zusätzlich muss in Jack unter <Datei – CRS-Optionen – Remarks> ein Kürzel für die Fee-Übernahme definiert werden, mit der in der Remark Line signalisiert wird, dass anschließend eine bestimmte Fee und ein dazugehöriger Betrag übernommen werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass die Kürzel der CRS-Fees nicht länger als 8 Zeichen sein dürfen.

Also kann diese Fee über eine Remark Line erfasst werden (der Betrag kann negativ oder positiv sein, als Betragstrennzeichen kann ein Komma oder auch ein Punkt eingegeben werden, z. B. -2.40 oder 4,15 oder 1,25).
Bei der CRS-Übernahme in Jack wird die Fee dem Vorgang und der entsprechenden Leistung automatisch zugeordnet (wenn die Leistung neu angelegt wird, jedoch nicht bei Aktualisierung der Leistung, damit die Fee nicht doppelt erzeugt wird!).

Die Eingabe kann dann z. B. unter Amadeus lauten:
RM*FEETOD15.00/ZGD/RAGF
(Remark mit einer Fee namens TOD über 15,-; Zielgebiet = D (z. B. Deutschland); Reiseart = GF (Geschäftsreise)

Direktinkasso bei Fees
Viele Consolidator kassieren für die bei ihnen buchenden Reisebüros deren Fees beim Ausstellen der Tickets vom Endverbraucher. Nun hat aber der Consolidator schon die Kreditkarte des Kunden auch über die ausstehende Fee belastet und wird diesen Betrag ans Reisebüro zurück überweisen. Also darf das Reisebüro dem Endkunden keine Rechnung schicken, bei der die Fee noch als offener Betrag steht.

Vorgehensweise:

• In <Basisdaten – Veranstalter – Parameter> ist das Feld <Fee über VA-Inkasso> bei diesem Veranstalter aktiv.
• In der Leistung werden die Fees zu diesem Veranstalter mit einem Häkchen versehen, das das Veranstalterinkasso kennzeichnet.

Steht dann die Leistung dieses Veran stalters auf <V> und erhält auch anhand des Fee-Regelwerkes eine Fee, wird beim Speichern dieser Leistung und der dazugehörigen Fee automatisch in der Veranstal terabrechnung berücksichtigt, dass die Fee als Gutschrift erwartet wird.
Die Fakturierung der Fees erfolgt wie gewöhnlich über <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung....>.