<Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters>
De boekhoudkundige parameters bevatten de complete basisinstellingen voor de boekhoudkundige administratie en dienen correct ingesteld te worden, voordat er gewerkt gaat worden met de boekhouding.
De instellingen / parameters dienen gedurende het werken met Jack niet meer veranderd te worden of op zijn minst eerst overleggen met Bewotec! Alle rekening instellingen zijn alleen ongebonden voorstellen. De individuele rekeninginstellingen zijn voor ieder reisburo individueel in te stellen en het is zinvol eerst te overleggen met de accountant! Indien nodig, kunnen hier, in de boekhoudkundige parameters, het rekeningbereik van de voorgestelde rekeningen aangepast worden. U dient te controleren, of alle rekeningen, die in de parameters ingevoerd worden, ook daadwerkelijk in het rekeningschema aangemaakt zijn. Indien nodig, dient u de ontbrekende rekeningen zelf aan te maken.
Verwijder in geen geval de rekeningen, die in Jack, op grond van technische voorwaarden, nodig zijn. (Verschillenrekening, Verzamelbetaling rekening, omboekingsrekening). Ook dient er vermeden te worden, om op deze rekeningen zelf handmatig te boeken b.v. via <Boekhouding - Handmatig boeken>, omdat op deze rekeningen uitsluitend door Jack automatisch geboekt wordt. Het saldo op deze rekeningen dient ook altijd nul te bedragen.
Tabblad <Basisopties>
Bij het instellen van het financiële jaar staat in het rechterveld altijd het actuele jaar; in het linkerveld staat het voorgaande jaar. Jack kan 4 boekjaren parallel beheren. Bij een nieuwe installatie ziet u alhoewel links het actuele jaar, rechts staat dan het volgende jaar. Bij de Jaarafsluiting worden de velden automatisch omgezet. In het onderste veld kan ingesteld worden in welke maand het Boekjaar eindigt (normaliter geldt Boekjaar = Kalenderjaar, maar Jack kan ook met een gebroken Boekjaar werken).
U kunt het rechter veld handmatig wijzigen, om het Boekjaar te wijzigen (zie ook onderstaande!). Indien u dit wijzigt, herberekent het systeem automatisch alle saldi van het nu geopende Boekjaar. Tijdens het omzetten en herberekenen mag er geen andere employe in Jack werken. Zonder het herberekenen van de saldi, kunnen er in de boekhouding foute waarden getoond worden!
Bij sommige lijsten (b.v. de Saldilijst) wordt na iedere grootboekrekening groep een subtotaal getoond. Het einde van een grootboekrekening groep wordt berekent op basis van het hier ingegeven getal. Rekening lengte 4 betekent, dat na ieder duizendtal (duizendtal = 1000 = 4 plaatsen) een subtotaal getoond wordt (na 0999, na 1999, na 2999 enz.).
De balansrekeningen worden gebruikt voor de beginbalans boeking van het Boekjaar. Of u boekt handmatig via <Boekhouding - Handmatig boeken> op deze rekeningen, of deze worden door Jack gebruikt bij het automatisch overbrengen van alle beginbalansen b.v. bij Debiteuren- en Crediteuren rekeningen. Iedere mutatieregel, die op een hier ingegeven rekening staat / gedaan wordt, wordt door Jack gehandeld als een Beginbalans. Daarbij wordt onderscheidt gemaakt tussen rekeningen zoals Debiteuren en Crediteuren.
Aanvullend heeft Jack een Verschillenrekening nodig, om niet-toewijsbare boekingen te verzamelen, die dan laten handmatig omgeboekt kunnen worden, zodra de transactie verklaard is. Op deze rekening wordt automatisch geboekt, wanneer Jack als onderdeel van een automatische boekingsregel b.v. bij de facturering van de boeking, op een rekening dient te boeken, wat nog niet aangemaakt is, of ondertussen verwijderd is. In plaats van op een rekeningnummer "Nul" te boeken, gebruikt de software dan deze rekening.
U dient nooit zelf via <Boekhouding - Handmatig boeken> op deze rekening te boeken!
Handmatige omzetting van het Boekjaar
U gaat naar <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters>.
U krijgt het volgende scherm:
Hier kunt u het actuele Boekjaar wijzigen. U kunt altijd alleen het rechter Jaartal overschrijven. De linker past zich dan automatisch aan, indien een voorgaand jaar ingegeven wordt. Het Boekjaar kan later weer teruggezet worden. Jack stelt de vraag, of u werkelijk het Boekjaar wilt omzetten, want daarvoor dienen de saldi herberekend te worden, wat enige tijd kan vergen. Bovendien mag gedurende deze tijd, geen ander meer in Jack werken. De Functie <Bestand - Bestanden - Herberekenen saldi> wordt dan automatisch gestart. Wijzigt u in geen geval de gegevens in dit venster. De display kan bij een afwijkend Boekjaar ook andere waarden uitwijzen.
Klikt u nu op <OK>. Alle grootboekrekeningen worden nu op Nul gezet en de nieuwe saldi worden gegenereerd.
Daarna ziet u het ingave scherm weer met het omgezette Boekjaar. In dit voorbeeld wordt het Boekjaar 2012 (eindigend in maand 12) getoond. De maandingave kan bij een afwijkend Boekjaar verschillen.
Tabblad <Klanten>
Hier werden die Konten für das automatische Buchen von Erlösschmälerungen bzw. Rabatten eingestellt, also für Preisnachlässe gegenüber Kunden. Wird im Reisevorgang später direkt in der Preiszeile ein Kundenrabatt eingegeben, zieht sich Jack automatisch - je nach Steuersatz - eines der hier eingestellten Konten. Der Rabatt / die Erlösschmälerung wird je nach den landesspezifischen Buchungsschritten vollautomatisch gebucht.
Jack liest in Deutschland nur die linke Spalte. Hier können Sie die entsprechenden Konten getrennt nach Steuersatz (0,1 und 2) hinterlegen, wobei Sie entweder Konten aus dem Ertragsbereich (bei Buchung als Ertragsminderung) oder aus dem Aufwandsbereich (bei Buchung als Aufwand) eingeben können.
Beim Buchen des Rabattes wird bei den Standardbuchungsschritten in Deutschland davon ausgegangen, dass es sich um eine klassische Erlösschmälerung in einem Reisebüro handelt. Deshalb wird der Rabatt als geminderter Ertrag mit USt gebucht. Handelt es sich in Ihrem Unternehmen jedoch nicht um Erlösschmälerungen, sondern um weitergegebene Provisionen an unterbuchende Agenturen, sollten Sie sich mit Bewotec in Verbindung setzen. Man wird Ihnen dann angepasste Buchungsschritte zukommen lassen, die diese Verkaufskosten als Aufwand mit VSt behandeln.
Hier wird ein Konto eingerichtet, das bei Umbuchungen von Reisevorgängen verwendet wird. Wird die korrekte Jack Funktion dafür genutzt (<Vorgang - Stornierung - Umbuchung>), kann Jack bereits geleistete Kundenzahlungen in den neuen Vorgang übernehmen. Hierfür wird ein Zwischenkonto benötigt, auf dem die geleisteten Zahlungen temporär gebucht werden.
Diese Felder sind in Deutschland nicht aktiv.
Karteikarte <Veranstalter>
Bei der Erfassung aller Veranstalter / Leistungsträger in <Basisdaten - Veranstalter> müssen Konten für die automatischen Buchungsschritte definiert werden. Diese Konten kann Jack vorschlagen, wobei Sie hier definieren können, welche Kontenkreise für den jeweiligen Vorschlag verwendet werden. Aktivieren Sie <Konto automatisch hochzählen>, vergibt Jack bei jedem neu unter <Basisdaten - Veranstalter> angelegten Veranstalter in diesem Bereich ein oder mehrere neue Konten, sobald in den Veranstalterbasisdaten der Button <Vorschlag> angeklickt wird. (Sollten diese Konten der Veranstalter noch nicht in der Kontenverwaltung angelegt sein, löst ein weiterer Klick in den Veranstalterbasisdaten auf <OK> das automatische Einrichten dieser Konten im Kontenplan aus.)
!worddav120edf48f644105291b10eea443eb97c.png|height=349,width=544!Bewährt hat sich, je Veranstalter ein eigenes Kreditorkonto erzeugen zu lassen, ansonsten jedoch Sammelkonten für Erlöse, Umsätze und Verrechnungskonten zu verwenden.
Bei dieser Einstellung vergibt Jack je Veranstalter ein neues Kreditorkonto, wobei automatisch ab dem Konto 70000 hochgezählt wird.
Es kann generell der Vorschlag für maximal 4 verschiedene Erlöskonten definiert werden.
Bei dieser Einstellung vergibt Jack bei jedem Veranstalter automatisch immer wieder die gleichen Erlöskonten, und zwar 8100, 8400, 8300 sowie 8200. Zusätzlich kann der Steuerschlüssel pro Erlöskonto voreingestellt werden, so dass dieser Steuerschlüssel beim Vorschlag der Erlöskonten in den Veranstalterbasisdaten gezeigt wird.
Individuelle Erlöskonten für jeden Veranstalter haben sich nicht als sinnvoll erwiesen, da der Kontenplan unnötig vergrößert würde. Denkbar ist jedoch, eigene Erlöskonten für die größten Leitveranstalter unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> einzurichten und diese Konten dann auch in den <Basisdaten - Veranstalter> bei den zum jeweiligen Veranstalter gehörigen Konten manuell zu hinterlegen.
Bei dieser Einstellung vergibt Jack bei jedem Veranstalter automatisch immer wieder das gleiche Umsatzkonto.
Es ist nicht sinnvoll, für jeden Veranstalter ein individuelles Umsatzkonto einzurichten, da einerseits der Kontenplan unnötig vergrößert wird, und andererseits Umsatzkonten in Deutschland nur dann benötigt werden, wenn die Leistungen des Veranstalters summarisch gebucht werden sollen (z. B. BSP-Tickets / DB-/DER-Werte oder Eigenveranstaltungen).
Bei dieser Einstellung vergibt Jack bei jedem Veranstalter automatisch immer wieder die gleichen Verrechnungskonten, nämlich 1610, 1611 und 1612.
Individuelle Verrechnungskonten für jeden Veranstalter haben sich als nicht sinnvoll erwiesen, da einerseits der Kontenplan unnötig vergrößert würde, und andererseits Verrechnungskonten nur dann benötigt werden, wenn Leistungen mit Veranstalterinkasso verbucht werden. Man könnte jedoch separate Verrechnungskonten für die größten Leitveranstalter verwenden und diese Konten dann auch bei den entsprechenden Veranstaltern manuell hinterlegen.
Buchen Sie bei der Veranstalterabrechnung mehrere Leistungen mit einer Gesamtzahlung an den Veranstalter, werden die Einzelpositionen vom Kreditorkonto auf das hier definierte Konto und von hier auf das gewollte Bankkonto gebucht. Aus technischen Gründen benötigt Jack ein Zwischenkonto, um die Einzelzahlungen erst zu „parken" und dann in einer Summe z. B. gegen das Bankkonto zu buchen.
Das Sammelzahlungskonto muss also immer ausgeglichen sein.
Das unter <Storno> hinterlegte Konto wird nur für Vera Anwendungen genutzt. Das unter <Umbuchung> hinterlegte Konto wird von Jack nicht verwendet.
Die beiden Felder <Journal> werden nur von Kunden in den Niederlanden genutzt und werden hier nicht näher beschrieben.
Karteikarte <Sammelkto.>
Die Sammelkonten im Bereich Debitoren / Kreditoren dienen der Zusammenführung aller Debitor- und Kreditorkonten. Debitoren und Kreditoren sind ja als solche nicht Teil des Sachkontenplanes, sondern nur eine Aufteilung entstandener Forderungen an Kunden bzw. Verbindlichkeiten gegenüber Leistungsträgern. Beim Erstellen der Bilanz werden aber nicht die einzelnen Debitoren / Kreditoren benötigt, sondern eine Summe aller Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.
Die Sammelkonten fassen also die Salden der entsprechenden Kontenbereiche zusammen und fließen in die Saldenliste und damit in die Bilanz ein. Der Saldo des hier eingetragenen Sammelkontos muss gleich der Summe aller einzelnen Debitoren / Kreditoren sein.
Alle Buchungssätze, die einen Debitor oder Kreditor berühren, werden deshalb zusätzlich im Hintergrund auf das zugehörige Sammelkonto im Sachkontenbereich gebucht.
Sie können zwei Kontenbereiche für Debitorkonten definieren (z. B. zwei getrennte Debitorbereiche für Privat- und Firmenkunden). In der Regel wird nur ein Bereich verwendet.
Hier können Sie zwei Kontenbereiche für Kreditorkonten definieren (z. B. getrennt nach touristischen Kreditoren und non-touristischen Kreditoren). Meistens wird jedoch nur ein Bereich verwendet.
In Deutschland setzen sich die Salden auf den Sammelkonten folgendermaßen zusammen:
- Buchung bei jeder Kundenzahlung (Finanzkonto -> Debitor)
- Buchung der Veranstalterabrechnung (Veranstalter steht auf Tabelle 1: Debitor -> Kreditor); Buchung der Brutto-Verkaufspreise bei Abschlussfakturierung (Veranstalter steht auf Tabelle 2: Debitor -> Umsatzkonto). Dabei werden jeweils (sowohl Tabelle 1 als auch Tabelle 2) auch die Kundenrabatte gebucht (Aufwand -> Debitor)
- Buchung der Veranstalterzahlung (Kreditor -> Finanzkonto)
- Buchung der Erlöse (Kreditor -> Erlöse)
- Buchung der sonstigen Erlöse sowie eventueller Fees aus der Feeverwaltung bei Abschlussfakturierung (Debitor -> Erlöse)
Karteikarte <Sonstige Kto.>
Hier können je drei weitere Kontenstaffeln definiert werden, um länderspezifische Buchungsschritte verwenden zu können.
Hinterlegen Sie hier die Kontonummer des Zwischenkontos (<Konto>), über das das Bankclearing durchgeführt werden soll. Das Bankclearing unter <Buchhaltung - Import und Export - Bankclearing> wird für das Lastschriftverfahren gegenüber Ihren Kunden verwendet bzw. für Zahlungen an Veranstalter. Statt dass dabei in Jack die Kunden- / Veranstalterzahlung sofort gegen das Bankkonto gebucht wird, werden solche Zahlungen zunächst auf dem hier angegebenen Zwischenkonto „geparkt". Sobald die Summen dem Bankkonto gutgeschrieben sind, werden sie unter <Buchhaltung - Buchen> vom Zwischenkonto auf das Bankkonto manuell umgebucht. Dieses Zwischenkonto wird hier hinterlegt, kann jedoch überschrieben werden.
Zusätzlich können Sie die Nummer des entsprechenden Belegnummernkreises hinterlegen (<Beleg>), denn Jack kann unterschiedliche Belegnummernkreise automatisch verwalten. Falls keine Belegnummer vergeben werden sollen, lassen Sie das Feld leer.
In <Veranstalter-OPs> kann ein anderes Konto eingetragen werden, so dass getrennte Konten für Kundenlastschriften und Veranstalterzahlungen genutzt werden können. Dies führt zu einer verbesserten Übersicht.
Das Feld <Journalkennung> wird nur von Kunden in den Niederlanden genutzt und wird hier nicht näher beschrieben.
Die sonstigen Konten verfügen über drei Felder, da jeweils ein Konto für steuerfreie Buchungen benötigt wird: eines für Buchungen mit dem Regelsteuersatz und eines für Buchungen zum ermäßigten Steuersatz. Diese Felder werden allerdings nur dann von Jack angesprochen, wenn es sich nicht um einen deutschen Jack handelt.