Inhoud

Algemeen
Getoonde gegevens beperken
Ophalen van bankafschriften
Financiële rekening toekennen
Tonen van de rekeninginformatie in Jack
Bewerken van de regels in het bankafschrift
Verwerken van verzamelbetalingen

Algemeen

Via de Onlinebanking module kunnen uw bankafschriften in Jack geïmporteerd en tevens aan de juiste boekingen toegekend worden.

U kunt de Onlinebanking module in Jack openen via <Boekhouding - Onlinebanking>.
U heeft de keuze tussen de opties <Import bankafschrift>, <Instellingen>, <Overschrijving binnenland> en <Overschrijving EU>.

Via de menu-optie <Boekhouding - Onlinebanking - Import bankafschrift> kunt u het bankafschrift van uw bank in Jack importeren. Daarbij wordt een directe verbinding met uw bank gemaakt.

In het bovenste gedeelte van het venster ziet u al uw banken, die u van te voren aangemaakt heeft.
In het middelste gedeelte van het venster kunt u bepalen, welke gegevens getoond moeten worden.
In het onderste gedeelte van het venster worden de afzonderlijke rekeningregels en de toewijzing aan rekeningen of boekingen getoond.

Getoonde gegevens beperken

In het gedeelte "Afschrift tonen van..." kunt u bepalen, welke gegevens in het onderste gedeelte van het venster getoond moeten worden.

In de velden "Periode" geeft u aan, voor welke dagen u het bankafschrift wenst op te vragen.
U kunt zowel een dag uit de kalender zoeken, indien u het pull-down-menu opent, of via de pijltjestoetsen een dag vooruit of een dag terug bladeren.

Standaard wordt de huidige dag getoond.

Wanneer u op de button "Afschrift tonen" klikt, worden de desbetreffende bankregels getoond. Blijft de lijst leeg, dan heeft u voor de gevraagde periode oftewel nog geen afschrift opgehaald (zie hieronder) of geen enkele afschriftregel voldoet aan de opgegeven criteria.

Via de optie "Welke mutaties" kunt u het type van de mutaties beperken, die getoond dienen te worden. Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat alleen mutaties getoond worden, die nog geen rekening toegewezen hebben ("zonder toewijzing").

De mogelijke opties zijn:

• Fin. rekening nog niet toegewezen = aan de regel is nog geen boeking of rekening toegewezen
• Boeking toegewezen = aan de regel is een boeking toegewezen
• Rekening toegewezen = aan de regel is een rekening toegewezen (bij regels die geen boeking toegewezen kan worden, bijv. huurkosten).
• Reeds gemuteerd = de regels is reeds in de boekhouding verwerkt

Via de checkbox "Details weergeven" kunt u alle informatie zien die aan een regel toegewezen zijn.

Hierbij wordt de informatie uit de regels getoond.

Wanneer u de button "Afschrift tonen" klikt, wordt de lijst met de afschriftregels in het onderste gedeelte van het venster desbetreffend geactualiseerd, zo dat alleen de gewenste gegevens getoond worden.

Ophalen van bankafschriften

Markeer de bank, waarvan u het bankafschrift wenst op te halen en klik op de button "Afschrift importeren" in het gedeelte "Auszüge importieren".

De import wordt gestart en Jack toont hoe ver de overdracht van de rekeninginformatie vordert.

Jack meldt u, hoeveel gegevens ingelezen wordt. Bevestig met "OK".

Als resultaat wordt de lijst van de afschriftregels met de nieuwe gegevens gevuld.

Ophalen van bankafschriften

Wanneer er geen directe verbinding met de bank mogelijk is, kunt u ook afschriften via een bestand importeren.
De beschrijving hiervan vindt u hier:
Bankaschrift via bestand

Financiële rekening toekennen

In het gedeelte "Financiële rekeningen" kunt u de automatische toewijzing van boekingen en rekeningen triggeren en de herkenningsregels voor terugkerende mutaties definiëren.

Automatisch boeking zoeken

Om voor een bepaalde mutatie de bijbehorende boeking in Jack te vinden, worden de velden "Omschrijving" en het mutatiebedrag naar Jack overgedragen.

Jack gaat nu alsvolgt te werk:

• De omschrijving wordt eerst op getallen gecontroleerd. Zijn er geen getallen in de omschrijving dan kan een boeking niet toegewezen worden.
• Wanneer een getal in de omschrijving staat, wordt deze om een boeking te zoeken gebruikt. Bestaat dit nummer niet als boekingsnummer in Jack, dan kan geen boeking toegekend worden.
• Wanneer Jack op grond van het boekingsnummer een boeking aan de mutatieregel kan toekennen, dan kijkt Jack als volgende naar het afschriftbedrag, omdat het bedrag ook dient overeen te stemmen.
• Jack controleert de volgende zaken:
  • Er moet in de boeking nog een restantbedrag open zijn. Is geen restantbedrag open, dan wordt de boeking niet toegewezen.
  • Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande aanbetalingsbedrag van de boeking vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden).
  • Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande restantbedrag van de services vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden).
  • Komen de bedragen overeen, dan vindt er een toekenning aan de afschrifregel plaats.
• Wanneer eer meerdere getallen in de omschrijving van de mutatieregel staan, zoekt Jack voor ieder getal naar een passende boeking.
• Worden passende boekingen gevonden, dan vergelijkt Jack nogmaals zoals hierboven beschreven de bedragen.
• Komen ook de bedragen overeen, pas dan vindt een toekenning aan de mutatieregel plaats.

Herkenningsregels

Via zogenaamde herkenningsregels kunt u vastleggen, welke posities op het afschrift automatisch aan bepaalde rekeningen toegekend moeten worden.
Dit is nuttig bij bijvoorbeeld terugkerende mutaties, zoals de betaling voor huur of lease.
Details over de inrichting van deze herkenningsregels vindt u hier: Handleiding voor herkenningsregels

Tonen van de rekeninginformatie in Jack

In het onderste gedeelte van het venster worden na de import de afzonderlijke mutaties van het bankafschrift getoond.

Of aan een mutatie in de lijst al reeds een rekening toegewezen werd of niet, herkent u aan het einde van de regel. Hier ziet u het nummer van de rekening, dat hier bij hoort.
Bovendien wordt de regel met een groen pijl getoond.

Regels met dit teken zijn reeds in Jack verwerkt en hoeven niet meer verder bewerkt te worden.

Bewerken van de regels in het bankafschrift

Na de import van het bankafschrift zijn aan de afzonderlijke mutaties nog geen rekening of boeking toegewezen.

Wanneer u reeds herkenningsregels aangemaakt heeft, kunt u na de import van het bankafschrift als eerste de button "Automatisch" gebruiken.

Op basis van de gemaakte regels en het automatisch zoeken naar boekingen probeert Jack nu, voor iedere mutatie van het bankafschrift de bijbehorende rekening resp. boeking toe te kennen.

Zo ziet u in één oogopslag welke mutaties Jack niet heeft kunnen toekennen. Deze regels moeten dan handmatig toegewezen worden.

Gebruikt u hiervoor de rechtermuistoets op één van de mutatieregels. Er zal een contextmenu openen met de volgende mogelijkheden:

• Handmatig rekening toewijzen
• Handmatig boeking toewijzen
• Enkele toewijzing
• Boekingstekst/Kostenplaats toewijzen
• Mutaties exporteren

Wenn Sie Positionen manuell Konten zuweisen müssen, sollten Sie bei dieser Gelegenheit überlegen, ob diese Positionen öfter in Ihren Kontoauszügen auftauchen und ob Sie hierfür eine Regel erstellen können. Befolgen Sie dieses Verfahren konsequent, dann wird die Zahl der Positionen, die Sie manuell zuweisen müssen, ständig sinken. Das minimiert Ihren Aufwand für die Bearbeitung der Kontoauszüge.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „jetzt verbuchen" klicken, werden die Daten in Jack übertragen und entsprechend verbucht. Dadurch wird zum Beispiel ein offener Posten zu einer Kundenreise mit einer Kundenzahlung ausgeglichen.

manuell Konto zuweisen

Geben Sie hier manuell ein Konto an, auf das die Kontobewegung verbucht werden soll.
Die entsprechende Suchliste zeigt die Konten aus der Kontenverwaltung an.

Wählen Sie ein Konto aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Das entsprechende Konto wird der Kontobewegung zugewiesen.

manuell Vorgänge zuweisen

Geben Sie hier manuell einen Vorgang an, auf den die Kontobewegung verbucht werden soll, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist.

Im oberen Bereich werden die Daten der Kontobewegung angezeigt. Im Feld "Vorgang-Nr." geben Sie bitte eine bestehende Jack Plus Vorgangsnummer ein und bestätigen Sie mit "OK".
Beim Verbuchen wird die Kontobewegung nun diesem Vorgang zugewiesen.

entferne Zuweisung

Über diese Option können Sie eine Zuweisung rückgängig machen, solange die Verbuchung für diese Kontobewegung noch nicht durchgeführt wurde.

Buchungstext/Kostenstelle zuweisen

Jack Plus vergibt bei der Verbuchung normalerweise einen Standardtext für den Eintrag im Journal/Grundbuch.
Mit dieser Funktion können Sie diesen Buchungstext manuell festlegen.

Darüber hinaus können Sie hier eine Kostenstelle für Soll und Haben Konto angeben.
Dies setzt voraus, dass Sie mit Kostenstellen arbeiten.

Bewegungen exportieren

Die Funktion "Bewegungen exportieren" erlaubt es Ihnen, einzelne Positionen in ein XML Dokument zu speichern.
Wenn Sie die Funktion benutzen, öffnet sich ein Dateimanager Fenster, in dem Sie angeben können, wo die Datei gespeichert werden soll.

Umgang mit Sammelzahlungen

Es kommt immer wieder vor, dass von Seiten der Kunden, aber auch von Seiten der Veranstalter, Sammelzahlungen vorgenommen werden.
Bei Sammelzahlungen kann aber nicht ohne Weitere eine Zuordnung wie oben beschrieben gemacht werden. Um Sammelzahlungen korrekt über das Onlinebanking verbuchen zu können, müssen Sie mit Verrechnungskonten arbeiten.

Sammelzahlung Kunde

Bei der Sammelzahlung eines Kunden sollten Sie über "Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung" ein entsprechendes Sammelkonto anlegen. Im Onlinebanking wird dann der überwiesene Betrag auf dieses Konto gebucht.
Im Anschluss daran muss in den einzelnen Vorgängen eine Kundenzahlung auf dieses Verrechnungskonto gemacht werden. Dazu benötigen Sie ebenfalls eine eigene Zahlungsart, die Sie unter "Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen" anlegen können.

Beispiel:
Der Kunde Mustermann hat zwei offene Buchungen, einmal Vorgan 1001 mit einem offenen Betrag von 500 €, einmal Vorgang 1002 mit 600 €. Der Kunde überweist nun 1100€ an das Reisebüro.
Im Onlinebanking würden Sie nun manuell das Verrechnungskonto als Konto zuweisen.
Danach rufen Sie Vorgang 1001 auf und machen eine Kundenzahlung über 500 € mit der entsprechenden Zahlungsart. Das gleiche tun Sie für den Vorgang 1002.
Im Endeffekt sind nun das Verechnungskonto und die Vorgänge ausgeglichen.

Sammelzahlung Veranstalter

Bei einer Sammelzahlung durch den Veranstalter sollte grundsätzlich für jeden Veranstalter eine separate Erkennungsregel angelegt werden. Jeder dieser Regeln weisen Sie als Konto das Verrechnungskonto zu.
Wenn die Sammelzahlung im Onlinebanking aufläuft, wird das richtige Konto zugewiesen und die Verbuchung kann angestoßen werden.
Damit haben Sie die Sammelzahlung auf dem Verrechnungskonto "geparkt" und müssen Sie über die Veranstalterabrechnung wieder ausgleichen.

Dabei gehen Sie zunächst so wie bei einer normalen Veranstalterabrechnung vor und suchen die entsprechenden Vorgänge.
Bei der Bearbeitung geben Sie jedoch nicht das Bankkonto an, sondern das Verrechnungskonto.
Damit gleichen Sie die Konten wieder gegeneinander aus.