Documentenbeheer in Jack Plus

Met het documentenbeheer kunt u eenvoudig en snel de voor een klant of voor een boeking behorende documenten direct in Jack koppelen en beheren. Het documentenbeheer wordt door Bewotec als uitbreidingsmodule aangeboden.
Werkt u met het documentenbeheer, dan kunt u met de rechter muis toets in de klantenkaart van de geopende klant dit benaderen.
Het documentenbeheer bestaat uit de map <DO>, die in de Jack hoofdmap aangemaakt wordt. In de database wordt de bestandsnaam, de datum, de datum waarop het bestand in het documentenbeheer opgenomen is, de omschrijving, het klantnummer en het eventuele bijbehorende boekingsnummer opgeslagen.

1. Activeren en oproepen van het documentenbeheer

U krijgt bij de koop een nieuw licentiebestand, waarin het documentenbeheer vrijgegevens is. Deze is echter niet direct via één van de Jack menu's te benaderen.

het documentenbeheer kan op meerdere plekken in Jack via het contextmenu opgeroepen worden:

Klantenkaart
Wordt het beheer uit een klantenkaart geopend, dan hebben alle documenten betrekking op de zojuist geopende klant, oftewel alleen die documenten, die in het klantenprofiel aangemaakt werden zijn zichtbaar.

<Boeking - Boeking>
Wordt het beheer uit een boeking geopend, dan hebben alle documenten betrekking op de zojuist geopende boeking, oftewel alleen die documenten, dien in de boeking vastgelegd werden, zijn zichtbaar.

<Klant zoeken> / <Boeking zoeken>
Afhankelijk, welk tabblad actief is, wordt het documentenbeheer oftewel klantgebonden of boekingsgebonden geopend.

Toevoegen nieuwe documenten
Open een klant of een boeking. Via het contextmenu (rechter muis toets) opent u het documentenbeheer. In het bovenste gedeelte worden alle reeds eerder vastgelegde documenten voor de klant of de bijbehorende boeking getoond.
Er verschijnt een bestandsnaam, waaronder het document opgeslagen is. In het onderste deel van de documentenlijst ziet u de overige details.

Met <Voeg toe> kunt u een nieuw document toevoegen. Er zal een venster openen, waarin u het opgeslagen bestand kunt selecteren.
Tevens kunt in het geopende Windows Verkenner venster met de rechter muis toets ook binnen de getoonde lijst het klassieke contextmenu openen, waarmee u nieuwe documenten kunt aanmaken. Daarbij maakt Jack een leeg <nieuw Microsoft Word-document>, dat u in het documentenbeheer overneemt en daar bewerkken kunt.

Heeft u een bestand geselecteerd of een nieuw document aangemaakt, dan opent er een nieuw venster:

Hier selecteert u, hoe het document in het systeem opgenomen moet worden. Daarnaast kan een omschrijving voor het document ingegeven worden.

<Kopie van het document in Jack-map aanmaken (DO-map in Jack)>
Van het originele document wordt een kopie gemaakt, die naar de aangegeven map gekopieerd wordt. Het originele document is op de oorspronkelijke plaats nog altijd beschikbaar. Wijzigingen naderhand, die in het originele document - dus niet in uit het documentenbeheer zelf - gemaakt worden, worden niet meegenomen.
<Origineel document verplaatsen en in de DO map van Jack wegschrijven>
Het originele bestand wordt compleet in de Jack documentenmap verplaatst. Maakt u een nieuw document aan, dan wordt dit originele document in de Jack documentenbeheer aangemaakt.
<Alleen snelkoppeling aanmaken, niet wegschrijven>
Hier wordt enkel een entry met de snelkoppeling naar het originele document vastgelegd en geen bestand in de Jack documentenmap toegevoegd. Jack gaat bij het openen via deze link naar het originele bestand.

De documenten worden dan in de map <DO> in de Jack hoofdmap aangemaakt. In de directorystructuur worden alle niet gelinkte documenten beheerd. Het is zo opgebouwd, dat de documenten zowel naar maand als ook naar klantnummer gescheiden opgeslagen worden.

Voorbeeld:
Directory 200604 = alle in de maand april 2006 opgeslagen documenten
Directory 10000 = alle documenten voor klanten in de nummerreeks 1 tot 10000
Directory 10005 = alle documenten van de klant 10005

De directory wordt aan de hand van de toevoeg datum, zodat ook wanneer een document in december 2009 gemaakt werd, wordt het bij het toevoegen in februari 2010 in de subdirectory 201002 belanden. U kunt ook de bestandsnamen in Jack documentendirectory veranderen, wanneer de boeking niet gelinkd zijn. Wij raden echter in ieder geval aan, jaartal, maand, dag te gebruiken.

Ändern und Öffnen eines Dokumentes
Alle eingefügten Dokumente sowohl für den Kunden als auch für Buchungen sehen Sie über das Kontextmenü der <Kundensuche>.
Über das Kontextmenü der <Vorgangssuche> sehen Sie lediglich alle vorgangsbezogenen Dokumente.

Mit <Ändern> erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie den Dokumenteneintrag ändern können, wobei Sie in <Beschreibung> ggf. einen „Betreff" erfassen können.

Der Dokumenteninhalt kann nur auf der Dokumentenliste über die Schaltfläche <Öffnen> geändert werden.
Mit Klick auf <Öffnen> können Sie das hinterlegte Dokument öffnen und entsprechend ändern. Bitte beachten Sie, dass Änderungen bei einer Kopie nur in dem Dokument gespeichert werden, das Sie über die Dokumentenverwaltung auch wirklich geöffnet haben. Ist das Dokument als Originaldokument oder lediglich verlinkt in der Jack Verwaltung, existiert es nur einmal dort. Folglich erscheinen alle Änderungen nur dort. Handelt es sich um eine Kopie eines Dokumentes, die nochmals an einer anderen Stelle Ihres Netzwerkes vorhanden ist, wird auch wirklich nur die Kopie verändert, das Ursprungsdokument bleibt unverändert.

Löschen eines Dokuments
Ein Dokument kann nur von demjenigen gelöscht werden, der es auch erfasst hatte. Kicken Sie auf <Löschen>, um ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung zu löschen. Es wird zunächst gefragt, ob Sie den Eintrag aus der Datenbank löschen möchten. Ist es als Originaldokument vorhanden, werden sowohl der Datenbankeintrag als auch die im Dokumentenverzeichnis stehende Datei gelöscht.