Tabblad <Planner>

In iedere boeking kunt u twee planningstagen ter herinnering en controle (planningslijst, betalingscontrole) gebruikt worden.

• (Algemene) planningstaken
• Betalingsvoorwaarden

Planningstaken

Indien deze functie consequent gebruikt wordt, dan kunt u belangrijke afspraken en acties niet meer dagelijks worden vergeten. Alle afspraken, die hier ingegeven worden, verschijnen later in de taakplannerlijst, die u via < Lijsten - Planner > kunt oproepen.
De algemene planningstaken worden in de parameters gedefinieerd (zie < Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Planner >). Standaard verschijnen deze taken bij iedere boeking en worden automatisch in de takenlijst opgenomen.

Er zijn boekingen, waarop de taken niet van toepassing zijn. Dan kunt u deze taken altijd direct in de boeking handmatig verwijderen.

U kunt tevens voor een boeking handmatig taken ingeven, die later in de takenlijst van de medewerker verschijnen. Dit is te gebruiken bij boekingen, waarbij bepaalde acties zeer tijdsgebonden en belangrijk zijn (vlucht aanvragen die vervallen, bestellen van bloemen op de kamer, enz.).

Als eerste geeft u de datum in, waarop de taak gedaan moet zijn. Op deze vervaldatum verschijnt dit in de takenlijst.

Er moet een bepaalde employe voor een taak gedefinieerd worden. Vult u deze employe in, dan verschijnt de taak op vervaldatum alleen op deze taaklijst. Vult u hier niets in, dan verschijnt de taak op de takenlijst bij alle medewerkers. (zie ook onder < Lijsten - Planner >). Handig is een medewerker toekenning, wanneer in een kantoor bijv. alleen één medewerker alle brochure aanvragen verwerkt.

Hier kunt u een medewerkersgroep invullen, die voor de taak verantwoordelijk zijn. Een medewerkersgroep wordt in < Basisgegevens - Employe > afzonderlijke medewerkers toegewezen en kan hier weer gebruikt worden. Onder < Lijsten - Planner > kunnen de actuale taken dan niet alleen medewerker gebonden, maar ook op groepsniveau bekeken worden.

Hier kan een handmatige taak gemaakt worden. In het veld < Code > staat dan de code als referentie naar een tekstbestand, die later per SMS aan de klant taakgericht verstuurd kan worden.

Hier heeft u plaats om een korte omschrijving van de taak in te geven.

Wordt de Jack boeking als < Optie > aangemaakt, dan vraagt Jack, of hij de onder < Basisgegevens - Touroperator - Parameters > vastgelegde optie termijn moet invullen. Indien met "ja" beantwoord, dan verschijnt er een venster, waarin u eventueel de vervaldatum voor de optie alnsog handmatig kunt wijzigen.


Betalingskenmerken

De algemene betalingskenmerken zijn in de parameters gedefinieerd (zie < Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Planner >) en worden standaard voor iedere boeking voorgesteld. Uiteraard kunt u afwijkende betalingstermijnen ingeven, maar ook afhankelijk van de klant of van de touroperator producttype afwijkende, speciale betalingstermijnen gebruiken.
Deze speciale betalingstermijnen definieert u via < Bestand - Parameters - Klantenparameters - Betalingen > en koppel dan deze afwijkende betalingstermijn aan afzonderlijke klanten in het profiel (tabblad < Extra >, < Betaaltermijn > toe, resp. een bepaalde touroperatorproducttype in de basisgegevens van de bijbehorende touroperator.

De betalingskenmerken zijn uitgangspunt voor de betalingscontrole. (onder < Boeking - Invoeren klantenbetaling >). U kunt de door Jack voorgestelde betalingstermijn in de boeking indien nodig aanpassen resp. overschrijven.
Er worden twee termijnen / vervaldata getoond:

• Vervaldatum en bedrag van de aanbetaling
• Vervaldatum en bedrag van het restand

Is hier een vinkje geplaatst, dan wordt de betalingscontrole voor dit dossier onderdrukt. Het plaatsen van van een vinkje in de boeking is niet aan te bevelen! Daarom kan deze functie via de wachtwoord/rechten (< Bestand - Wachtwoord/Rechten - Functie - Buiten controle boekhouding in boeking activeren >) geblokkeerd worden.

Hier vult u de vervaldatum en bedrag in van de aanbetaling. Bij de ingave kunt u echter ook in plaats van de exacte datum ook het aantal dagen ingeven, die afhankelijk is van de vertrekdatum. <-14> betekent bijv. 14 dagen voor vertrekdatum, <14> of <+14> betekent 14 dagen na vertrekdatum. Bij het opslaan van de boeking rekent Jack automatisch de juiste datum en vult deze in. Zodra u een aanbetalingsbedrag ingeeft, past Jack de hieronder vermelde restantbedrag automatisch aan.

De vervaldatum van de restantbetaling (indien deze niet automatisch voorgesteld wordt) vult u in het onderste gedeelte in. Het bedrag van de aanbetaling en het restantbedrag hebben betrekking op de nog openstaande reissom. Verandert u een bedrag, dan past Jack automatisch het andere aan.
Worden er ondertussen betalingen van de klanten ingegeven, dan worden deze meegenomen (voorwaarde is wel, dat de klantbetaling altijd via < Boeking - Klantbetaling > ingegeven wordt).