<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>
De Verzamelfacturering helpt om bepaalde functies voor meerdere boekingen tegelijk uit te oefenen. Daartoe kan b.v. het printen van meerdere facturen tegelijk behoren, of het gezamelijk factureren van deze boekingen, zonder de facturen ook fysiek te printen op papier. De facturen van de gezamelijke facturering of gezamelijke print, onderscheiden zich niet van de factuur die geprint wordt van een enkele boeking.
Iedere factuur van een boeking krijgt een factuurnummer en is via <Boekhouding - Boeking/Reservering - Factuur journaal> op te roepen.
U kunt deze functie gebruiken, om alle boekingen van reeds vertrokken reizen b.v. per week gebundelt, te factureren, waarbij het factureren van deze boekingen ook gedaan kan worden zonder de facturen ook echt te printen. De boeking wordt gefactureerd en het factuurnummer wordt in de grootboekadministratie weggeschreven – alleen het daadwerkelijk printen wordt onderdrukt.
Deze werkwijze heeft als voordeel, dat de gegevens van de boeking / geboekte reis tot op de vertrekdatum, zonder veel moeite, gecorrigeerd kunnen worden (wanneer de klant b.v. omboekt). De daadwerkelijke facturering vindt dan pas plaats, als een boeking eigenlijk nog zelden gewijzigd dient te worden. Daarmee worden annuleringen en creditnota's bespaart.
Deze functie wordt in het bijzonder door reisbureau's gebruikt, die in principe altijd alleen een "Proefdruk" printen.
Boekhoudkundig heeft de facturering van een boeking de volgende betekenins:
- Alle serviceregels worden in de boekhouding weggeschreven (Journaalpost: Debiteur -> Omzetrekening).
Daarbij wordt het van te voren geselecteerde Factuurdatum als boekingsdatum (referentiedatum) in de journaalpost weggeschreven. Ook worden deze services "afgesloten" en kunnen de
prijzen niet meer gewijzigd worden. De nog ontbrekende boekhoudige mutaties voor de boeking met betrekking tot de service (b.v. IATA) dienen via <Boekhouding - Handmatig boeken>
ingegeven te worden. - De overige bedragen van de boeking (Visa, Reserveringskosten etc.) zoals ook de eventuele Fees uit de Fee-instellingen worden eveneens in de Boekhouding geboekt. Indien er niet gefactureerd wordt, worden deze bedragen niet geboekt in de boekhouding!
Let op, dat wordt aanbevolen om in zakelijke dienstverlening, in plaats van met "Proefdruk" te werken met "Definitief" bij het printen van de facturen. Daardoor worden de uitgegeven Tickets en de eventueel ingegeven Fees direct in de boekhouding weggeschreven. De Verzamelfactuur functie kan dan nog gebruikt worden voor de toeristische boekingen, welke dan nog gewijzigd kunnen worden.
De invoervelden bij de functie Verzamelfactuur worden gecontroleerd op ingave. Jack erkent ongepaste ingave niet en wijst deze af.
Selectie op een bepaalde Boekingsperiode
Selectie op een bepaalde Vertrekperiode (deze optie wordt aanbevolen wanneer de boekingen op vertrekdatum gefactureerd worden).
Bij het ingeven van de selectie dient er altijd tenminste een Boekings- of Vertrekperiode ingegeven te worden.
Selectie op een bepaalde terugreis-datum (deze optie wordt aanbevolen wanneer pas na terugkeer van de klant de boeking gefactureerd dient te worden).
Selectie op een bepaalde ticketdatum (deze optie wordt aanbevolen bij boekingen met Ticketgegevens, zodat er gefactureerd wordt op basis van Ticketdatum). Serviceregels, die via de BSP afgerekend worden, en eventueel ook verzekerings-serviceregels, dienen op basis van Ticketdatum gefactureerd te worden.
Selectie op een bepaalde Bevestiging printdatum (hierbij wordt de eerste Bevestiging van een boeking bedoeld, wat zinvol kan zijn bij facturering op boekingsdatum).
Selectie op een bepaalde Statusnummers (Status uit de boeking, tabblad <Bedrag/Info>).
Selectie op een bepaalde ticketnummers.
Selectie op een bepaalde kostenplaats (deze optie wordt ook aanbevolen bij Eigen- of Groepsreizen, wanneer deze door eigen kostenplaatsen beheerd worden; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostenplaats...>).
Selectie op een bepaalde Kostendrager (deze optie wordt aanbevolen, wanneer er met Kostendragers gewerkt wordt; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostendrager...>).
Selectie op bepaalde boekingsnummers (b.v. wanneer u een enkele boeking dient na te factureren).
Selectie op bepaalde factuurnummers, wanneer b.v. reeds gefactureerde facturen naderhand nog een keer geprint dienen te worden.
Selectie op een bepaalde factuurdatum.
Hier kan de valuta bepaalde worden.
Selectie op een bepaalde klant (wanneer de boekingen van een klant tot op een bepaalde datum gefactureerd dienen te worden).
Selectie op een bepaalde employe.
Aan iedere boeking kan een Groepsnaam toegewezen worden (<Boeking - Boeking>). Indien u alle reizen met een bepaalde code wilt selecteren, voert u de code hierin. U kunt hierbij het vraagteken <?> en <*> gebruiken. (deze optie wordt aanbevolen bij het kenmerken van Eigen- of Groepsreizen met een eigen reiscode).
Er kan gekozen worden, of de selectie resultaat alle boekingen moet tonen, of ook boekingen, die nog niet gefactureerd zijn, of dat enkel de gefactureerde boekingen getoond moeten worden, of - onafhankelijk van de factuurstatus - alleen de boekingen, waarbij de Touroperator factuur verwerkt is. Daarnaast kan er aangegeven worden, of alleen de Agent-verzamelboekingen getoond dienen te worden of alleen de boekingen met negatieve bedragen.
De selectie kan gestart wordt door <Zoeken>. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het zoeken enige tijd duren. Het Zoeken kan altijd afgebroken worden door te klikken op <Annuleren>.
Er wordt een lijst getoond van alle boekingen, die voldoen aan de ingegeven selectie.
De volgende gegevens worden getoond:
<Boekingsnr.> Boekingsnummer inJack
<Boekdat.> Boekingsdatum in Jack
<Periode> Reis periode
<Employe> Afkorting van de employe in de boeking
<Groepsnaam> De groepsnaam, die gekozen is in de boeking
<Klant> Naam van de klant
<Incl.korting> De reissom, te betalen aan het reisburo
<Reissom> De (nog niet gefactureerde) reissom van de boeking
Vervolgens selecteert, in de lijst, de boekingen die gefactureerd dienen te worden, u kunt enkele boekingen selecteren (dmv <Shift> of <Ctrl>) of - wanneer alle boekingen uit de lijst gefactureerd dienen te worden - gelijk op <Muteer> klikken. In het laatste geval vraagt Jack, of u werkelijk alle onderdelen wilt bewerken of toch liever bepaalde boekingen wilt selecteren.
Kiest u voor <Selecteer>, verschijnt de lijst weer. Kiest u voor <Selecteer alles>, verschijnt het volgende venster, waarin Jack nogmaals toont wat er gefactureerd gaat worden.
Fakturieren und – wenn gewünscht – Druck der Rechnungen
Sie übergeben alle selektierten Vorgänge an die Fakturierung durch einen Klick auf <Buchen>. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Fakturierungsdatum eingeben.
Im Bereich <Rechnungen> sehen Sie die Anzahl der Leistungen, die Sie ausgewählt haben, und den sich daraus ergebenden Gesamtbetrag (dabei handelt es sich um den Gesamtbetrag aus der Addition aller Leistungspreise, nicht aus der Addition der Umsätze zweier Vorgänge).
Zusätzlich können Sie das Fakturierungsdatum wählen. Der Vorschlag liegt hierbei auf dem Abreisedatum. Für die Pauschaltouristik sollte nach Abreisedatum fakturiert werden.
<Druck Ja> erzeugt zu jedem selektierten Vorgang eine Rechnung. Wählen Sie den Druck ab, wird lediglich fakturiert, aber kein Papier ausgegeben.
<Verbuchen Nein> erzeugt zwar auch Rechnungen, aber die Vorgänge bleiben unfakturiert, es wird also auch nicht in die Buchhaltung gebucht.
<Einzelrechnungen> bedeutet, dass Jack für jede Buchung eine einzelne Rechnung druckt.
<Sammelrechnungen> ist eine Sonderanfertigung für einen Jack Projektkunden und hat im normalen Gebrauch keine Verwendung.
<Rechnungsdruckzähler erhöhen> setzt automatisch die Rechnungsnummern nach oben.
In <Anzahl Exemplare> können Sie eintragen, wie viele Exemplare je Rechnung gedruckt werden sollen.
Ist die Checkbox <Ein Druckauftrag pro Rechnung> aktiviert, generiert Jack für jede Rechnung einen separaten Druckauftrag. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn noch auf älteren Druckern gedruckt wird, die nur geringen eigenen Speicher haben.
Wenn Sie die Buchungen fakturieren, erzeugt Jack in Deutschland nur bei solchen Leistungen Buchungssätze für die Buchhaltung, deren Veranstalter auf Tabelle 2 stehen (siehe <Basisdaten – Veranstalter – Konten>), sowie für alle sonstigen Beträge und Fees, die in den Vorgängen erfasst wurden (im Vorgang Karteikarte <Beträge/Infos> bzw. hinter dem Button <Fees>).
Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 1 stehen, werden lediglich „geschlossen", jedoch nicht buchhalterisch gebucht. Die buchhalterische Buchung solcher Leistungen wird ausschließlich über die Veranstalterabrechnung getätigt.
Die Buchungssätze werden zu einem bestimmten Datum – dem Fakturierungsdatum – eingetragen.
Haben Sie eine IATA- und/oder DB-/DER-Agentur, sollten Sie folgendes beachten:
Für geldwerte Leistungen (Flugtickets, Bahnwerte, Eintrittskarten, Versicherungen etc.) sollte das Fakturierungsdatum in dem Monat liegen, in dem das Ticket / der Leistungsbeleg ausgestellt wurde. Deshalb sollten Sie eher die Funktion <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung Leistungen> für alle IATA bzw. DB/DER-Leistungen verwenden. Erst anschließend sollten Sie die „allgemeine" Sammelfakturierung unter <Buchhaltung – Vorgang/ Anmeldung – Sammelfakturierung> über alle restlichen Vorgänge laufen lassen