<Boeking - Invoeren klantenbetaling>
Alle boekingsgebonden klantbetalingen (betalingen en uitgaven) moeten via <Boeking - Invoeren klantenbetaling> verwerkt worden. Alleen op deze manier is een boekingsgebonden administratie mogelijk.
Wordt een klantbetaling ingegeven, dan verwerkt Jack meteen de openstaande postenlijst van de klant (<Boekhouding - Openstaande posten>) en boekt het bedrag in de financiële administratie (bijv. in het kasboek, grootboekrekening, journaal, enz.). Daarbij worden zowel de financiële rekening (bijv. de kas) alsmede de bijbehorende debiteurenrekening bijgewerkt.
Bij <Type betaling> ziet de in Jack gedefinieerde betalingstypes <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Hier moeten de juiste rekeningen aangemaakt zijn, zodat Jack automatisch weet, bij welk betalingstype welke financiële rekening hoort. Aan de hand van de boeking, die bij een Jack klant hoort, weet Jack de debiteurenrekening.
Hierdoor hoeft de gebruiker maar weinig velden in te vullen, zodat Jack de betaling accepteert, invult en ook boekhoudkundig correct verwerkt.
Ten eerste zie u weer de belangrijkste gegevens uit de boeking en van de klant. Deze weergave is alleen ter informatie.
In het bovenste rechter gedeelte ziet u alle reeds betaalde resp. verwerkte klantbetalingen voor de actuele boeking samen met de datum en het bedrag van de betaling alsmede het betalingstype.
U kunt door te dubbel klikken op een regel de afdruk van een kwitantie oproepen. Deze actie gaat meteen naar de printer, er is geen preview mogelijk.
In het veld <Type betaling> kunt u uit het pulldown menu de verschillende betalingstypes selecteren, die onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> aangemaakt werden.
Naast het veld <Type betaling> kunt u daarnaast selecteren, of het om een betaling of om een uitgave gaat.
Aan de hand van <Betaling> resp. <Uitgave> herkent Jack de rekening en verwerkt bijbehorend de juiste betalingsrichting.
Wij raden u aan, alle betalingstypes onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> onder <Type betaling> als <Betaling> te definiëren.
Daarnaast dient u in <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen> bij de ingave: <Pulldown-menu betalingen deactiveren> een vinkje te plaatsen. Hiermee wordt iedere klantenbetaling op <Betaling> geplaatst. Een credit wordt aan de klant dan als negatief bedrag ingegeven. Met deze strikte regeling voorkomt u mogelijke fouten bij klantenbetalingen, resp. uitgaven.
Besluit u toch met de selectiemogelijkheid <Betaling> en <Uitgave> te werken, dan kunt u onder <Bestand - Wachtwoord/Rechten - Functie - Teruggave klantenbetaling ingeven> een betaling aan de klant voor afzonderlijke gebruikers blokkeren.
Vul hier de datum van de klantbetaling in. Jack stelt automatisch de huidige datum voor, die u eventueel nog kunt wijzigen.
Met de hier ingegeven datum wordt de betaling automatisch in de boekhouding geboekt. Het is de boekingsdatum van de betaling. Fouten bij de datum ingave verzoorzaakt ook een fout in de boekhouding!
Hier vult jack het dagboek in.
Jack toont de bijbehorende valuta van de klantenbetaling, wanneer u de vreemde valuta module gekocht heeft.
Onder rechts ziet u de overige informatie velden. U ziet hier de totaalprijs evenals de tot nu toe gedane betalingen. Zodra u een betaling in het veld <Bedrag> ingeeft en met <Tab> bevestigt, past Jack de hoogte van het restantbedrag bijbehorend aan.
Soll- und Habenkonto können nicht geändert werden. Jack setzt die Buchungsrichtung anhand der unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> hinterlegten Zahlungsarten mit dem jeweiligen Finanzkonto. Der hinterlegte Buchungsschritt bei Kundenzahlungen ist <Finanzkonto an Debitor>.
Jack schlägt die Buchungsnummer als Belegnummer vor.
Wenn bei der Definition der Zahlungsart unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> gleichzeitig die Vergabe automatischer Belegnummern über Belegnummernkreise definiert wurde, kann die Belegnummer nicht geändert werden (vor der Ersteingabe der Zahlung schreibt Jack hier z. B. <*A1>, d.h. es handelt sich um den Belegnummernkreis 1, dessen nächste Belegnummer gleich vergeben wird).
Jede Kasse sollte einen eigenen Belegnummernkreis besitzen, in dem jede Kassenzahlung automatisch den nächsten Beleg aus diesem Nummernkreis erhält. Der Belegnummernkreis für eine Kasse ist ebenfalls einzustellen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>.
Man kann die Reiseteilnehmer des Vorgangs in einem Zusatzfeld selektieren, um Ihnen die Zahlung zuzuweisen. Diese Funktion ist für den American Express und den Airplus Export nötig. Aber auch bei Gruppenreisen kann man so erkennen, welcher Teilnehmer welche Zahlung geleistet hat. Siehe unten bei „Zahlungsart Kreditkarte".
Hier sehen Sie den Belegtext zu dieser Zahlung. Dieser Text erscheint im Journal und den Kontenblättern.
Wir empfehlen Ihnen, diesen Vorschlag beizubehalten, so dass alle automatischen Zahlungen vom Text her identisch aufgebaut sind und ganz leicht in den Kontenblättern zu erkennen sind.
Es gibt 2 verschiedene Möglichkeiten, den Text zu gestalten. Dies wird über die <Textnr.> gesteuert. Wird bei der jeweiligen Zahlungsart eine <1> eingetragen, besteht der Vorschlag beim Zahlungstext aus Kundennamen und der Vorgangsnummer. Bei einer <2> besteht der Text aus dem 1.Teilnehmernamen und dem Kundennamen. Standardmäßig besteht der Text aus Zahlungsart, Kundennamen, Buchungsnummer und Abreisedatum.
Mit dem Fremdwährungsmodul können Sie den Zahlungsbetrag des Kunden in Fremdwährung umrechnen lassen. Dazu muss hier die gewünschte Währung ausgewählt werden.
Man kann hier eine Leistung des Vorgangs auswählen, um ihr einen Preis zuzuordnen. Diese Funktion ist für den American Express und den Airplus Export nötig (siehe „Zahlungsart Kreditkarte").
Hier tragen Sie den Betrag ein, den der Kunde gezahlt hat. Dabei schlägt Jack standardmäßig entweder den Anzah lungs- oder den noch verbleibenden Restbetrag vor. Die Vorschläge nimmt Jack aus dem Vorgang in der Karteikarte <Termine>. Dort können Sie die Zahlungsziele jederzeit anpassen. Den Vorschlag hier in der Kundenzahlung können Sie ebenfalls überschreiben. Jack passt automatisch den verbleibenden Restbetrag in der rechten Maskenhälfte an.
Erfassen Sie in der Kundenzahlung einen Anzahlungsbetrag, der geringer ist als die im Reisevorgang gesetzte Anzahlung, fragt Jack, ob damit die Anzahlung als ausgeglichen gelten und der fehlende Anzahlungsbetrag mit auf die Restzahlung geschlagen werden soll. Bejahen Sie die Frage, gilt die Anzahlung als ausgeglichen. Verneinen Sie die Frage, bleibt für Jack nach wie vor ein kleiner Anzahlungsbetrag offen, der dann auch in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> als offene Kundenzahlung aufläuft bzw. über das Mahnwesen unter <Buchhaltung - Mahnwesen> angemahnt werden kann.
Klicken Sie dieses Feld an, springt Jack nach Abschluss der Kundenzahlung in <Vorgang - Rechnung>. Hier drucken Sie nach der Zahlung eine Rechnung ausdrucken, auf der die gerade geleistete Kundenzahlung berücksichtigt ist.
Hier kann wie gewohnt der Drucker eingestellt werden.
Über diesen Button können die ZahlungsBHP angezeigt werden (Zusatzmodul für die VERK-Schnittstelle).
Haben Sie auch die Detailmaske der jeweiligen Zahlungsart ausgefüllt, fragt Jack, ob Sie einen Beleg drucken möchten. Sie können diese Frage mit <Ja> oder <Nein> beantworten.
Detailmasken zu den Zahlungsarten
Die Zahlungsarten werden unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> definiert. Zu jeder <Bezeichnung> wählen Sie auch eine <Zahlungsart>. Diese steuert in der Kundenzahlung, welche Detailmaske im Anschluss an eine Kundenzahlung geöffnet wird. In den Detailmasken können Sie weitere Zahlungsdetails wie z. B. die Auszugsnummer das Bankbeleges erfassen. In der Kundenzahlung öffnet sich die Detailmaske, nachdem Sie auf <Zahlung> geklickt haben.
Zahlungsart <Bank>
Sie sollten diese Zahlungsart dann verwenden, wenn Sie Bankeingänge verbuchen. Hat Ihnen Ihr Kunde den offenen Betrag überwiesen, können Sie nach dem Klick auf <Zahlung> in der Hauptmaske noch zusätzlich folgende Informationen erfassen:
<_Unternehmen>_Hier wird automatisch die Bank eingetragen, die im Kundenprofil in der Karteikarte <Bank/Karte> als Bankverbindung Ihres Kunden erfasst ist, z. B. Deutsche Bank oder Kreissparkasse Köln.
_<_Auszugs-Nr*.*>Hier tragen Sie die Nummer des Kontoauszugs ein.
<_Datum>_Jack schlägt das vorher eingegebene Belegdatum vor.
Dieses Datum erscheint auf dem Quittungsausdruck. Es hat jedoch im Bereich der Buchhaltung keine Bedeutung (entscheidend ist das Datum aus der eigentlichen Kundenzahlungsmaske von vorher!).
Zahlungsart <ec-cash> und <Kasse>
Für diese beiden Zahlungsarten erscheinen keine speziellen Detailmasken. Da die Zahlungsart aber auch auf der Rechnung ausgewiesen wird, wird hier in Bar und ec-cash unterschieden. Kasse bedeutet, der Kunde hat bar gezahlt, was auch als Barzahlung auf der Rechnung steht. Es erscheint nur eine Abfrage, ob ein Beleg gedruckt werden soll und wenn ja, wie viele Belege.
Hat der Kunde mit ec-cash bezahlt, ist kein Bargeld geflossen und Jack weist eine ec-cash Zahlung auf der Rechnung aus.