<Boekhouding - Handmatig boeken>
Jack boekt zoals in iedere dubbele boekhouding "Debet aan Credit". Er bestaat geen boeking zonder tegenboeking en overal kunt u ook individuele document nummers gebruiken.
Bij het invoeren van boekhoudkundige boekingen kunnen alle boekingsmutaties in één run verzameld worden, voordat deze op de verschillende rekeningen geboekt worden. De gegevens worden meteen verwerkt in de boekhouding, en de rekeningsaldo´s worden bijgewerkt. Zolang de boekingsregels nog niet doorgeboekt wordt, kunnen deze gewijzigd en verwijderd worden. Na het inboeken is een wijziging van de boekingsmutatie niet meer mogelijk, alleen nog de mogelijkheid om te crediteren.
Reeds bij de ingave controleert Jack zover mogelijk de correctheid van de ingave. Grote fouten (bijv. verkeerde rekeningen voor een BTW-code) kunnen daardoor afgevangen worden. Voordat u echter met het boekhoudkundig boeken begint, dienen de rekeningen in het rekeningschema ingericht te zijn. Bij het boeken via <Boeken - Handmatig boeken> moeten de gebruikte rekeningen ook daadwerkelijk in het rekeningschema (<Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) aanwezig zijn. Jack kan geen boekingen verwerken op rekeningen die niet bestaan.
Met de functie <Boekhouding - Handmatig boeken> boekt u alles, dat niets met klanten- en touroperatorboekingen te maken heeft (bijv. loonverwerking, TUI-provisiebetalingen, CRS-Incentives, enz.). Hierbij kunt u een <Default rek. nr.> ingeven, om bijv. bij het boeken het saldo van uw bankafschrift in te geven en de te boeken mutaties te controleren.
Let u daarbij op, dat u onder geen beding direct op een rekening boekt, welke in de instellingen als fout-, tussen-, verzamelrekening gebruikt worden (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). Hier gaat het om systeemrekeningen, welke bij directe boeking of tot fouten in de documenten leidt, of tot verlies leidt in de overzichtelijkheid op de rekeningen en daarmee in saldo's resulteert, die bij de volgende jaarafsluiting eerst lastig aangepast moeten worden.
De buttons <Invoeren betaling> en <TO betaling> maakt het u mogelijk aan de hand van het veld <Default rek.nr.> een vloeiende verwerking van uw bankafschrift uit te voeren. Door het uitsplitsen naar de klantbetaling / touroperatorbetaling worden automatisch de juiste betalingsparameters voorgesteld, en het saldo van de bankrekening kan voor het definitief inboeken gecontroleerd worden.
Bij het boeken van een klantenbetaling of touroperatorbetaling moet altijd de desbetreffende Jack functies gebruikt worden, die via de buttons <Invoeren klantbetaling> en <TO betaling> op te roepen zijn!
Via de eigenlijke functie <Boekhouding - Handmatig boeken> mogen geen klantbetalingen of touroperatorbetalingen direct tegen de debiteuren- of crediteurenrekening geboekt worden, maar alleen zakelijke mutaties, die geen betrekking hebben op boekingen (bijv. lonen, super provisie voro het laatste jaar, enz.)!
Uitzonderingen (graag overleggen met Bewotec):
- Instellen van overboekingen
- Eigen reizen
- IATA, DB/DER-afrekening, resp. verzkeringsafrekening
Hier verschijnt de datum, waarmee de mutaties in het journaal ingegeven worden. Jack stelt voor de erste boeking de datum van vandaag voor; bij alle overige boekingen de datum van de laatste boekingsmutaties. U kunt alleen in de huidige periode boeken (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). Is een periode reeds afgesloten (onder <Boekhouding - Afsluiten - Periode afsluiten>), dan is een boeking niet meer mogelijk.
Hier kunt u een vaste mutatiemaand instellen, zodat boekhoudkundige mutaties alleen in deze maand verwerkt kunnen worden. Dit minimaliseert eventuele fouten bij de ingave van de datum.
Hier kunt u een standaard rekening instellen, zodat alleen mutaties voor deze rekening verwerkt kunnen worden. Daarbij is het bij het boeken niet relevant, of het onder <Default rek.nr.> ingestelde rekening aan de debet of credit zijde staat. Zodra u de tegenrekening van de standaard rekening ingeeft, vult Jack het overgebleven rekeningveld met het nummer van de standaard rekening in. Dit minimaliseert eventuele fouten en dient altijd dan gebruikt te worden, wanneer u veel boekingen met deze rekening in één keer wenst te verwerken, zoals bijv. bij bankafschriften met lonen.
Het saldo van de standaard rekening wijzigt bij het verwerken. Zo kan men na iedere mutatieregel, die met <Voeg toe> aan de reeks toegevoegd werd, meteen het actuele saldo zien, om bijv. met het saldo op een bankafschrift te vergelijken, voordat <Muteer> aangeklikt wordt.
Is <Boekhouding - Handmatig boeken> geopend en ook een <Default rek.nr.> ingesteld, dan neem Jack bij de overname bijv. in de klantbetaling ook deze rekening (aangenomen wordt dan wel: dat dit onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> als betalingsrekening reeds aangemaak!). Tevens wordt de standaard rekening, dat onder <Boekhouding - Handmatig boeken> ingesteld is, tezamen met de boekingsdatum als voorstel bij de touroperator betaling overgenomen.
Alleen wanneer de standaard rekening ingesteld is, verschijnt ook het veld <Boek.nr.>, waarin u meteen een klantbetaling direct kunt ingeven (zie verderop).
Hier kunt u het bijbehorende dagboek selecteren (alleen voor de boekhouding in België en Nederland).
Achter deze button bevindt zich de lijst met de achterliggende gegevens uit <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Tabblad Voorged.mut.>.
Met deze functie kun u deze voorgedefinieerde boekingsmutaties, die ook onder <Boekhouding - Voorgedefinieerde mutaties> terug te vinden zijn, ook via deze menu-optie gebruiken, zonder de mutaties iedere keer opnieuw in te geven (debet-, creditrekening evenals tekst). Met een dubbele klik neemt u de mutatie over in het venster. De debet- en creditrekening, de BTW en ook het veld <Tekst> worden automatisch gevuld. U kunt nu nog indien nodig een kostenplaats / een kostendrager voor een rekening selecteren, de BTW aanpassen, het bedrag toevoegen en op <Voeg toe> klikken.
In de boekhouding moet iedere journaal ingave een debet- en creditrekening hebben. U vult hier de desbetreffende rekeningnummers in (resp. alleen de tegenrekening van de standaard rekening, indien u met de standaard rekening functie werkt). Na de ingave bevestiging met <TAB> vult Jack automatisch de rekeningomschrijving toe. Is de rekening niet in het rekeningschema (onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) aangemaakt, dan verschijnt de rekeningomschrijving <onbekende code>.
Weet u het rekeningnummer niet meer, dank kunt u <?> en <TAB> ingeven, waarop Jack een zoekvenster toont, waarin u zowel op rekeningnummer als op omschrijving kunt zoeken. Dubbelklik op de gewenste rekening in del ijst (of klik op <Selecteer>), om dit over te nemen.
Werkt u met de uitbreidingsmodule <Vreemde valuta>, dan wordt hier de vreemde valuta getoond, waarmee de rekening in het rekeningschema (onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) gedefinieerd werd. De vreemde valuta kunt u echter niet wijzigen, wanneer op de rekening een keertje geboekt werd.
Hier ziet u, of bij de actueel geselecteerde rekening een openstaande post gebruikt wordt of niet. U kunt deze velden niet beïnvloeden, omdat de OP-definitie voor de rekening onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> gebruikt wordt. Wordt de mutatieregel toegevoegd, dan vraagt Jack na het klikken op <Voeg toe> naar de overige OP-gegevens.
Gelijktijdig ziet u niet alleen de rekeningomschrijving, maar ook de actuele rekeningsaldo. Zodra u de mutatie met <Voeg toe> uit het overzicht overgenomen heeft, wijzigt echter het saldobedrag niet, pas na het klikken op <Muteer>. (Na <Voeg toe> wijzigt alleen de saldoweergave bij de ingegeven standaard rekening).
Aan iedere boeking kan een kostenplaats / kostendrager toegekend worden. Hiermee kunt u bijv. uw kosten op de kostenplaats algemene kosten en reizen indelen en zo een beter overzicht krijgen over de economische status van het bedrijf.
In het pull-down menu vindt u alle gedefinieerde kostenplaatsen, die onder <Boekhouding - Basisgegevens - Kostenplaatsen> gedefinieerd werden (uitbreidingsmodule). Bij het boeken worden alleen de kostenplaatsen bij de gebruikte rekeningen getoond, wanneer deze rekening ook als kostenplaats gedefinieerd werd (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). Is een rekening in het rekeningschema als verplichte kostenplaats aangemaakt, dan moet u bij het boeken een kostenplaats opgeven. Geeft u een kostenplaats, maar geen kostenplaats rekening op, dan verschijnt er een melding.
Werkt u met de Kostendrager, dan kunt u hier de onder <Boekhouding - Basisgegevens - Kostendrager> aangemaakte kostendrager selecteren. Bij het boeken wordt alleen de kostendrager getoond wanneer de rekening ook als kostendrager gedefinieerd werd (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). Is een rekening in het rekeningschema als verplichte kostendrager aangemaakt, dan moet u bij het boeken een kostendrager opgeven. Geeft u een kostendrager, maar geen kostendrager rekening in, dan verschijnt er een melding.
Hier vult u altijd het bruto bedrag van de transactie in. Jack berekend zelf de BTW, evenals de rekening onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>.
Jack wijst automatisch bij de gebruikte rekening in het rekeningschema bijbehorende BTW toe (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). De bij de rekening vastgelegde BTW wordt in BTW velden ingegeven (definieer de BTW-codes onder <Boekhouding - Basisgegevens - BTW tabel>). Daarbij is ook duidelijk te zien, welk BTW-percentage actueel voor deze code geldt. U kunt weliswaar de BTW-code wijzigen, maar dient u alleen te doen, wanneer het hier om uitgaven of balansrekeningen gaat. Bij inkomstenrekeningen is het wijzigen van de BTW niet mogelijk.
Na de BTW-code ziet u het BTW-type, en of deze BTW debet of credit van de desbetreffende BTW-rekening geboekt wordt (<CD> / <CC> = BTW debet/credit; <SD> / <SC> = Verkopen debet/credit).
Daarnaast ziet u de BTW-percentages, die Jack aan de hand van de BTW-code en de geldigheidsperiode uit de BTW-tabel haalt, en aansluitend het absolute BTW bedrag. Indien Jack net iets anders afrond, en daardoor het voorgestelde bedrag ongelijk is met het bedrag op uw document, dan kan het bedrag overschreven worden.
Wanneer u met vreemde valuta werkt, kunt hier de vreemde valuta selecteren.
Hier geben Sie die Belegnummer zu diesem Buchungssatz ein (z. B. laufende Nummer des Bankauszuges). Übernehmen Sie den Buchungssatz in die OP-Verwaltung (siehe <Buchhaltung - Offene Posten>), wird diese Belegnummer als OP-Nummer vorgeschlagen, kann später jedoch immer noch in der OP-Verwaltung geändert werden.
Sie können hier auch den passenden, automatischen Belegnummernkreis eingeben. Bitte beachten Sie hierzu auch die Erläuterungen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>. Müssen Sie einen automatischen Belegnummernkreis ansprechen, damit dessen nächst höhere Belegnummer vergeben wird, tragen Sie hier <*A> ein und die Nummer des Belegnummernkreises. So wird z. B. bei der Eingabe von <*A2> automatisch die nächst höhere Belegnummer im Belegnummernkreis 2 vergeben.
Die automatischen Belegnummern werden erst bei der tatsächlichen Buchung der einzelnen Buchungssätze vergeben. Die jeweilige Belegnummer können Sie sehen, wenn Sie z. B. dann das Journal aufrufen (<Buchhaltung - Journal/Grundbuch>).
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, dann bleibt die Belegnummer für alle folgenden Buchungen des Stapels gleich.
Hier geben Sie den Erläuterungstext zur Verbuchung ein. Erst nachdem Sie mit dieser Textzeile den Geschäftsvorfall präzisiert haben, können Sie die Buchungszeile in den Buchungsstapel aufnehmen.
Wird ein Festkonto verwendet, kann man hier eine Jack Vorgangsnummer eintragen und mit <Tab> bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in das man Beträge für diesen Vorgang als An- bzw. Restzahlung übernehmen kann. Dabei werden die Beträge für An- und Restzahlung schon aus der Vorgangs verwaltung vorgeschlagen, können jedoch überschrieben werden.
Diese Funktion wird gerade von Buchhaltern genutzt, denen der ständige Wechsel von Masken beim Buchen von Bankauszügen mit Kunden- und Veranstalterzahlungen zu umständlich erscheint, und die einfach die Kundenzahlungen vorgangsbezogen eingeben möchten ohne weitere Kontrolle der Reiseanmeldung.
Wenn Sie nach der Eingabe die Tab-Taste drücken, öffnet sich eine neue Maske.
Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn Sie ein gültiges Festkonto eingetragen haben, das auch unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> als Kundenzahlungsart verwendet wird.
In dem neuen Fenster sehen Sie die noch offenen Anzahlungs- bzw. Restbeträge sowie deren Fälligkeiten. Sie können entweder Anzahlungs- oder Restbetrag übernehmen, oder jedoch den von Jack vorgeschlagenen Betrag überschreiben. Mit dem Klick auf <OK> übernehmen Sie den Betrag in Ihren Buchungsstapel.
Im Bereich <Einstellungen> können Sie das Belegsdatum und die Belegnummer für die Kundenzahlung wählen.
Sollte es sich bei der nächsten Position Ihres Bankauszuges entweder um eine Kunden- oder Veranstalterzahlung handeln, können Sie direkt aus dieser Buchungsmaske in die richtigen Funktionen wechseln. Sie führen dort die Zahlungen ganz normal durch und beenden dann den Dialog.
Jack fragt dann, ob Sie diese Zahlung ebenfalls in den Stapel übernehmen möchten. Bestätigen Sie die Frage, erscheint der Buchungssatz in Ihrem Stapel und wird insbesondere beim Arbeiten mit dem Festkonto in dessen Saldo berücksichtigt.
Buchungssätze, die über die Funktionen <Kundenzahlung> oder <Veranst.-zahlung> in die Maske <Buchhaltung - Buchen> übernommen wurden, können hier nicht geändert werden.
So können Sie Ihre Bankauszüge der Reihe nach abarbeiten und wissen sofort - noch vor der eigentlichen Verbuchung - ob Ihr Saldo stimmt.
Jeder Buchungssatz, der mit <Hinzu> in den Buchungsstapel übernommen wird, taucht dort als Zeile auf.
Gleichzeitig zeigt Ihnen ein weiterer Informationsbereich nochmals, um welche Konten (und ob Soll oder Haben) es sich handelt, und welche Summen jetzt auf diesen Konten verbucht werden. In diesem Beispiel erkennen Sie den kompletten Buchungssatz, und zwar unter Berücksichtigung der im Konto definierten Steuer. Damit haben Sie auf einen Blick die Kontrolle, ob die erfassten Beträge mit den Werten auf Ihrem Beleg übereinstimmen.
Arbeiten Sie mit einem Festkonto, wird dessen Saldo automatisch angepasst, sobald Sie eine weitere Buchung mit <Hinzu> in den Stapel geben.
Sie können mit den Jack-Standardbuttons neue Verbuchungen hinzufügen, oder Verbuchungen aus dem vorhandenen Stapel ändern bzw. noch nicht verbuchte Verbuchungen löschen.
Klicken Sie auf <Buchen_>,_ wird der Stapel endgültig gebucht und in die Buchhaltung übertragen. Sie können dann die Buchungen nicht mehr ändern oder löschen. Lediglich Stornierungen sind dann noch möglich.
Steht in den Eingabefeldern der Buchungsmaske noch eine Buchung, die nicht mit <Hinzu_>_ in den Stapel übernommen wurde, fragt Jack, ob der Stapel mit oder ohne diesen Eintrag gebucht werden soll.
Wird im Anschluss an das Erzeugen eines Buchungsstapels in <Buchhaltung - Buchen> auf <Abbruch> gedrückt, erscheint die Nachfrage, ob die Buchungssätze nicht gebucht und zwischengespeichert werden sollen.
Bestätigen Sie die Frage mit <Ja>, werden diese Buchungssätze zwischengespeichert. Beim nächsten Öffnen der Funktion <Buchhaltung - Buchen> erhalten Sie den auf diese Weise erstellten Stapel wieder und können dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben_._
