<Bestand - Parameters - Boekingsparamters - Planner>

Planner
In het bovenste deel van het venster kunt u de verschillende reminders definiëren, die bij het opslaan van een reis automatisch bij iedere boeking in uw planner overzicht getoond worden. Deze reminders verschijnen op de vervaldag in de to-do-lijst van de gebruiker, die voor de afhandeling van de afspraak verantwoordelijk is.

Let er op, dat deze afspraken automatisch bij iedere boeking gemaakt wordt. Het is daarom niet aan te bevelen, in de parameters te veel reminders te definiëren, wat dat zou betekenen, dat deze herinneringen ook bij routine boekingen gemaakt worden.

Daardoor groeit de dagelijkse lijst en wordt deze onoverzichtelijk. Ondanks het feit dat men eze standaard afspraken bij iedere boeking handmatig kan verwijderen, is het beter om van standaard reminders af te zien en belangrijke afspraken individueel direct in de boeking maken. Hiermee verkleind u de dagelijkse lijst naar alleen de benodigde informatie.

Onder <Reminder tekst> legt u de herinneringstekst vast (bijv. Afhandeling na boeking).

Onder <Referentie> legt u de verschillende mogelijkehden van de herinnering vast, waarin de opgegeven referentie op de boekings-, terugreis- of vertrekdatum betrekking heeft.

Onder <Dagen> legt u het aantal dagen vast, die als basis dient voor het berekenen voor de herinnering. Daarbij kunt u de dagen positief (van datum) of negatiefn (tot datum).

In de parameters kan iedere herinnering aan een bepaalde gebruiker en / of gebruikersgroep toegewezen worden. Als een nieuw dossier opgesteld wordt, wordt als eerst de gebruiker / de gebruikersgroep in de herinnering ingegeven, die in de parameters ingesteld is. Is er geen speciale gebruiker vastgelegd, dan wordt de gebruiker in het aanmaken bij het dossier in de herinnering vastgelegd.

Bijvoorbeeld:
Voer de Tekst "Dossier uitgifte aan klant" uitgaande van <Vertrekdatum>, met <-7> dagen. Als de vertrekdatum 10-09 is, verschijnt in uw planneroverzicht op 03-09 de bijbehorende dossier met de ingegeven herinneringstekst.

Herinneringen kunnen ook aan bepaalde gebruikersgroepen in plaats van individuele personen toegewezen worden. Hierbij is belangrijk, dat de gebruikers aan een bepaalde groep zijn toegewezen (zie onder <Basisgegevens - Employe>.

Zo kunnen specifieke herinneringen aan speciale afdelingen toegewezen worden. Hiermee krijgen alle gebruikers van een bepaalde afdeling deze herinnering in hun planningsoverzicht te zien. De herinnering wordt krijgt pas de status voltooid en verdwijnt uit het herinneringsoverzicht, zodra een medewerker uit deze afdeling deze als voltooid markeert of verwijdert.

De overige velden regelen het per SMS versturen van een herinnering (uitbreidingsmodule!). Hierbij geeft u via <Openen> het bestandspad in, die naar de eigenlijkse SMS-Tekst verwijst. De vervolgens opgehaalde SMS-herinnering staat in de planningslijst onder <Lijsten - Planner> en kunnen van daaruit per SMS naar de mobiele telefoon van de klant verstuurd worden, indien u het mobiele nummer van de klant in het klantenprofiel opgeslagen heeft.

Let op:
Als bijbehorende gebruiker moet voor de SMS herinnering altijd de gebruiker <SMS> ingegeven worden!_
In <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Globaal - Overige opties - URL-Adres voor automatische SMS verzending / URL-Adres voor het activeren van de SMS-optie> moet de juiste URL ingegeven zijn, die u bij Bewotec kunt opvragen.

Standaard vervaldata

Voor het bewaken van de klantenbetalingen kunt in het onderste deel venster twee betalingstermijn inrichten. Jack berekend automatisch aan de hand van deze definities de vervaldatum bij iedere boeking en draagt de verschuldigde betaling in. Daarnaast kunt u bij iedere boeking individueel in plaats van de standaard vervaldata invoeren.
Zo is er een herinnering voor de aanbetaling en een volgende voor de restantbetaling. Hier definieert u ook de intervallen van de drie herinneringen.

Onder <Berekening aanbetaling> definieert u het aantal dagen en het bedrag van de aanbetaling. Jack berekent dan bij iedere boeking de hier opgegeven percentage van de prijs van het dossier en stelt u dit als aanbetalingsbedrag voor. Of u zet een vast bedrag als aanbetaling vast. U kunt altijd nog bij het maken van de boeking dit voorstel met een aangepast aanbetalingsbedrag overschrijven.

Onder <Referentie> legt u de referentie vast waarop de berekening betrekking heeft: de boekdatum of vertrekdatum. Voor het berekenen van de aanbetaling moet u de boekdatum gebruiken.

Unter <Tage> geben Sie die Tage ein, anhand derer Jack den Termin berechnen soll. Dabei können Sie die Tage positiv (ab Datum) oder negativ (vom Datum zurück) angeben. Tragen Sie eine Null hier ein, ist die Zahlung sofort fällig.

Unter <Kundenrestzahlung> können Sie die Fälligkeit der Kundenrestzahlung definieren. Hier gilt das gleiche wie für den Anzahlungstermin. Jack errechnet den Restzahlungsbetrag aus dem Reise preis minus Anzahlungsbetrag auto matisch.
Für die Kundenrestzahlung sollten Sie unter <Zeitraum> das Abreisedatum wählen.

Unter <Rund> können Sie einstellen, dass Jack beim Anzahlungsbetrag immer nur auf ganze Zahlen auf- oder abrundet. Sie können ihn aber auch auf andere Beträge runden lassen, z. B. immer auf 10,- oder immer auf 50,-.

Möchten Sie, dass prinzipiell immer der gesamte Reisepreis sofort fällig ist, stellen Sie als Zeitraum <Buchung> ein und bei Tage <0>. (Allerdings dürfen Sie dann keinen Anzahlungsbetrag definieren!)
Wenn Sie prinzipiell 20% vom Reisepreis als Anzahlung verlangen, und die Anzahlung spätestens 7 Tage nach Buchung eingegangen sein soll, tragen Sie ein:
<%> 20
<Zeitraum>Buchung
<Tage>+7
Mit dieser Einstellung wird der Anzahlungsbetrag auf der Kundenrechnung nicht sofort bei Buchung, sondern erst 7 Tage nach Buchung fällig gesetzt. Mit sofortiger Fälligkeit (Buchung +0 Tage) ist der Kunde sofort unter Verzug gesetzt. Die Zahlungserinnerung kann ja dann dennoch erst nach 7 weiteren Tagen an den Kunden rausgehen.

Bitte beachten Sie zur Eingabe negativer Zahlungskonditionen: sobald als Bezugsdatum <Buchung> ausgewählt wurde, ist die Eingabe negativer Tage nicht mehr möglich. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.

Standardmäßige Mahnstufen

Unter <Mahnstufen in Tagen> stellen Sie die drei möglichen Mahnstufen und die gewünschten Mahn gebühren ein, anhand derer offene Zahlungen automatisch im Mahnwesen auflaufen.

Beispiel:
Die Anzahlung des Kunden wird am 10.04. bei Ihnen fällig und sollte dann auch eingegangen sein. In <Tage> sind 10, 17, 21 Tage hinterlegt. Also hat der Kunde eine Nachfrist von 10 Tagen, um die Zahlung zu leisten. Ab dem 10. Tag nach Fälligkeitsdatum erkennt das Mahnwesen in Jack, dass dem Kunden jetzt die erste Mahnung geschickt werden sollte, und diese Mahnung fällt im Mahnwesen unter die Mahnstufe 1 (am 20.04.). Wird eine Mahnung gedruckt, und zahlt der Kunde weitere 7 Tage nicht oder nur einen zu geringen Teilbetrag, erkennt Jack automatisch, dass die Rechnung (oder ein Teilbetrag) noch offen ist und weist dem Vorgang nach Ausdruck der 2. Mahnung die Mahnstufe 2 zu. Das gleiche gilt für die 3. Mahnstufe, wenn der Kunde also trotz zweimaliger Mahnung nach weiteren 7 Tagen (also Tag 21 nach Fälligkeit) seine Zahlung nicht geleistet hat.