<Datei - Passwort>
Jeder Mitarbeiter kann in Jack individuelle Zugriffsrechte erhallten. So können gewisse Funktionen gesperrt werden. Damit sich aber unter dem Mitarbeitercode wirklich nur der entsprechende Mitarbeiter und kein anderer einloggen kann, erhält jeder Mitarbeiter ein eigenes Paßwort. Dieses Paßwort kann der jeweilige Mitarbeiter jederzeit selbst ändern. Die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters kann nur der berechtigte Superuser ändern.
Wird ein neuer Mitarbeiter in <Basisdaten - Mitarbeiter> mit einem neuen Mitarbeiterkürzel angelegt, hat er keine Paßwortberechtigungen in Jack. Nur der zuallererst angelegte Mitarbeiter hat alle Paßwortrechte. Dieser Mitarbeiter kann für alle danach angelegten Mitarbeiter individuelle Rechte in Jack vergeben.
Je nach Zugriffsrecht kann es sein, dass Sie unter diesem Menüpunkt nur das Fenster zum Ändern Ihres Paßwortes erhalten, aber keine Berechtigung zum Ändern von Zugriffsrechten besitzen.
Erhalten Sie die komplette Dialogbox, in der Sie Paßwort und Rechte ändern können, stehen Ihnen alle Funktionen der Paßwortverwaltung offen.
Pro Büro sollten nur maximal 1 bis 2 Personen die Rechte zur Paßwortverwaltung offen stehen. Nur diese Personen dürfen die Zugriffsrechte anderer Mitarbeiter einschränken oder erweitern. Dieses ist in der Paßwortverwaltung der Punkt <Datei - Paßwort-Rechte> unter der Schaltfläche <Datei>.
Tragen Sie zuerst das Kürzel des betreffenden Mitarbeiters ein und bestätigen mit <Tab>. Jack ergänzt daraufhin den vollständigen Mitarbei ternamen, wenn es diesen Mitarbeiter in <Basisdaten - Mitarbeiter> gibt. Möchten Sie das Paßwort ändern, können Sie jetzt das neue Paßwort eingeben (lassen) und anschließend nochmals bestätigen (lassen), damit Rechtschreibfehler ausgeschlossen sind. Die Eingaben erfolgen versteckt, so dass sie kein anderer erkennen kann. Möchten Sie das Paßwort unverändert lassen, überspringen Sie die Felder, ohne sie zu verändern.
Durch das Wählen bestimmter Bereiche können ganze Gruppen von Rechten aktiviert oder gesperrt werden. Wenn ein Mitarbeiter z. B. keine Rechte in der Buchhaltung hat, deaktivieren Sie einfach den Button <Buchhaltung>.
Unter <Zugängliche Menüpunkte> sehen Sie dann, dass alle Menüpunkte der Buchhaltung mit einem Klick deaktiviert worden sind, da der kleine Haken vor dem Button leer bleibt.
In diesem Fenster sind alle möglichen Funktionen eines einzelnen Bereiches aufgelistet, die Sie nun für den einzel nen Mitarbeiter per Mausklick freigeben (Kreuz vor dem Text) oder sperren (Feld ist leer) können.
Die Liste ist nicht alphabetisch, sondern nach den Jack-Hauptmenüpunkten sortiert.
Wenn Sie nun aus diesem Bereich nur einzelne Rechte statt aller freigegeben, dann wird der Haken unter <Zugängliche Bereiche - Buchhaltung> wieder aktiviert, allerdings ist er dann grau und nicht weiß hinterlegt.
Im Bereich <Funktion> befindet sich die Feineinstellung zum Zugang empfindlicher Datenbereiche. Diese Funktionen sind hauptsächlich als Anregung aus der Praxis entstanden.
Beispiele zu Paßwortrechten
Im Folgenden haben wir einige Optionen aus den einzelnen Bereichen zusammengetragen. Diese Liste ist nicht vollständig, eine komplette Übersicht über die Paßwortrechte und ihre Wirkung finden Sie im Abschnitt „Anhang 3: Paßwortrechte".
Ansicht
Die Funktion <Ansicht - Toolbaroptionen> lässt sich in der Paßwortverwaltung schützen mit <Datei - Toolbar Optionen>. Damit schützt man sich gegen Mitarbeiter, die die Toolbaroptionen laufend verstellen und Buttonbereiche einfach ausblenden, die sie nicht kennen bzw. kennenlernen möchten.
Kundenverwaltung:
In der Regel schlägt Jack automatisch eine Kundennummer vor, die nicht geändert werden sollte. Mit <Funktion -> Vorgeschlagene Kundennummer ändern> kann Mitarbeitern das Recht zum Ändern von Kundennummern genommen werden.
Nicht jeder Mitarbeiter darf Notizen beim Kunden, den Vorgängen oder den Veranstaltern einfach ändern oder löschen. Diese Sperre kann man auch nur auf die Kundennotizen beschränken, so dass z. B. akquisitionsrelevante Daten nicht vom Verkauf geändert werden können (<Funktion -> Kunden Notizen >).
Man kann auch mit <Funktion -> Kunden „Keine Anzeige in Kundensuche"/ „Keine OPs"/ „Keine Selektion"/ „Vorgangssperre" setzen> die entsprechenden Kundenstatusfelder blockieren, die im Kundenprofil auf der Karteikarte <Attribute> definiert sind, so dass keine unautorisierten Änderungen auftreten können.
Das Funktionspaßwort <Funktion -> Kunden sonstige Beträge ändern> nimmt dem Mitarbeiter das Recht, diese Einstellung im Kundenprofil zu ändern.
Mit <Funktion -> Kundenselektionsausgabe in Datei/Email> können Sie verhindern, dass Mitarbeiter sich alle Kundendaten als Datei ausgeben lassen können.
Vorgangsverwaltung:
Auch das Ändern von <Buchungsdatum> und <Bearbeiter> im Vorgang kann im Abschnitt <Funktion> gesperrt werden.
Das <Erfassen negativer Leistungspreise> und <Erfassen negativer sonst. Beträge> im Bereich der Leistungspreise und der sonstigen Beträge kann im Bereich <Funktion> blockiert werden. Auch kann das manuelle Ändern der Inkassoart geschützt werden. Ebenso das Setzen des Unterlagenstatus unter <Vorgang - Unterlagen> ist mit <Funktion -> Unterlagenstatus setzen> ein eigenes Paßwortrecht.
Auch das Ändern und Löschen von Vorgangsnotizen kann mit <Funktion Ändern/Löschen von Notizen> verhindert werden.
Der Bereich der Ticketdaten lässt sich mit <Funktion -> Ticketdaten ändern / Tickets BSP ausgeglichen / Tickets Fehlerliste OK> steuern.
Das Funktionspaßwort < Funktion -> Vorgangstermine bei Anlage löschbar> bedeutet, dass der entsprechende Mitarbeiter nicht mehr das Recht hat, beim Anlegen neuer Vorgänge automatische Wiedervorlagetermine zu löschen. Auch das leichtfertige Kopieren von Vorgängen (und anschließend vielleicht den alten Vorgang zu vergessen....) lässt sich über das Funktionspaßwort abstellen: <Funktion -> Vorgang kopieren>.
Das Drucken einer Abschlussrechnung kann nun durch das Paßwort geschützt werden: <Funktion > Abschlussrechnung drucken>. Diese Einschränkung empfiehlt sich allen Büros, deren Mitarbeiter im Bereich IATA / DB/DER noch unsicher sind oder nicht sauber arbeiten, da mit dem Druck der Abschlussrechnung bei den betroffenen Veranstaltern die Verbuchung in der Buchhaltung erfolgt.
Ein weiteres Funktionspaßwort steuert, dass die Leistungspreise eines Vorgangs für den Mitarbeiter nicht ersichtlich sind (<Funktion -> Vorgang: Einschränkungen bei DP-Vorgängen>). Außerdem kann dieser Mitarbeiter keinen Teilstorno machen. Diese Vorgänge werden durch eine bestimmte Beförderungsart gekennzeichnet. Diese Beförderungsart muss unter <Basisdaten - Beförderung> angelegt und in den Anwendungsgrundlagen unter <Einstellungen - Kennungscode für DP-Vorgänge > vermerkt sein.
Ein weiteres Funktionspaßwort (<Funktion ->Vorgangsbuchungsart änderbar>) steuert die Berechtigung, aus einer Buchung wieder eine Option machen zu dürfen.
Einstellungen:
Mit <Funktion -> Veranstalterstammdaten - Ändern/Löschen> schützen Sie generell die Stammdateneinstellungen Ihrer Veranstalter. Soll es dennoch möglich sein, in den Veranstalterstammdaten die Karteikarte <Adresse>, <Produktart> und <Telefon> zu ändern, können Sie mit <Veranstalterstammdaten - Karteikarte Konten/ Parameter> die „Buchhaltungsbereiche" blocken.
Buchhaltung:
Mit <Funktion -> Aufrufen von geschütztem Konto> kann man den Paßwortschutz bei bestehenden Konten aktivieren. Nur derjenige, der hier dieses Recht in der Paßwortverwaltung hat, kann ein mit Paßwortschutz versehenes Konto aufrufen.
Auch kann man mit <Funktion -> Kassenbuch freie Kontenwahl > verhindern, dass Mitarbeiter beliebige Konten unter <Buchhaltung - Kassenbuch> öffnen können.
Das Öffnen eines Monatsabschlusses lässt sich mit <Funktion -> Monatsabschluss öffnen> freischalten.
Mit <Funktion -> Stornieren in Kontenblättern> kann der Mitarbeiter nicht mehr in den Kontenblättern den Stornobutton benutzen.
Möchten Sie das Ändern der vorgeschlagenen Vorgangs-Kostenstelle ermöglichen, aktivieren Sie <Funktion -> Vorgangs-Kostenstelle änderbar>.
Im Vorgang gibt es in den Zahlungszielen die Klickbox <keine Kontrolle>. Ist diese aktiv, werden die Zahlungstermine des Kunden nicht mehr berücksichtigt, und die Buchung ist nicht in der Zahlungskontrolle, im Mahnwesen oder im Bankclearing sichtbar. Mit <Funktion -> Zahlungskontrolle in Vorgang setzten> kann diese Funktion gesperrt werden.
Mit <Funktion -> OP Termine & Beträge ändern> kann das Ändern der vorgeschlagenen Zahlungstermine und Beträge im Vorgang verhindert werden.
Die Kundenzahlung kann zweierlei eingeschränkt werden: arbeitet das Reisebüro nur mit Zahlungsarten, die auf <Einzahlung> stehen, gibt es das Funktionspaßwort <Funktion -> Erfassen negativer Kundenzahlungen (Eingang)>. Arbeitet das Reisebüro zusätzlich mit Zahlungsarten, die auf <Auszahlung> stehen, gibt es zusätzlich das Paßwort <Erfassen von Kundenzahlungs-Ausgängen>
Das Recht, einen Kunden generell immer aus der Zahlungskontrolle zu nehmen, kann in der Paßwortverwaltung unter <Funktion -> Keine OPs setzen> gesperrt werden. So kann keiner mehr einen Vorgang durch die Zahlungskontrolle mogeln. Vertrauen ist gut, Kontrolle viel besser: mit <Setzen der Zahlungsziele auf Termin nach Abreise > kann verhindert werden, dass Mitarbeiter zu großzügig mit den Zahlungszielen in den Vorgängen umgehen.
Im Bereich der Veranstalter können die Karteikarten <Konten> und <Parameter> über die Paßwortfunktion geschützt werden. In der Veranstalterabrechnung kann das Erlöskonto auch über die Paßwortverwaltung geschützt werden: <Funktion -> Erlöskonto in VA - Abrechnung änderbar>
In <Buchhaltung - Ein-/Auszahlungen> lässt sich das Erfassen negativer Beträge sperren, wenn in der Paßwortverwaltung <Funktion -> Erfassen negativer Buchungsbeträge> deaktiviert ist.
Das Einstellen der richtigen Passwortrechte für Ihre Mitarbeiter kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben sie die Möglichkeit, einmal definierte Zugriffsrechte unter einem bestimmten Namen zu speichern, so dass Sie das Zugriffsprofil für andere Mitarbeiter mit gleichen Rechten nicht wieder neu erstellen müssen. Das Zugriffsprofil wird im Verzeichnis <\PA> von Jack gespeichert und erhält die Dateiendung <.psw>.
Beispielsweise erstellen Sie die Rechte eines Mitarbeiters der Flugabteilung. Diese Rechte speichern Sie durch einen Klick auf <Speichern> und vergeben den Dateinamen „Flug". Wenn Sie die Rechte des nächsten Mitarbeiters der Flugabteilung definieren (der ja die gleiche Zugriffsberechtigung wie alle anderen Mitarbeiter der Flugabteilung haben soll), tragen Sie zunächst das Mitarbeiterkürzel dieses nächsten Mitarbeiters ein und laden dann das Zugriffsprofil <Flug.psw>, indem Sie <Laden> anklicken. Doppelklicken Sie auf die Datei <Flug.psw>, und Sie haben die Rechte eines Mitarbeiters genau entsprechend dem Anforderungsprofil der Flugabteilung definiert.
Alle Änderungen am Zugriffsprofil eines Mitarbeiters werden erst mit dem Klick auf <OK> wirksam. Gleichzeitig leert sich die Eingabemaske, so dass Sie einen weiteren Expedienten bearbeiten können. Möchten Sie die Maske verlassen, klicken Sie auf <Ausgang>.
Sie können sich über <Drucken> eine Liste aller Paßwortrechte ausdrucken und auf einen Blick sehen, welche freigeschaltet sind und welche nicht. Damit können Sie einerseits dokumentieren, welche Rechte jeder einzelne Mitarbeiter hat, andererseits lässt sich so auch besser nachvollziehen und sichern, welche Funktionen für den Einzelnen freigeschaltet sein sollten.
Immer, wenn Sie ein Update erhalten, sollten Sie nach dem erfolgreichen Update die Paßwortverwaltung überprüfen. Sobald nämlich neue Paßwortfunktionen hinzugekommen sind, sind diese nicht automatisch freigeschaltet. So kann es Ihnen passieren, dass Sie nach dem Update auf einmal Funktionen, die ganz selbstverständlich für Sie sind, nicht mehr ausführen können.