Inhalt

Einleitung

In diesem Dokument wird die Funktionalität „Sammelprovisionszahlung“ beschrieben.

Agentureinstellungen

Hinterlegung Zahlungsart der Provision

In den Agenturadressen muss die Prov.-Zahlungsart „Lastschrift“ hinterlegt werden. Nur diese Agenturen werden in der Sammelprovisionsabrechnung angezeigt.

Open

Bankverbindung für Lastschriftverfahren

In den Agenturadressen muss die Bankverbindung, auf die die Provision überwiesen werden soll, hinterlegt werden.

Open

Keine automatische Provisionszahlung

Ist das Flag „kein automatischer Provisionszahlungsexport“ bei der Agentur aktiviert, so erscheinen die an diese Agentur zu zahlenden Provisionen nicht in der Sammelprovisionszahlung, auch wenn die Prov.-Zahlungsart „Lastschrift“ ist.

Definition der Zahlungsart für die Provisionszahlung

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt Kundenanwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen -> Zahlungen werden die zur Erfassung der Kundenzahlungen notwendigen Zahlungen definiert.

Hier muss für die Erstattung der Provisionszahlungen eine Zahlungsart mit „Lastschrift“ und Provisions-Flag = JA erfasst werden.

Starten der Sammelprovisionsabrechnung

Unter Konfiguration - > Import/Export -> Schnittstellen Benutzerdefiniert wird der Export gestartet.

Durch Doppelklick auf den Eintrag „Sammelprovisionszahlung“ öffnet sich der folgende Dialog:

Beschreibungen

Export Eingabe des Exportverzeichnisses
FiBu-Konto Verrechnungskonto, auf welches die Provisionszahlungen gebucht werden. Dies
muss mit dem Konto in der hinterlegten Zahlungsart übereinstimmen.
Fälligkeit Eingrenzung des gewünschten Fälligkeitszeitraumes; Hier werden die Fälligkeiten
der Provision aus dem Vorgang gezogen (Überzahlungen werden zum
Tagesdatum angezeigt)
Agentur Bei Eingabe einer Agenturnummer oder –bereichs werden nur die zu zahlenden
Provisionen dieser Agenturen angezeigt.
Toleranzbetrag Der Toleranzbetrag bezieht sich auf den zu zahlenden Reisepreis des
Vorgangs. Also würde man z. Bsp. 5 eintragen, so würden auch die
Vorgänge erscheinen, bei denen der Reisepreis noch bis zu 5 EUR nicht
ausgeglichen wäre.

Über den Button „Suchen“ werden dann in der unteren Liste die zu zahlenden Provisionen angezeigt.

Provisionen, die zu zahlen sind, werden positiv angezeigt. Provisionen, die die Agentur zurückzahlen müsste (z. Bsp. wegen eines Stornos), werden negativ dargestellt.

Weiterhin gibt es das Häkchen unter „Verarbeiten“. Nur die Provisionen laufen in den Export, bei denen das Häkchen aktiviert ist. Standardmäßig ist das Häkchen bei allen zu zahlenden Provisionen an. Bei den zurück zu zahlenden Provisionen ist es nur dann an, wenn die Summe der Provisionen je Agentur dann wieder positiv ist. Also nur eine einzige negative Provision je Agentur wäre nicht aktiviert.

Der Anwender kann die Häkchen aber auch manuell verändern.

Mit OK wird der Export gestartet.

Im Exportverzeichnis findet man nach der Durchführung des Exports bis zu 4 Dateien.

DTAUS_201101131048_GK.txt und DTAUS_201101131048_LK.txt:
Enthält die gezahlten/eingezogenen Provisionen.

DTAUS_201101131048_GK.log und DTAUS_201101131048_LK.log:
Log-File mit möglichen Fehlern

Hinterlegung der Reports

Für den Druck der „Provisionsabrechnung“ sowie des „Datei-Begleitzettels“ müssen die Standard-Reports entsprechend eingebunden werden.

Unter Konfiguration - > Ausgabe -> Reportdateien:

Weiterhin müssen die Sprachfelder für die beiden Reports importiert werden. Die SQLs sind wie folgt:

Sprachfelder_CommissionExport.sql
Sprachfelder_CommissionExportJournal.sql

Die Reports sowie SQLs werden von Bewotec mit ausgeliefert.

Druck der Provisionsabrechnung und Begleitzettel

Über den Reiter „Zahlungs-Avis“ können die Provisionsabrechnungen gedruckt oder gemailt werden.

Auf der rechten Seite werden für jeden Export die Zahlungsavis (Provisionsabrechnungen) angeboten.

Markiert man nun einen Datumseintrag und betätigt den Button „Drucken“, so werden die Zahlungsavis für alle Agenturen ausgedruckt.

Markiert man eine Agentur und betätigt den Button „Mail“, so wird nur das Zahlungsavis für die ausgewählte Agentur ausgedruckt.

Nutzt man den Button „Email“, so werden die Zahlungsavis an die in der Agentur hinterlegten Mailadresse versendet. Hierzu kann man dann in den Reportzuweisungen noch entsprechende E-Mail-Vorlagen definieren und hinterlegen.

Nutzt man den Button „Versandart Agentur“, so entscheidet die bei der Agentur hinterlegten Versandart, ob das Zahlungsavis gedruckt oder gemailt wird.

Beispiel einer Provisionsabrechnung:

Über den Reiter „Exportierte Zahlungen“ können die Begleitzettel für die Bank gedruckt werden.

Auf der rechten Seite werden für jeden Export die Begleitzettel angeboten.

Markiert man nun einen Datumseintrag und betätigt den Button „Drucken“, so wird der Begleitzettel für diesen Export ausgedruckt.

Beispiel eines Standard-Datei-Begleitzettels:

Provisionszahlung im Vorgang

Über den Menüpunkt „Vorgang -> Zahlung Kunde“ öffnet sich der Kundenzahlungsdialog.

Im oberen (rot markierten) Bereich ist zu sehen, dass der Gesamtbetrag der Provision 53,55 € beträgt, allerdings der offene Betrag (Spalte „Provision offen“) gleich 0 € ist.

Im unteren (blau markierten) Bereich werden die erfassten Kundenzahlungen wie auch Provisionszahlungen angezeigt. Das System legt beim Export automatisch eine solche Provisionszahlung über den zu zahlenden Provisionsbetrag an.

Eine weitere Möglichkeit die Kundenzahlung zu kontrollieren sind die Buchungsdetails in Genesis.

Hier werden ebenfalls die erfassten Kunden- und Provisionszahlungen angezeigt.

Auf der linken unteren Seite ist eine kurze Zusammenfassung zu den geleisteten Provisionszahlungen sowie noch offenen Beträgen. In diesem Fall ist der komplette Provisionsbetrag gezahlt worden.