<Listen --Teilnehmerlisten>
In dieser Listenform werden alle Teilnehmer sortiert nach Reisevorgängen dargestellt, d.h., alle zu einem Vorgang gehörenden Teilnehmer werden untereinander dargestellt.
Sie können die Liste auch dazu ver wenden, Briefe oder Etiketten zu drucken. Dabei wird für jeden Teilnehmer ein Brief / Etikett gedruckt.
Die Teilnehmerliste kann wieder nach den verschiedensten Kriterien einge grenzt werden: sowohl nach einer <Reisebezeichnung (Reiseprofil)> oder auch nach einem <Bausteinkürzel> (siehe <Ba sisdaten – Bausteine>).
Geben Sie kein Profil und/oder kein Bausteinkürzel an, werden alle Teil nehmer im eingetragenen Abreise zeitraum ausgegeben.
<Reiseprofil> Dieses Feld wurde schon in der Reiseanmeldung erfasst und stellt den Namen der Reise dar (siehe auch <Vorgang – Anmeldung – Karteikarte Leistungen>). Über dieses Feld im Vorgang können unterschiedliche Reiseanmeldungen über das gleiche Reiseprofil zu einer bestimmten Reise gruppiert werden. Möchten Sie jetzt alle Teilnehmer dieser speziellen Reise abrufen, geben Sie hier das entsprechende Reiseprofil ein. Dabei können Sie die Sonderzeichen <?> und <*> als Joker nutzen.
Die Bezeichnung des Reiseprofils muss genauso geschrieben werden wie im Vorgang.
Erfassen Sie z. B. in einem Vorgang das Reiseprofil mit <Ostern07> und einen anderen Vorgang mit <Ostern 07>, kann Jack durch die Leerzeichen nicht erkennen, dass beide Vorgänge eigentlich zur selben Reise gehören sollen.
<Bausteinkürzel> Falls Sie mit der Bausteinverwaltung arbeiten (Zusatzmodul!) und die Teilnehmerliste zu bestimmten Bausteinen aufrufen möchten, geben Sie hier das gewünschte Kürzel ein.
Sowohl <Reiseprofil> als auch <Bausteinkürzel> sind als Pull-down-Menü angelegt. Das Pull-down-Menü mit den Reiseprofilen wird mit den Einträgen gefüllt, die sich in den Anwendungsgrundlagen befinden (unter <Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen – Anmeldung – Reiseprofil>). Die Bausteinkürzel werden in <Basisdaten – Bausteine> definiert.
Ist diese Option aktiv, werden bei der Eingrenzung nach Bausteinkürzeln nur solche Teilnehmer in die Liste aufgenommen, denen die Bausteinleistung in der Reiseanmeldung zugewiesen wurde. Die Zuweisung eines Bausteinkürzels in der Reiseanmeldung erfolgt immer dann, wenn direkt in der Reiseanmeldung und dort wiederum in der Karteikarte <Teilnehmer> die Bausteinleistung über <Zuweisen> den bestehenden Teilnehmern zugeteilt wurde.
Sie können die Liste über die Checkboxen unter <Ausgabe> zusätzlich beschränken.
Aktivieren Sie <nicht stornierte Buchung>, erhalten Sie alle Teil nehmer zu Buchungen, die nicht per Vollstorno storniert wurden.
Aktivieren Sie <Stornierte Buchungen>, erhalten Sie lediglich solche Buchungen, die als Vollstorno gestrichen wurden.
Aktivieren Sie beide Buttons, erhalten Sie sämtliche Buchungen (bestehende und komplett stornierte Vorgänge).
Aktivieren Sie <fehlende Dokumente>, werden nur Teilnehmer gezeigt, zu deren Buchung noch Dokumente (Reiseunterlagen) fehlen. Ob „Dokumente" noch fehlen oder nicht, wird in Jack über den Unterlagenstatus gesteuert. Der Unterlagenstatus wird definiert unter <Datei – Parameter – Parameter Vorgang – Vorgang1> und wird dann für jede Leistung eines Vorgangs unter <Vorgang – Unterlagenstatus> gesetzt. Solange auch nur 1 Leistung einer Buchung mit ihrem Unterlagenstatus noch nicht auf <OK> steht, wird die ganze Buchung so behandelt, als ob noch „Dokumente" fehlen würden.
Das Eingrenzen nach Unterlagenstatus ist nur dann sinnvoll, wenn im Reisebüro alle Kollegen mit dieser Funktion konsequent arbeiten.
Aktivieren Sie <noch offene Zahlungen>, erhalten Sie alle Teilnehmer zu Vorgängen, die noch nicht komplett bezahlt wurden.
Klicken Sie <als Transferliste> an, erhalten Sie eine Liste aller Teilnehmer mit ihren Adressdaten und den weiteren Informationen, nach denen diese Liste selektiert wurde. Diese Transferliste ist eine große Erleichterung, wenn es um die Abholtermine und -orte zu Gruppenreisen geht.
Hier können Sie das Sortierungskriterium festlegen. Die Liste wird entsprechend sortiert.
Sie können wählen, wie die Liste ausgegeben werden soll. Sie können auch je Teilnehmer einen Brief oder ein Etikett drucken lassen.
Bitte beachten Sie, dass pro Teilnehmer der Selektion ein Brief gedruckt wird, auch wenn mehrere Teilnehmer als Familie zu einer Reise gehören oder sich die Teilnehmer wiederholen.
Der zu verwendende Brief muss zuvor durch Bewotec in einer speziellen Ausgabedatei erstellt worden sein.
Bitte vergessen Sie nicht, vor dem Druck von Etiketten unter <Datei – Ränder – Etiketten> die passenden Druckbereiche einzustellen.
Die Bildschirmdarstellung der Liste ist fest vorgegeben. Der endgültige Ausdruck sowie die Druckvorschau können dagegen individuell angepasst werden. Bitte wenden Sie sich für individuelle Listenanpassungen an Bewotec.
<Teilnehmer> Name des Reisenden
<Reisetermin> Hin- und Rückreisedaten
<Buchung> Jack-interne Buchungs-/Vorgangsnummer
<Bearb.> Expedient
<Leistung> Kurzbeschreibung der Reise
Kontextmenü und Symbolleiste zur Teilnehmerliste
Sie können die Daten der Liste anhand des Kontextmenüs direkt bearbeiten. Alle Funktionen des Kontextmenüs beziehen sich auf den markierten Datensatz.
<Anmeldung> Jack verzweigt direkt in die Anmeldung (wie <Vorgang – Reiseanmeldung>).
<Druck Bestätigung> Jack springt direkt in die Maske für den Druck von Anmeldung, Bestätigung und Kontoauszug (wie unter <Vorgang – Anmeldung / Bestätigung>).
<Zahlung> Es öffnet sich das Fenster zur Kundenzahlung (wie unter <Vorgang - Zahlung Kunde>).
<Voucher> Jack verzweigt direkt in die Maske zum Voucherdruck (wie <Vorgang - Voucher / Gutschein>).
<Storno> Sie können den Vorgang komplett oder teilweise stornieren (wie unter <Vorgang - Stornierung>).
<Unterlagen> Es öffnet sich das Fenster zur Unterlagenkontrolle (wie <Vorgang - Unterlagen>).
Innerhalb der aufgerufenen Liste können Sie nach allen gezeigten Feldern und Zeichenkombinationen suchen. Aktivieren Sie die Suchfunktion per Mausklick, und es öffnet sich ein Suchfenster.
Unter <Suchen von> tragen Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Jack sucht in allen (auch den nicht sichtbaren) Daten der kompletten Liste. Dabei kann die eingegebene Zeichenfolge auch mitten in einem Datensatz stehen.
Tragen Sie unter <Suchen von> z. B. <EFG> ein, wird der Datensatz mit Feldinhalt <ABCDEFGHI> gefunden, da in der Zeichenfolge <EFG> enthalten ist.
Sie können ausgehend von der markierten Position <vorwärts> (nach unten) oder <rückwärts> (nach oben) suchen. Die Suche kann je nach Datenumfang etwas dauern. Wird einer oder beide Buttons grau, zeigt Jack, dass sich in der entsprechenden Suchrichtung keine Daten mehr mit dem eingegebenen Suchbegriff befinden. Mit <Abbruch> beenden Sie die Suche.
Hier können Sie die Liste nach anderen Kriterien neu aufrufen. Das Hauptsortierkriterium jedoch – das Sie ganz am Anfang angegeben hatten (Abfahrt, Buchungsdatum / -nummer, Kunde usw.) – bleibt dabei bestehen. Möchten Sie die Liste auch mit einem anderen Hauptsortierkriterium aufrufen, müssen Sie die Liste zuerst verlassen und die Funktion neu aufrufen.
Alle Daten der Liste werden direkt ausgedruckt.
Sie verlassen die Liste und beenden die Funktion.
Ich habe eine Gruppe und möchte jetzt eine Liste aller Teilnehmer haben, die dort mitfahren. Diese Liste soll der Busfahrer / das Hotel auch bekommen.
Jeder Vorgang, der zu der Gruppenreise gehören soll, muss als der Gruppe zugehörig gekennzeichnet werden. Dazu gibt es in der Reiseanmeldung im „Vorgangskopf" das Feld <Reisecode>. Hier trägt das Reisebüro einen einheitlichen Gruppencode ein. Diese Codes werden als Pull-down-Menü über die Anwendungsgrundlagen definiert (s. o.).
Die Liste lässt sich erstellen unter <Listen – Teilnehmerlisten>. Die Ausgabe an Drucker / Vorschau ermöglicht die Auswahl z. B. eines "Paxmanifests", auf dem die Teilnehmer je Vorgang mit ihren Passdaten stehen sowie der geschätzten Zahl an Gepäckstücken.
Wenn Sie in der Teilnehmer liste zusätzlich <als Trans ferliste> aktivieren, können Sie sich aussuchen, ob es eine Transfer liste für die Hin- oder Rückreise sein soll.
Die Optionen <Hinreise> bzw. <Rückreise> erscheinen aller dings immer erst dann, wenn Sie <als Transferliste> angeklickt haben.