6.1.2.4Eingaben in den Leistungsmasken
Die Detailmasken zu den Leistungsarten öffnen sich erst, nachdem Sie mit der TAB-Taste Ihre Eingaben „bestätigt" haben!
In den Detailmasken geben Sie folgende Informationen ein:
- Leistungspreise mit Bezeichnung und ggf. Mehrwertsteuer
- Erlösschmälerungen / weitergegebene Provisionen an Unteragenturen (ggf. mit Mehrwertsteuer)
- Leistungsinformationen je nach Leistungsart
- Beschreibende freie Textinformationen
Die meisten Elemente zur Preis- und Texterfassung sind in allen Detailmasken gleich und werden eingangs erläutert. Bei den jeweiligen Detailmasken werden später nur noch die speziellen Eingabefelder erklärt.
Preiserfassung
Nachdem Sie die notwendigen Felder für die Leistung erfasst haben (Veranstalter, Inkassoart, Veranstalter-Vorgangsnummer, Produkt- und Leistungsart), drücken Sie die <TAB> Taste. Damit öffnet sich die jeweilige Leistungsmaske, wo nun Preise und Zusatzinformationen zur jeweils vermittelten Leistung erfasst werden können.
In jeder Leistung können Sie bis zu 100 Preiszeilen erfassen.
Die Preise aller vermittelten Reiseleistungen eines Veranstalters sollten in den Preiszeilen erfasst werden. Alle eigenen Servicepauschalen, die das Reisebüro dem Kunden zusätzlich belastet (Visabesorgung, Bearbeitungspauschalen und sonstige Service Fees), können am einfachsten in Karteikarte <Beträge / Infos> erfasst werden.
Benötigen Sie statistische Auswertungen zu Ihren Serviceentgelten, sollten Sie mit einem separaten Fee-Veranstalter arbeiten.
Unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Preise> haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten zu den Preisen.
!worddavdc5b45ce39ac9a096f89e1a906d4b56e.png|height=55,width=39!Sie können jedem Preis einen individuellen Preistext zuweisen. Dieser Text wird auf der Anmeldung oder Rechnung gedruckt. Preistexte können sowohl manuell eingetragen als auch standardmäßig hinterlegt werden. In der Detailmaske <Flug> kann z. B. die Bezeichnung <Fare> und eine weitere Bezeichnung z. B. <Tax> enthalten. In der Detailmaske <Hotel> wäre z. B. die Bezeichnung <EZ-Zuschlag> denkbar.
Hier wird die Zahl der Leistungspreise eingetragen. Jack multipliziert die Anzahl mit dem Eintrag in <Preis>.
Beispiel:
Es reisen 2 Personen. Der Preis pro Person beträgt € 666,00. Es sind zwei Eingaben möglich:
Der Preis kann einmal als Gesamt- oder Teilnehmerpreis eingegeben werden. Soll auf der Anmeldung / Rechnung der Teilnehmerpreis genau ausgewiesen werden, empfehlen wir, die Teilnehmerzuweisung korrekt zu machen (Karteikarte <Teilnehmer>, Schaltfläche <Zuweisen>). Speziell die Unterteilung von Erwachsenen- und Kinderpreise ist für die spätere Preiszuordnung auf der Rechnung wichtig.
Steht in Anzahl eine <0>, ist auch der Endpreis <0>, egal welcher Einzelpreis erfasst wurde.
!worddav48a4ef8c8b87928db5eac7aa0f58aedd.png|height=52,width=51!Hier tragen Sie den Einzelpreis ein, der mit der Anzahl multipliziert wird.
Der Preis kann ab der 2. Preiszeile vom Preis der darüberstehenden Zeile abgeleitet werden. Dazu wird im Feld <Preis> in der 2. Zeile der gewünschte Prozentsatz des Preises eingegeben:
<20%>Errechnet 20% vom vorherigen Preis
BeispielVorheriger Preis1000,-
Eingabe20%
Wird ersetzt durch 200,-
<+20%>Addiert 20% zum vorherigen Preis
BeispielVorheriger Preis1000,-
Eingabe von +20%
Wird ersetzt durch 1200,-
<-20%>Subtrahiert 20% vom vorherigen Preis
BeispielVorheriger Preis1000,-
Eingabe von 20%
Wird ersetzt durch 800,-
!worddav0ba837afc7f285e30fc95bdc57a882c4.png|height=17,width=52!Aktivieren Sie diesen Button, und es wird in den Preiszeilen ein Feld zur Erfassung des steuerpflichtigen Inlandsanteils aktiv.
Hier wird der Inlandsanteil eingetragen. Dieser beeinflusst den Mehrwertsteuerausweis auf der Rechnung gegenüber dem Kunden.
Dieser Button erscheint in den Preiszeilen erst, wenn Sie in <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Preise - Einstellungen> den Eintrag <Inlandsbetrag bei neuer Leistung öffnen> gesetzt haben.
Beachten Sie, dass es an dieser Stelle nur um den Ausweis der Mehrwertsteuer auf der Rechnung handelt. Die buchhalterische Verarbeitung erfolgt an einer anderen Stelle, zumal es sich beim MwSt-Ausweis lediglich um den Ausweis handelt. Das bedeutet nicht, dass die hier gezeigte MwSt auch in der Buchhaltung gebucht wird, zumal es sich bei der ausgewiesenen USt um einen klassischen durchlaufenden Posten handelt, der in Deutschland bei Reisemittlern nicht steuerwirksam behandelt werden darf!
!worddav5e0e0ff066a842976de65cfe1624d9bf.png|height=16,width=56!Aktivieren Sie diesen Button in den Preiszeilen, werden die Felder zur Erfassung der Mehrwertsteuer eingeblendet. Falls es sich um eine steuerpflichtige Leistung handelt, z. B. bei Inlandsflügen gegenüber Firmenkunden tragen Sie in diesen Feldern die Mehrwertsteuer ein. Arbeiten Sie mit einer CRS-Schnittstelle, werden diese Felder bei CRS-Buchungen ggf. automatisch von Jack ausgefüllt.
!worddavba6ae0f3d29b9e65d3495a30bdf4f61e.png|height=51,width=96!Tragen Sie den entsprechenden Steuersatz unter <%> ein. Dabei prüft Jack, ob dieser Steuersatz in der Buchhaltung hinterlegt ist (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Steuertabelle>) und korrigiert ihn gegebenen falls, indem er zum nächstliegenden Steuersatz auf- oder abrundet, der in der Steuertabelle hinterlegt ist.
Tragen Sie in das Feld <MwSt.%> den Prozentsatz der Mehrwertsteuer ein, errechnet Jack die absolute Mehrwertsteuer und zeigt sie unter <MwSt.> an. Sie können aber auch den umgekehrten Weg gehen und die Mehrwertsteuer direkt als Betrag in <MwSt.> eingeben und Jack den entsprechenden Prozentsatz selbst errechnen lassen. (Dabei wird die Mehrwertsteuer immer inklusive des eingegebenen Preises errechnet.)
Dieser Button erscheint in den Preiszeilen erst, wenn Sie in <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Preise - Einstellungen> den Eintrag <Inlandsbetrag bei neuer Leistung öffnen> gesetzt haben.
Der Ausweis der MwSt in den Preiszeilen hat keinen Einfluss auf das Buchen der MwSt. Das Buchen der MwSt erfolgt in Abhängigkeit der eingestellten Standard-Verbuchungsschritte beim Veranstalter (<Vorgang - Veranstalterabrechnung>) sowie den dort hinterlegten Konten.
Kunden"rabatte"
Aktivieren Sie diesen Button in den Preiszeilen, werden die Felder zur Erfassung von Rabatten oder weitergegebener Provision eingeblendet.
Tragen Sie in diesen Feldern den Rabatt an einen Privat- oder Firmenkunden oder eine Provision an ein unterbuchendes Reisebüro ein. Dabei können Sie für jeden einzelnen Leistungspreis andere Rabatte erfassen.
In <Erfassen - Kunden...> kann unter dem Button <Provision> standardmäßig zu einer bestimmten Veranstalterleistung eine Kundenprovision hinterlegt werden (Zusatzmodul!). Dann werden die Provisionsfelder an dieser Stelle automatisch von Jack gefüllt. Ist beim Kundenprofil kein Rabatt vermerkt, aber der Kunde soll zur aktuellen Buchung einen Rabatt erhalten, müssen die Felder manuell ausgefüllt werden.
Die hier eingegebenen Erlösschmälerungen werden auf separaten Konten verbucht, die in den Buchhaltungsstammdaten hinterlegt sind (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen - Kunden>). Auf den Erlösschmälerungskonten können Sie sich regelmäßig einen Überblick über die Gesamthöhe der abgegebenen Provisionen verschaffen
Zusätzlich können Sie auch das Jack Zusatzmodul „Umsatz pro Kunde" nutzen. Mit dieser Auswertungsmöglichkeit wird u. a. die Erlösschmälerung pro Kunde separat aufführt und Ihnen der Überblick über die Ertragsfähigkeit dieses Kunden auf einen Blick gegeben.
Für die Erlösschmälerung geben Sie unter <Prov.%> den Prozentsatz ein. Jack errechnet den absoluten Betrag und zeigt ihn unter <Prov.> an. Sie können auch direkt den Betrag unter <Prov.> eintragen, Jack den entsprechenden Prozentsatz errechnen und unter <Prov.%> anzeigen lassen.
Soll in der Erlösschmälerung Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, (z. B. Provision an !worddavac782123c145bf226a235aaa672e60da.png|height=109,width=337!Unteragenturen) tragen Sie den Mehrwertsteuersatz in das Feld <MwSt.%> hinter den <Prov.> Feldern ein. Sie können in <MwSt.%> aus einem Pull-down-Menü Steuersatz und Zuordnung (inklusive oder zuzüglich) wählen.
Jack errechnet den dazugehörigen absoluten Betrag. Im Hintergrund wird geprüft, ob dieser Steuersatz hinterlegt ist (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Steuertabelle>) und ggf. zum nächstliegenden Steuersatz auf- oder abgerundet.
Die Mehrwertsteuerfelder zur weitergegebenen Provision werden nur dann eingeblendet, wenn der Button <Prov.> aktiv ist.
Die Steuer auf Erlösschmälerung wird standardmäßig als Umsatzsteuer gebucht. Bitte setzen Sie sich mit Bewotec in Verbindung, wenn stattdessen in Ihrem Büro Vorsteuer gebucht werden soll.
Die Buchung der Erlösschmälerungen erfolgt in Jack automatisch mit bei Erledigung der Eingangsrechnung in <Vorgang - Veranstalterabrechnung> Damit die richtigen Konten (hinterlegt in <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>) angesprochen werden, muss ein Rabatt oder eine weitergegebene Provision an dieser Stelle eingegeben werden.
!worddavba5f1b943ccbf58e50323a66227a18a3.png|height=280,width=626!Mit <OK> speichern Sie die Leistung mit den soeben erfassten Preisdaten. Jack springt automatisch zurück in die Anmeldung in die Karteikarte <Leistungen>. Sie sehen die erste Veranstalterleistung mit erfassten Preis im Preisblock rechts unten:
Weitere Buttons in der Leistungsmaske
Über die Schaltflächen <Ticket> (bei Flugleistungen) oder <MCO> (bei Hotelleistungen) gelangen Sie in eine separate Maske zur Erfassung von Detaildaten. Arbeiten Sie mit der Ticketdatenbank in Jack, müssen Sie u. U. ein Ticket manuell erfassen. Die Eingabefelder werden im Abschnitt CRS-Buchungen mit den Ticketmasken erklärt.
<Fees> zeigt alle zu dieser Leistung angelegten Serviceentgelte (Zusatzmodul!).
Wenn Sie auf den Button <Info> klicken, gelangen in ein zweigeteiltes Fenster zur Texterfassung.
Zu jeder Leistung können Zusatzinformationen in beliebiger Länge erfasst werden. Dieser Zusatztext erscheint im unteren Bereich direkt bei der Leistung auf der Anmeldung, Bestätigung und Rechnung. Deswegen sollte dieser Text wichtige Informationen zu dieser speziellen Leistung enthalten.
!worddav9b91330ca96bb9c2c5e2be0c0d31ff40.png|height=295,width=537!Sie können einen freien Text eingeben und Textbausteine verwenden. Textbausteine definieren Sie unter <Datei - Parameter - Textbausteine>. Per Doppelklick können Sie sie zu der Leistung übernehmen und dort ggf. anpassen oder ändern.
Links sehen Sie die erfassten Textbausteine alphabetisch gelistet. Mit der Scrollleiste gelangen Sie nach unten. Haben Sie einen Baustein mit Doppelklick ausgewählt, erscheint rechts der dazu hinterlegte Text.
Standardmäßig gibt es schon die Bausteine <*Kundenanrede> und <*Kundenname>. Alle weiteren Bausteine können Sie individuell erstellen.
Sie können mehrere Textbausteine nacheinander anklicken. Bitte beachten Sie, dass die Bausteine in der Reihenfolge ihres Einfügens untereinander erscheinen. Sie können dort nicht mehr verschoben, sondern nur noch manuell gelöscht und wieder neu eingefügt werden.
Die Zeilen werden automatisch beim Druck umgebrochen. Der Zeilenumbruch richtet sich dabei nach dem verfügbaren Platz und der verwendeten Schrift. Einen Absatz definieren Sie durch die <Return> Taste.
Geben Sie im Text <Strg> + <Tab> ein, wird dies in einen Tabulator umgewandelt, und Sie können Spalten / Tabellen bilden.
Mit einem Klick auf <OK> speichern Sie die Texte. Sie erscheinen dann später auf allen Ausdrucken für den Kunden zur entsprechenden Einzelleistung.
!worddav55572e3757e559507147ac87a283d207.png|height=25,width=102!Hinter diesem Button können weitere Teilnehmerinformationen eingegeben werden. Allerdings muss die Auswahl aller Teilnehmerwünsche und -pflichten zuvor unter <Basisdaten - Teilnehmerwünsche / Teilnehmerpflichten> definiert worden sein. Die hier angegebenen Teilnehmerinformationen können dann auch auf den Ausdrucken gedruckt werden. Kontaktieren Sie hierzu Bewotec.
Mit <Abbruch> wird die Leistung unverändert (oder gar nicht, wenn sie vorher nicht erfasst gewesen ist) gespeichert.
Mit <OK> werden die Daten bestätigt und in den Vorgang übernommen.
Weitere Buttons in der Karteikarte <Leistung>
!worddav5f52f7443f70e15111356759386861f5.png|height=23,width=62!Das Modul <Preisgruppen> ist ein Zusatzmodul. Damit kann man einzelne Leistungen zu bestimmten unterschiedlichen Preisgruppen zusammenfassen.
!worddav9379661aee11f7632824a131149e8bcb.png|height=23,width=62!Die Bausteinverwaltung ist ebenfalls ein Zusatzmodul. Verkaufen Sie vorrangig Eigenveranstaltung, können Sie damit alle Leistungsbausteine schon vordefinieren. Mit der Schaltfläche <Baustein> können diese Bausteine bei der Buchung bequem über eine Auswahlliste in den Vorgang eingetragen werden.
Mit dieser Schaltfläche können Sie Leistungszeilen löschen, die noch nicht gebucht sind bzw. für die noch keine Abschlussrechnung gedruckt wurde.
!worddavfc97e81033636a7e01209e26ca2f8a18.png|height=27,width=62!Mit <Ändern> können Sie etwas in der Leistung ändern. Ist die Leistung allerdings schon in der Veranstalterabrechnung gebucht bzw. eine Abschlussrechnung gedruckt worden, beziehen sich die Änderungen nur auf die Informationsfelder. Die Preiszeilen sind dann nicht mehr zugänglich.
!worddavf17c6026586a27f844295a8d8d280d4f.png|height=28,width=50!Mit diesen beiden Schaltflächen können Sie die Reihenfolge bzw. die Sortierung mehrerer Leistungen im Reisevorgang verwalten. Die Sortierreihenfolge beeinflusst die Reihenfolge des Drucks der Leistungen auf der Rechnung / Bestätigung.
!worddave8ea7ac174e11875c61ea550cb0139b5.png|height=23,width=65!Diese Schaltfläche bezieht sich auf die Datenübernahme aus der Hitchhiker-Flugdatenbank. Markieren Sie in der Flugdatenbank einen gewünschten Flug, wechseln anschließend in Jack und klicken auf dieser Schaltfläche. Die Flugdaten werden automatisch übernommen und in die Leistungsmaske <Flug> eingetragen.
Hinter dieser Schaltfläche erkennen Sie den Deckungsbeitrag dieser Buchung in Prozent sowie als absoluten Betrag. Sobald die Leistungen in der Veranstalterabrechnung verbucht sind, erscheinen die tatsächlichen Werte. Bis dahin wird der Deckungsbeitrag anhand der in den Veranstalterbasisdaten hinterlegten Provisionssätze geschätzt (siehe auch <Basisdaten - Veranstalter - Produktarten>). Eventuelle Fees werden dem Deckungsbeitrag zu 100% zugeschlagen, vergebene Rabatte werden dagegen abgezogen.
Weitere Einstellungen zur Preiseingabe in Jack
Preisarten:
- Inlandsbetrag: Arbeitet das Unternehmen häufig mit Leistungen, bei denen der Inlands- und Auslandsanteil separat ausgewiesen werden müssen (z. B. Auslandsfahrscheine), sollten auch wirklich diese Inlandsfelder in den Preiszeilen geöffnet sein.
- Einkaufspreise können auch in Jack erfasst werden. Der Vorteil bei der Erfassung von Einkaufspreisen liegt darin, dass diese Einkaufspreise später in der Veranstalterabrechnung als Belastungsbetrag vorgeschlagen werden. Damit kann die Buchhaltung besser kontrollieren, ob der Expedient bei der Kalkulation der Reise richtig vorgegangen ist. Anhand der erfassten Einkaufspreise lassen sich in Jack bessere Erlösschätzungen sowie weitere, ggf. von Bewotec zu erstellende Auswertungen erhalten. Mit den Einkaufspreisen arbeiten in erster Linie Consolidators sowie Unternehmen mit einem hohen Anteil Eigenveranstaltung. Als Einkaufspreis wird - solange noch keine Verbuchung erfolgt ist - der Wert der Leistung abzüglich der in den Veranstalterbasisdaten hinterlegten Provisionen eingetragen. Sobald eine Abschlussfakturierung erfolgt ist, kann der EK-Wert nicht mehr manuell überschrieben werden.
- Fremdwährungen: das Fremdwährungsmodul ist ein Zusatzmodul. Ist die Schaltfläche <Fremdwährung> aktiv, kann auch der Preis bei der Leistungserfassung in Fremdwährung eingegeben werden. Der Vorgang lässt sich jedoch erst dann wieder speichern, wenn die Schaltfläche <FW> nicht mehr aktiv ist - erst dann haben Sie wieder Zugriff auf die <OK> Schaltfläche.
Einstellungen zur Mehrwertsteuer:
Unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Preise> haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten zur MwSt, wie z. B. die Standardeinstellung für Provisionen, ob die MwSt. gerundet wird usw.