<Vorgang - Kundenzahlung>
Alle vorgangsbezogenen Kundenzahlungen (Ein- und Ausgänge) müssen über <Vorgang - Kundenzahlung_>_ verarbeitet werden. Nur so ist eine vorgangsbezogene Buchhaltung möglich.
Wird eine Kundenzahlung erfasst, passt Jack gleichzeitig die Kundenzahlungskontrolle (<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>) an und bucht den Betrag in der Finanzbuchhaltung (z. B. im Kassenbuch, Kontenblatt, Journal, usw.). Dabei werden sowohl ein Finanzkonto (z. B. Kassenbuch) als auch das entsprechende Debitorenkonto angesprochen.
In <Zahlungsart> bezieht sich Jack auf die unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> definierten Zahlungsarten. Dort müssen die korrekten Finanzkonten hinterlegt sein, so dass Jack automatisch weiß, bei welcher Zahlungsart welches Finanzkonto gemeint ist. Anhand des Vorgangs, der zu einem Jack Kunden gehört, erkennt Jack das Debitorenkonto.
Letztendlich muss der Expedient nur wenige Felder ausfüllen, damit Jack die Zahlung entgegennimmt, einträgt und auch buchhalterisch korrekt bucht.
Zuerst sehen Sie wieder die wichtigsten Daten zum Vorgang und Kunden. Die Anzeige dient nur Ihrer Information.
In der rechten oberen Fenster hälfte sehen Sie alle schon geleisteten bzw. erfassten Kun denzahlungen zum aktuellen Vorgang samt Datum und Betrag der Zahlung sowie der Zahlungsart.
Sie können durch einen Doppelklick auf einen der Einträge den Druck einer Kopie des Zahlungsbeleges anfordern. Diese Aktion läuft direkt über den Drucker; es gibt dafür keine Vorschau.
Im Feld <Zahlungsart> können Sie aus dem Pull-down-Menü Zahlungsarten auswählen, die unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> hinterlegt wurden.
Neben dem Feld <Zahlungsart> können Sie zusätzlich wählen, ob es sich um einen Ein- oder Ausgang handelt.
Anhand von <Eingang> bzw. <Ausgang> erkennt Jack die Konten und setzt entsprechend die korrekte Zahlungsrichtung.
Wir empfehlen, alle Zahlungsarten unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> unter <Ein-/Ausz.> als <Eingang> zu definieren.
Zusätzlich sollten Sie in <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Buchhaltung - Kundenzahlung - Einstellungen> den Eintrag: <Kombobox Ein-/Auszahlungen sperren> setzen. Damit steht jede Kundenzahlung auf <Eingang>. Eine Gutschrift an den Kunden wird dann als negativer Zahlbetrag erfasst. Mit dieser strikten Regelung verhindern Sie mögliche Vorzeichenfehler bei Kundenzahlungsein- bzw. Ausgängen.
Entscheiden Sie sich doch mit der Wahlmöglichkeit <Eingang> und <Ausgang> zu arbeiten, können Sie unter <Datei - Passwort - Funktion - Erfassen von Kundenzahlungs-Ausgängen> eine Auszahlung an Kunden für einzelne Mitarbeiter sperren.
Tragen Sie hier das Datum der Kundenzahlung ein. Jack schlägt automatisch das Tagesdatum vor, das Sie jedoch ändern können.
Mit dem hier eingetragenen Datum wird die Zahlung automatisch in der Buchhaltung gebucht. Es ist das Belegdatum der Zahlung. Fehler bei der Datumsangabe bewirken ebenso einen Fehler in der Buchhaltung!
Hier trägt Jack die Journalnummer ein.
Jack zeigt die entsprechende Währung der Kundenzahlung an, wenn Sie das Fremdwährungsmodul gekauft haben.
Im rechten unteren Bereich sehen Sie weitere Informationsfelder. Sie erkennen den Gesamtreisepreis sowie die bisher getätigten Zahlungen. Sobald Sie einen weiteren Zahlungsbetrag unter <Betrag> eintragen und mit <Tab> bestätigen, passt Jack die Höhe des Restbetrages entsprechend an.
Soll- und Habenkonto können nicht geändert werden. Jack setzt die Buchungsrichtung anhand der unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> hinterlegten Zahlungsarten mit dem jeweiligen Finanzkonto. Der hinterlegte Buchungsschritt bei Kundenzahlungen ist <Finanzkonto an Debitor>.
Jack schlägt die Buchungsnummer als Belegnummer vor.
Wenn bei der Definition der Zahlungsart unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> gleichzeitig die Vergabe automatischer Belegnummern über Belegnummernkreise definiert wurde, kann die Belegnummer nicht geändert werden (vor der Ersteingabe der Zahlung schreibt Jack hier z. B. <*A1>, d.h. es handelt sich um den Belegnummernkreis 1, dessen nächste Belegnummer gleich vergeben wird).
Jede Kasse sollte einen eigenen Belegnummernkreis besitzen, in dem jede Kassenzahlung automatisch den nächsten Beleg aus diesem Nummernkreis erhält. Der Belegnummernkreis für eine Kasse ist ebenfalls einzustellen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>.
Man kann die Reiseteilnehmer des Vorgangs in einem Zusatzfeld selektieren, um Ihnen die Zahlung zuzuweisen. Diese Funktion ist für den American Express und den Airplus Export nötig. Aber auch bei Gruppenreisen kann man so erkennen, welcher Teilnehmer welche Zahlung geleistet hat. Siehe unten bei „Zahlungsart Kreditkarte".
Hier sehen Sie den Belegtext zu dieser Zahlung. Dieser Text erscheint im Journal und den Kontenblättern.
Wir empfehlen Ihnen, diesen Vorschlag beizubehalten, so dass alle automatischen Zahlungen vom Text her identisch aufgebaut sind und ganz leicht in den Kontenblättern zu erkennen sind.
Es gibt 2 verschiedene Möglichkeiten, den Text zu gestalten. Dies wird über die <Textnr.> gesteuert. Wird bei der jeweiligen Zahlungsart eine <1> eingetragen, besteht der Vorschlag beim Zahlungstext aus Kundennamen und der Vorgangsnummer. Bei einer <2> besteht der Text aus dem 1.Teilnehmernamen und dem Kundennamen. Standardmäßig besteht der Text aus Zahlungsart, Kundennamen, Buchungsnummer und Abreisedatum.
Mit dem Fremdwährungsmodul können Sie den Zahlungsbetrag des Kunden in Fremdwährung umrechnen lassen. Dazu muss hier die gewünschte Währung ausgewählt werden.
Man kann hier eine Leistung des Vorgangs auswählen, um ihr einen Preis zuzuordnen. Diese Funktion ist für den American Express und den Airplus Export nötig (siehe „Zahlungsart Kreditkarte").
Hier tragen Sie den Betrag ein, den der Kunde gezahlt hat. Dabei schlägt Jack standardmäßig entweder den Anzah lungs- oder den noch verbleibenden Restbetrag vor. Die Vorschläge nimmt Jack aus dem Vorgang in der Karteikarte <Termine>. Dort können Sie die Zahlungsziele jederzeit anpassen. Den Vorschlag hier in der Kundenzahlung können Sie ebenfalls überschreiben. Jack passt automatisch den verbleibenden Restbetrag in der rechten Maskenhälfte an.
Erfassen Sie in der Kundenzahlung einen Anzahlungsbetrag, der geringer ist als die im Reisevorgang gesetzte Anzahlung, fragt Jack, ob damit die Anzahlung als ausgeglichen gelten und der fehlende Anzahlungsbetrag mit auf die Restzahlung geschlagen werden soll. Bejahen Sie die Frage, gilt die Anzahlung als ausgeglichen. Verneinen Sie die Frage, bleibt für Jack nach wie vor ein kleiner Anzahlungsbetrag offen, der dann auch in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> als offene Kundenzahlung aufläuft bzw. über das Mahnwesen unter <Buchhaltung - Mahnwesen> angemahnt werden kann.
Klicken Sie dieses Feld an, springt Jack nach Abschluss der Kundenzahlung in <Vorgang - Rechnung>. Hier drucken Sie nach der Zahlung eine Rechnung ausdrucken, auf der die gerade geleistete Kundenzahlung berücksichtigt ist.
Hier kann wie gewohnt der Drucker eingestellt werden.
Über diesen Button können die ZahlungsBHP angezeigt werden (Zusatzmodul für die VERK-Schnittstelle).
Haben Sie auch die Detailmaske der jeweiligen Zahlungsart ausgefüllt, fragt Jack, ob Sie einen Beleg drucken möchten. Sie können diese Frage mit <Ja> oder <Nein> beantworten.
Detailmasken zu den Zahlungsarten
Die Zahlungsarten werden unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> definiert. Zu jeder <Bezeichnung> wählen Sie auch eine <Zahlungsart>. Diese steuert in der Kundenzahlung, welche Detailmaske im Anschluss an eine Kundenzahlung geöffnet wird. In den Detailmasken können Sie weitere Zahlungsdetails wie z. B. die Auszugsnummer das Bankbeleges erfassen. In der Kundenzahlung öffnet sich die Detailmaske, nachdem Sie auf <Zahlung> geklickt haben.
Zahlungsart <Bank>
Sie sollten diese Zahlungsart dann verwenden, wenn Sie Bankeingänge verbuchen. Hat Ihnen Ihr Kunde den offenen Betrag überwiesen, können Sie nach dem Klick auf <Zahlung> in der Hauptmaske noch zusätzlich folgende Informationen erfassen:
<_Unternehmen>_Hier wird automatisch die Bank eingetragen, die im Kundenprofil in der Karteikarte <Bank/Karte> als Bankverbindung Ihres Kunden erfasst ist, z. B. Deutsche Bank oder Kreissparkasse Köln.
_<_Auszugs-Nr*.*>Hier tragen Sie die Nummer des Kontoauszugs ein.
<_Datum>_Jack schlägt das vorher eingegebene Belegdatum vor.
Dieses Datum erscheint auf dem Quittungsausdruck. Es hat jedoch im Bereich der Buchhaltung keine Bedeutung (entscheidend ist das Datum aus der eigentlichen Kundenzahlungsmaske von vorher!).
Zahlungsart <ec-cash> und <Kasse>
Für diese beiden Zahlungsarten erscheinen keine speziellen Detailmasken. Da die Zahlungsart aber auch auf der Rechnung ausgewiesen wird, wird hier in Bar und ec-cash unterschieden. Kasse bedeutet, der Kunde hat bar gezahlt, was auch als Barzahlung auf der Rechnung steht. Es erscheint nur eine Abfrage, ob ein Beleg gedruckt werden soll und wenn ja, wie viele Belege.
Hat der Kunde mit ec-cash bezahlt, ist kein Bargeld geflossen und Jack weist eine ec-cash Zahlung auf der Rechnung aus.