Handleiding Vreemde valuta

Algemeen
Basisinstellingen
Aanmaken van vreemde valuta grootboekrekeningen
Gebruiksmogelijkheden van de vreemde valuta
Extra functies

Algemeen

Onderstaand wordt de functie van de optioneel beschikbare module "Vreemde valuta" beschreven.

Basisinstellingen

De volgende instellingen dienen als eerste aangemaakt te worden: Applicatieparameters:

Via "Bestand – Parameters – Applicatieparameters" bij "Boeking – Instellingen" dienen de opties over de vreemde valuta (in dit voorbeeld 37, 38 en 39) aangevinkt te worden.

"Vreemde valuta tonen": Hierdoor worden de vreemde valuta bedragen in de boeking getoond naast de Euro (standaard valuta) bedragen. "Vreemde valuta herberekenen":Hierdoor is het mogelijk om in de boeking de bedragen te laten herberekenen, indien er een andere vreemde valutakode in de boeking geselecteerd wordt. "Veld vreemde valuta openen":Bij het openen van de boeking worden de bedragen in vreemde valuta of in Euro's getoond, afhankelijk van de instelling van de parameter. In de boeking kan dit omgezet worden via de <VV> button.

Bij de applicatieparameter "Boekhouding – Klantenbetaling – Instellingen" zijn een aantal instellingen mogelijk m.b.t. de vreemde valuta.
"Alle vreemde valuta toelaten"

Bij deze optie kan aangegeven worden of in de klantenbetaling alle vreemde valuta's worden toegelaten. Hiermee wordt bepaald of een vreemde valuta boeking ook met een andere vreemde valuta betaald kan worden dan de valuta die is gekoppeld aan de boeking.

"Rek. Koerscompensatie"Bij deze optie kan het grootboeknummer ingegeven worden waar de automatische koerscompensatie (koersverschil bij klantenbetalingen) op geboekt zal worden. Een grootboekrekeningnummer hiervoor kan aangemaakt worden via "Boekhouding – Basisgegevens – Rekeningschema".
"ISO kode uit boeking overnemen"Er kan bij deze optie aangeven worden dat bij een klantenbetaling van een vreemde valuta boeking de geselecteerde ISO code van de boeking automatisch in het scherm van de klantenbetaling overgenomen dient te worden. Het eerste betalingstype met deze valuta kode wordt dan voorgesteld. Het is uiteraard mogelijk om tijdens het invoeren van de betaling nog een ander betalingstype te selecteren.



Bij de applicatieparameter "Boekhouding – TO verwerking – Instellingen" zijn tevens een aantal instellingen mogelijk voor de vreemde valuta.
Bij het verwerken van de inkoop factuur van de touroperator is aan te geven in welke valuta deze ingeboekt dient te worden. Het systeem zal de valuta kode uit de boeking voorstellen. "Rekening voor valuta verschillen" In de applicatie parameters kan er bij deze optie aangegeven worden welke grootboek rekening gebruikt zal worden voor het automatisch boeken van eventuele valutaverschillen. Ook dit grootboekrekeningnummer kan aangemaakt worden bij "Boekhouding – Basisgegevens – Rekeningschema".
"Rekening voor de TO betaling" Tevens dient bij de optie "Rekening voor de TO betaling" het grootboeknummer ingegeven te worden van de default Euro bank waarvan de Euro touroperator facturen betaald worden. Dit is een verplichte applicatieparameter. Bij het betalen van de vreemde valuta facturen kan vervolgens dit rekeningnummer aangepast worden naar de vreemde valuta bank en wordt er met de (gemiddelde) koers gerekend.

Vreemde valuta instellingen:
Bij het menu onderdeel "Boekhouding – Vreemde valuta" zijn de opties te vinden om: vreemde valuta in Jack aan te maken, de wisselkoers in te geven en eventuele wisselkoers herberekeningen te doen.

Bij de optie "Tabel vreemde valuta" kunnen de diverse vreemde valuta aangemaakt worden.
Onderstaand is een voorbeeld aangegeven van een vreemde valuta. Een nieuwe valuta is met de knop <Voeg toe> aan te maken.

Er kan gekozen worden of de wisselkoers van de valuta op "Vertrekdatum" of "Boekingsdatum" wordt voorgesteld bij boekingen.
Het is mogelijk om bij "klantenbetalingen" of "handmatig boeken" de voorgestelde koers te overschrijven met de dagkoers. Let op: dit geldt alleen bij debet posten, bij credit posten zoals terugbetalingen wordt de gewogen middelkoers gebruikt !! Per valuta kan er een grootboekrekening ingevoerd worden waarop de koersverschillen (debet (winst) en credit (verlies)) geboekt worden.

In de "Tabel wisselkoers" (in het scherm genoemd "Koerstabel") worden de koersen van de betreffende valuta en de daarbijbehorende periode aangemaakt. Hierbij zijn verschillende koersen in diverse periodes aan te maken. Om een koers in te voeren dient eerst de periode aangemaakt te worden, met behulp van de knop <Bewerken>.

Vervolgens wordt de periode "open t/m dd.mm.jjjj" aangemaakt door bij "Geldig t/m" de datum in te geven en op <Voeg toe> te klikken. In onderstaand scherm b.v. 31.12.2011.

De volgende periode begint dan één dag later, op 01.01.2012. Nieuwe periodes zijn steeds met de knop <Bewerken> aan te maken.

Als de periodes zijn aangemaakt, kunnen deze in het pull down veld van de koerstabel worden geselecteerd.

Vul eerst de kode van de valuta in en geef daarna de wisselkoers voor deze periode in. Sla deze regel op met de knop <Voeg toe>, daarna kunnen andere valuta en/of perioden worden aangemaakt. Sluit het scherm af met <Sluiten>.

Aanmaken van vreemde valuta grootboekrekeningen

Via "Boekhouding – Basisgegevens – Rekeningschema" kunnen de grootboekrekeningen in vreemde valuta aangemaakt worden.
Het grootboekrekeningnummer voor de vreemde valuta bank dient in het rekeningschema met de juiste vreemde valuta kode aangemaakt te worden. Hierbij hoeft de wisselkoers niet ingegeven te worden. De eerste koers wordt op 1,00 gezet. Aan de hand van alle te boeken debet en credit posten (welke tegen verschillende koersen worden geboekt) wordt een - gemiddeld gewogen - middelkoers berekent.


Het is mogelijk om deze vreemde valuta bankrekening ook in te richten als een betalingstype voor het invoeren van een klantenbetaling. Bij het menupunt < Bestand - Parameters – Boekingparameters > is bij het tabblad [ Betalingen ] deze rekening te koppelen met de juiste VV ISO code.

Gebruiksmogelijkheden van de vreemde valuta

De vreemde valuta kan nu op verschillende manieren in Jack gebruikt worden.
Boeking aanmaken: Het is mogelijk om een boeking in vreemde valuta aan te maken, zodat een bevestiging of factuur in vreemde valuta geprint kunnen worden. Hiervoor kan op het tabblad [Extra] in de boeking de betreffende valuta gekozen worden in het pull down menu. De betreffende koers uit de koerstabel (<Boekhouding - Vreemde valuta - Tabel wisselkoers>) wordt overgenomen. In dit voorbeeld de koers op vertrekdatum in september van USD 1,42.

In de boeking worden de twee bedragen vermeld, geheel rechts het Euro bedrag van € 1000,- en links ernaast het vreemde valuta bedrag van $ 1420,-.

Klantenbetaling invoeren:
Om een klantenbetaling in vreemde valuta in te voeren, kan onder het menu punt < Boeking – Invoeren klantenbetaling > het juiste betalingstype in het pulldown menu geselecteerd worden. Bij VV (vreemde valuta bedrag) kan het betalingsbedrag in de overeenkomstige, geselecteerde vreemde valuta ingegeven worden.
Bij betalingen van de klant wordt de koers uit de boeking voorgesteld, deze kan echter altijd handmatig overschreven worden.

Terugbetaling aan de klant:
Bij het verwerken van een credit/terug betaling aan de klant rekent Jack uitsluitend met de waarde van de middelkoers. De koers is dan niet handmatig aan te passen. Als "Koerscompensatie muteren" wordt aangevinkt wordt het koersverschil automatisch geboekt op het grootboeknummer wat is aangegeven in de applicatie parameters.

Touroperator facturen:
Touroperator facturen zijn in te boeken via < Boeking – Verwerken van TO-facturen>. Bij het verwerken van touroperator facturen is het mogelijk om met de geselecteerde vreemde valuta uit de boeking de touroperator facturen en de betalingen in te boeken. Jack neemt automatisch de valuta en de koers uit de boeking over bij het "Verwerken van TO facturen".

De betaling aan de Touroperator kan in EUR of in vreemde valuta worden gedaan. Door bij het "Rekeningnr." het rekeningnummer van de vreemde valuta bank (in dit voorbeeld 1110 USD bank) in te geven, wordt automatisch de middelkoers opgepakt. Bij "VV-Bedrag" dient het te betalen bedrag in vreemde valuta ingevoerd te worden (bij een aanbetaling dient het VV-Bedrag aangepast te worden, het systeem rekent dan a.d.h.v. de gewogen middelkoers het Euro bedrag uit. Let hierbij op dat het veld "Verschil muteren" pas bij de restantbetaling aangevinkt mag worden!). Er kan een koersverschil ontstaan, welke direct weg geboekt kan worden naar de in de parameters gekoppelde koersverschillen rekening met de optie "Verschil muteren".

Extra functies

Printbestanden:
Het is mogelijk om bij < Boekhouding – Rekeningen> en bij <Boekhouding – Kasboek> de overzichten/mutaties in vreemde valuta te printen. De te gebruiken printbestanden zijn in te stellen bij < Bestand – Definieer formulieren >, bij de omschrijving "grootboekrekeningen" en bij "kasboek".De printbestanden KOBL_FW en KASSFW dienen in de AD map van Jack opgeslagen te zijn.



Wisselkoers herberekenen:
Met de Functie < Boekhouding – Vreemde valuta – Wisselkoers herberekenen > is het mogelijk om koersverschillen te boeken. Hierdoor worden de koersverschillen (winst en verlies) in samenhang met een vreemde valuta grootboekrekening aan het einde van het jaar eenmalig geboekt.
Er wordt het verschil berekend tussen de opgebouwde middelkoers tot de daadwerkelijke (nu in te geven) koers, en op de koersverschillenrekening uit de vreemde valuta tabel geboekt.

Voorbeeld tarieven, berekening Middelkoers:

Bij boeking van een uitbetaling/uitgave: Bij iedere uitgave wordt altijd met de middelkoers gerekend, zowel bij handmatige (op grootboekrekening) boekingen, klantenbetalingen of touroperator betalingen.
Rekening stand: EUR 2000 Rekening stand: USD 2800 opgebouwde middelkoers 1,40
Bij een uitbetaling zoals hier in ons voorbeeld van EUR 2000 zal Jack de middenkoers van 1,40 nemen, zodat de vreemde valuta rekening op beide zijden op 0 staat.
Zou men voor de uitgave van EUR 2000 handmatig een koers van bijvoorbeeld 1,50 kunnen gebruiken, dan is het EURO bedrag wel 0, maar de USD komt dan op -200 te staan. Dan wordt er op de vreemde valuta rekening dus niet correct geboekt, kan een nieuwe middelkoersberekening niet meer plaatsvinden en leidt dit ertoe dat de vreemde valuta rekening onbruikbaar is geworden.

Bij de koersverschillen in de parameters klantbetaling, het verwerken van de TO factuur en in de tabel van de vreemde valuta moet 1 en dezelfde grootboek voor debet en credit gebruikt worden!!)
{note]