<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur op services>
Deze Functie maakt het mogelijk om bepaalde services gezamenlijk te factureren, waarbij geselecteerd kan worden op Touroperator of b.v. een servicetype.
Het onderscheid met de beide voorgaande menu-opties is, dat hier alleen de geselecteerde services gefactureerd worden, en niet de complete boeking, met alle andere services, de overige bedragen en Fees.
Dit resulteert dat, wanneer u alleen bepaalde services factureert, de overige services op de boeking open blijven staan.
Zo kunt u b.v. meerdere BSP-services tegelijk factureren (die niet op Vertrekdatum, maar eerder op Ticket uitgiftedatum afgerekend worden). Dat zelfde biedt zich ook voor Verzekeringspolissen aan, bij welke eveneens de uitgiftedatum bepalend is voor de afrekening (Let echter op, dat bij uw Verzekeringsmaatschappij in Jack onder <Basisgegevens - Touroperator - Rekening> het veld <Tabel 2> actief is).
Heeft u bv IATA boekingen dan dient u met het volgende rekening te houden:
Voor services zoals Vluchttickets, Treinkaarten, Entreekaarten, Verzekeringen etc.) dient de factureringsdatum in de maand te vallen, in welke het Ticket uitgegeven is. Daardoor zult u eerder de Functie <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur op services> gebruiken voor alle IATA boekingen. Vervolgens dient u, voor de resterende boekingen, de algemene facturering via <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur> op te starten.gemeinsam laufen lassen!
De selectie van services kan door middel van verschillende criteria opgevraagd worden:
aan de hand van een bepaalde boekingsperiode
aan de hand van een bepaalde vertrekperiode
aan de hand van een bepaalde terugreisdatum
aan de hand van een bepaalde Ticketdatum (Services, die via de BSP afgerekend worden, dienen op Ticketdatum gefactureerd te worden. Voor de selectie is gelijkertijd ook een ingave van de boekingsperide nodig).
aan de hand van een bepaalde leverancier / touroperator, waarbij u services van dezelfde leverancier op kunt vragen.
of bijvoorbeeld een bepaalde touroperator kunt uitsluiten.
aan de hand van een bepaald servicetype.
aan de hand van een bepaalde inkoopdatum.
aan de hand van een bepaalde vluchtdatum.
aan de hand van een bepaald Touroperator referentienummer.
aan de hand van een bepaald VERK-factuurdatum (uitsluitend voor VERK-facturen, en afhankelijk daarvan, wanneerde boeking is gemaakt in VERK!).
De selectie kan gestart wordt door <Zoeken>. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het zoeken enige tijd duren. Het Zoeken kan altijd afgebroken worden door te klikken op <Annuleren>.
Er wordt een lijst getoond van alle services, die voldoen aan de ingegeven selectie.
Anschließend wählen Sie aus der Liste der Leistungen die zu fakturierenden Leistungen aus, indem Sie sie entweder einzeln markieren (mit Hilfe von <Shift> bzw. <Strg>) oder - wenn Sie alle Leistungen der Liste bearbeiten möchten - sofort auf <Buchen> klicken. Im letzteren Fall fragt Jack nochmals nach, ob Sie wirklich alle Elemente bearbeiten oder doch lieber selektieren möchten.
Entscheiden Sie sich für <Auswählen>, erscheint wieder die Leistungsliste. Entscheiden Sie sich für <Alle bearbeiten>, erscheint das weiterführende Fenster, in dem Jack Ihnen nochmals zeigt, was Sie gleich fakturieren werden.
Fakturieren & - wenn gewünscht - Druck der Rechnungen
Sie übergeben alle selektierten Vorgänge an die Fakturierung durch einen Klick auf <Buchen_>_. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Fakturadatum eingeben.
Fakturierungsdatum eingeben.
Im Bereich <Rechnungen> sehen Sie die Anzahl der Leistungen, die Sie ausgewählt haben, und den sich daraus ergebenden Gesamtbetrag (dabei handelt es sich um den Gesamtbetrag aus der Addition aller Leistungspreise, nicht aus der Addition der Umsätze zweier Vorgänge).
Zusätzlich können Sie das Fakturadatum wählen. Der Vorschlag liegt hierbei auf dem Abreisedatum. Für die Pauschaltouristik sollte nach Abreisedatum fakturiert werden.
<Druck Ja> erzeugt zu jedem selektierten Vorgang eine Rechnung. Wählen Sie den Druck ab, wird lediglich fakturiert, aber kein Papier ausgegeben.
<Verbuchen Nein> erzeugt zwar auch Rechnungen, aber die Vorgänge bleiben unfakturiert, es wird also auch nicht in die Buchhaltung gebucht.
<Einzelrechnungen> bedeutet, dass Jack für jede Buchung eine einzelne Rechnung druckt.
<Sammelrechnungen> ist eine Sonderanfertigung für einen Jack Projektkunden und hat im normalen Gebrauch keine Verwendung.
<Rechnungsdruckzähler erhöhen> setzt automatisch die Rechnungsnummern nach oben.
In <Anzahl Exemplare> können Sie eintragen, wie viele Exemplare je Rechnung gedruckt werden sollen.
Ist die Checkbox <Ein Druckauftrag pro Rechnung> aktiviert, generiert Jack für jede Rechnung einen separaten Druckauftrag. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn noch auf älteren Druckern gedruckt wird, die nur geringen eigenen Speicher haben.
Wenn Sie die Buchungen fakturieren, erzeugt Jack in Deutschland nur bei solchen Leistungen Buchungssätze für die Buchhaltung, deren Veranstalter auf Tabelle 2 stehen (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Konten>), sowie für alle sonstigen Beträge und Fees, die in den Vorgängen erfasst wurden (im Vorgang Karteikarte <Beträge/Infos> bzw. hinter dem Button <Fees>).
Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 1 stehen, werden lediglich „geschlossen", jedoch nicht buchhalterisch gebucht. Die buchhalterische Buchung solcher Leistungen wird ausschließlich über die Veranstalterabrechnung getätigt.
Die Buchungssätze werden zu einem bestimmten Datum - dem Fakturierungsdatum - ins Journal eingetragen.
Haben Sie eine IATA- und/oder DB-/DER-Agentur, sollten Sie folgendes beachten:
Für geldwerte Leistungen (Flugtickets, Bahnwerte, Eintrittskarten, Versicherungen etc.) sollte das Fakturierungsdatum in dem Monat liegen, in dem das Ticket / der Leistungsbeleg ausgestellt wurde. Deshalb sollten Sie eher die Funktion <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung Leistungen> für alle IATA bzw. DB/DER-Leistungen verwenden. Erst anschließend sollten Sie die „allgemeine" Sammelfakturierung unter <Buchhaltung - Vorgang/ Anmeldung - Sammelfakturierung> über alle restlichen Vorgänge laufen lassen