Inhalt
Übersicht
Einstellungen
Verwendungsmöglichkeiten
Platzhalter
Beispiel Mail Template
Übersicht
Mit dem PDF Modul können Sie Formulare und Listen, die Sie aus Jack Plus heraus ausdrucken möchten, automatisch als PDF Datei erzeugen.
Sie können z.B. Rechnungen als PDF-Datei erstellen und per E-Mail versenden.
Information
Das PDF Modul ist ein kostenpflichtiges Modul. Es kann optional zu Jack Plus erworben werden. Dieses Modul unterstützt nur die Übergabe von PDF Dokumenten an MS Outlook. Sollte es in Verbindung mit anderen Mail Clients zu Problemen kommen, so kann dies nur kostenpflichtig Supported werden.
Einstellungen
Damit ein Formular zusätzlich als PDF Datei generiert werden kann, muss dieses in den Ausgabedateien definiert werden.
Öffnen Sie den Menüpunkt < Datei - Ausgabedateien >
|
|---|
In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie einen Rechnungsdruck zusätzlich in eine PDF Datei drucken lassen können.
Wählen Sie in der Liste < Ausgabedateien > die Ausgabedatei aus, die Sie zusätzlich als PDF Datei erstellen können möchten.
Beispiel: < Rechnung >
Tragen Sie im Feld < Dateiname > die gleiche Bezeichnung ein, wie sie auch für den Ausdruck verwendet wird.
Beispiel: "RECH"
Tragen Sie im Feld < Bezeichnung > eine eindeutige Bezeichnung ein. Diese Bezeichnung erscheint in einem Auswahlfenster, wenn Sie das entsprechende Formular drucken möchten.
Beispiel: "Rechnung als PDF"
Aktivieren Sie die Checkbox < PDF-Datei >
Nach Aktivierung dieser Checkbox werden die zwei Felder < Schacht erste Seite > und < Schacht folgende Seiten > rechts neben der Checkbox < PDF-Datei > automatisch ausgeblendet. Stattdessen erscheinen die zwei Felder < Verwendung > und < Datei mit Mail-Textbaustein >. Zusätzlich wandelt sich das Feld <Drucker> in <PDF Dateiname> um. Hier können Sie einen Dateinamen verwenden - z.B. " Ihre Rechnung", der dann als PDF Dateiname ergänzend mit der jeweiligen Vorgangs-Nr. erscheint. Beachten Sie bitte, dass es sich hier um reine Dateinamen handelt die mit der Dateiendung.pdf vervollstädingt werden und hier keine Sonderzeichen (z.B. "/", "?" usw) verwendet werden können.
In Feld < Verwendung > wählen Sie aus, wie die erzeugte PDF-Datei verwendet werden soll. Wählen Sie z.B. "Mail an akt. Kunde" aus, so wird die erzeugte PDF Datei per E-Mail an den entsprechenden Kunden gesendet. Weitere Informationen zu den verschiedenen Verwendungsmöglichkeiten finden Sie im Bereich Feldbeschreibungen.
Beispiel: < Mail an akt. Kunde >
Im Feld < Datei mit Mail-Textbaustein > tragen Sie den Namen der Datei mit der Textvorlage für die E-Mail ein. Der Text, der in dieser Datei enthalten ist, wird als Vorlage (Template) für den E-Mail Text verwendet. Weitere Informationen zur Verwendung von E-Mail Vorlagen inkl. Platzhaltern finden Sie im Bereich Platzhalter
Beispiel: "mail"
Klicken Sie auf die Schaltfläche < Hinzu > um den neuen Eintrag zu speichern.
|
|---|
Verwendungsmöglichkeiten
Für die weitere Verarbeitung der erzeugten PDF Datei gibt es verschiedene Verwendungsmöglichkeiten.
- Datei öffnen
- Datei speichern
- Mail an akt. Kunde
- Mail an akt. Kunde (autom.)
- Datei speichern (autom.)
- Datei speichern - autom. in Dokumentenverwaltung
- Mail an akt. Veranstalter
Datei öffnen
Der Ausdruck wird mit einem PDF Reader geöffnet.
Datei speichern
Die PDF-Datei kann an einen beliebigen Ort gespeichert werden.
Datei speichern - autom. in Dokumentenverwaltung
Die PDF-Datei wird in die Dokumentenverwaltung (Zusatzmodul) des aktuellen Kunden gespeichert.
Mail an akt. Kunde
Es öffnet sich ein E-Mail Fenster für den Versand einer neuen E-Mail an den aktuellen Kunden. Die PDF-Datei wird als Anhang an diese E-Mail angefügt. Der hinterlegte Textbaustein wird zum Generieren des E-Mail Textes verwendet.
Mail an akt. Veranstalter
Es öffnet sich ein E-Mail Fenster für den Versand einer neuen E-Mail an den im Vorgang eingegebenen Veranstalter.
Mail an akt. Kunde (autom)
Diese Verwendung funktioniert wie "Mail an akt. Kunden". Hier wird allerdings vor dem Versenden kein E-Mail Fenster mehr geöffnet. Die E-Mail wird stattdessen automatisch versendet.
Diese Verwendung funktioniert wie "Mail an akt. Kunden". Es wird allerdings keine E-Mail Adresse eingetragen.
Platzhalter
In der Textbaustein-Datei können Platzhalter verwendet werden. So kann man z.B. statt "Sehr geehrte Frau Mueller" den Platzhalter "%Client.Salutation%" verwenden. Damit wird die Briefanrede aus dem aktuellen Kunden beim Erzeugen der Mail an diese Stelle eingesetzt.
|
|---|
Platzhalter können sowohl im Header (Betreff) als auch im Text verwendet werden.
Folgende Platzhalter sind z. Z. möglich:
Platzhalter |
Bedeutung |
%client.salutation% |
Briefanrede Kundendaten 1 |
%client.firstname% |
Vorname des Kunden Kundendaten 2 |
%client.name% |
Name des Kunden Kundendaten 3 |
%client.title% |
Titel des Kunden Kundendaten 4 |
%client.street% |
Straße des Kunden Kundendaten 5 |
%client.country% |
Land des Kunden Kundendaten 6 |
%client.postcode% |
Postleitzahl des Kunden Kundendaten 7 |
%client.town% |
Ortsname des Kunden Kundendaten 8 |
%client.postofficebox% |
Postfach des Kunden Kundendaten 9 |
%client.number% |
Kundennummer Kundendaten 10 |
%client.additional% |
Sonstiger Text des Kunden Kundendaten 11 |
%booking.number% |
Buchungsnummer Reiseanmeldung 1 |
%booking.invoicenr% |
Rechnungsnummer Reiseanmeldung 2 |
%booking.date% |
Buchungsdatum Reiseanmeldung 3 |
%booking.startdate% |
Reisestartdatum Reiseanmeldung 4 |
%booking.enddate% |
Reiseendedatum Reiseanmeldung 5 |
%booking.shortdescript% |
Kurzbeschreibung der Reise Reiseanmeldung 6 |
%booking.groupname% |
Reiseprofil Reiseanmeldung 7 |
%booking.traveltype% |
Reiseart Reiseanmeldung 8 |
%booking.destination% |
Zielgebiet Reiseanmeldung 9 |
%booking.transportation% |
Beförderungsart Reiseanmeldung 10 |
%booking.employeephone% |
Name des Bearbeiters in der Buchung (ab X11.01) |
%booking.employeemail% |
E-Mail des Bearbeiters in der Buchung (ab X11.01) |
%participant1.name% |
Name des 1. Teilnehmers Reiseanmeldung 11 |
%participant1.titel% |
Titel des 1. Teilnehmers Reiseanmeldung 12 |
%participant1.birthdate% |
Geburtsdatum des 1. Teilnehmers Reiseanmeldung 13 |
%participant2.name% |
Name des 2. Teilnehmers Reiseanmeldung 14 |
%participant2.titel% |
Titel des 2. Teilnehmers Reiseanmeldung 15 |
%participant2.birthdate% |
Geburtsdatum des 2. Teilnehmers Reiseanmeldung 16 |
%employee.name% |
Mitarbeitername (des angemeldeten Nutzers) Jack Login 1 |
%employee.firstname% |
Vorname des Mitarbeiters (des angemeldeten Nutzers) Jack Login 1 |
%employee.sign% |
Mitarbeiterkürzel (des angemeldeten Nutzers) Jack Login 2 |
%employee.phone% |
Mitarbeiter Telefon Mitarbeiter 2 |
%employee.email% |
E-Mail Adresse des Mitarbeiters Mitarbeiter 3 |
%booking.employeename% |
Mitarbeitername (des Mitarbeiters, der im Vorgang eingetragen ist) Reiseanmeldung 11 |
%booking.employeesign% |
Mitarbeiterkürzel (des Mitarbeiters, der im Vorgang eingetragen ist) Reiseanmeldung 12 |
%service1.invoicenumber% |
VA Vorgangsnummer erste Leistung Service 1 |
%service2.invoicenumber% |
VA Vorgangsnummer zweite Leistung Service 2 |
%agency.name% |
Reisebüroname Stammdaten 1 |
%agency.name2% |
Reisebüroname2 Stammdaten 2 |
%agency.street% |
Straße des Reisebüros Stammdaten 3 |
%agency.country% |
Land des Reisebüros Stammdaten 4 |
%agency.postcode% |
Postleitzahl des Reisebüros Stammdaten 5 |
%agency.city% |
Ortsname des Reisebüros Stammdaten 6 |
%agency.fon% |
Telefonnummer des Reisebüros Stammdaten 7 |
%agency.fax% |
Fax-Nummer des Reisebüros Stammdaten 8 |
%agency.email% |
E-Mail Adresse des Reisebüros Stammdaten 9 |
Beispiel Textbaustein-Datei (Mail Template)
In dieser Dokumentation verwenden wir die Datei "mail.txt", die im Verzeichnis "TB" von Jack Plus gespeichert sein muss.
Datei Inhalt:
[Header]
Ihre Buchung %booking.number% vom %booking.date%
[Text]
%client.salutation%,
Anbei erhalten Sie die Rechnung für Ihre Reise "%booking.shortdescript%" vom %booking.startdate% bis %booking.enddate%.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an unseren Mitarbeiter %employee.name%, der die Reise mit Ihnen ausgearbeitet hat.
Mit freundlichen Grüßen,
%agency.name%