<Bestand - Filiaalselectie>
De filiaaladministratie dient er voor, meerdere bedrijven van een onderneming in een aparte database te voeren. Dit wordt voornamelijk gebruikt indien het gaat om een fiscaal zelfstandige eenheid die ook boekhoudkundig compleet separaat gevoerd moet worden. Daarmee is een eigen balans per Mandant / bedrijfseenheid mogelijk.
Bij een gezamenlijke boekhouding dient men met het werken met mandanten af te zien en in plaats hiervan eerder met kostenplaatsen te werken. De filiaaladministratie staat ook echter een gezamelijke boekhouding van alle mandanten toe, als de boekhouding als "gezamenlijk" ingesteld wordt. Toch is het gebruik van de filiaaladminstratie iets "lastiger", zodra het daarom gaat, filiaaloverschrijdende functies zoals dossier- of ticket zoeken uit te voeren. Hier biedt het werken met de kostenplaatsen eerder aan, daar ieder bedrijf boekhoudkundig en ook van de statistieken hier afzonderlijk geëvalueerd kunnen worden, daar er bij voorbaat altijd toegang tot dezelfde database is.
Laat u zich door uw Bewotec accountmanager adviseren, daar het hier om een beslissing gaat, die voor toekomstig gebruik cruciaal is.
De filiaaladministratie laat een duidelijke scheiding van de bedrijven zien. Via deze functie kan tussen de bestaande bedrijven gewisseld worden. In de achtergrond lopen de afzonderlijke databases.
De databasestructuur behoeft daarbij niet aangepast te worden; Jack legt voor iedere mandant alle databases en directories afzonderlijk aan, zodat in de Jack hoofdmap automatisch een directory <Mandant> gecreeërd wordt. In deze nieuwe subdirectory wordt wederom iedere mandant met zijn van te voren vastgelegde mandantennummer aangemaakt. De directorystructuur, die zich daarachter bevindt, komt overeen dan met de nul-/hoofdmandant.
Bij de nieuwe installatie van een mandant met <Nieuw> moet ten eerste gedefinieerd worden welke database door wie gezamenlijk gevoerd zal worden. Allereerst moet het type van de datatoegang vastgelegd worden, daarnaast moet men aangeven welke databases uit de hoofd-/nulmandant overngenomen moeten worden en welke niet. Zo is het bijvoorbeeld zinloos de dossier- en de daarbij behorende klantgegevens over te nemen (daar in iedere mandant worden andere reisdossiers aan andere klanten toegewezen), maar waarschijnlijk wel de basisgegevens zoals bijv. bestemmingen, reistype en parameterinstellingen, die in de gehele onderneming identiek gebruikt zullen worden.
Bij <Aparte data, centrale boekhouding> wordt de boekhouding van ieder afzonderlijke mandant echter in de mandant zelf gedaan, wat dossiergebonden zaken aangaat. In het hoofdmandant vloeit vervolgens de consolidering van alle bedrijven tezamen met uw journaalposten. Dit verlangt dan wel een strikt gebruik van een gezamenlijke grootboekrekeningen.
Deze instelling kan naderhand niet meer aangepast worden en dient dan ook met grote voorzorg geselecteerd te worden.
Bij een eigen boekdhouding van de mandanten wordt iedere in de mandanten ingevoerde boekhoudkundige actie vastgelegd in de boekhouding van de mandant zelf. Bij een centrale boekhouding gaat iedere boekhoudkundige actie in de mandant, in de boekhouding van het hoofdmandant - het mandant met nummer 0.
Met <Centrale postcode-database> wordt vermeden, dat de data in iedere mandant nochmaals gekopieerd wordt. Daarnaast worden veranderingen in een een mandant automatisch ook in de andere mandanten beschikbaar gesteld.
Wordt <Centrale ticket-database> geselecteerd, dan wordt er met een gezamenlijke ticketdatabase gewerkt. Dit houdt echter ook in, dat de ticketlijsten en vergelijken in het hoofdmandant bewerkt / opgevolgt moet worden, daar alleen in het hoofdmandant de daarbij behorende dossiers uit alle mandanten gelijktijdig beschikbaar zijn.
Met <Centrale klanten-database> wordt gegarandeerd, dat alle gebruikers van alle bedrijven alle klanten benaderen kunnen. Veranderingen aan klantprofielen worden aan alle mandanten beschikbaar gesteld. De gebruiker ziet alleen dossiers van de klanten, die in dezelfde mandant toegewezen zijn, waarvoor de gebruiker op dat moment werkt.
De optie <Centrale memo's> maakt het mogelijk het verzenden en ontvangen van de notities uit / aan alle mandanten. Nieuwsbrieven kunnen daarmee handig aan alle medewerkers van alle mandanten gestuurd worden, zonder de actie in ieder afzonderlijke mandant te moeten herhalen.
Aansluitend wordt eenmalig gevraagd, welke databases naar de nieuwe mandant gekopieerd moeten worden.
Daarbij dient men er op te letten, dat bij latere updates altijd eerst de update in de onderliggende mandanten uitgevoerd moet worden, voordat de update voor het hoofd-/nulmandant doorgevoerd wordt.
Na het vastleggen van de afzonderlijke bedrijven kan via dit venster naar het gewenste bedrijf gewisseld worden. Mocht u een mandant willen wisselen, respectievelijk data willen veranderen, gaat u dan naar <Bestand - Filiaalselectie> en selecteer de betreffende entry met een dubbelklik.
Links boven ziet u, in welke mandant u zich op dit moment bevindt, zodat verwarring voorkomen wordt.