<Buchhaltung - Buchen>

Jack bucht wie in jeder doppelten Buchführung „Soll an Haben". Es gibt keine Buchung ohne Gegenbuchung, und überall können Sie auch individuelle Belegnummern erfassen.
Beim Erfassen buchhalterischer Buchungen können alle Buchungssätze als Stapel gesammelt werden, bevor sie auf den verschiedenen Konten gebucht werden. Die Daten gelangen sofort in die Buchhaltung, und die Kontensalden werden aktualisiert. Solange die Buchungssätze noch im Stapel stehen, können sie geändert und gelöscht werden. Nach der Buchung ist keine Änderung des Buchungssatzes mehr möglich, lediglich die Stornierung.

Bereits bei der Erfassung prüft Jack soweit wie möglich die Zulässigkeit der Eingaben. Grobe Fehler (z. B. falsche Konten zu einem Steuersatz) können dadurch abgefangen werden. Bevor Sie jedoch mit dem buchhalterischen Buchen beginnen, müssen die Konten in der Kontenverwaltung eingerichtet sein. Beim Buchen über <Buchhaltung - Buchen> müssen die angesprochenen Konten auch tatsächlich in der Kontenverwaltung (<Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>) existieren. Jack nimmt keine Buchungen auf nicht existierenden Konten an.

Mit der Funktion <Buchhaltung - Buchen> buchen Sie alles, das nichts mit Kunden- / Veranstaltervorgängen zu tun hat (z. B. Lohnverrechnung, TUI-Abschlagszahlungen, CRS-Incentives usw.). Hierbei können Sie ein <Festkonto> eingeben, um z. B. beim Buchen Ihres Bankauszuges den Saldo vor der eigentlichen Verbuchung kontrollieren zu können.

Bitte beachten Sie, dass Sie keinesfalls direkt auf Konten buchen, die in den Einstellungen als Fehler-, Umbuchungs-, Sammelzahlungskonto verwendet werden (siehe <Buch haltung - Stammdaten - Einstellungen>). Hierbei handelt es sich um Systemkonten, deren direkte Bebuchung entweder zu Fehlern in den Auswertungen führt, oder zum Verlust der Übersichtlichkeit auf dem Konto und damit zu Salden, die beim nächsten Jahresabschluss erst mühselig geklärt werden müssen.

Die Buttons <Kundenzahlung> und <Veranst.-zahlung> ermöglichen Ihnen anhand des Feldes <Festkonto> eine flüssige Buchung Ihres Bankauszugs. Durch das Verzweigen in die Kundenzahlung / Veranstalterabrechnung werden automatisch die richtigen Zahlungsparameter vorgeschlagen, und der Saldo des Bankkontos kann vor dem endgültigen Buchen kontrolliert werden.

Beim Buchen einer Kundenzahlung oder Veranstalterabrechnung muss unbedingt die jeweilige Jack Funktion verwendet werden, die über die Buttons <Kundenzahlung> und <Veranst.-Zahlung> aufzurufen sind!
Über die eigentliche Funktion <Buchhaltung - Buchen> dürfen keine Kundenzahlungen oder Veranstalterabrechnungen direkt gegen Debitor-/Kreditorkonten gebucht werden, sondern lediglich Geschäftsvorfälle, die sich auf keinen Reisevorgang beziehen (z. B. Gehaltsverrechnung, Superprovision für das letzte Jahr etc.)!
Ausnahmen (bitte am besten Rücksprache mit Bewotec):

• Setzen von Vortragswerten
• Eigenveranstaltung
• IATA, DB/DER-Abrechnungen, ggf. Versicherungs abrechnungen

Hier erscheint das Belegdatum, mit dem der Geschäftsvorfall ins Journal eingetragen wird. Jack schlägt für die erste Buchung das Tagesdatum vor; bei allen weiteren Buchungssätzen das Datum des letzten Buchungssatzes. Sie können nur in den aktuellen Buchungsjahren buchen (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>). Ist eine Periode schon abgeschlossen (unter <Buchhaltung - Abschluß - Periodenabschluß>), ist ebenfalls keine Buchung mehr möglich.

Hier können Sie einen festen Buchungsmonat einstellen, so dass nur buchhalterische Buchungen dieses Monats verarbeitet werden können. Dies verringert das Fehlpotential beim Datum.

Hier können Sie ein Festkonto einstellen, so dass nur Buchungssätze für dieses Konto verarbeitet werden können. Dabei ist es bei den einzelnen Buchungen unerheblich, ob das unter <Festkonto> eingestellte Konto auf der Soll- oder Habenseite stehen soll. Sobald Sie das Gegenkonto zum Festkonto eintragen, ergänzt Jack das freigebliebene Kontofeld mit der Nummer des Festkontos. Dies verringert das Fehlerpotential und sollte immer dann genutzt werden, wenn Sie viele Buchungen mit diesem Konto auf einmal erledigen wollen wie z. B. bei Bankauszügen, der Gehaltsverrechnung oder einer Metrorechnung.

Der Saldo des Festkontos verändert sich beim Arbeiten entsprechend. So kann man nach jedem Buchungssatz, der mit <Hinzu> dem Stapel beigefügt wurde, sofort den aktuellen Saldo sehen, um ihn z. B. mit dem Saldo auf einem Kontoauszug zu vergleichen, bevor <Buchen> angeklickt wird.

Ist <Buchhaltung - Buchen> geöffnet und auch ein <Festkonto > eingestellt, übernimmt Jack beim Übergang z. B. in die Kundenzahlung genau dieses Konto (Voraussetzung dabei ist: es ist unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> als Zahlungskonto schon hinterlegt!). Ebenso wird das Festkonto, das unter <Buchhaltung - Buchen> eingestellt ist, samt Buchungsdatum als Vorschlag in die Veranstalterzahlung übernommen.

Nur wenn das Festkonto eingestellt ist, erscheint auch das Feld <Buch-Nr.>, über das Sie eine Kundenzahlung direkt eingeben können (siehe weiter unten).

Hier können Sie das entsprechende Journal auswählen (nur für Buchhaltung in Belgien, den Niederlanden).

Hinter diesem Button verbirgt sich die Liste mit den hinterlegten Einträgen aus <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Karteikarte Ein/-Auszahlungen>.

Mit dieser Funktion können Sie diese vordefinierten Buchungssätze, die auch unter <Buchhaltung - Ein-/Auszahlung> erscheinen, auch über diesen Menüpunkt verarbeiten, ohne die Buchungssätze jedes Mal neu einzugeben (Soll-/Habenkonto sowie Text). Mit einem Doppelklick übernehmen Sie den Buchungssatz in die Buchungsmaske. Das Soll- und Habenkonto, die Steuer und auch das Feld <Text> werden automatisch gefüllt. Sie können nun ggf. eine Kostenstelle / einen Kostenträger für ein Konto wählen, ggf. die Vorsteuer anpassen, den Betrag setzen und auf <Hinzu> klicken.

In der Buchhaltung muss jeder Journaleintrag ein Soll- und ein Habenkonto ansprechen. Sie tragen also hier die entsprechenden Kontonummern ein (bzw. nur das Gegenkonto zum Festkonto, falls Sie gerade mit der Festkontofunktion arbeiten). Nach der Eingabebestätigung mit <TAB_>_ zeigt Jack automatisch die Kontobezeichnung an. Ist das Konto nicht in der Kontenverwaltung (unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>) angelegt, erscheint als Kontobezeichnung der Hinweis <nicht erfasst>.

Haben Sie die Kontonummer vergessen, können Sie <?> und <TAB_>_ eingeben, woraufhin Jack ein Suchfenster öffnet, in dem Sie sowohl nach Kontonummer als auch nach der Kontobezeichnung suchen können. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Konto in der Liste (oder klicken auf <Auswahl>), um es zu übernehmen.

Arbeiten Sie mit dem Zusatzmodul <Fremdwährung>, wird hier die Fremdwährung gezeigt, mit der das Konto in der Kontenverwaltung (unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>) definiert wurde. Die Fremdwährung lässt sich nicht mehr ändern, wenn das Konto einmal bebucht worden ist.

Hier sehen Sie, ob beim aktuell gewählten Konto ein OP erzeugt wird oder nicht. Sie können diese Schaltfläche nicht beeinflussen, denn die OP-Definition für das Konto wird unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> vorgenommen. Soll der Buchungssatz dem Stapel hinzugefügt werden, fragt Jack nach dem Klick auf <Hinzu> nach weiteren OP-Daten.

Gleichzeitig sehen Sie nicht nur die Kontenbezeichnung, sondern auch den aktuellen Kontensaldo. Sobald Sie den Buchungssatz mit <Hinzu> in den Stapel übernommen haben, ändert sich allerdings diese Saldoangabe nicht, sondern erst nach dem Klick auf <Buchen>. (Nach <Hinzu> ändert sich jedoch die Saldenangabe beim eingegebenen Festkonto.)

Jeder Buchung kann eine Kostenstelle / ein Kostenträger zugewiesen werden. Damit können Sie z. B. Ihre Aufwendungen auf die Kostenstellen Firmendienst und Touristik aufteilen und einen besseren Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Unternehmensbereiche erhalten.
Im Pull-down-Menü finden Sie alle definierten Kostenstellen, die unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen> definiert wurden (Zusatzmodul). Beim Buchen werden nur dann die Kostenstellen beim angesprochenen Konto berücksichtigt, wenn diese Konten auch als Kostenstellenkonten definiert wurden (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Ist ein Konto in der Kontenverwaltung als kostenstellenpflichtig definiert, müssen Sie beim Buchen eine Kostenstelle angeben. Geben Sie eine Kostenstelle, aber kein Kostenstellenkonto an, erscheint ebenfalls eine Meldung.

Arbeiten Sie mit Kostenträgern, können Sie hier die unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenträger> hinterlegten Kostenträger auswählen. Beim Buchen werden nur dann die Kostenträger beim angesprochenen Konto berücksichtigt, wenn diese Konten auch als Kostenträgerkonten definiert wurden (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Ist ein Konto in der Kontenverwaltung als kostenträgerpflichtig definiert, müssen Sie beim Buchen einen Kostenträger angeben. Geben Sie einen Kostenträger, aber kein Kostenträgerkonto an, erscheint ebenfalls eine Meldung.

Hier tragen Sie immer den Bruttobetrag des Geschäftsvorfalls ein. Jack errechnet selbständig die Steuer, so wie das Konto unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>.

Jack weist automatisch die zum angesprochenen Konto in der Konten verwaltung gehörende MwSt. aus (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Konten verwaltung>). Der beim Konto hinterlegte Steuersatz wird in die Steuerfelder eingetragen (Definition der Steuersätze unter <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze>). Dabei ist auch ersichtlich, welcher Prozentsatz aktuell für diesen Satz gelten soll. Sie können zwar den Steuersatz ändern, sollten dies aber nur dann tun, wenn es sich um Aufwendungen oder Bilanzkonten handelt. Bei Ertragskonten ist das Ändern der Steuersätze nicht möglich.

Nach dem Steuerschlüssel sehen Sie die Steuerart, und ob diese Steuer im Soll oder Haben des entsprechenden Steuerkontos gebucht wird (<US> / <UH> = Umsatzsteuer im Soll/Haben; <VS> / <VH> = Vorsteuer im Soll/Haben).
Zusätzlich erkennen Sie den prozentualen Steuersatz, den Jack anhand des Steuerschlüssels und des Gültigkeitszeitraums aus der Steuertabelle zieht, und schließlich den absoluten Steuerbetrag. Sollte Jack etwas anders runden, und dadurch der vorgeschlagene Betrag ungleich dem Betrag auf Ihrem Beleg sein, kann der Betrag überschrieben werden.

Wenn Sie mit der Fremdwährung arbeiten, können Sie hier eine Fremdwährung auswählen.

Hier geben Sie die Belegnummer zu diesem Buchungssatz ein (z. B. laufende Nummer des Bankauszuges). Übernehmen Sie den Buchungssatz in die OP-Verwaltung (siehe <Buchhaltung - Offene Posten>), wird diese Belegnummer als OP-Nummer vorgeschlagen, kann später jedoch immer noch in der OP-Verwaltung geändert werden.

Sie können hier auch den passenden, automatischen Belegnummernkreis eingeben. Bitte beachten Sie hierzu auch die Erläuterungen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>. Müssen Sie einen automatischen Belegnummernkreis ansprechen, damit dessen nächst höhere Belegnummer vergeben wird, tragen Sie hier <*A> ein und die Nummer des Belegnummernkreises. So wird z. B. bei der Eingabe von <*A2> automatisch die nächst höhere Belegnummer im Belegnummernkreis 2 vergeben.

Die automatischen Belegnummern werden erst bei der tatsächlichen Buchung der einzelnen Buchungssätze vergeben. Die jeweilige Belegnummer können Sie sehen, wenn Sie z. B. dann das Journal aufrufen (<Buchhaltung - Journal/Grundbuch>).
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, dann bleibt die Belegnummer für alle folgenden Buchungen des Stapels gleich.

Hier geben Sie den Erläuterungstext zur Verbuchung ein. Erst nachdem Sie mit dieser Textzeile den Geschäftsvorfall präzisiert haben, können Sie die Buchungszeile in den Buchungsstapel aufnehmen.

Wird ein Festkonto verwendet, kann man hier eine Jack Vorgangsnummer eintragen und mit <Tab> bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in das man Beträge für diesen Vorgang als An- bzw. Restzahlung übernehmen kann. Dabei werden die Beträge für An- und Restzahlung schon aus der Vorgangs verwaltung vorgeschlagen, können jedoch überschrieben werden.

Diese Funktion wird gerade von Buchhaltern genutzt, denen der ständige Wechsel von Masken beim Buchen von Bankauszügen mit Kunden- und Veranstalterzahlungen zu umständlich erscheint, und die einfach die Kundenzahlungen vorgangsbezogen eingeben möchten ohne weitere Kontrolle der Reiseanmeldung.

Wenn Sie nach der Eingabe die Tab-Taste drücken, öffnet sich eine neue Maske.
Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn Sie ein gültiges Festkonto eingetragen haben, das auch unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> als Kundenzahlungsart verwendet wird.

In dem neuen Fenster sehen Sie die noch offenen Anzahlungs- bzw. Restbeträge sowie deren Fälligkeiten. Sie können entweder Anzahlungs- oder Restbetrag übernehmen, oder jedoch den von Jack vorgeschlagenen Betrag überschreiben. Mit dem Klick auf <OK> übernehmen Sie den Betrag in Ihren Buchungsstapel.

Im Bereich <Einstellungen> können Sie das Belegsdatum und die Belegnummer für die Kundenzahlung wählen.

Sollte es sich bei der nächsten Position Ihres Bankauszuges entweder um eine Kunden- oder Veranstalterzahlung handeln, können Sie direkt aus dieser Buchungsmaske in die richtigen Funktionen wechseln. Sie führen dort die Zahlungen ganz normal durch und beenden dann den Dialog.

Jack fragt dann, ob Sie diese Zahlung ebenfalls in den Stapel übernehmen möchten. Bestätigen Sie die Frage, erscheint der Buchungssatz in Ihrem Stapel und wird insbesondere beim Arbeiten mit dem Festkonto in dessen Saldo berücksichtigt.

Buchungssätze, die über die Funktionen <Kundenzahlung> oder <Veranst.-zahlung> in die Maske <Buchhaltung - Buchen> übernommen wurden, können hier nicht geändert werden.

So können Sie Ihre Bankauszüge der Reihe nach abarbeiten und wissen sofort - noch vor der eigentlichen Verbuchung - ob Ihr Saldo stimmt.

Jeder Buchungssatz, der mit <Hinzu> in den Buchungsstapel übernommen wird, taucht dort als Zeile auf.

Gleichzeitig zeigt Ihnen ein weiterer Informationsbereich nochmals, um welche Konten (und ob Soll oder Haben) es sich handelt, und welche Summen jetzt auf diesen Konten verbucht werden. In diesem Beispiel erkennen Sie den kompletten Buchungssatz, und zwar unter Berücksichtigung der im Konto definierten Steuer. Damit haben Sie auf einen Blick die Kontrolle, ob die erfassten Beträge mit den Werten auf Ihrem Beleg übereinstimmen.

Arbeiten Sie mit einem Festkonto, wird dessen Saldo automatisch angepasst, sobald Sie eine weitere Buchung mit <Hinzu> in den Stapel geben.

Sie können mit den Jack-Standardbuttons neue Verbuchungen hinzufügen, oder Verbuchungen aus dem vorhandenen Stapel ändern bzw. noch nicht verbuchte Verbuchungen löschen.

Klicken Sie auf <Buchen_>,_ wird der Stapel endgültig gebucht und in die Buchhaltung übertragen. Sie können dann die Buchungen nicht mehr ändern oder löschen. Lediglich Stornierungen sind dann noch möglich.

Steht in den Eingabefeldern der Buchungsmaske noch eine Buchung, die nicht mit <Hinzu_>_ in den Stapel übernommen wurde, fragt Jack, ob der Stapel mit oder ohne diesen Eintrag gebucht werden soll.

Wird im Anschluss an das Erzeugen eines Buchungsstapels in <Buchhaltung - Buchen> auf <Abbruch> gedrückt, erscheint die Nachfrage, ob die Buchungssätze nicht gebucht und zwischengespeichert werden sollen.

Bestätigen Sie die Frage mit <Ja>, werden diese Buchungssätze zwischengespeichert. Beim nächsten Öffnen der Funktion <Buchhaltung - Buchen> erhalten Sie den auf diese Weise erstellten Stapel wieder und können dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben_._