Dokumentenverwaltung in Jack

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie einfach und schnell zu einem Kunden oder zu einem Vorgang gehörende Dokumente direkt in Jack anhängen und verwalten. Die Dokumentenverwaltung wird von Bewotec als Zusatzmodul angeboten.
Arbeiten Sie mit der Dokumentenverwaltung, können Sie mit der rechten Maustaste in die Dokumentenliste des geöffneten Kunden verzweigen.
Die Dokumentenverwaltung besteht aus einem Ordner <DO>, der im Jack Hauptverzeichnis angelegt wird. In der Datenbank werden der Dateiname, das Datum, an dem die Datei in die Dokumentenverwaltung aufgenommen wurde, die Beschreibung, die Kundennummer und die eventuell zugeordnete Buchungsnummer gespeichert.

1. Aktivieren und Aufrufen der Dokumentenverwaltung

Sie erhalten beim Kauf eine neue Lizenzdatei, in der die Dokumentenverwaltung freigeschaltet ist. Diese ist allerdings nicht direkt über eines der Jack Menüs ersichtlich.
Die Dokumentenverwaltung kann an mehreren Stellen in Jack über das Kontextmenü aufgerufen werden:
Kundenprofil
Wird die Verwaltung aus einem Kundenprofil heraus geöffnet, beziehen sich alle Dokumente auf den gerade geöffneten Kunden, d.h., nur die Dokumente, die im Kundenprofil hinterlegt werden, sind sichtbar.
<Vorgang - Reiseanmeldung>
Wird die Verwaltung aus einem Vorgang heraus geöffnet, beziehen sich alle Dokumente auf die gerade geöffnete Anmeldung, d.h., nur die Dokumente, die im Kundenprofil hinterlegt werden, sind sichtbar.
<Kundensuche> / <Vorgangssuche>
Je nachdem, welche Karteikarte aktiv ist, wird die Dokumentenverwaltung entweder kundenbezogen oder vorgangsbezogen geöffnet.
Hinzufügen neuer Dokumente
Öffnen Sie einen Kunden oder einen Vorgang. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) öffnen Sie die Dokumentenverwaltung. Im oberen Bereich werden alle bereits erfassten Dokumente für den Kunden oder die entsprechende Reise angezeigt.
Es erscheint der Dateiname, unter dem das Dokument gespeichert ist. Im unteren Teil der Dokumentenliste sehen Sie weitere Details.

Mit <Hinzu> können Sie ein neues Dokument hinzufügen. Es öffnet sich zunächst ein Auswahldialog, über den ein gespeichertes Dokument ausgewählt werden kann.
Alternativ können Sie in dem geöffneten Windows Exporer Fenster mit der rechten Maustaste auch innerhalb der Dateiliste das klassische Kontextmenü öffnen, über das Sie neue Dokumente anlegen können. Dabei erstellt Jack zunächst ein leeres <Neu Microsoft Word-Dokument>, das Sie in die Dokumenten verwaltung übernehmen und dort bearbeiten können.

Haben Sie eine Datei ausgewählt oder ein neues Dokument erstellt, öffnet sich ein weiterer Dialog:

Hier wählen Sie aus, wie das Dokument in die Verwaltung aufgenommen werden soll. Zusätzlich kann ein Kommentar zum Dokument erfasst werden.


<Kopie von Dokument in Verwaltung von Jack einfügen>
Vom Originaldokument wird eine Kopie erstellt, die in das angegebene Verzeichnis kopiert wird. Das Originaldokument steht am ursprünglichen Ort immer noch bereit. Nachträgliche Änderungen, die im Originaldokument - also nicht aus der Dokumentenverwaltung heraus - gemacht werden, werden nicht berücksichtigt.
<Dokument in Verwaltung von Jack verschieben>
Das Originaldokument wird komplett in das Jack Dokumentenverzeichnis verschoben. Legen Sie ein neues Dokument an, wird dies als Originaldokument in der Jack Dokumentenverwaltung angelegt.
<Dokument nur verklinken, nicht in Verwaltung einfügen>
Es wird lediglich ein Dateieintrag mit der Verknüpfung zum Originaldokument erzeugt und kein Dokument in das Jack Dokumentenverzeichnis eingefügt. Jack greift beim Öffnen über diesen Link auf das Originaldokument in der Datenbank zu.

Die Dokumente werden dann in dem Ordner <DO> im Jack Hauptverzeichnis abgelegt. Im Verzeichnisbaum werden alle nicht-verlinkten Dokumente verwaltet. Er ist so aufgebaut, dass die Dokumente sowohl nach Monat als auch nach Kundennummer getrennt gespeichert werden.
Beispiel:
Ordner 200604 = alle im Monat 04/06 gespeicherten Dokumente
Ordner 10000 = alle Dokumente für Kunden im Nummernkreis 1 bis 10000
Ordner 10005 = alle Dokumente des Kunden 10005.

Das Verzeichnis wird entsprechend dem Einfügedatum gewählt, d.h., auch wenn ein Dokument im Dezember 2005 erstellt wurde, wird es beim Einfügen im Februar 2006 im Unterverzeichnis 200602 landen. Sie können auch den Dateinamen im Jack Dokumentenverzeichnis ändern, wenn die Vorgänge nicht nur verlinkt sind. Wir empfehlen aber auf jeden Fall, Jahreszahl, Monat und Tag zu belassen.

Ändern und Öffnen eines Dokumentes
Alle eingefügten Dokumente sowohl für den Kunden als auch für Buchungen sehen Sie über das Kontextmenü der <Kundensuche>.
Über das Kontextmenü der <Vorgangssuche> sehen Sie lediglich alle vorgangsbezogenen Dokumente.

Mit <Ändern> erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie den Dokumenteneintrag ändern können, wobei Sie in <Beschreibung> ggf. einen „Betreff" erfassen können.

Der Dokumenteninhalt kann nur auf der Dokumentenliste über die Schaltfläche <Öffnen> geändert werden.
Mit Klick auf <Öffnen> können Sie das hinterlegte Dokument öffnen und entsprechend ändern. Bitte beachten Sie, dass Änderungen bei einer Kopie nur in dem Dokument gespeichert werden, das Sie über die Dokumentenverwaltung auch wirklich geöffnet haben. Ist das Dokument als Originaldokument oder lediglich verlinkt in der Jack Verwaltung, existiert es nur einmal dort. Folglich erscheinen alle Änderungen nur dort. Handelt es sich um eine Kopie eines Dokumentes, die nochmals an einer anderen Stelle Ihres Netzwerkes vorhanden ist, wird auch wirklich nur die Kopie verändert, das Ursprungsdokument bleibt unverändert.

Löschen eines Dokuments
Ein Dokument kann nur von demjenigen gelöscht werden, der es auch erfasst hatte. Kicken Sie auf <Löschen>, um ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung zu löschen. Es wird zunächst gefragt, ob Sie den Eintrag aus der Datenbank löschen möchten. Ist es als Originaldokument vorhanden, werden sowohl der Datenbankeintrag als auch die im Dokumentenverzeichnis stehende Datei gelöscht.