Briefe über Jack

Möchten Sie einen Brief über Jack erstellen, den Sie dann an bestimmte Kunden aus Ihrer Jack Kundenverwaltung schicken möchten, suchen Sie sich irgendeinen Kunden aus der Kundensuche, von dem Sie wissen, dass seine Stammdaten im Kundenprofil sauber und vollständig ausgefüllt sind.

Öffnen Sie nun die Jack Textverarbeitung mit <Datei - Textverarbeitung>. Hier verfassen Sie das Schreiben ganz normal, jedoch können Sie Serienbrieffelder einfügen, in die später beim Ausdruck über die Selektion die Daten (z. B. Adresse) der ausgewählten Kunden eingefügt werden.

Diese Platzhalterfelder finden Sie unter <Einfügen - Felder>. Wählen Sie einfach das Feld, das Sie benötigen und klicken auf <OK>. Dadurch wird ein Platzhalter in Ihr Dokument eingefügt, in dem später die Daten aus der Kunden- oder Vorgangsverwaltung erscheinen werden.

Für den Adresskopf fügen Sie z. B. nacheinander ein:

• {Kunde-Anrede}
• {Kunde-Vorname}
• {Kunde-Nachname}
• {Kunde-Straße}
• {Kunde-Postleitzahl}
• {Kunde-Ort}
• {Sonstiges-Akt.Datum...}
• {Kunde-Anrede + Name}.

Möchten Sie ein bestehendes Platzhalterfeld wieder aus dem Text löschen, markieren Sie es und drücken die <Entf> Taste. Sie können das Feld auch markieren und gehen über das Menü <Extras - Felder löschen>.
Nun lassen Sie die aktuellen Kundendaten einfließen, indem Sie auf <Extras - Felder aktualisieren> gehen. Jack fügt sofort die Kundendaten des Kunden ein, der im Jack Statusbalken steht, den Sie sich als anfangs rausgesucht hatten (der in der Statuszeile "aktiv" ist).

In den Briefen lassen sich auch Familienmitglieder von Privatkunden bzw. Mitarbeiter bei Firmenkunden und Reisebürokunden ansprechen. Hierzu gibt es Serienbrieffelder, die jeweils mit <Kundenfamilie - ...> beginnen. Damit Sie ein bestimmtes Familienmitglied ansprechen können, klicken Sie im Kundenprofil in der Karteikarte <Familie/Mitarbeiter> auf den Button <Textverarbeitung>. Dieser Button ist allerdings nur dann aktiv, wenn Sie die Jack Textverarbeitung im Hintergrund geöffnet haben. Anschließend stehen die entsprechenden Daten dieser Person in der Textverarbeitung.
Anschließend machen Sie zur Sicherheit einen Probeausdruck des Dokuments unter <Datei - Drucken>. Passen Sie ggf. die Formatierungen an. Dann speichern Sie diese Datei mit <Datei - Speichern unter> unter einem Namen, der nicht mehr als 8 Zeichen sowie die Dateiendung <rtf.> enthalten muss.

Serienbriefe (bzw. Mailings) über Jack
Wenn Sie nun einen Serienbrief drucken wollen (z. B. ein Mailing), so verlassen Sie die Jack Textverarbeitung und gehen in <Kunden - Selektion>. Wählen Sie die gewünschten Selektionsfelder und klicken auf <Zählen>. Jack zeigt Ihnen die Zahl der gefundenen Kunden. Mit <Speichern> können Sie diese Selektion immer wieder unter <Kunden - Gespeicherte Selektion> aufrufen.
Wählen Sie bei <Ausgabe an> den Menüpunkt <Drucker>, und bei <Ausgabe (wie)> den Punkt <Mailing> und bestätigen mit <OK>. Jack will nun noch wissen, welchen Brief (also welche Datei) Sie für Ihr Mailing verwenden möchten und zeigt Ihnen deshalb eine Auswahl der im TB Verzeichnis gespeicherten Dateien. Klicken Sie doppelt auf die Datei, und Jack beginnt mit dem Druck des Mailings an alle selektierten Kunden.