<Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>

Alle Konten, die in Jack verwendet werden, müssen einmalig eingerichtet werden. Standardmäßig können bei der Erstinstallation von Jack entweder die DATEV-Kontenrahmen SKR 03, SKR 04 oder der DRV-Kontenrahmen eingerichtet werden. Zusätzlich können Sie selber (ab der Jack-Vollversion) Konten ändern. Zu jedem Konto werden verschiedene Parameter (wie Steuerart, Kontenart usw.) definiert, die die Eigenschaften des Kontos in der Buchhaltung steuern. Diese Angaben werden beim Buchen automatisch vorgeschlagen und müssen nicht immer wieder eingetragen werden.
Neue Konten können jederzeit angelegt werden. Konten können nur dann gelöscht werden, wenn auf diesem Konto noch nichts gebucht wurde.
Sie sollten sich den Kontenplan ausdrucken und ggf. überflüssige Konten löschen und noch nicht vorhandene, aber benötigte Konten neu anlegen. Bitte beachten Sie dabei insbesondere die korrekte Kontenart und den richtigen Steuerschlüssel.

Bitte löschen Sie keinesfalls die Konten, die das Programm aufgrund technischer Notwendigkeiten in den Einstellungen benötigt (unter <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>).
Buchen Sie bitte auf diese Konten niemals manuell!

Ein Konto, das nicht zuvor im Kontenplan hinterlegt wurde und dennoch bebucht werden soll, wird von Jack als „vorläufig" bezeichnet und mit der korrekten Kontennummer angelegt. Dabei kann Jack jedoch weder Kontenart noch Steuersatz zuweisen.
In der Kontenverwaltung können Sie die Konten zur Auswertung über die Gewinn- und Verlustrechnung, BWA und Rohbilanz zuordnen.

Das Fenster ist zweigeteilt: oben wird anhand der Eingabefelder ein Konto definiert, unten können Konten gesucht werden.
Möchten Sie die Eigenschaften eines Kontos aus der Kontenliste sehen, klicken Sie es in der Liste doppelt an, und es erscheint in den Eingabefeldern im oberen Maskenteil.

Möchten Sie ein Konto neu definieren, tragen Sie hier eine Kontonummer und die gewünschte Bezeichnung ein. Konto nummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.

Alle Konten sind in verschiedene Kontenarten unterteilt. Die Wahl der Kontenart ist wichtig für den Jahresabschluss sowie für weitere Auswertungen in Jack.

Bilanz Konten der Bilanzierung
Finanz Finanzkonten (z. B. Kasse, Bank)

Alle Konten, die als Finanzkonto definiert sind, laufen natürlich auch in die Bilanz ein. Zusätzlich kann man ein Kassenbuch in Jack unter <Buchhaltung - Kassenbuch> nur dann öffnen, wenn das betreffende Konto als Finanzkonto hinterlegt ist. Alle Finanzkonten fließen mit ihrem aktuellen Stand in <Buchhaltung - Auswertungen - Finanzstand> ein.

Aufwand Aufwand- / Kostenkonto
Ertrag Ertrags- / Einnahmekonto
Statist Statistikkonten
Vortrag Vortrags- und Übertragskonten
Debitor Debitorenkonten (Kunden)
Kreditor Kreditorenkonten (Veranstalter)

Hier wählen Sie, ob auf dem Konto mit oder ohne Steuer gebucht wird.

<Frei> Keine Steuerbuchungen auf diesem Konto
<Umsatz> Hier wird Umsatzsteuer gebucht (i. d. R. bei Erlöskonten)
<Vor> Auf diesem Konto wird Vorsteuer gebucht (i. d. R. bei Aufwandskonten oder Bilanz-/Anlagekonten mit Steuer)

Wird ein Konto mit Mehrwertsteuer definiert, muss auch der gültige Mehrwertsteuersatz hinterlegt werden. Dieser Satz muss in der Steuertabelle unter <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze> hinterlegt sein, damit die Buchungssätze steuerlich korrekt bearbeitet werden können. Dennoch können die Steuersätze beim Buchen noch manuell angepasst werden.

Nur bei Vorsteuerkonten ist das Buchen mit gemischten Steuersätzen zulässig. Bei Ertragskonten muss streng getrennt nach Steuersatz auf separate Konten gebucht werden. Ändern Sie den Steuersatz manuell ab, führt das zu Fehlern in der Umsatzsteuervoranmeldung!

Zusätzlich muss bei jedem Ertragskonto auch die korrekte Nummer der Zeile des Formulars zur Umsatzsteuervoranmeldung hinterlegt werden. Die korrekten Einträge je Konto erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater.

Die Auswertungen aus der Buchführung (Bilanz, G&V, BWA) werden anhand von Kontensalden erstellt. Dazu wird jedes einzelne Konto den entsprechenden Auswertungspositionen zugeordnet (z. B. alle verschiedenen KFZ- Kostenkonten auf die Position des KFZ-Aufwands). Jeder Auswertungsposition ist nun ein Kürzel zugewiesen (dies könnte z. B. <KFZ> sein; s. <Buchhaltung - Stammdaten - Konten GuV>). Dieses Kürzel tragen Sie beim dazugehörigen Konto ein und weisen damit seinen Kontosaldo einer bestimmten Auswertungsposition zu. In der Kontenverwaltung könnten Sie also jedem Konto seine passende Position in der Bilanz, G&V oder BWA zuteilen.

Jedem Konto kann bei der Ersteinrichtung eine Fremdwährung zugewiesen werden. Normalerweise besitzt jedes neu angelegte Konto die Basiswährung der Software. Arbeitet das Reisebüro mit dem Fremdwährungsmodul, kann es aber einem Konto generell eine andere Währung zuweisen. Das nachträgliche Ändern der Kontenwährung ist nicht mehr möglich.

Dieses Feld kann dazu verwendet werden, dass unterschiedlichen Konten (die auch in unterschiedlichen Nummernbereichen des Kontenplans stehen können) ein gemeinsames Sammelkonto zugewiesen wird.

Dies bietet sich z. B. an, wenn Sie mit mehreren Mitarbeiterkasse arbeiten: Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Kassenkonto, aber Sie wollen dennoch sehen, wie viel denn insgesamt in der Hauptkasse sein sollte. Weisen Sie allen Mitarbeiterkassenkonten die Kontonummer der Hauptkasse zu, und automatisch erscheinen alle Buchungssätze auf den Mitarbeiterkonten in Kopie auch auf dem Hauptkassenkonto. Dann ist auch der gemeinsame Stand aller Kassen in dieser Hauptkasse ersichtlich.

Wird ein Konto als Kassenkonto definiert (s. u.), kann beim Ausdruck des Kassenbuches in <Buchhaltung - Kassenbuch> die Kasse geschlossen werden. Es kann dann nachträglich bis zu dem Datum nichts mehr in die Kasse gebucht werden. Dieses Datum des Kassenbuchabschlusses wird hier in die Kontenverwaltung zurück geschrieben, so dass immer ersichtlich ist, bis zu welchem Datum die Kasse geschlossen ist, und ab welchem Datum überhaupt die Kasse noch bebucht werden kann.

Beim Druck eines Kassenbuchs mit Kassenabschluss dürfen also <von Datum> und <bis Datum> nicht kleiner oder gleich dem entsprechenden Datum in <Kassenabschlußdatum> sein. Ist <Kassenabschluß> nicht aktiv, kann jedes Datum eingegeben werden.

Sie können bei einem Konto eine Kostenstelle / einen Kostenträger hinterlegen. Dann schlägt Jack später immer die hier erfasste Kostenstelle / den Kostenträger vor. Sie müssen das Konto allerdings zuvor als Kostenstellen-/ Kostenträgerkonto definiert und alle Kostenstellen / -träger unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen> definiert haben.

Die Einstellung <Automatikkonto> hat keine Auswirkungen in Jack. Jedoch wird die Steuer bei solchen Konten seitens DATEV anders behandelt. Sollten Sie also Ihre Buchhaltung zur externen Weiterbearbeitung über DATEV exportieren wollen, müssen Sie die entsprechenden Konten, die bei DATEV Automatikkonten sind, auch hier in Jack kennzeichnen. Ansonsten kommt es zu Fehlern beim DATEV-Import beim Steuerberater.

Bei einem <OP-Konto> erfolgt nach jedem Buchungssatz in <Buchhaltung - Buchen> ein Eintrag in der OP-Verwaltung. Werden OP-Konten jedoch über die Vorgangsbuchhaltung bebucht, wird der entsprechende OP-Eintrag automatisch anhand der Informationen (Buchungsnummer, Fälligkeit etc.) aus der Reiseanmeldung gefüllt.

Arbeiten Sie mit Kostenstellen / Kostenträgern, müssen die entsprechenden Konten als <Kostenstellenkonto> / <Kostenträgerkonto> definiert sein, so dass Buchungssätze auf diesem Konto in die Kostenstellenrechnung einfließen können. Nur wenn dieser Checkbox aktiviert ist, kann der Buchungssatz in die Kostenstellenrechnung eingehen.

Ein Kostenstellen- / -trägerkonto muss nicht mit einer Kostenstelle / einem Kostenträger bebucht werden. Möchten Sie, dass jeder Buchungssatz für dieses Konto auf jeden Fall in Ihre Kostenstellenauswertung einfließt, aktivieren Sie <Kostenstellenpflicht> / <Kostenträgerpflicht>. Jack fordert dann bei jeder Berührung dieses Kontos die Eingabe einer Kostenstelle / eines Kostenträgers.
Zusätzlich können Sie dem Kostenstellenkonto eine Priorität vergeben mit <Kostenstelle hat hohe Priorität>. Das ausgewählte Konto hat dann diese Eigenschaft. Wenn im Vorgang eine Kostenstelle steht, wird diese Kostenstelle beim Buchen automatisch in den Buchungssatz eingetragen.

Wenn nun bei einem Konto <Kostenstelle hat hohe Priorität> aktiviert ist, dann wird anstatt der Vorgangskostenstelle die Konto-Kostenstelle in den Buchungssatz geschrieben. Die Konto-Kostenstelle wird im Konto erfasst, wenn <Kostenstellenkonto> unter <Buchhaltung - Kontenplan> aktiviert ist.

Ist <Kassenkonto> aktiv, wird in <Buchhaltung - Buchen> geprüft, dass der entstehende Saldo nicht negativ werden darf. Würde der Restsaldo unter Null sinken, erscheint eine Meldung und der Buchungssatz wird nicht angenommen, da Kassenkonten keinen negativen Saldo haben dürfen.

Über die Checkbox <Sonstiger Kreditor> können Sie Konten für besondere Kreditoren markieren, die Sie in der Jack OP Verwaltung nutzen.

Die Option <Konto geschützt> bewirkt, dass das Konto in den Kontenblättern nicht mehr aufgerufen und bebucht werden kann. Dazu muss allerdings für die jeweiligen Mitarbeiter in den Passwortrechten festgelegt sein, ob er/sie geschützte Konten sehen und bebuchen darf oder nicht (Passwortrecht <Funktion - Aufrufen von geschützten Konten>).

In der unteren Hälfte der Maske können Sie nach Konten suchen:

<_Konto>_ Geben Sie die gesuchte Kontonummer ein. Jack springt zum entsprechenden Konto und sortiert die Liste numerisch. Existiert das Konto nicht, zeigt Jack das nächstfolgende, bestehende Konto an.
<_Bezeichnung>_ Suchen Sie nach einer Kontenbezeichnung, tragen Sie entweder die komplette Bezeichnung oder nur die Anfangsbuchstaben ein. Jack blendet den entsprechenden Kontenbereich ein, wobei die Liste jetzt alphabetisch sortiert ist. Möchten Sie die vollständigen Daten des gefundenen Kontos sehen, klicken Sie es doppelt an. Die Kontendaten erscheinen in der oberen Maskenhälfte.

Klicken Sie auf <Salden>, können Sie die Monatssalden der beiden aktuellen Wirtschaftsjahre für das markierte Konto sehen. Jack zeigt Ihnen dann die 12 Kontosalden (Soll und Haben) des Vorjahres sowie des aktuellen Jahres.

Bitte beachten Sie, dass der erste Saldo nicht unbedingt der Monat Januar sein muss, sondern von Ihrem Wirtschaftsjahr unter <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen> abhängt. Haben Sie dort ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr eingegeben, gehört der erste Saldo also zum ersten Monat Ihres Wirtschaftsjahres.

Sie können den Kontenplan mit den Jack-Standardbuttons bearbeiten: Konten hinzufügen, ändern oder löschen. (Nur unbebuchte Konten können gelöscht werden!). Mit <Verwerfen> leeren Sie die Eingabefelder.

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