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Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack Plus
Umstellen von Jack Plus auf Arbeiten mit Buchhaltung
Einstellungen Buchhaltung prüfen
Sonstige Arbeiten

Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack Plus

Zur korrekten Einrichtung der Finanzbuchhaltung in Jack Plus sowie zum flüssigen Bearbeiten sind vor dem Start der Buchhaltung in Jack Plus folgende Dinge zu prüfen:

Korrekte Einstellung der Daten im Menü <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>
Korrekte Definition der Steuersätze unter <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze>
Korrekte Definition aller Konten sowie deren Eigenschaften unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> sowie ggf. Ergänzen des Kontenplans um fehlende Konten
Erfassen aller Veranstalter unter <Basisdaten - Veranstalter> mit korrekten Konten (z. B. anhand des Buttons <Vorschlag>, ggf. manuelles Hinterlegen individueller Konten) sowie den dazugehörigen Produktarten (inkl. Provisionssätzen und ggf. Mehrwertsteuer)
Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang>, insbesondere dort <Termine> für die Definition von Standard-Zahlungsfälligkeiten samt Mahnstufen, <Vorgang 1> für die Definition sonstiger Beträge, <Zahlung> für die Definition aller Kundenzahlungsarten sowie <Ein-/Auszahlungen> für die einfache Verbuchung reisebürospezifischer Kosten und Erträge
Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde>, insbesondere dort <Termine> zur Definition von Standard-Fälligkeiten für bestimmte Kundengruppen und Veranstalterprodukte, und <Provision> zur Definition von Standard-Rabatten / weiterzugebenden Provisionen für bestimmte Kundengruppen
Definition der im Reisebüro zu verwendenden Fee-Regeln in <Datei - Parameter - Fee-Regelwerke> samt der dazugehörigen korrekten Konten
In den einzelnen Reisevorgängen korrekte Erfassung der Leistungsdaten (Inkassoform, Produktart, Zahlungsziel, sonstigen Beträge, Einzelpreise)

Bitte lesen Sie alle hier aufgeführten Kapitel des Handbuches, denn in den Texten werden Hinweise gegeben, die über das bloße Abarbeiten einer Checkliste hinausgehen!

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Umstellen von Jack Plus auf Arbeiten mit Buchhaltung

Wenn Sie schon längere Zeit mit Jack Plus arbeiten, aber erst jetzt die Buchhaltung nutzen wollen, ist die Abgrenzung der Vorgänge zwischen den Perioden mit und ohne Buchhaltung ein zentrales Thema.
Wir haben im Folgenden einige Punkte zusammengetragen, die sie dabei beachten müssen.
Grundlage ist dabei, dass Sie einen Stichtag festlegen, ab dem mit der Buchhaltung in Jack Plus gearbeitet werden soll (z.B. Stichtag Abreise nach dem 1.1.2013). Die Durchführung der folgenden Punkte bezieht sich auf diesen Stichtag. Bewotec empfielt als Stichtag den Beginn eines Wirtschaftsjahres festzulegen, also z.B. 1.1.2013 oder, bei abweichendem Geschäftsjahr (und dementsprechender Einstellung bei Punkt 1 - <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>), z.B. 1.11.2012.

Einstellungen Buchhaltung prüfen

Bevor Sie mit der Buchhaltung in Jack Plus beginnen, sollten Sie sicher stellen, dass alle Grundlagen für eine korrekte Buchhaltung gelegt sind.
Prüfen Sie dabei zuerst die Punkte, die im Abschnitt Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack Plus beschrieben sind.
Bei Punkt 5 (Prüfung der Einstellungen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang>) muss eine Zahlungsart angelegt sein, durch die die Zahlungen aus dem alten System vermerkt werden können z.B. "Zahlung Altsystem" oder "Zahlung vor 1.1.2013". Dabei wird als Konto nicht ein Konto wie Bank (1200) angegeben, sondern ein Konto im Bereich 9000, z.B. das Konto 9008, das bereits in Jack Plus angelegt ist. Wollen Sie dieses Konto nicht benutzen, so stimmen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater ab. Im Auslieferungszustand von aktuellen Jack Plus Versionen ist die Zahlungsart "Zahlung Altsystem" schon hinterlegt.

Bitte beachten Sie, dass beim Anlegen einer Zahlungsart mit einem Konto im Bereich 9000 eine Fehlermeldung angezeigt wird.

Sie können diese Fehlermeldung in diesem Fall einfach mit <Ja> bestätigen.

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Wie gehe ich weiter vor?

<Listen - Buchungen (Abfahrt) - Abgrenzungsliste Jahresabschluss>

Drucken Sie die Abgrenzungsliste Jahresabschluss, um zu erfahren, welche Geldflüsse schon vor dem Stichtag durchgeführt worden sind, um diese so zu verändern, dass Sie auch nach dem Stichtag korrekt in der Buchhaltung auflaufen. Da die Wirtschaftsjahre an jedem 1. eines Wirtschaftsjahres bei "0" beginnen ist es wichtig, den Übertrag durchzuführen. Für den Übertrag wird die folgende Liste benötigt.

Grenzen Sie die Liste so ein, dass alle Vorgänge ab dem Stichtag angezeigt werden. (z.B. bei Stichtag Abreise 1.1.13 -> Eingabe <Abfahrt> "1.1.13" - "31.12.13"

Die Liste zeigt Ihnen alle Vorgänge, bei denen Kundenzahlungen und/oder Zahlungen an den Veranstalter geflossen sind. Am besten drucken Sie die Liste aus, um die weiteren Schritte anhand der Liste durchzuführen.

Kundenzahlungen aus altem Wirtschaftsjahr umändern

Wenn Sie bereits Kundenzahlungen für Vorgänge nach dem Stichtag erfasst haben, so müssen Sie diese Zahlungen zuerst gegenbucht werden (Buchung des gleichen Betrags im Minus) mit Datum "31.12.12". Wenn Sie die Zahlung nicht mit dem Datum 31.12.12 zurückbuchen, sondern z.B. mit heutigem Datum, so können Sie den Bestand dieses Kontos nicht mehr nachvollziehen. Wenn Sie allerdings mit 31.12.12 zurückbuchen, so wird der Bestand ja erst zum Ende des Wirtschaftsjahres zurückgebucht.

Danach sollte der gleiche Betrag mit der neuen Zahlungsart "Zahlung vor 1.1.13" und Datum 1.1.13 wieder einbuchen, wodurch der Bestand im neuen Wirtschaftsjahr erzeugt wird.

Veranstalterabrechnung und -Zahlung aus altem Wirtschaftsjahr umändern

In der Veranstalterabrechnung sollte geprüft werden, ob z.B. schon Zahlungen an den Veranstalter geflossen sind für Vorgänge nach dem Stichtag.
Auch in diesem Fall müssen die entsprechenden Buchungssätze rückgängig gemacht (Eingabe des gleichen Betrags mit gegenteiligen Vorzeichen im Feld <Zahlbetrag> und Datum 31.12.12) und mit einem neuen Konto aus dem Bereich 9000 (z.B. Konto 9008) wieder eingebucht werden mit Datum 1.1.13.

Bitte beachten sie auch, ob die Erlöse in Jack gebucht werden müssen, oder ob diese im alten System verbucht worden sind. Falls die Erlöse im alten System gebucht worden sind, so ist in der Veranstalter-Abrechnung im oberen Bereich beim Rechnungseingang die Provision mit "0,00" Euro einzugeben. Übrig bleibende Beträge im Feld "Zahlbetrag" werden dann immer gegen das Konto aus dem Bereich 9000 (z.B. Konto 9008) gebucht.

Durch diese Verfahrensweise werden alle eventuellen Vorträge auf Debitoren und/oder Kreditoren immer in den Bereich 9000 gebucht, welches der Saldenvortragsbereich ist. So werden bereits die Vorträge vorgangsbezogen gebucht und es bleibt in den Vorgängen immer nur der für das neue Wirtschaftsjahr offene Betrag stehen und kann regulär verbucht werden.

Grundsätzlich ist Jack so ausgelegt, dass jede Reise mit seinen vorgangsbezogenen Buchungssätzen immer komplett zu Ende abgerechnet werden soll, sprich es soll für jeden Vorgang und jede Leistung die komplette Kundenzahlung, der Abschlussrechnungsdruck sowie die Veranstalter-Abrechnung durchgeführt werden. Die Vorgänge sollen also "ganz oder gar nicht" abgerechnet werden. Entweder es wird gar kein Buchungssatz gebucht, oder es werden alle Schritte wie angegeben durchgeführt.

Saldenvorträge für die restlichen Konten wird manuell durchgeführt

Für alle Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten soll ein manueller Saldenvortrag, z.B. am 1.1. des Jahres gemacht werden.
Sobald Sie ein Geschäftsjahr korrekt in Jack Plus abgewickelt haben, können Sie dieses Jahr mit dem automatischen Jahresabschluss beenden. Dabei werden die Saldenvorträge für Debitoren und Kreditoren von Jack Plus gemacht, die Sachkonten können entweder weiterhin manuell übertragen werden oder ebenfalls mit der Automatik die Finanz- und Bilanzkonten übernommen werden.

<Buchhaltung - Abschluss - Periodenabschluss> (optional)

Sie können über den Periodenabschluss bestimmte Monate für weitere Buchungen sperren. Dies bietet sich für Monate an, die Sie von der buchhalterischen Seite her komplett abgeschlossen haben.
Sie können diese Sperre jederzeit wieder aufheben, falls doch noch Buchungen gemacht werden müssen.

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