Digitale Unterschriften - Nach der Unterschrift

Owned by Ernst Steffl
Last updated: Juni 12, 2023
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Durch Klick des Kunden auf <absenden> wird die Unterschrift an das Dokument angehängt, das Dokument seinerseits wird in myJACK dem entsprechenden Auftrag zugewiesen. Die Unterschrift erscheint in dem Dokument auf einer eigenen Seite, nach dem eigentlichen Dokument.

Wenn das Dokument mehrere Unterschriftenfelder enthielt, sehen Sie unter der Unterschrift, für welche Unterschriftenfelder sie gültig ist.

Das unterzeichnete Dokument erscheint auf der Registerkarte <Dokumente> im Bereich <Erzeugte Dokumente>, der Beschreibung wird "(unterschrieben)" hinzugefügt.

Das ursprünglich hinterlegte Dokument wird aus dem Vorgang gelöscht, es bleibt also nur die unterschriebene Version des Dokuments übrig. Ausnahme sind hier buchhalterische Dokumente wie Zahlungen oder die Rechnung, diese Dokumente bleiben auch in der Ursprungsversion erhalten.

Ist für das Dokument der Tag "Marketingerklärung" aktiviert worden und hat der Kunde den Haken in dieser Checkbox gesetzt, so wird das Dokument auch noch in der Kundenakte abgelegt, in den Bereich < Dokumente >.

ein unterschriebenes Dokument kann nicht mehr aus myJACK gelöscht werden. 

 

Nach der Unterschrift erhält der Kunde eine E-Mail mit dem unterschriebenen Dokument für die eigenen Unterlagen. Auf diesem Dokument gibt es auch einen Link auf das ursprüngliche Dokument, einmal als Link und auch noch als QR-Code.

Für die E-Mail an den Kunden wird die Vorlage <Rücksenden unterschriebener Dokumente> verwendet. Sie können sie unter <Verwaltung - Administration - Emailvorlage> aufrufen und anpassen. 
Als Absender wird die E-Mail Adresse des Büros benutzt, das den Vorgang angelegt hat.

Der Link kann nur einmal benutzt werden. Wird der Link ein zweites Mal aufgerufen, so erhält der Nutzer den Hinweis, dass die Unterschrift bereits geleistet wurde.

 

Darüber hinaus wird der zuständige Mitarbeiter für den Vorgang (Verantwortlicher) per E-Mail darüber informiert, dass der Kunde unterschrieben hat.

In dieser Mail ist auch ein Link enthalten, mit dem Sie aus der Mail heraus direkt den Vorgang anzeigen lassen können.


E-Mail Adressen verifizieren durch die Unterschrift

Wenn der Kunde ein Dokument unterschreibt, in dem es eine Marketingerklärung gibt, so wird die Verifizierung der E-Mail Adresse angestoßen.

Bei der Unterschrift per E-Mail wird die E-Mail Adresse nach der Unterschrift auf den Status "grün" = verifiziert gestellt. Der Kunde hat ja eine E-Mail von Ihnen erhalten und darauf "geantwortet".
Bei der Unterschrift per App wird der Status der E-Mail Adresse auf "gelb" = Verifizierung angefragt gestellt. Dabei wird natürlich auch die E-Mail zur Verifizierung an den Kunden geschickt.