Buchhalterische Abwicklung Altvorgänge
- Ernst Steffl
Betrachtung der unterschiedlichen Fälle
Betrachtung der unterschiedlichen Fälle
Beim Umstieg von einem System auf myJACK ergeben sich für Vorgänge unterschiedliche Bearbeitungszustände. Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht geben über die Schritte, die Sie in myJACK für diese unterschiedlichen Zustände gehen müssen.
Aus unserer Sicht gibt es die folgenden Zustände:
Bei den folgenden Beschreibungen gehen wir davon aus, dass die entsprechenden Vorgänge in myJACK angelegt und aktiviert wurden.
Bis auf den letzten Fall gehen wir von einem Agenturinkasso aus.
1. Kundenzahlung offen und VA Zahlung offen
Kundenzahlung
Sie verbuchen die Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.
VA Zahlung
Da in ihrem alten System keine Eingangsrechnung verbucht wurde, ist die Leistung auch in myJACK völlig offen.
Geben Sie die VA Abrechnung nach Erhalt ganz normal in myJACK ein.
2. Kundenzahlung offen und VA Zahlung teilweise
Kundenzahlung
Sie verbuchen die Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.
VA Zahlung
In diesem Fall wurde ein Teil der Zahlung an den Veranstalter in Ihrem alten System verbucht und "fehlt" damit in myJACK.
Erfassen Sie zunächst in der Maske VA-Abrechnung den im alten System bereits abgerechneten Umsatz. Erfassen Sie dazu bei "Umsatz" den bereits abgerechneten Umsatz und bei Provisions in jedem Fall Null, Sie möchten ja die Provision nicht doppelt verbuchen. Dadurch wird der bereits abgerechnete Umsatz auf das Kreditor Konto gebucht. Im Normalfall würde der Betrag zwischen Kreditorkonto und Bank ausgebucht werden. In unserem Fall wird der Betrag aber gegen ein Saldenvortragskonto gebucht.
Dies hinterlegen Sie über die Belegerfassung mit dem folgenden Buchungssatz:
Kreditor an 902000 VA-Zahlungen altes System (AT 902000 und CH 902000)
(auf dem Kreditorkonto sollte der zuvor erzeugte Betrag als OP zu finden sein)
3. Kundenzahlung offen und VA Zahlung komplett
Kundenzahlung
Sie verbuchen die Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.
VA Zahlung
Sie geben die komplette Zahlung an den Veranstalter über die Maske "VA-Abrechnung" in myJACK ein. Wenn bereits Erlöse abgerechnet wurden und diese Erlöse zum Abreisedatum gebucht werden sollen, geben Sie dabei ebenfalls die Erlöse mit an.
Durch die Verbuchung wird ein offener Posten auf dem Kreditor erstellt. Diesen OP auf dem Kreditor buchen Sie gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000) aus.
4. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung offen
Kundenzahlung
Die Teilzahlung aus dem alten System übernehmen Sie in den myJACK Vorgang. Dazu verwenden Sie die Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
Sie verbuchen die aktuellen Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.
VA Zahlung
Da in ihrem alten System keine Eingangsrechnung verbucht wurde, ist die Leistung auch in myJACK völlig offen.
Geben Sie die VA Abrechnung nach Erhalt ganz normal in myJACK ein.
5. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung teilweise
Kundenzahlung
Die Teilzahlung aus dem alten System übernehmen Sie in den myJACK Vorgang. Dazu verwenden Sie die Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
Sie verbuchen die aktuellen Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.
VA Zahlung
In diesem Fall wurde ein Teil der Zahlung an den Veranstalter in Ihrem alten System verbucht und "fehlt" damit in myJACK.
Erfassen Sie zunächst in der Maske VA-Abrechnung den im alten System bereits abgerechneten Umsatz. Erfassen Sie dazu bei "Umsatz" den bereits abgerechneten Umsatz und bei Provisions in jedem Fall Null, Sie möchten ja die Provision nicht doppelt verbuchen. Dadurch wird der bereits abgerechnete Umsatz auf das Kreditor Konto gebucht. Im Normalfall würde der Betrag zwischen Kreditorkonto und Bank ausgebucht werden. In unserem Fall wird der Betrag aber gegen ein Saldenvortragskonto gebucht.
Dies hinterlegen Sie über die Belegerfassung mit dem folgenden Buchungssatz:
Kreditor an 902000 VA-Zahlungen altes System (AT 902000 und CH 902000)
(auf dem Kreditorkonto sollte der zuvor erzeugte Betrag als OP zu finden sein)
6. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung komplett
Kundenzahlung
Die Teilzahlung aus dem alten System übernehmen Sie in den myJACK Vorgang. Dazu verwenden Sie die Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
Sie verbuchen die aktuellen Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.
VA Zahlung
Sie geben die komplette Zahlung an den Veranstalter über die Maske "VA-Abrechnung" in myJACK ein. Wenn bereits Erlöse abgerechnet wurden und diese Erlöse zum Abreisedatum gebucht werden sollen, geben Sie dabei ebenfalls die Erlöse mit an.
Durch die Verbuchung wird ein offener Posten auf dem Kreditor erstellt. Diesen OP auf dem Kreditor buchen Sie gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000) aus.
7. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung offen
Kundenzahlung
Die Zahlung aus dem alten System verbuchen Sie in den myJACK Vorgang mit der Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
VA Zahlung
Da in ihrem alten System keine Eingangsrechnung verbucht wurde, ist die Leistung auch in myJACK völlig offen.
Geben Sie die VA Abrechnung nach Erhalt ganz normal in myJACK ein.
8. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung teilweise
Kundenzahlung
Die Zahlung aus dem alten System verbuchen Sie in den myJACK Vorgang mit der Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
VA Zahlung
In diesem Fall wurde ein Teil der Zahlung an den Veranstalter in Ihrem alten System verbucht und "fehlt" damit in myJACK.
Erfassen Sie zunächst in der Maske VA-Abrechnung den im alten System bereits abgerechneten Umsatz. Erfassen Sie dazu bei "Umsatz" den bereits abgerechneten Umsatz und bei Provisions in jedem Fall Null, Sie möchten ja die Provision nicht doppelt verbuchen. Dadurch wird der bereits abgerechnete Umsatz auf das Kreditor Konto gebucht. Im Normalfall würde der Betrag zwischen Kreditorkonto und Bank ausgebucht werden. In unserem Fall wird der Betrag der aber gegen ein Saldenvortragskonto gebucht.
Dies hinterlegen Sie über die Belegerfassung mit dem folgenden Buchungssatz:
Kreditor an 902000 VA-Zahlungen altes System (AT 902000 und CH 902000)
(auf dem Kreditorkonto sollte der zuvor erzeugte Betrag als OP zu finden sein)
9. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung komplett
Kundenzahlung
Die Zahlung aus dem alten System verbuchen Sie in den myJACK Vorgang mit der Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
VA Zahlung
Sie geben die komplette Zahlung an den Veranstalter über die Maske "VA-Abrechnung" in myJACK ein. Wenn bereits Erlöse abgerechnet wurden und diese Erlöse zum Abreisedatum gebucht werden sollen, geben Sie dabei ebenfalls die Erlöse mit an.
Durch die Verbuchung wird ein offener Posten auf dem Kreditor erstellt. Diesen OP auf dem Kreditor buchen Sie gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000) aus.
10. Vorgänge mit Direktinkasso
Bei diesen Vorgängen müssen nur die Erlöse gebucht werden. Diese geben Sie in der Maske "VA-Abrechnung" ein.
Durch die Verbuchung der Eingangsrechnung werden die Erlöse auf die entsprechenden Konten für den Veranstalter gebucht, auf der Gegenseite entsteht ein Offener Posten auf dem Kreditorkonto.
Der Ausgleich dieses Kreditor OPs erfolgt im Normalfall gegen das Bankkonto.
Ausnahme: Sie verbuchen die Erlöse zum Abreisedatum. Die Zahlung vom Veranstalter haben Sie im alten System erhalten und verbucht, die Abreise ist aber im Geschäftsjahr, das in myJACK abgewickelt wird. In myJACK müssen deswegen die Erlöse ebenfalls ersichtlich sein.
In diesem Fall müssen Sie die Erlösbuchung in myJACK ebenfalls verbuchen, der Ausgleich des Kreditor OPs erfolgt in diesem Fall gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000).
11. Vorgangszahlungen ohne Vorgang
Wenn Sie nicht alle Vorgänge von Ihrem Altsystem nach myJACK übertragen haben, und erhalten jetzt für einen solchen Vorgang noch Zahlungen vom Veranstalter, so ist prinzipiell auch eine Verbuchung ohne Vorgang möglich.
Sie können die nachträglich gezahlten Erlöse auch direkt zwischen Bank und Erlöskonto buchen.
Der verwendete Buchungssatz wäre:
Bankkonto an Erlöskonto Veranstalter
Eine Verbuchung mit einem Vorgang ist natürlich der direkten Verbuchung auf das Erlöskonto vorzuzuiehen, da man hierbei über den Vorgang den gebuchten Erlös sehen kann.
12. Verbuchung Erlöse nach Abreisedatum
Wenn Sie Ihre Erlöse zum Abreisedatum verbuchen, so haben Sie wahrscheinlich in Ihrem Altsystem bereits Erlöse für das neue Geschäftsjahr gebucht. Da das neue Geschäftsjahr in myJACK geführt wird, müssen diese Werte in myJACK übertragen werden.
Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihren Steuerberater, auf welche Art diese Werte in myJACK hinterlegt werden sollen.
Praktische Umsetzung
Bei Leistungen mit Agenturinkasso muss der Kunde an Sie eine Anzahlung und eine Restzahlung leisten, Sie selbst müssen die Zahlung an den Veranstalter leisten und bekommen Provisionen vom Veranstalter.
Durch diese Zahlungsströme kann es sein, dass in Ihrem bisherigen System bereits einer dieser Zahlungsvorgänge erfasst wurde, der nun nach dem Umstieg nicht zur Verfügung steht, also in der Buchhaltung von myJACK "fehlt".
Durch diese Situation ist die Bearbeitung von Vorgängen mit Agenturinkasso komplizierter als bei Direktinkasso.
Kundenzahlung
Beim Umstieg von einem anderen System auf myJACK kann es sein, dass der Kunde bereits eine Zahlung für einen Vorgang in ihrem alten System geleistet hat. Diese Zahlung des Kunden müssen Sie in myJACK erfassen, da sonst dieser Betrag immer im Vorgang offen bleiben würde, der Vorgang in myJACK also nie "abgeschlossen" wäre.
Um diese Zahlung in myJACK zu erfassen, nehmen Sie den entsprechenden Auftrag in Bearbeitung und wechseln auf die Registerkarte <Zahlung>. Dort wählen Sie nun die Zahlungsart <Zahlung Altsystem> aus.
Nach Eingabe des bereits bezahlten Betrags können Sie mit <Zahlung durchführen> den Vorgang auf den gleichen Stand setzen, wie den Vorgang in Ihrem alten System.
Als Datum wählen Sie den ersten Tag an dem mit myJACK begonnen wird. Wenn Sie also zum 1.11.2019 mit der Buchhaltung beginnen, buchen Sie die alten Kundenzahlungen auf das "Belegdatum "1.11.2019".
Alle weiteren Zahlungen des Kunden erfassen Sie nun ganz normal mit den übrigen Zahlungsarten.
Das Konto 901000 (AT 901.000 und CH 901.000) wird mit Offenen Posten geführt. Für jede Zahlung wird ein OP erzeugt. Als OP Nummer wird entweder die Auftragsnummer von myJACK verwendet, oder die externe Vorgangsnummer (z.B. beim Umstieg von Jack Plus).
Für Umsteiger von Jack Plus
Wenn Sie von Jack Plus zu myJACK umsteigen, ist der oben beschriebene Weg für Sie nicht notwendig. Wir übernehmen bei der Migration der Kunden und Vorgänge auch die Information, welchen Gesamtbetrag der Kunde bereits in Jack Plus bezahlt hat. Dieser Betrag wird vom System automatisch als <Zahlung Altsystem> verbucht, sobald Sie den Altvorgang in einen Auftrag umwandeln.
Wird ein Vorgang nicht umgewandelt, so wird auch keine Zahlung Altsystem erzeugt. Dies soll verhindern, dass ungewünschte "Altlasten" aus längst vergangenen Zeiten geöffnet werden. Durch die Aktivierung der Altvorgänge können Sie selbst bestimmen, welche Vorgänge Auswirkung auf die Buchhaltung haben.
Es empfiehlt sich, eine Liste der noch offenen Vorgänge im alten System zu erzeugen, um genau diese Vorgänge zu aktivieren, damit diese überwacht werden können.
Es sollte in jedem Fall von der Büroleitung begrenzt werden, wie weit rückwirkend Altvorgänge aktiviert werden dürfen (<Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten> und dann oben <Einstellungen> und dann unten links "Altvorgänge aktivierbar ab:". Das Datum, was hier eingetragen wird, stellt das Rückreisedatum dar).
Zahlungen an und vom Veranstalter
Grundsätzlich müssen Sie alle Zahlungen an den Veranstalter, die Sie in Ihrem alten System bereits erfasst haben, ebenfalls in myJACK erfassen. Da myJACK davon ausgeht, dass der komplette Betrag der Leistung
an den Veranstalter gezahlt werden muss, würde die Leistung in myJACK als "teilweise offen" angezeigt werden, wenn Sie einen Teil der Zahlung nicht in myJACK verbuchen. Dies würde auch zu offenen Posten auf den Verrechnungskonten führen, die nicht ausgeglichen werden.
Beispiel:
Der Kunde hat bei Ihnen eine Leistung mit einem Betrag von 1000€ gebucht, der Veranstalter hat eine Anzahlung von 200€ von Ihrem Konto eingezogen. Dies wurde noch in Ihrem alten System verbucht.
Wenn wir die Leistung nun in der VA Abrechnung von myJACK betrachten ist die bereits geleistete Anzahlung nicht sichtbar.
Würden wir nun einfach die Restzahlung über 800€ verbuchen, würden 200€ offen bleiben.
Um diese Situation zu beheben, geben Sie einfach die Anzahlung in myJACK ein und verbuchen dies.
Durch die Verbuchung entsteht ein offener Posten auf dem Kreditorkonto. Normalerweise würden Sie diesen offenen Posten in der allgemeinen Buchungsmaske gegen Bank ausbuchen.
Nicht aber in diesem Fall. Bei dieser Leistung buchen Sie den offenen Posten gegen ein spezielles Konto aus: "902000 VA-Zahlungen altes System".
Nach dieser Verbuchung sieht die Leistung in der VA Abrechnung genau so aus, wie wir es erwartet haben.
200€ werden als gebucht in der Spalte <Eingangs-RE> angezeigt, der Restbetrag über 800€ wird in der Eingabemaske als Zahlbetrag vorgeschlagen.
Bei Zahlungen vom Veranstalter (Provisionen) ist wie beim Direktinkasso ausschlaggebend, zu welchem Datum Sie diese Provisionen verbucht werden sollen.
Verbuchen Sie zum Zahldatum, und dieses Datum war vor Beginn der Buchhaltung in myJACK, so muss nichts verbucht werden.
Verbuchen Sie zum Abreisedatum und das Abreisedatum liegt im Zeitraum der Buchhaltung von myJACK, so muss die Provision auch in myJACK verbucht werden. In Ihrem alten System würden Sie in diesem Fall die Provisionen wieder ausbuchen.
Wurde die Provision mit der Restzahlung verrechnet, würde wahrscheinlich auch die Restzahlung noch in myJACK fehlen, so dass Sie einfach die ursprüngliche Abrechnung eingeben können.
In unserem Beispiel oben: 800€ Restzahlung, 100€ Provision, entspricht einem Restzahlungsbetrag von 700€
Etwas anders gelagert ist der Fall, wenn nur die Provisionen bereits gezahlt wurden, nicht jedoch die Restzahlung. In diesem Fall müssen Sie allein die Provision verbuchen, nicht aber die Restzahlung.
Dazu ändern Sie den Umsatz auf 0€ und geben 100€ als Provisionsbetrag ein.
In beiden beschriebenen Fällen würden Sie die Zahlung vom Kreditorkonto wieder gegen das Konto "VA Zahlungen altes System" ausbuchen.
In allen Fällen ist immer zu überlegen, ob die Provision im alten System schon geflossen ist oder noch im neuen System gebucht werden muss. In keinem Fall sollen Provisionen / Erlöse doppelt gebucht werden, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Anders herum sollen natürlich auch keine Erlöse vergessen werden.