Monatsabschluss (AT)

Owned by Ernst Steffl
Aug. 08, 2023
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Wenn Sie mit der Buchhaltung in myJACK arbeiten macht es Sinn, regelmäßig eine Kontrolle der Buchhaltung durchzuführen. Ein Abstand von einem Monat bis maximal drei Monaten erscheint sinnvoll.
Diese Anleitung geht von einer monatlichen Prüfung aus, dies ist auch die Empfehlung von Bewotec.

Prüfung Ausgangsrechnungen

Die Verbuchung auf das Debitorkonto des Kunden erfolgt in myJACK über den Druck der Rechnung. Also sollten Sie als erstes klären, ob alle Ausgangsrechnungen gedruckt sind. Sie können dies einfach über die Vorgangssuche durchführen.

Grenzen Sie bitte nach dem Datum (Abreise oder Buchungsdatum, je nach Einstellung), nach der Vorgangsart "Auftrag" und nach dem Rechnungsdruck ("ohne Rechnungsdruck") ein.
Sie müssen nun für alle Aufträge, die in der Ergebnisliste unten erscheinen, eine Rechnung drucken.

Dies können Sie am einfachsten über die Funktion <Verwaltung - Listen - Sammelrechnungserstellung>. 

Bitte beachten Sie, dass Sie die Liste nach Abreisedatum erstellen!

Wenn Sie von Jack Plus auf myJACK umgestiegen sind, bitte auch prüfen, ob es im Zeitraum „Altvorgänge“ gibt, die aktiviert werden müssen.

 

Prüfung „abweichende Rechnung“

Wenn Sie in einem Vorgang eine Rechnung gedruckt, den Vorgang anschließend aber grundlegend geändert haben, erscheint im Vorgang der Vermerk "abweichende Rechnung". Diese Vorgänge werden auch unter <Verwaltung – Listen – Rechnungsabweichung> aufgelistet (und beim Start von myJACK aufgerufen).

Da bei diesen Vorgänge unter Umständen noch ein alter Stand in der Buchhaltung auftaucht, müssen auch bei diesen Vorgänge neue Rechnungen gedruckt werden.
Machen Sie einen Doppelklick auf den Vorgang in der Liste. Nehmen Sie den Vorgang in Bearbeitung, wechseln auf die Registerkarte <Dokumente> und führen dann einen Rechnungsstorno durch.

Danach drucken Sie eine neue Rechnung, die dann den aktuellen Stand im Vorgang in die Buchhaltung schreibt.

VA-Abrechnung prüfen

In der VA-Abrechnung dürfen Leistungen kein rotes oder gelbes Symbol aufweisen.

Rufen Sie dazu <Buchhaltung - Belege&Auswertung - VA-Abrechnung> auf und grenzen Sie bitte nach dem Status der VA Abrechnung ein.

Suche nach VA-RE offenSuche

 
Suche nach VA-RE teilweise

 
Für alle Leistungen, die ein gelbes oder rotes Symbol aufweisen, müssen die fehlenden VA-Abrechnungen verbucht werden.

Saldenliste prüfen

Nach Verbuchung aller ER und AR können Sie <Buchhaltung – Belege & Auswertung – Saldenliste> aufrufen und nach folgendem Schema eingrenzen.

 

Wenn Sie mit Abreisedatum buchen

Alle Verrechnungskonten der Veranstalter sollten nach Verbuchung monatlich einen Endsaldo 0 aufweisen.

Konten, bei denen es nicht so ist, können Sie direkt über die Saldenliste prüfen. Machen Sie einen Doppelklick auf das Konto und wählen dann <Offene Posten>.

Wenn Sie die OP Liste über die Saldenliste aufrufen, werden auch alle OPs angezeigt, die aktuell schon ausgeglichen sind.

Rufen Sie die OP Liste manuell auf und grenzen auf das gewünschte Konto ein, so werden nur die noch nicht ausgeglichenen OPs angezeigt. Abhängig vom Konto wäre das übersichtlicher.

 

In der folgenden Liste können sie sich einen Überblick verschaffen, welche Buchungen nicht ausgeglichen sind.

 

Fall 1:
Am Verrechnungskonto ist die linke Seite (Soll) höher als die rechte Seite bedeutet:

Eine Ausgangsrechnung wurde noch nicht gebucht.
(möglich wäre auch eine doppelt verbuchte Eingangsrechnung)

In diesem Fall muss die Verbuchung der AR /abweichende Rechnungen geprüft werden.

 

Fall 2:
Am Verrechnungskonto ist die rechte Seite (Haben) höher als die linke Seite bedeutet:

Eine Eingangsrechnung wurde nicht gebucht.

Prüfen Sie bitte in diesem Fall <Buchhaltung - Belege&Auswerung - VA-Abrechnung>.

 

Wenn Sie nicht mit Abreisedatum sondern mit Tagesdatum buchen

Hier ist eine Kontrolle der AR /ER eher schwierig, es kommt dann darauf an, wann eine Periode wirklich abgeschlossen ist. Sie können hier nur prüfen ob im gewünschten Zeitraum alle AR und ER verarbeitet worden sind.

Unternehmensform: Einnahmen/Ausgabenrechner

Bei dieser Unternehmensform muss die Verbuchung mit Datum der Zahlung erfolgen, das heißt:

  • Kundenrechnung mit Tagesdatum zum Zeitpunkt der Auszahlung drucken

  • ER mit Belegdatum = Datum der Zahlung buchen

Kontrolle: es darf keine offenen Kreditoren oder Debitorkonten geben

Wenn die Saldenliste soweit richtiggestellt ist, können Sie die folgenden Daten drucken und dem Steuerberater übermitteln:
a)    Saldenliste
b)    OP-Liste (wenn vom STB gewünscht)
c)    Umsatzsteuervoranmeldung
d)    ZM Meldung

Saldenliste

Die Saldenliste muss immer über alle Konten (auch die Personenkonti) gehen, da Myjack aktuell nicht mit Sammelkonten der Debitoren und Kreditoren arbeitet.

Wenn die Saldenliste angezeigt wird, können Sie über das Zahnrad Symbol den Druck auswählen, entweder als PDF oder als Excel Tabelle, so wie Ihr Steuerberater die Liste erhalten möchte.

 

OP-Liste

Rufen Sie den Menüpunkt <Buchhaltung - Belege & Auswertung - OP-Liste> auf und grenzen Sie nach Kreditoren und dem Belegdatum ein.

 

Bei den Kreditoren grenzen Sie bitte von Konto 1300010 bis Konto 18xxxxxx (der letzte Ihrer manuell angelegten Kreditoren) ein.
Beim Belegdatum lassen Sie das "von" Feld leer und tragen im "bis" Feld den letzten Tag der Buchhaltungsperiode ein, die Sie an den Steuerberater übermitteln wollen.

Beim Druck der OP Liste wird eine Summe gebildet. Diese Summe muss mit der Summe übereinstimmen, die auf der Saldenliste für die Kreditoren angegeben wird. Die Summe der Kreditoren wird beim Druck der Saldenliste auch automatisch berechnet.

 

OP-Liste Debitoren
Auf die gleiche Art grenzen Sie danach die Debitoren ein (erster bis letzter Debitor, Belegdatum "bis" = letzter des Abrechnungsmonats).

Auch hier muss die Summe der Debitoren in der OP Liste und in der Saldenliste übereinstimmen.

ZM-Meldung

Als nächstes rufen Sie den Menüpunkt <Buchhaltung - Belege & Auswertung - BWA> auf.
Wählen Sie im Feld <Name> den Eintrag "ZM-Meldung" aus und geben den gewünschten Monat (Periode) an.

Wählen Sie aus, ob der Druck als PDF oder Excel erfolgen soll, und betätigen dann die Schaltfläche <Generieren>.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die UVA finden Sie unter <Buchhaltung - Abschlüsse - Umsatzsteuervoranmeldung>.
Auch hier wählen Sie die gewünschte Periode bzw. das gewünschte Quartal ein.

Beim ersten Aufruf werden nach Auswahl der Peridode/Quartal automatisch die Daten gesammelt und angezeigt. Wenn Sie diese Liste geöffnet lassen und tätigen dann weitere Verbuchungen, dann wird die Liste nicht automatisch aktualisiert. Klicken Sie dann einfach auf die Schaltfläche <Daten sammeln>.

 

Sie können sich die UVA entweder als PDF oder Excel ausgeben lassen.

myJACK bietet zur Umsatzsteuervoranmeldung auch eine Ustverprobung an.
Klicken Sie dazu einfach unten auf den Button <Ust. Verprobung>.

Sie erhalten damit eine Auflistung aller Buchungssätze, sortiert nach Steuerart.
So kann man relativ schnell feststellen, ob die Werte richtig gebucht wurden, bei Fehlern sind die Buchungssätze sofort auffindbar.