Inhalt

Generelle Einstellung

In den Systemeinstellungen werden zunächst generelle Einstellungen zur Provisionsberechnung vorgenommen.

Pfad: SETUP – Systemeinstellungen - Anwendungsgrundlagen - DaVinci - Buchungsserver - Provisionen

Möglichkeiten im Eingabefeld „Modell für Provisionsberechnung“:

• Einfach Provisionstabellen werden genutzt (Konditionen/Provisionsstaffeln)

• Vertragsabbildung Agenturhierarchie wird genutzt

Möglichkeit im Eingabefeld „Provisionsberechnung“:

• Beim Buchen Provisionsberechnung bei Buchung

• Bei Faktura Provisionsberechnung erst bei Fakturierung

Open

Anlage einer Agenturhierarchie

In den Eigenschaften einer Agentur-Adresse lassen sich Verknüpfungen zu einer übergeordneten Agentur definieren.

Die sogenannten „Zugehörigkeiten“ sind zeitlich begrenzt.

Jede abgelaufene Zugehörigkeit bleibt für spätere Auswertungen und Abrechnungen erhalten.

D. h. bei 150 Agenturen einer Kette muss ggf. nur ein Vertrag gepflegt werden, statt 150 immer gleicher Einzelverträge.

Trotzdem können vereinzelt Agenturen einer Kette Sonderkonditionen erhalten. Da Verträge „bottom-up“ gesucht werden, übersteuern die Einzelverträge den gemeinsamen Ketten-Provisionsvertrag.

Beispiel:

In der Agenturadresse unter dem Reiter „Kettenzugehörigkeit“ wird die Zuweisung der Hierarchiestufen innerhalb einer Kette vorgenommen.

Dieser Eintrag dient der Orientierung im Baum der Zugehörigkeiten. Trägt das Feld den Wert „Kettenkopf“ so ist die höchste Stufe damit definiert.

Um für freie Agenturen einen Provisionsvertrag hinterlegen zu können, muss diese entweder als Kettenkopf angelegt werden, das hätte zur Folge, dass die Trefferliste im Agenturhierarchiemodul eine Vielzahl von Kettenagenturen anzeigen würde.

Oder ein Kettenkopf für „freie Agenturen“ kann angelegt werden, unter den diese als Kettenagenturen gehangen würden, jede mit Ihrem eigenen Provisionsvertrag. Diese Art der Anlage hätte zwei Vorteile, zum einen wären die Kettenköpfe und deren Anzeige übersichtlicher, zum anderen könnte in einem nachgelagerten Schritt über eine Vereinfachung der Provisionsverträge nachgedacht werden.

Da es sich hierbei nur um einen fiktiven Kettenkopf handelt, dient er nicht als Verkaufsstelle, sie ist nur relevant um Provisionskonditionen aufzunehmen. Sie macht selbst keine Buchungen.

Open

Alle anderen freien Agenturen werden diesem Kettenkopf als „Kettenagentur“ zugewiesen, wichtig ist das zur Nutzung der Agenturhierarchie die Art der Zuordnung auf „Provision“ steht.

Um die Provisionsverträge für Agenturen anrechnen zu können, muss die entsprechende Check Box „bekommt Provision“ aktiviert sein. (Beachte Standardsteuer auf Provision).

Wenn das Flag „Keine Steuer auf Provision“ an ist, dann bekommt die Agentur keine Steuer auf Provision berechnet.

Pfad: Adressen – Vertragshierarchie

In der Vertragshierarchie werden die Agenturen laut zugewiesener Agenturhierarchie angezeigt.

Im oberen Bereich kann mit Hilfe der Suchfilter nach bestimmten Provisionsverträgen innerhalb der Agenturhierarchie gesucht werden.

Datum:

Je nach Datum können zu anderen Terminen andere Zuordnungen gültig sein können.

Dieses Datum gibt an zu welchem Zeitpunkt man die Agenturhierarchie betrachten möchte.

In der Regel ist dies das aktuelle Datum, daher ist Default Tagesdatum für dieses Feld.

Kette:

Durch Auswahl einer Kettenagentur wird nur der Baum eben dieser Agentur angezeigt.

Default ist leer, so dass alle Agenturen angezeigt werden.

Vertragsgültigkeit:

In diesen beiden Datumsfeldern kann der „von/bis Bereich“ angegeben werden, in dem angelegte Verträge ihre Gültigkeit besitzen. Ist das „ab“ Feld leer gilt das Tagesdatum.

Übernehmen:

Dieser Button übernimmt die Änderungen und baut den Baum entsprechend dieser Einstellungen neu auf.

Im unteren Bereich werden alle Treffer mit den zugehörigen Agenturen angezeigt.

Jeder Knoten entspricht einer Agentur-Adresse. Die Agentur in der höchsten Ebene ist jeweils der Kettenkopf, darunter folgen die weiteren Kettenagenturen, je nach Zuweisung.

Folgende Objektmenü-Funktionen sind möglich:

Agentur öffnen:

Öffnet die Kundenkartei mit den Daten der markierten Agentur zur Ansicht oder Änderung.

Nach getätigten Änderungen des Kunden muss der Baum aktualisiert werden.

Vertrag anlegen:

Öffnet den Vertragsbaum mit der gewählten Agentur um einen Provisionsvertrag anzulegen.

Vertragshierarchie

In der Vertragshierarchie werden die Prioritäten festgelegt, nach denen die verschiedenen Verträge herangezogen werden.

Folgende Prioritätenvergabe wird von Bewotec empfohlen:

Ein Vorgangsvertrag sollte immer die höchste Priorität haben, für den Fall, dass eine Nachkorrektur bestimmter Vorgänge notwendig ist.

Dann kann nach Buchung für diese Vorgänge ein Vorgangsvertrag erstellt werden.

Die nächste Priorisierung gilt der Promotion, damit kann als nächstes geprüft werden, ob zutreffende Promotionsaktionen angelegt wurden.

Daraufhin sollte der Basisvertrag folgen, in dem die Standard Agenturvertragsprovisionierung festgelegt wird.

Die Kickback Verträge werden über ein gesondertes Modul aufgerufen, sie spielen für die Vergabe der Vorgangsprovision keine Rolle. Es gibt zwei Arten von Möglichen Kickback Verträgen: mit und ohne Provision sowie ohne Provision und mit Kalkulationsbasis der Nettobetrag (Umsatz-Provisionen)

Provisionsverträge für Kette

In DaVinci kann für den Kettenkopf ein Basis-Provisionsvertrag angelegt werden.

Dieser gilt dann auch für alle zugehörenden Agenturen.

Im Vertrag wird je Produktart ein Provisionssatz definiert.

In der Vertragshierarchie kann per Markierung der gewünschten Ebene und rechter Maustaste ein „Vertrag angelegt“ werden.

In DaVinci besteht ein Vertrag aus mehreren Bereichen:

1. Vertragskopf: Kopf des Vertrages mit Vertragsnummer, der aus mehreren Typen bestehen kann.

2. Typen: Kopf eines bestimmten Vertragstypen, der mehrere Stufen besitzen kann.

3. Stufen: Stufe eines bestimmten Vertragstypen, der mehrere Einträge enthalten kann.

4. Einträge eigentlicher Eintrag welcher die Provision definiert. Es können mehrere Einträge zu einer Stufe definiert werden.

Jeder Vertrag muss einen Vertragskopf haben. Alle weiteren Vertragsbestandteile sind optional und werden über das Objektmenu definiert.

Vertragskopf

Im Dialogfenster zur Vertragskopfanlage gibt es folgende Eingabefelder:

Vertragstyp

Auf der Ebene des Vertragskopfes wird mit rechtem Mausklick und dem Menüeintrag „Neuer Typ“ der Vertragstyp definiert.

Die in Kapitel 3 „Vertragshierarchie“ bereits priorisierten Vertragstypen stehen via Drop Down zur Auswahl bereit. In unserem Beispiel wird zunächst ein Basisvertrag betrachtet.

Eingabefelder Vertragstyp:

Vertragstyp Definition der Art des Vertragstyps

Vertragsbestandteil freies Textfeld

Kickbackberechnung gibt an wie eine Kickbackberechnung erfolgen soll (Für den Basisvertrag „keine“)

Gültigkeit Eingrenzung eines Vertragsgültigkeitszeitraumes zur Provisionsberechnung

Reisetermin Eingrenzung der Provisionsberechnung auf einen dedizierten Reisezeitraum über

Buchungsdatum Eingrenzung der Provisionsberechnung auf einen dedizierten Buchungszeitraum über

Reisenummer relevant bei Promotionsverträgen

Vorgang relevant bei Vorgangsverträgen (zur Nachkalkulation bestimmter Vorgänge)

Info 1+2 freie Textfelder zur Hinterlegung von Informationen oder Vertragsbemerkungen

Vertragsstufe

Auf der Ebene des Vertragstyps wird mit rechtem Mausklick und dem Menüeintrag „Neue Stufe“ der Vertragsstufe definiert

Eingabefelder der Vertragsstufe:

Bezeichnung freies Textfeld um einen für den Anwender sprechenden Namen zu vergaben.

Alle anderen Felder beziehen sich auf Kickback Regelungen und müssen im Basisvertrag nicht gefüllt werden.

Vertragseintrag

Auf der Ebene der Vertragsstufe werden mit rechtem Mausklick und dem Menüeintrag „Neue Einträge“ Provisionen je Produktart definiert

Relevante Eingabefelder für den Dialog Einträge:

Abreise von-bis wenn gewünscht, kann eine Eingrenzung des Reisedatums eingegeben werden

Steuer ein anderer Steuersatz als der, welcher in der Agentur hinterlegt wurde

Prozent der gewünschte Provisionssatz wird eingetragen

Absolut Achtung das Feld „Absolut“ wird in DaVinci nicht unterstützt

Kalkulationsart Auswahl zwischen den Kalkulationsarten Teilnehmer, Anzahl Buchung.

Maximal Maximaler absoluter Provisionswert

Gültig von-bis wenn gewünschte kann eine Eingrenzung auf den Buchungszeitraum hinterlegt werden

Beispielbuchung

In den Details zur Leistung wird der hinterlegte Provisionssatz von 7% ausgewiesen.

Kettenkopfverträge vs. Kettenagenturverträge

Kettenagenturen können ebenfalls, vom Kettenkopf unabhängig, einen Vertrag zugewiesen bekommen.

In diesem Fall würde der spezielle Agenturvertrag anstelle des Kettenkopf-Vertrags greifen.

Es wird eine eindeutige Bezeichnung des speziellen Vertrags empfohlen.

Folgende Provisionen sind hinterlegt:

• Kettenkopf „Any Agency“ (10000): 7% Rabatt

• Kettenagentur „Testagentur“ (10001): 10% Rabatt

Basisvertrag mit Provisionsstaffeln (manuell)

Jede Agentur erhält aufgrund des Kettenbasisvertrags oder des eigenen Basisvertrags eine Provision.

Die Provision errechnet sich - ohne weitere Eingabe - immer auf Basis der ersten Staffel, also der potentiell geringsten Provision.

Manuell ist die Auswahl einer anderen Staffel zur Ermittlung der Basisprovision steuerbar an der Agenturadresse

Somit gilt ab dem genannten Datum (Buchungsdatum) für jede Neue Buchung der Provisionssatz aus Level 2 des zugewiesenen Basisvertrags.

In folgendem Vertragsbeispiel würde entsprechend die Basisprovision von 11% gezogen.

Die tatsächliche Umsatzhöhe wird bei dieser Zuweisung NICHT geprüft!!!

Bei dieser Hinterlegung wird der hinterlegte Vertrag immer herangezogen.

Verträge, die den Vertrag aus der Kundenadresse laut Hierarchie übersteuern würden, wie beispielsweise Promotionsverträge, werden nicht genutzt.

Promotionsvertrag

Sonderkonditionen, die sich auf bestimmte Reisen oder bestimmte Objekte (also Buchungscodes) beziehen, können über einen Promotionsvertrag abgebildet werden.

Unter Vertragshierarchie „Prioritäten“ wurde die Prüfung eines Promotionsvertrag mit einer höheren Priorität als der Basisvertrag definiert.

Die Kennzeichnung eines Buchungscodes erfolgt über die Vergabe einer frei wählbaren Auftragsnummer auf Buchungscodeebene.

Im folgenden Beispiel wird die Auftragsnummer „TEST“ gewählt.

Die die Vergabe einer Auftragsnummer kann ebenfalls auf dem Terminreiter eines Buchungscodes erfolgen:



Anschließend kann der Provisionsvertrag hinterlegt werden.

Im Promotionsvertrag wird die Auftragsnummer hinterlegt, die einen speziellen Provisionssatz erhalten soll.


Bei Buchungen, welche die Faktoren zur Nutzung des Promotionsvertrags erfüllen, werden die erhöhten Provisionssätze herangezogen.

Sofern nicht alle Faktoren zutreffen, so gilt weiterhin die hinterlegte Provision aus dem gültigen Basisvertrag.

Kickbackverträge

Kickback-Abrechnungen überprüfen alle Buchungen, die zu einem Agenturvertrag gehören und berechnet die Provisionen für diese Buchungen über einen definierten Zeitraum (i.d.R. pro Kalenderjahr).

Das Ziel der Kickback-Abrechnung ist, eine Provisionsermittlung innerhalb von DaVinci, welche sich nicht auf eine Buchung, sondern über eines Betrachtungszeitraumes auf mehrere Buchungen bezieht.

Hier wird unterscheiden zwischen:

• Wachstumsprovision ohne Berücksichtigung bereits ausgeschütteter Provisionen

• Stufen/Staffelprovisionen mit Berücksichtigung bereits ausgeschütteten Provisionen

Voraussetzung ist, dass der Umsatz im Rahmen eines Vertrags generiert wurde, dessen Umsatz „Kickbackfähig“ ist.

Berücksichtigt werden alle Leistungen (Umsätze oder Umsätze minus Provision)¹ unabhängig vom Status. Dies erfolgt entweder über die Auszahlung einer zusätzlichen Provision die bereits bestehende Provision wird aufgrund von Staffeln neu berechnet.

In jedem Fall wird für die neu berechnete Provision ein Neutraler Vorgang („NT-Vorgang“) angelegt.

Erstellte NT-Vorgänge werden anschließend wie normale touristische Vorgange weiterverarbeitet, wie beispielsweise die Erstellung von Rechnungen, Bestätigungen, Zahlungen etc.

Vorbereitende Stammdatenanlage

Umsatzgruppen

Umsätze werden in sogenannte Umsatzgruppen eingeteilt.

Diese Umsatzgruppen werden bei der Kickbackabrechnung separat betrachtet/ berechnet.

Umsatzgruppen werden in den Systemeinstellungen angelegt.

Pfad: SETUP – Systemeinstellungen – Basisdaten / Reisen - Produktarten - Groups

Produktarten

Die Zuweisung einer Produktart zu einer Umsatzgruppe erfolgt unter:

Pfad: SETUP – Systemeinstellungen – Basisdaten / Reisen - Produktarten

Kontendefinition

Falls gewünscht, kann vom Kunden eine neue Kontendefinition erfolgen.

Setup – Systemeinstellungen – Buchhaltung – Kontendefinition zur automatischen Verbuchung

Als Aufwandskonto (bzw. negatives Erlöskonto) wird die Superprovision ausgewählt.

Templates für den Neutralen Vorgang

Templates dienen als Hülle, welche anschließend zum Aufbau des neutralen Vorgangs behilft.

Pfad: Leistungen – Leistungs- und Preistemplates

Es wird sowohl ein Preisprofil als auch ein Leistungsprofil hinterlegt.

Diese Templates können durch weitere Informationen ergänzt werden.

Die angelegten Templates werden anschließend dem neutralen Vorgang zugewiesen.

Die Zuweisung erfolgt über:

Setup – Systemeinstellungen – Anwendungsgrundlagen – Vorgangsverwaltung – NT Vorgänge

Anlage des Vertrags

Vertragstyp

Unter Vertragstyp kann zwischen zwei Vertragstypen unterschieden werden:

Kickback mit Provisionskorrektur:

Kickback ohne Provisionskorrektur:

Unter Kickbackberechnung gibt es folgende Optionen:

• Keine: Die Provisionen / Umsätze werden nicht für einen Kickback genutzt

• Umsätze je Agentur: Jede Agentur erhält Kickback, die im Gültigkeitsbereich des Vertrags liegt

• Umsätze alle zu Hauptagentur: Nur Kettenkopf erhält alle Umsätze.

• Umsätze alle zu Hauptagentur, ohne Eigenumsätze: Nur Kettenkopf erhält alle Umsätze, dabei werden Eigenumsätze des Kettenkopfes nicht berücksichtigt.

Reisetermin ab…Reisetermin bis:

Angabe eines Zeitraums, in dem das Abreisedatum eines Vorgangs liegen muss, um berücksichtigt zu werden. Die Angabe ist obligatorisch.

Kickbackfähigkeit:

• Umsatz kickbackfähig: Umsätze dieses Vertrags sind kickbackfähig.

• Umsatz nicht kickbackfähig: Umsätze dieses Vertrags sind nicht kickbackfähig.

Vertragsstufe

Folgende Eingaben können in der Vertragsstufe getätigt werden:

Unter der Umsatz-Produktgruppe können für einen Kickback Vertrag Umsatzgruppen hinterlegt werden. Umsätze dieser Gruppe werden für die Kickbackabrechnung gewertet.

Pro Vertragstyp können mehrere Stufen hinterlegt werden, beginnend bei 1.

Bezeichnung

Freies Textfeld um einen für den Anwender sprechenden Namen zu vergeben.

Summe der Umsätze

Von / Bis Werte die angeben, wenn es zu einer prozentualen Umsatzsteigerung von dem Vorjahr gekommen ist.

Vertragseintrag

Folgende Eingaben können in der Vertragsstufe getätigt werden:

Produktart

Angabe, bei welcher Produktart der betrachtete Eintrag greifen soll

Abreise von/ bis

Optionale Datumseingrenzung

Steuer

Auswahl einer hinterlegten Steuer aus der Steuertabelle

Prozent

Gewährter Provisionssatz

Maximal

Maximaler absoluter Provisionswert

Optionale Datumseingrenzung

Funktionsbeschreibung Kickback Abrechnung

Die Kickback Abrechnung wird über den Menüpunkt Superprovision (Kickback) aufgerufen.

Anschließend öffnet sich ein Fenster mit allen notwendigen Funktionen für die Kickback-Abrechnung.

Sucheinstellungen

Ergebnisliste

Vorgangsliste:

NT-Vorgang:

In der Ergebnisliste kann der gewünschte Vertrag ausgewählt werden.

Durch rechten Mausklick auf einen Vertrag aus der Ergebnisliste öffnet sich das Kontextmenü.

Über den Eintrag „Kickback-Berechnung“ öffnet sich die Abrechnung in der Vorschau.

Im Vorschau-Kopf sind die zeitlichen Eingrenzungen hinterlegt, welche aus dem Kickbackvertrag resultieren.

Im oberen Bereich erkennt man Umsatz, Vorjahresumsatz und Steigerung ggü. dem Vorjahr.

Ganz rechts befindet sich die ermittelte Stufe.

In diesem Beispiel wurde aufgrund des Umsatzes (über 60.000) die Stufe 1 erreicht.

Im unteren Bereich befindet sich eine Darstellung der ausgeschütteten Provision pro Umsatzgruppe und Produktart. In der Spalte „Neue Provision“ wird die zu erhaltene Provision aufgrund des Kickbacks angezeigt.

In der Spalte NT Provision wird die bereits in einen NT-Vorgang enthaltene Provision angezeigt. In der Spalte Delta wird die Differenz zwischen „Neue Provision“ und „NT-Provision“ dargestellt.

An dieser Stelle kann es somit zu folgenden Situationen kommen:

a) Es wurde keine Differenz ermittelt, somit steht keine Abrechnung an

b) Es wurde eine Differenz ermittelt, somit kann die Zusatzprovision abgerechnet werden

Beispiel: Anlage Wachstumsvertrag auf Umsatz

Bei einem umsatzabhängigen Staffelvertrag ist es wichtig, auf Ebene des Vertragstyps „Kickback mit Provisionskorrektur“ anzugeben.

Außerdem muss der „Reisetermin von“ und „Reisetermin bis“ gesetzt werden.

Dies bezieht sich sinnvollerweise immer auf das Jahr, für das der Kickback erfolgen soll.

Beispiel: Anlage Wachstumsvertrag auf Umsatzsteigerung

Bei der Anlage einer Provision die als „on top of“ beim Kickback zu verstehen ist, muss auf Typebene der Vertragstyp Wachstum ohne Provisionskorrektur gewählt werden.

Die Steigerung ist als Prozentwert zu verstehen, bspw. bedeutet „50“ bei „Steigerung Vorjahr von“, dass diese Stufe herangezogen wird, wenn der Umsatz des Betrachtungszeitraums mindestens 50,00% über dem des Vorjahres liegt.

Wachstumsverträge in Fremdwährung ²

Auswahl der Fremdwährung auf der Vertragsebene. Leer bedeutet automatisch Landeswährung.

Voraussetzung ist das die Agentur auch alle Vorgänge in der Fremdwährung gebucht hat und sich somit die Provision auch in Fremdwährung darstellt.

Durch diese Einstellung ist es möglich die absoluten Wachstumsstufen in der Fremdwährung zu definieren.

Bei der Kickbackberechnung wird der Fremdwährungscode angezeigt. Bei lokaler Währung erscheint der Code nicht.

Erneute Abrechnung über `NT Vorgang´

Bei einer erneuten Ausführung der Kickbackabrechnung (z.B. Folgemonat) wird, sofern es zum Abfragezeitraum zu einer Provisionsdifferenz gekommen ist, unter derselben NT Vorgangsnummer in einer neuen Buchungssequenz die nun gültige (Gesamt-) Provisionskorrektur angelegt.

Im folgenden Beispiel wurde bereits ein neutraler Vorgang erstellt.

Dieser enthält die Superprovision für Agentur 10003 „Bewotec Agency“, welche 641,12 € beträgt.

Folgend tätigt die betrachtete Agentur weitere umsatzrelevante Buchungen.

Diese Buchungen wirken sich ebenfalls auf das Delta aus.

Die Kickback-Abrechnung ermittelt die Provisionsdifferenz unter der Spalte „Delta“ - in diesem Fall 750,84 €.

Nach Klick auf OK wird nun unter derselben NT Vorgangsnummer in der Sequenz 2 die neue Abrechnung angeboten

Ein erneuter Rechnungslauf korrigiert die erste Rechnung (Komplettgutschrift) und erzeugt eine neue Provisionsgutschrift.

Manuelle Bearbeitung von Provisionen pro Vorgang

Es wird empfohlen, die Stammdatenanlage wie in den vorangegangenen Kapiteln beschrieben vorzunehmen.

Mit Vertragstyp „Vorgang“ können einzelnen Vorgängen bestimmte Provisionen zugewiesen werden.

In Ausnahmefällen kann die Provision auch manuell im Vorgang bearbeitet werden.

Zu beachten ist, dass es durch manuelle Eingriffe gegebenenfalls zu Änderungen in automatisierten Folgeprozessen führen kann.

Manuelle Anpassungen erfolgen über die Details zur Leistung.

Dazu werden die Flags „Benutzerdefinierte Preise“ und anschließend „Benutzerdefinierte Prov.“ aktiviert.

Die Provision kann anschließend überschrieben werden.

Durch eine Umbuchung wird die neue Provision im betrachteten Vorgang gespeichert.

Die MwSt. auf die Provision wird aus Agentur und Vertrag ermittelt, kann bei externen Leistungen nicht bestimmt werden und fällt raus.

Berechtigungen Agenturhierarchie

In der Rechteverwaltung können bestimmte Funktionen gesperrt werden:

• Superprovision(Kickback)

• Vertragshierarchie

• Vertragshierarchie Prioritäten

Pfad: SETUP – Verwalten – Dialoge und Menüs – Hauptmenüeinträge

Gesperrte User können keine Änderungen vornehmen.

¹ In Abhängigkeit des Bezuges im Kickbackvertrag s. Kapitel 3

² In unten aufgeführtem Beispiel ist die lokale Währung CHF und die Fremdwährung EUR