Realtime Fulfillment

Inhalt

Hintergrund und Inhalt

Im Rahmen des Projektes ‚Realtime Fulfillment' / ‚Auto Fulfillment' wurde es ermöglicht, alle notwendigen Dokumente (wie z.B. die Bestätigung, Rechnung und Reisedokumente) einer edoc-fähigen Buchung automatisiert und sofort nach Buchungseingang oder -änderung elektronisch an die Agentur oder den Kunden zu versenden.
Das Entwicklungsprojekt wurde in mehreren Phasen / Ausbaustufen durchgeführt.
Das Dokument beschreibt die aktuelle Funktionalität des RF plus dessen Installation und die Konfiguration der einzelnen Komponenten.

Installation und Konfiguration

Im Rahmen des neuen „dynamischen Geschäftsmodells" beabsichtigt Railtour den Vertrieb von Bahn-, Hotel- und
Die folgenden Schritte sind bei der Installation und Konfiguration der beiden neuen Services zu durchlaufen:

1. DocumentAutomation Service (Windows-Service)

2. Document Service (WCF unter IIS)

Als Voraussetzung der Installation muss sichergestellt sein, dass, dass IIS sowie .NET 4.0 installiert sind.

Zur Installation beider Services sind die beiden Dateien ‚setup.exe' und ‚Bewo.DocumentAutomation.WixSetup.msi ' lokal abzulegen und anschließend die Setup.exe ausführen.

Konfiguration des DocumentAutomation Service/Polling Service

Innerhalb der ‚ Bewo.Background.WindowsService.exe.config ' sind die folgenden Einträge zu konfigurieren:
DB-Verbindungen

Open

URL des Document Service

Open

SMTP-Mail-Verbindung (URL + Port sowie Login Daten)

Pollng Intervall in Sekunden

Nach der Konfiguration lässt sich der DocumentAutomation Service starten.

Konfiguration des Document Service

Innerhalb der ‚Web.config' sind die folgenden Einträge zu konfigurieren:
DB- und ODBC-Connection

Report-Verzeichnis

Im Falle von IIS 6 muss in nerhalb der Eigenschaften des Dokumenten-Services die ASP.NET eingestellt werden.

Der Document Service muss nicht separat gestartet werden.

Damit im Fehlerfall eine automatische Mail versendet wird, sind innerhalb des Bewo-Loggings die folgenden Einstellungen vorzunehmen:
SMTP-Server-Settings

Mail-Settings

Beispiel-Mail:

Weitere Fehler-Details können in den Reporting-Services des Loggings eingesehen werden.

Architektur

Komponenten
Fulfillment Check
Die Schnittstelle zwischen Davinci (GenVas oder DaVinci Request Handling) und dem verarbeitenden DocumentAutomation Service ist der Fulfillment Check.
Im Falle eines e-doc-fähigen Vorganges werden alle zur Auslösung des Fulfillments (Versand der Bestätigungsmail, sowie u.U. der Nachsendeauftrags-Mail und der Faktura) über 4 neue Automation Tabellen an den verabeitenden Service weiter gegeben.
Die Tabellen beinhalten under anderem den Email-Empfänger, den Email-Betreff, den Email-Text, externe Links und die anzuhängenden Reports und die ‚Report-Parameterwerte'.
Document Automation Service / Polling Service (Windows Service)
Der DocumentAutomation- oder Polling Service steuert die Logik des Fulfillments (z.B. Mail-Versand und Faktura). Alle dazu notwendigen Informationen lädt sich der Service aus den 4 neuen Automation Tabellen. Der Polling Service greift lediglich auf diese 4 Tabellen zu.
Je nach angeforderter Logik nutzt der Service entweder den Document Service (DaVinci Reports), greift auf externe Links zu und steuert die Fakture an. Anschließend wird die Mail inklusive der PDF-Anhänge (Reports und externe Links) erstellt und versendet.
Document Service (IIS)
Zur Ausführung von DaVinci-Reports, wie z.B. Voucher, Reiseablaufplan, Rechnung, …, wird der DocumentService (IIS) angesteuert, welcher den Report mit Hilfe Crystal Report und den übergebenen Werten erstellt.

Automation Tabellen

Die 4 Automation-Steuerungstabellen

• DOCUMENT_AUTOMATION_TASKS

• DOCUMENT_AUTOMATION_DOCUMENTS

• DOCUMENT_AUTOMATION_DOCUMENT_DETAILS

• DOCUMENT_AUTOMATION_FIELDS

sind Teil der DaVinci-DB.

Email-Absender des Veranstalters

Die Absender-Email-Adressen der einzelnen Veranstalter werden innerhalb der VA-Adresse

mit Hilfe des Kommunikationstypen ‚TOSenderAddress' konfiguriert.
Ist der Kommunikationstyp ‚TOSenderAddress' noch nicht vorhanden, so muss dieser zunächst innerhalb der Systemeinstellungen unter Kunden -> Kunden anwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Defaults -> Kommunikationstypen angelegt werden:

Anschließend können die Veranstalter-Absender-Email-Adressen zugeordnet werden:

ACHTUNG:
Es muss auf die exakte Schreibweise ‚TOSenderAddress' geachtet werden, da die Definition während der Verarbeitung ansonsten nicht erkannt werden kann.
Ist dem Veranstalter kein Email-Absender zugeordnet, so kann die RF-Mail nicht versendet werden und es kommt zu einer Fehlermeldung.

Systemeinstellungen

Die zur Durchführung des Realtime Fulfillments notwendigen Systemeinstellungen werden im Bereich Output-Management -> Realtime Fulfillment definiert.

Generell entscheidet die Kombination aus Systemeinstellungen und Filtersets ob das RF für einen bestimmten Vorgang ausgeführt wird und welches Dokumentenset zur Ausgabe (Mail/Druck) heran gezogen wird.

Anforderungen

Das Fulfillment berücksichtigt lediglich Buchungen, die die hier markierten Anforderungsarten enthalten.
Automatische Anforderungsarten wie HF (Handling Fee), GB (Stornogebühren) und U (Umbuchungsgebühren) verhindern das Fullfillment nie und werden generell als nicht nachsende-relevant interpretiert (siehe auch Kapitel 8.2 Nachsendedokumente).

Filter- und Dokumentensets

Innerhalb dieser Tabelle werden die Filtersets angegeben, die zur Auslösung des RF führen plus die ausgelösten Dokumentensets (unterschieden nach Erstversand und erneutem Versand nach z.B. Umbuchungsaktion U).

Dokumentenset Erstversand B2B
Dieses Dokumentenset wird zum erstmaligen Fulfillment von B2B Buchungen (Agenturinkasso) verwendet; es existiert kein Eintrag zu diesem Vorgang in der Document_Automation_Task.
Dokumentenset Erstversand B2C
Dieses Dokumentenset wird zum erstmaligen Fulfillment von B2C Buchungen (VA-Inkasso) verwendet; es existiert kein Eintrag zu diesem Vorgang in der Document_Automation_Task.
Dokumentenset wiederholter Versand B2B
Dieses Dokumentenset wird zum wiederholten Fulfillment von B2B Buchungen (Agenturinkasso) verwendet; es existiert bereits ein Eintrag zu diesem Vorgang in der Document_Automation_Task.
Dokumentenset wiederholter Versand B2C
Dieses Dokumentenset wird zum wiederholten Fulfillemnt von B2C Buchungen (VA-Inkasso) verwendet; es existiert bereits ein Eintrag zu diesem Vorgang in der Document_Automation_Task.

Settings Nachsendedokumente

Dokumentenset Nachsendeauftrag
Dieses Dokumentenset wird im Falle eines Nachsendeauftrages zum Versand der internen Versand-Auftrages-Mail verwendet.
Email Adresse Nachsendeauftrag
An diese Email Adresse wird die interne Versand-Auftrages-Mail im Falle eines Nachsendeauftrages versendet.
Funktionalität siehe auch Kapitel 8.2 Nachsendedokumente.

Filtersets

Die zur Auslösung des RF benötigten Filtersets werden im hierfür vorgesehenen Bereich als RF-Filtersets definiert.

Die RF-Filtersets

• selektieren die im RF zu berücksichtigen Vorgänge und

• differenzieren die Dokumentensets (Email-Vorlagen), die während des RF berücksichtigt werden.

Die Zuordnung der RF-Filtersets erfolgt innerhalb der Systemeinstellungen; siehe Kapitel 5. Systemeinstellungen.
Konkrete Anwendungsfälle verschiedener RF-Filtersets sind z.B.,

• dass nur bestimmte Buchungen über das RF abgewickelt werden sollen, andere Buchungen aber über die klassische PrintAutomation.

• dass die Email im Falle von B2B und B2C-Vorgängen bezüglich des Dokumentensets und oder der Email-Vorlagen (Text) differenziert werden soll.

• dass die Email verschiedener DaVinci-Veranstalter (separate DaVinci-Kataloge) bezüglich des Dokumentensets und oder der Email-Vorlagen (Text) differenziert werden soll.

Versand pro Veranstalter

Um innerhalb der RF nach Katalog-Veranstalter (Filterkriterium ‚Touroperator') differenzieren zu können, muss in der jeweiligen Veranstalter-Adresse der entsprechenden DaVinci-Kataloge der Veranstalter-Code gefüllt sein:

Anschließend kann innerhalb der RF-Filtersets nach dem Veranstaltercode (‚Touroperator') gefiltert werden.

Dokumentensets

Die DokumentenSets sowie die zugeordneten Email-Templates können nach B2B und B2C sowie Erstversand und erneuter Versand differenziert werden. Die Zuordnung erfolgt innerhalb der Systemeinstellungen; siehe Kapitel 5. Systemeinstellungen.
Innerhalb des Dokumentensets sind Stand heute sind die folgenden Report-Typen zugelassen:

• Bestätigung

• Rechnung

• Davinci Voucher

• Reiseablaufplan

• Versandauftrag

Aus dem email-Template werden die Definitionen

• Betreff,

• Kopf (einmalig),

• der Fuß (einmalig) und

• Leistung (je Leistung)

in der Vorgangssprache (Bestätigungsmail), bzw. der Standardsprache (Nachsendeauftragsmail), berücksichtigt.

B2B-DokumentenSet für den erstmaligen Versand:

Email-Template

Zum Ausführungszeitpunkt werden die Platzhalter ‚Buchung:…' sowie ‚System date' und ‚System time' aufgelöst.

Zum Ausführungszeitpunkt werden die Platzhalter ‚Buchung:…' sowie ‚System date' und ‚System time' aufgelöst.

Zum Ausführungszeitpunkt werden die Platzhalter ‚Buchung:…', ‚Leistung: …' (bis auf Auftragsnummer, Nummer und Veranstalter), sowie ‚System date' und ‚System time' aufgelöst.
Der Platzhalter ‚Leistung: Bezeichnung' wird im Falle interner Leistungen mit der Buchungscodebezeichnung gefüllt; im Falle externer Leistungen wird der Leistungscode ausgegeben.

Zum Ausführungszeitpunkt werden die Platzhalter ‚Buchung:…' sowie ‚System date' und ‚System time' aufgelöst.

Alias Namen Email-Anhänge

Innerhalb der Dokumentdefinitionen, die in Form der Dokumentensets zusammengefasst werden, können die Alias-Namen hinterlegt werden. Die Anlage-Namen sind mehrsprachig definierbar.

Funktionalität

Das Realtime-Fulfillment wird für e-doc-fähige Vorgänge automatisch ausgelöst und umfasst aktuell die folgenden Funktionalitäten:

• den Versand der Bestätigungsmail an den Kunden/die Agentur in der Vorgangssprache inklusive aller notwendige Dokumente (Voucher, e-Ticket (Link) externer Bahn-Leistungen, Reiseablaufplan, Bestätigung oder Rechnung als Email-Anhang im PDF-Format); die entsprechenden Vorgänge sind innerhalb der Genesis-Buchungsmaske gekennzeichnet (siehe Beispiel Abschnitt 9.5 Anzeige automatischer Dokumentenversand).

• die Fakturierung des Vorganges (Rechnungsbuch, Vorgang_OP) ohne Davinci-Verbuchungen und Sales-Office-abhängige Nummernkreise.

• den Versand einer zusätzlichen internen Mail im Falle von Nachsende-Dokumenten inklusive möglicher Anhänge wie dem Anschreiben; siehe Abschnitt 8.2. Nachsendedokumente.

Ein Vorgang gilt als edoc-fähig, wenn:

• der Vorgangsstatus ist OK, RF oder RC ist.

• der ursprünglicher Berater (Erstellung der Buchung) dem konfigurierten Benutzer entspricht (siehe Kapitel 5. Systemeinstellungen - Filter).

• die ursprüngliche Buchungsquelle (Erstellung der Buchung) den zulässigen Buchungsquellen entspricht (siehe Kapitel 5. Systemeinstellungen - Filter).

• er lediglich die zulässigen Anforderungsarten, oder automatische Anforderungstypen, beinhaltet (siehe Kapitel 5. Systemeinstellungen).

Das Fulfillment erfolgt über die Buchungsaktionen B*, U* und F sowie das DaVinci-Request-Handling (Bestätigen und Senden von Requests an den Leistungsträger) in Abhängigkeit der oben genannten Kriterien.
Alle weiteren Aktionen wie CR oder S* (Vollstorno oder Teilstorno) lösen das Fulfillment, unabhängig aller weiteren Kriterien, zurzeit nicht aus.
Für den Fall einer gültigen e-doc-fähigen Buchung werden 4 neue Automation-Tabellen befüllt, die als Schnittstelle zum DocumentAutomation-Servie dienen; weitere technische Details siehe Kapitel 3. Architektur.
Darüber hinaus werden die Print_History sowei die Booking_Documents mit den zu versendenden Einträgen befüllt, damit innerhalb von DaVinci ersichtlich ist, welche Dokumente versendet wurden und die klassische Automation-Logik ausgesetzt werden kann.
Als Grundlage der versendeten Mails dienen DokumentenSets, die gemäß B2B und B2C sowie Erstversand und erneutem Versand differenziert werden können, sowie die damit verknüpften eMail-Templates; siehe Kapitel 5. Systemeinstellungen und Kapitel 6. DokumentenSets.

Nachsende Dokumente

Diese Zusatzfunktionalität bietet die Möglichkeit im Falle einer e-doc-fähigen Buchung, die Leistungen mit nachzusendenden Dokumenten/Vouchern beinhaltet, einen zusätzlichen Nachsendeauftrag per Mail zu verschicken.
Im Falle von Nachsendedokumenten

• beinhaltet die Bestätigungsmail an den Kunden/die Agentur einen entsprechenden Hinweis bezüglich der Nachsendedokumente und

• wird eine Nachsende-Auftrags-Email mit der entsprechenden Informationen an an eine separate Email Adresse versendet.

Die buchungs- und leistungsbezogenen Informationen können durch das Email-Template (Platzhalter ‚Buchung:…', ‚Leistung: …' (bis auf Auftragsnummer, Nummer und Veranstalter), sowie ‚System date' und ‚System time') angesteuert werden.
Der korrespondierende Wert ‚Leistung: Versandstatus des Dokumentes' wird wie folgt ermittelt:

‚-‚ (Zeilen 3 + 6)
kein Dokument vorhanden, somit wird kein entsprechender Status gesetzt.
‚versendet' (Zeilen 1+4)
Das Dokument ist der Bestätigungs-Mail als Anhang beigefügt und gilt als versendet.
Der Platzhalter wird, in der entsprechenden Mail-Sprache, mit dem Textbaustein ‚Send_document_ok' befüllt.
‚Nachsendedokument' (Zeilen 2+5)
Das Dokument gilt als Nachsendedokument.
Der Platzhalter wird, in der entsprechenden Mail-Sprache, mit dem Textbaustein ‚Send_document_open' befüllt.
Ist mindestens eine Nachsendeleistung enthalten, so führt dies zur Auslösung der Nachsendeauftrags-Mail (in der Standardsprache).

Manuelle RF Steuerung

Es ist möglich das RF entweder für eine bestimmte Buchungsaktion zu unterdrücken oder generell für den Vorgang zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Einmaliges Unterdrücken RF / Buchungsaktion

Ist ein Vorgang mindestens einmalig über das RF abgewickelt worden, existiert mindestens ein Eintrag in der Automation Tabelle DOCUMENT_AUTOMATION_TASKS, so wird in der Buchungsmaske Genesis das Edoc-Icon angezeigt, über welches das RF einmalig für die unmittelbar folgende Buchungsaktion ausgesetzt werden kann.

Wird der Dialog mit <Ja> beantwortet, so wird das RF für die nächste Umbuchungsaktion (ohne zwischenzeitliche Aktion D) nicht ausgelöst.

Manuelles Aktivieren/Deaktivieren RF-Ausführung

Die generelle Aktivierung und Deaktivierung des RF für einen bestimmten Vorgang kann über die Vorgangsattribute gesteuert werden.
Die Vorgangsattribute können innerhalb der Systemeinstellungen unter Basisdaten/Reisen -> Vorgangsattribute definiert und anschließend auf Vorgangsdetailebene (Reiter „Vorgangsattribute") mit einem Vorgang verknüpft werden.
Die Auslösung des RFs wird durch die Verwendung der entsprechenden Attribute innerhalb der RF-Filtersets gesteuert.
Definition Attribute

RF Filtersets
Die RF Filtersets müssen nun nach automatisch zu berücksichtigen und manuell gesetzten Vorgängen differenziert werden.
RF Filterset zur automatischen Auslösung des RF eines B2B-Vorgangs

ACHTUNG !
Innerhalb der Filtersets für den automatischen Versand, inklusive aller sonstigen Kriterien, müssen nun ALLE Vorgangsattribute mit <Not In List> ausgeschlossen werden.
Ansonsten kann das System nicht richtig filtern, falls der Buchung weitere, nicht RF-relevante, Attribute zugeordnet sind.
RF Filterset zur manuellen Auslösung des RF eines B2B-Vorgangs

Zuordnung RF-Filterset
Die Filtersets können nun im Bereich Realtime Fulfillment zugeordnet und verwendet werden, wie auch die zuvor beschriebenen RF-Filtersets.

Zuordnung der Attribute inerhalb der Vorgangdetails

Nach der Attributzuordnung ist eine Umbuchung des Vorgangs notwendig, damit die Attribute abgelegt werden.

Der Genesis-User kann die zugeordneten Attribute über das neue Attribute-Icon direkt einsehen.

Ergebnis der Definition ist, dass sobald das Attribut ‚AFF_ENFORCED' in einem B2B-Vorgang zugeordnet wird, der den entsprechenden Status hat, das RF nun ungeachtet der weiteren Kriterien (z.B. Berater, Buchungsquelle,…) automatisch durchgeführt wird.
Vorgänge, denen das Attribut RF_DISABLED zugeordnet ist, werden NICHT über das RF abgewickelt.

Leistungs-Links

Innerhalb der Leistungsdetails der Buchungsmaske Genesis, Reiter Attachments, können leistungsbezogene PDF-Links für z.B. externe Voucher oder Beschreibungen zugefügt und verwaltet werden.
Jeder Leistung können mehrere Links zugeordnet werden

Es ist möglich entweder

• lokale Windows-Links über den Such-Dialog zu suchen und zu selektieren oder

• URLs manuell einzutragen.

Es werden die folgenden Formate unterstützt:
·         http://
·         https://
·         ftp://
·         file://
Die Links werden nach der Überarbeitung und anschließender Umbuchungsaktion über das RF IMMER als Mail-Attachment generiert und versendet.
Dabei wird jedes PDF-Attachment einmal pro Vorgang generiert.
Es muss darauf geachtet werden, dass sowohl die Benutzer als auch der DocumentAutomation-Job über die entsprechenden Dokumenten-Zugriffsrechte verfügen.

PrintAutomation

Die Leistungs-Links werden zusätzlich über die klassische PrintAutomation versendet.
Um den Versand zu aktivieren muss der externe Dokumentenversand im Dokumentenset bei mindestens einem Dokument aktiviert sein.

Für die PDF-Ausgabe werden die Druckeinstellungen des ersten markierten Eintrages heran gezogen.
Das RF selber berücksichtigt diese Einstellung innerhalb der Dokumentensets nicht; die externen Dokumente werden hier wie zuvor erwähnt immer gedruckt.
Im Falle des Abbruchs einer Mail innerhalb der Mailvorschau gelten die Dokumente bereits als versendet (PRINT_HISTORY).
Im Falle des Drucks werden die Links in das Windows-TEMP-Verzeichnis geladen, welches in regelmäßigen Abständen zu bereinigen wäre.

Import

Der Import der Leistungs-Links über den Okapi-Import-Service ist möglich.

Verwaltung Bahn-Links

Die PDF-Bahnlinks für Tickets und Reservierungen können innerhalb des DaVinci-Requesthandlings verwaltet werden.
Es können aktuell keine neuen PDF-Links, Request-Einträge, erzeugt werden.

Es ist möglich entweder

• lokale Windows-Links über den Such-Dialog zu suchen und zu selektieren oder

• URLs manuell einzutragen.

Es werden die folgenden Formate unterstützt:
·         http://
·         https://
·         ftp://
·         file://
Die Links werden nach der Überarbeitung und anschließender Umbuchungsaktion wie gewohnt über das RF als Mail-Attachment generiert und versendet.
Dabei wird jedes PDF-Attachment einmal pro Vorgang generiert.

Beispiele

Neu-Buchungen Vorgangsstatus OK

B2B Vorgang ohne Nachsendedokumente

Die Bestätigungsmail wird unmittelbar nach Buchungabschluss versendet.

B2B Vorgang mit Nachsendedokumenten

Die Bestätigungsmail sowie die Nachsendeauftrags-Mail werden unmittelbar nach Buchungabschluss versendet.

B2C Vorgang ohne Nachsendedokumente

Die Bestätigungsmail wird unmittelbar nach Buchungabschluss versendet.

B2B Vorgang mit Nachsendedokumenten französisch-sprachige Agentur

Die französische Bestätigungsmail sowie die deutsche Nachsendeauftrags-Mail werden unmittelbar nach Buchungabschluss versendet.

Neu-Buchungen auf Request

B2B Vorgang mit Nachsendedokumenten Status RQ

Nach Buchungabschluss wird keine Bestätigungsmail versenden, da der Vorgangsstatus RQ ist.
Die Bestätigungsmail sowie die Nachsendeauftrags-Mail werden nach der Bestätigung des Requests versendet (DaVinci Request-Handling oder Genesis-Aktion BF).

B2B Vorgang mit Nachsendedokumenten Status RK (Sell & Report)

Nach Buchungabschluss wird keine Bestätigungsmail versenden, da der Vorgangsstatus RK ist.
Die Bestätigungsmail sowie die Nachsendeauftrags-Mail werden nach der Sendung des Requests and den Leistungserbringer versendet (DaVinci Request-Handling).

Umbuchungen Vorgangsstatus OK

B2B Vorgang mit Nachsendedokumenten

Die Bestätigungsmail wird unmittelbar nach der Umbuchung versendet.

Nachsendeauftrag / Dokumentenstatus

B2B Vorgang mit Nachsendedokumenten

Die Nachsende-Detalls der Leistungen sind wie folgt gesetzt:

Bestätigungsmail

Nachsendeauftrag

Anzeige automatischer Dokumentenversand

Das Ikon wird im Falle von Vorgängen ausgegeben, dass des Realtime Fulfilment mindest einmal durchgeführt wurde; mindestens ein Eintrag in der Automation Tabelle DOCUMENT_AUTOMATION_TASKS existiert.
Im Falle aller Neu-Buchungsaktionen oder Request-Bestätigungen bedeutet dies keine Anzeige des Icons.

Aktivierung RF / Vorgang

Der Vorgang wur bei Buchung NICHT automatisch über das RF abgewickelt.

Nach der Zuordnung des Vorgangsattributes AFF_ENFORCED und Umbuchung des Vorgangs wird der Vorgang durch das RF versendet.

Bestätigungsmail

Leistungs-Links

Es wurden Leistungs-Links zu der externen H*-Leistung eingepflegt, die der Bestätigungsmail als Anhang angefügt werden.
Bestätigungsmail