<Bestand - Paramaters - Boekingsparameters - Toeslagen>

Toeslagen
Alle bedragen, die aan de klanten onafhankelijk van de eigenlijke reis onderdelen door het reisbureau doorbelast worden, moeten apart gedefinieerd worden. Bij het maken van het dossier hoeft alleen nog maar de toeslagen aangeklikt te worden, zodat het bedrag voor de klant correct belast wordt.
Hier definieert u alle overige kosten samen met de juiste toeslagen. Het boekhoudkundig inboeken van deze bedragen gebeurt volautomatisch bij het factureren van de rekeningen, zonder dat u zich daarover hoeft te bekommeren (zie ook <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>).

Eenmaal gebruikte toeslagen kunnen uit boekhoudkundige overwegingen niet meer verwijderd worden, alleen uitgegrijsd worden, zodat in de toekomst deze niet meer in de reservering getoond worden. Werden de toeslagen reeds gebruikt, dan worden <Verwijderen> en <Rek.nr.> gedeactiveerd.

Iedere ingave krijgt een eigen <Nummer>, waaronder deze opgeslagen en ook opgeroepen kan worden. Nummers mogen niet dubbel gebruikt worden.

De onder <Tekst> ingegeven tekst omschrijft de toeslag en wordt op het dossier / rekening geprint.

Aan de hand van de <BTW code> wordt dit bedrag in de boekhouding geboekt. Selecteer hier de juiste BTW code uit de gedefinieerde rekeningen onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>.

Let er op, dat toeslagen gescheiden naar BTW code geboekt moeten worden, en daarom op een toeslagrekening alleen toeslagen van gelijke BTW codes mogen staan!

Werkt het reisbureau met kostenplaatsen, dan kan men hier van te voren een kostenplaats definieren, waarop de toeslagen geboekt moeten worden. Daarme wordt indien nodig een kostenplaats in de reservering overschreven worden.

Let hier vast het bijbehorende rekeningnummer, waarop het bedrag geboekt moet worden. Controleer echter van te voren, of de hier vastgelegde rekening ook al in het rekeningschema is vastgelegd (zie onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). Indien dit daar nog niet is aangemaakt, dan dient u dat eerst aan te maken en deze een correcte BTW code toe te wijzen.

  Bijvoorbeeld:
U legt hier een ingave vast met de volgende gegevens:
<_Nr.>1(Jack interne nummer)_
<_Tekst>Dossierkosten (Omschrijving / Afdruk)_
<_BTW code>2(bijbehorende BTW 6%)_
<_Rek.nr.>81500(toeslagen 6%)_
Deze ingave kunt u dan bij het opmaken van het dossier gebruiken (Tabbld <Bedag/Info>). Indien u de klant ook nog dossierkosten wenst aan te rekenen, dan voegt u het bijbehorende bedrag in bij het dossier, dan zal het opgegeven bedrag bij het factureren op het rekeningnummer 81500 geboekt worden, en wel met een BTW bedrag van 6%.

Het veld <Percentage> verschijnt alleen dan, indien de checkbox <procentuele berekening> geactiveerd is. U kunt hier het percentage dat berekend moet worden voor de <Toeslagen> instellen.

Staat er een vinkje in deze checkbox, dan berekend Jack bij het selecteren van een <Toeslag> het bedrag in hoogte van de hier ingestelde percentage van het gezamenlijke bruto bedrag van het dossier.

Worden bepaalde toeslagen in de toekomst niet meer gebruikt, dan kunt u deze niet meer verwijderen, indien deze reeds een keer gebruikt zijn in een dossier. U kunt deze dan alleen nog maar uitgrijzen. Hiermee blijven alle gebruikte toeslag bedragen hiervan in bestaande dossiers staan. In alle nieuwe dossiers worden deze niet meer getoond.

De meeste toeslagen worden zo vastgelegd, indien het reisbureau met servicekosten werken wil, maar niet de Fee-administratie gekocht heeft. Gaat het in de meeste gevallen om een service fee, die meteen bij boekeing betaald moet worden. Met deze instelling kan gestuurd worden, of de betreffende toeslag van te voren bij de aanbetaling mee berekend moet worden (zie ook <Bestand - Paramaters - Boekingsparameters - Planner>).

Het is mogelijk om de verkoop van reis gerelateerde tegoedbonnen via de toeslagen te sturen. Definieer hier een toeslag met een tegoegrekening in de achtergrond.
Hiermee kan men vrij eenvoudig de verkoop van een tegoedbon door middel van het vastleggen van een dossier zonder reizen, maar dan met een toeslag afgewikkeld worden, waarme een normale klantenbetaling als betaling vastgelegd wordt. Het inlossen van een reis tegoedbon kan dan later gedaan worden via de Jack klantbetaling, welke in de achtergrond met een aparte betaalmethode met de tegoedrekening is vastgelegd. Op deze manier worden de beide tegoed bewegingen op de rekening vereffent.

Status reisbescheiden
Bij ieder dossier kunt u voor ieder vastgelegde service de <status reisbescheiden> selecteren en bent daardoor altijd over ontbrekende documenten geïnformeerd. Iedere service kan daarbij in het dossier een hier gedefinieerde status toegewezen worden.
U kunt bijvoorbeeld niet alleen aangeven of de documenten reeds aangekomen zijn, maar ook bijvoorbeeld hoe deze reisbescheiden aan de klanten verstuurd zijn.
Met de knop <Printen> kunt u een lijst van alle vastgelegde reisbescheiden statussen afdrukken.

Iedere reisbescheiden status wordt met een code vastgelegd. In de service wordt alleen deze code opgeslagen. Dat betekent dat u een code die reeds gebruikt is niet meer in de parameters mag veranderen, omdat Jack deze code anders niet meer in deze tabel kan terugvinden. In het dossier onder <Boeking - Reisbescheiden status> selecteert u de status aan de hand van de naam. Echter bij het selecteren naar reisbescheidenstatus moet u de code gebruiken.

Onder <Omschrijving> legt u de naam van de reisbescheidenstatus vast. Indien u later in het dossier een service een bepaalde status wenst te geven, dan krijgt u een overzicht van alle mogelijke reisbescheidenstatussen en hoeft u niet de code te selecteren.

Met <OK> respectievelijk <Open> definieert u, of met deze status voor u de reisbescheiden voor een bepaalde service akkoord zijn (<OK>), of dat er nog iets open staat (<Open>) en nabewerkt moet worden. Wordt de reisbescheidenstatus consequent voor alle dossiers gebruikt (onder <Boeking - Reisbescheiden), dan kan men aan de hand van deze kenmerken bijv. lijsten oproepen, welke naar dossier geselecteerd kunnen worden, waarbij de reisbescheidenstatus nog niet op <OK> staan.

Met <Printen> kunt u zowel een lijst van de <toeslagen> als ook de <status reisbescheiden> afdrukken.