<Bestand - Parameters - Klantenparameters>

Jack onderscheidt 4 verschillende klantentypes, waarbij ieder een eigen tabblad heeft:

• Privé klanten
• Bedrijven
• Reisbureaus
• Prospects

Het profiel van alle klanttypes zijn in principe hetzelfde opgebouwd, echter kunt u hier definiëren, welke statussen voor een klanttype belangrijk zijn en de afzonderlijke klant types nog beter onder te verdelen.

Ook hier dient men voordat men Jack gaat gebruiken na te denken over de eigen klanten structuur evenals een doelstelling voor uw marketing. Alleen op deze manier kunt u enerzijds uw doelgroepen door het inzetten van direct marketing gerichter aanspreken, en anderzijds meer over de financiële status van een klantengroep in uw reisbureau te weten komen.

Voegt u later nieuwe categorieën en klanten status velden toe, dan moet u alle klantprofielen achteraf meer of minder handmatig aanpassen! Daarom is het zinvol, dat u van te voren in overweging neemt waaruit uw marketingbeleid zal bestaan.

Categorie
In het linkervenster kunnen per klanttype naar believen diverse categorieën gedefinieerd worden, aan de hand waarvan de klant bijv. bij selecties, omzet overzichten of marketingacties grofweg in groepen te delen zijn.
Iedere klant kan in principe alleen tot één categorie behoren. Voor iedere klanttype (privé, bedrijf, reisbureau) kunt u andere categorieën definiëren.

Voor privéklanten kunnen statussen aan gekoppeld worden, zoals bijv:

• Reguliere klant
• Last Minute klant
• De hoogte van het vakantiebudget
• Aanbeveling van / aan een bedrijf
• enz.

Bedrijven kunnen de volgende categorieën bijv. gebruiken:

• ABC-klanten
• Geschatte omzet potentieel (belangrijke klanten, enz.)
• enz.

Een categorisatie van reisbureaus is bijv. mogelijk naar

• Behorende bij een groep (bijv. TUI, Thomas Cook, Toerkoop, enz.)
• Zelfstandig reisbureau
• Hoogte van de uitgedeelde provisie
• IATA
• enz.

Ook prospects kunnen gecategoriseerd worden, bijv. naar

• Potentiële bedrijfsklanten
• Veelbelovend
• Gidsen verzamelaar
• Kwam op aanbeveling
• Hoogte van het omzet potentieel
• Last Minute klant
• enz.

Het is bewezen, om in een normaal reisbureau met eenvoudige categorieën te werken: A, B, C en D zijn normaal gesproken voldoende, om de bestaande klanten grofweg in te kunnen delen. Gedetailleerde overzichten zijn altijd nog mogelijk, indien men met uitgebreidere statussen zoals bijv. reistypes of bestemmingen evenals de grootte van de omzet combineert.

Statusveld klant

Voor ieder klanttype kunt u daarnaast nog tot 32 verdere statussen definiëren, die later dienen om tot een exactere selectie te komen. Deze statusvelden moeten voor ieder klanttype (prospect, bedrijven, privé klanten, reisbureaus) hier in de parameters vastgelegd worden.
De statusvelden kunnen daarna bij de respectievelijke klantentypes gebruikt en naar behoefte aangeklikt worden. Aan de hand van deze statusvelden kunt u lijsten, statistieken of brieven gemaakt worden.

De hier ingestelde omschrijvingen van de statusvelden verschijnen bij de klantenkaart op het tabblad <Parameters>. Bij selecties moeten later de nummers (doorlopende nummering) van de statusvelden gebruikt worden, omdat Jack niet de omschrijving, maar alleen de nummers lezen en selecteren kan.

In deze 32 statusvelden dient u alleen duidelijke klanten informatie te gebruiken. Informatie voor de reizen van de klant krijgt u sowieso uit de uitgebreide statistiekvelden van de geboekte reizen, zoals bijv. bestemmingen of reistypes van de klant. Of de klant een VIP of een potentiële cruiser is, of dat hij gepensioneerd of vader van 5 kinderen is, kan Jack niet uit de reis halen. Zulke informatie kan als klant statusvelden vastgelegd worden.

Tenslotte kunt u de statusvelden daarvoor gebruiken, doelgroepgericht aan te schrijven. Beslis wat u later van uw klanten wilt weten (bijv. of men een internetaansluiting heeft, of men een kerstkaart wenst te ontvangen, enz.) en maakt dan een status daarvoor aan. Maak in het begin niet teveel statussen aan, om dan later nog flexibel te kunnen zijn!
Als u een statusveld wenst te veranderen of een nieuwe wenst toe te voegen, klik dan eerst dubbel op het statusveld, voordat u een tekst wilt vastleggen. Daarna legt in het ingaveveld de tekst, waarmee het statusveld gebruikt moet worden. Met <Wijzigen> wordt de tekst in het veld overgenomen. Voor het verwijderen van een statusveld klikt u op het te verwijderen statusveld, daarna op <Verwijderen>. De tekst in het statusveld zal worden verwijderd.

De statusvelden kunnen voor privé klanten bijv. alsvolgt gedefinieerd worden:

• VIP / Vast klant
• Single
• Familie
• Luxe vakanties
• Individuele reizen
• Groepsreizen eigen evenementen
• enz.

Bedrijven geeft u natuurlijk andere statusvelden. Daarbij dient men te bedenken, dat het niet zinvol is, hier informatie vast te leggen, die sowieso in het CRS-profiel van de reizigers of het bedrijf staan (bijv. roker, 3-sterren hotel, enz.), maar in plaats daarvan de statussen die voor marketingtechnische of bedrijfsfinanciële gronden handig zijn, bijv.:

• Reisbeleid voorhanden
• Mededelingenbord voorhanden
• Reissecretaresse
• Complexe klant
• Bedrijfsuitje
• Incentive potentieel
• enz.

Ook voor bij u boekende reisbureaus kunnen statusvelden vastgelegd worden, zodat u bijv. de uitgaven / inkomsten kunt bepalen, die door de samenwerking ontstaat:

• Probleemloos
• Veel werk
• Betaalt op tijd
• enz.

Op het gebied van prospects kunnen tevens extra onderverdeeld worden:

• Gereserveerd
• Mailing sturen
• Meerdere personen te vewachten
• Datum afstemmen
• Interesse groepsreizen
• Interesse cruises
• enz.

U dient geen statusvelden naderhand aan te passen, nadat u reeds klanten gebruikt heeft. Worden deze statusvelden bij uw klanten reeds gebruikt, dan blijft dit veld – dat echter nu een andere betekenis heeft – vervolgens bij alle klanten staan, bij wie dit oorspronkelijk is gebruikt. Voor Jack is niet de omschrijving relevant, maar de nummers van de velden. De inhoud is na de aanpassing normaal gesproken niet meer juist, daar u ondertussen met dit veld iets anders bedoelde en de omschrijving in de parameters heeft gewijzigd.
In zo'n geval dient u aansluitend uw klantenprofiel te bewerken. Met <Klanten - Klantselecties - Kl. status plaatsen> kunt u de handmatige aanpassingen daarmee relatief eenvoudig uitvoeren.

U kunt bij ieder klantentype twee vrije ingave velden definiëren, indien u hier de omschrijving vastlegt. Deze velden verschijnen zonder een eigen omschrijving in de klantenkaart normaal met <Code 1> en <Code 2>. De hier ingegeven omschrijving zal dan in de Jack klantenkaart verschijnen.

Let er op, dat latere statistiekqueries niet uw vrij opgegeven omschrijving toont, maar in plaats daarvan dat u weer naar <Code 1> of <Code 2> moet gebruiken.!
Het eerste veld <Code 1> is een indexveld. Dit betekent dat u dit ook voor het zoeken van klanten kunt gebruiken en naast de Jack klantennummer bijv. een eigen nummerreeks of een eigen omschrijving kunt opgeven.

U heeft bij uw klanten zelf klantentypes ingevoerd. De gebruiker wil de klanten echter niet aan de hand van de naam of zijn adres kunnen vinden, maar in plaats daarvan aan de hand van het medewerkersnummer. Wordt het medewerkersnummer in alle klantenprofielen in het veld <Code 1> ingegeven, dan kan later bij het zoeken van dit nummer in <Code 1> gebruikt worden.

Bij bedrijven kunt u deze beide velden echter ook daarvoor gebruiken, acquisitie criteria toe te kennen, om Jack niet als gewoonweg adminstratief- en marketingsoftware, maar ook voor het actief verkopen te gebruiken. Zo kan metn bijv. de velden hier met "colporteur" en "branche" noemen, om in de klantenkaart de afkorting van de colporteur in te voeren en de branche van het bedrijf aan te geven.
Bij reisbureaus die bij u boeken kunt u hier bijv. de velden met "coöperatie" en "filiaalsamenstelling" gebruiken en in het profiel van het reisbureau de afkorting van de coöperatie of de filiaalsamenstelling ingeven (bijv. TK, VK, enz.).

Iedere klant krijgt in Jack automatisch een eigen debiteurennummer. Normaliter beginnen deze nummers in het rekeningschema vanaf nummer 1300 (in Nederland). Werkt u met een afwijkend rekeningschema of wilt u naar klanttype (privé / bedrijf / reisbureau) bepaalde rekeningnummers vergeven, dan kunt u hier instellen hoe de bijbehorende debiteurennummers vergeven moeten worden.

Daarbij voegt Jack als aanvulling op het debiteurennummer de doorlopende, interne Jack-klantennummer aan de hier vastgelegde debiteurennummer toe. Dit tezamen wordt dan het debiteurennummer van de klant. Wordt als voorbeeld klantnummer 300 gebruikt, dan berekent Jack: Klantnr.(= 1000000) + debiteurnummer (= 0) + klantnummer (= 300) = debiteurennummer in het klantenprofiel (= 1000300).

<Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Klanten - Prospect - Instellingen - Nieuwe nummerreeks bij het wijzigen van het type klant>Jack converteert prospects bij hun eerste boeking automatisch naar een daadwerkelijk klant om. Werkt u met aparte debiteurnummerreeks per klantentype, en moet bij het converteren van de Jack prospect in een Jack privé-, bedrijfs-, reisbureauklant ook een debiteurennummer in het betreffende bereik gegeven worden, plaatst u hier dan een vinkje.Naderhand kan later altijd nog voor het ordenen van bijv. van privé- of bedrijfsklanten dit aangepast worden, daarbij is echter het aanpassen van de debiteurennummers in het andere rekeningschema niet meer mogelijk.

Hier kan het Jack klantennummer van een bestaande klant ingegeven worden.
Zodra er op deze plek een bestaand Jack klantennummer staat, dan gelden voor alle andere klanten van dit klantentype dezelfde voorwaarden met betrekking tot kortingen / provisies maar ook servicekosten / vergoedingen bij deze klanten (de regels worden gedefinieerd in <Bestand – Parameters – Klantenparameters – Commissie> respectievelijk in <Bestand – Parameters – Fee-instellingen>; in het profiel van de klant dan te selecteren).

Hierbij gaat het tevens om een standaardinstelling, die voor alle klanten met dit klantentype geldt, die geen eigen kortingsstaffel / Fee-regels toegewezen hebben gekregen. Wanneer u voor een klant eigen provisie, fee-regels heeft gedefineert, dan worden de instellingen uit <Vast klant> genegeerd.

Voor ieder klanttype kunnen andere aanmaningskosten ingegeven worden. Is een bedrag vastgelegd, dan kan men via de tekstverwerking in Jack dit als standaard briefveld opgeroepen worden ({Kunde-Mahngebühr} = Bedrag uit de parameters van de actuele klanttype). Daarnaast is er een ander veld ({OP-Betrag+Mahngebühr} = Som van het actuele openstaande bedrag + waarde uit het Aanmaningskostenveld). Bij het opstellen van een bulkbrief respectievelijk een aanmaning wordt dan als openstaand totaalbedrag het openstaande boekingsbedrag plus de hier vastgelegde aanmaningskosten getoond.

Bij ieder klanttype kan ingesteld worden, of na de eerste vastlegging van een dossier een melding moet verschijnen, of een aanbetaling vastgelegd moet worden. Wordt deze vraag met ja beantwoord, dan wordt er een aanbetaling verlangt.