<Buchhaltung - Onlinebanking - Kontoauszugsimport>

Über das Onlinebanking Modul können Ihre Kontoauszüge in Jack importiert und bereits den richtigen Buchungen zugeordnet werden.

Rufen Sie das Onlinebanking Modul in Jack über <Buchhaltung - Onlinebanking> auf. Sie haben die Wahl zwischen den Optionen <Konto auszugsimport>, <Über weisungen Inland> und <Überweisungen EU>.

 Über den Menüpunkt <Buchhaltung - Onlinebanking - Kontoauszugsimport> können Sie die Kontoauszüge Ihrer Bank in Jack importieren. Dabei wird eine direkte Verbindung mit Ihrer Bank hergestellt.

Im oberen Teil der Maske sehen Sie alle Bankverbindungen, die Sie vorher angelegt haben.
Über die Schaltfläche „Neue Bankverbindung" können Sie eine weitere Bankverbindung hinzufügen.
Dabei öffnet sich wieder das Programm <Administrator für Homebanking Kontakte> und Sie können eine Bankverbindung erstellen, wie oben beschrieben.

Hier geben Sie an, für welche Tage Sie die Kontoauszüge abfragen möchten.
Sie können entweder einen Tag aus dem Kalender aussuchen, indem Sie das Pull-down-Menü öffnen, oder über die Pfeiltasten jeweils einen Tag vor oder zurück blättern.

Standardmäßig wird der aktuelle Tag abgefragt.

Markieren Sie die Bankverbindung, von der Sie die Kontoauszüge abholen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Auszüge abholen".

Der Import wird gestartet und Jack zeigt an, wie weit die Übertragung der Kontoinformationen fortgeschritten ist.

Jack meldet Ihnen, wie viele Datensätze übertragen wurden. Bestätigen Sie die Meldung mit „OK".



Als Alternative können Sie im Hauptfenster über den Punkt <Auszug importieren> eine Datei einlesen, in der Ihre Bank Ihnen die Informationen zu Ihrem Bankkonto zur Verfügung stellt.



Dabei erhalten Sie die Auswahl zwischen dem Edifact Format und dem Bewotec Online Banking Format.
Wenn Sie nun die Schaltfläche „Datei importieren" anklicken, öffnet sich ein Windows Explorer Fenster, in dem Sie die Datei auswählen können, die Ihnen von der Bank zur Verfügung gestellt wurde. Bitte beachten Sie dabei das jeweilige Format.

Wählen Sie die entsprechende Datei aus und bestätigen Sie mit „Öffnen". Die Daten werden nun importiert und in Jack angezeigt.

Anzeige der Kontoinformationen in Jack
Im unteren Bereich der Maske werden nach dem Import die einzelnen Positionen des Kontoauszugs angezeigt.

Wenn Sie die Checkbox „Details einblenden" aktivieren, zeigt Jack auch die Details der Buchungen.

Es gibt noch zwei weitere Checkboxen, mit denen Sie die Anzeige der Einträge beeinflussen können.

Mit der Checkbox „noch keine Fibu" legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen noch kein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll.

Mit der Checkbox „Konto zugewiesen" legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen bereits ein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll.

Ob einem Eintrag in der Liste bereits ein Konto zugewiesen wurde oder nicht, erkennen Sie am Ende der Zeile. Hier sehen Sie die Nummer des Kontos, das angesprochen wird.

Einträge mit diesem Zeichen sind bereits in Jack verbucht und müssen nicht weiter bearbeitet werden.

Regelwerk
Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen. Diese Zuweisung können Sie über das Kontextmenü (rechter Mausklick) in jedem einzelnen Fall überschreiben.

Über die Schaltfläche „Erkennungsregeln" erhalten Sie eine Liste mit den Regeln, die Sie bereits angelegt haben.
Sie haben die Möglichkeit, bestehende Regeln zu ändern oder zu löschen, oder neue Regeln zu erstellen.


Möchten Sie eine Regel löschen oder ändern, müssen Sie zuerst eine Regel aus der Liste auswählen, sonst erscheint eine Fehlermeldung.

Zum Erstellen einer neuen Regel wählen Sie bitte die Schaltfläche „Neue Regel erstellen".
Es öffnet sich das Fenster „Kontobewegungs Regel erstellen". Sie müssen einen Namen für die Regel (Feld „Name Regel"), eine Erkennungssuche (Abschnitt „Erkennungsmuster") und das angesprochene Konto (Feld „dann verwende Kontonummer") angeben.

Über die Schaltfläche „..." können Sie aus einer Liste ein Konto auswählen, gegen das gebucht werden soll. Sollten Sie sich bei der Zuweisung der Konten unsicher sein, dann sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.





Bearbeitung der Positionen im Kontoauszug
Über die Schaltfläche „Aktualisieren" werden die Daten zum Kontostand im oberen Bereich der Maske aktualisiert, auf Basis der Datumsänderungen, die Sie im unteren Bereich der Maske gemacht haben.
Wenn Sie bereits Erkennungsregeln erstellt haben, können Sie nach dem Import des Kontoauszugs zuerst die Schaltfläche „Automatisch" bedienen.

Auf Basis der erstellten Regeln und einer automatischen Vorgangssuche versucht Jack nun, für jeden Eintrag auf dem Kontoauszug das entsprechende Konto bzw. Vorgang zuzuordnen.

Kann Jack ein Konto zuordnen, so wird die entsprechende Zeile mit einem grünen Pfeil versehen.


So gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, welche Positionen Jack nicht zuordnen konnte. Diese Einträge müssen dann manuell zugewiesen werden.

Sie können zum einen die Position manuell einem Konto zuweisen, damit eine korrekte Verbuchung in Jack durchgeführt werden kann.
Zum anderen können Sie über „manuell Vorgang zuweisen" die Position einem bestimmten Vorgang zuordnen, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist.
Wenn Sie Positionen manuell Konten zuweisen müssen, sollten Sie bei dieser Gelegenheit überlegen, ob diese Positionen öfter in Ihren Kontoauszügen auftauchen und ob Sie hierfür eine Regel erstellen können. Befolgen Sie dieses Verfahren konsequent, dann wird die Zahl der Positionen, die Sie manuell zuweisen müssen, ständig sinken. Das minimiert Ihren Aufwand für die Bearbeitung der Kontoauszüge.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „jetzt verbuchen" klicken, werden die Daten in Jack übertragen und entsprechend verbucht. Dadurch wird zum Beispiel ein offener Posten zu einer Kundenreise mit einer Kundenzahlung ausgeglichen.

Exkurs: automatische Vorgangssuche
Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.
Jack geht nun wie folgt vor:

• Der Verwendungszweck wird zuerst nach Zahlen untersucht. Existieren keine Zahlen im Verwendungszweck kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn sich eine Zahl im Verwendungszweck befindet, wird sie für eine Vorgangsuche in Jack genutzt. Existiert diese Nummer nicht als Vorgangsnummer in Jack, so kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn Jack aufgrund der Vorgangsnummer einen Vorgang zu der Kontoauszugszeile zuordnen kann, prüft er als nächstes den Kontoauszugsbetrag, da der Betrag auch übereinstimmen muss.
• Jack führt folgende Prüfungen durch:
  • Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.
• Wenn sich mehrere Zahlen im Verwendungszweck der Kontoauszugszeile befinden, sucht Jack für jede Zahl nach einem passenden Vorgang.
• Werden passende Vorgänge gefunden, so vergleicht Jack wieder wie oben beschrieben die Beträge.
• Stimmen auch die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

Fibu Konten Einstellungen
Im Feld „Einstellungen für Bankverbindung vornehmen" wird das gewählte Konto angezeigt. Die Änderungen in den folgenden Abschnitten beziehen sich nur auf dieses Konto.

Wollen Sie alle Einträge auf dem Kontoauszug auf ein einziges Konto in Jack verbuchen, können Sie dieses Konto unter „Verbuchen der Kontobewegungen" angeben. Über die Schaltfläche „..." können Sie dieses Konto aus einer Liste auswählen.

Über den Punkt „Kontoauszüge abholen mit Startdatum" können Sie definieren, ab welchem Datum die Kontoinformationen bei der Bank angefragt werden sollen. Allerdings stellen die Banken unterschiedlich viele Daten zur Verfügung. So kann es sein, dass das Datum, das Sie hier angeben, außerhalb der Grenze liegt, bis zu der Ihre Bank Daten zur Verfügung stellt.

Sie können die PIN für die Anmeldung bei Ihrer Bank hinterlegen. Dadurch müssen Sie nicht jedes Mal beim Abholen der Kontoauszüge die PIN erneut eingeben. Dazu geben Sie Ihre PIN unter „Einmal hinterlegte Pin erspart Ihnen das erneute Eingeben" ein und bestätigen mit „OK".