<Listen – Buchungen>

Unter <Listen – Buchungen> erhalten Sie die wichtigsten Informationen zu Ihren Reisevorgängen, wobei Sie die Listen nach verschiedenen Kriterien aus Vorgang und Kundenprofil eingrenzen können.
Wählen Sie links die gewünschte Sortierung und definieren Sie dann rechts daneben die passende Dateneingrenzung. Je nach Sortierung erscheinen andere Eingabefelder.
Sie können die Auswertungen immer auf einen bestimmten Mitarbeiter beschränken, oder für Buchungen des gesamten Büros erhalten.

<Abfahrt> Sortiert die Liste nach Abreisedatum, wobei Sie rechts den Abfahrtszeitraum eingeben müssen. Möchten Sie nur einen Tag selektieren, geben Sie in beiden Datumsfelder das gleiche Datum ein.

<Buchungsdatum> Sortiert die Liste nach Buchungsdatum, wobei Sie rechts den Buchungszeitraum eingeben müssen. Listen nach Buchungsdatum sind eher produktivitätsorientiert (z. B. wie viele Buchungen hat ein Mitarbeiter letzten Monat gehabt).

<Buchungsnr.> Sortiert die Liste nach Buchungs- / Vorgangsnummer, wobei Sie rechts den Buchungsnummernbereich eingeben müssen.

<Kundennr.> Sortiert die Liste nach Kundennummern, wobei Sie rechts den Kundennummernbereich eingeben müssen. Möchten Sie die Liste nur für einen Kunden haben, geben Sie die Kundennummer in beide Felder ein. Diese Listen eignen sich für Auswertungen zum Reiseverhalten eines bestimmten Kunden.

<Rückkehr> Sortiert die Liste nach Rückkehrdatum, wobei Sie rechts den Rückreisezeitraum eingeben müssen. Diese Liste können Sie z. B. nutzen, um allen Rückkehrern einen „Willkommen zu Hause"-Brief zu schicken.

<Umsatz pro Kunde> Sortiert die Liste nach dem Umsatz der einzelnen Kunden, wobei Sie im rechten Fensterteil den Kundennummernkreis definieren (Zusatzmodul!). Diese Liste sortiert alle Kunden nach Gesamt-Umsatzgröße eines bestimmten Abreisezeitraumes und zeigt Ihnen nicht nur die Brutto-Umsätze, sondern auch die weitergegebenen Provisionen / Rabatte an den Kunden.

Zusätzlich können Sie die Auswertungen auf einen bestimmten <Mitarbeiter> beschränken, indem Sie hier das Mitarbeiterkürzel eintragen.

Anhand der Klickfelder können Sie Ihre Liste weiter eingrenzen:

Jack zeigt Ihnen nur Buchungen, die nicht durch einen Vollstorno storniert wurden. Alle Vorgänge mit Vollstorno erscheinen nicht.

Aktivieren Sie diesen Button, um auch Vollstornos zu erhalten. Diese Funktion eignet sich z. B. zur Analyse des Stornoverhaltens von Kunden, aber auch als erster Schritt zur Verbesserung der Kundenbindung zwischen dem Buchungszeitpunkt und Leisten der Anzahlung.

Es werden nur Buchungen gezeigt, zu denen noch Dokumente (Reiseunterlagen) fehlen. Hierbei verwendet Jack die Unterlagenstatusfelder. Diese Unterlagenstatusfelder werden unter <Datei – Parameter – Parameter Vorgang – Vorgang 1> definiert und sollten anschließend für jede Reiseanmeldung und dort für jede Leistung über <Vorgang – Unterlagenstatus> verwaltet werden. Listen, die <fehlende Dokumente> abfragen, bringen alle Vorgänge, deren Unterlagenstatus noch nicht bei allen Leistungen auf <OK> steht. Voraussetzung für eine sinnvolle Auswertung ist allerdings: die Einstellungen in den Parametern sind sinnvoll, und die Mitarbeiter pflegen bei jedem Vorgang konsequent die Unterlagenstatusfelder unter <Vorgang – Unterlagen>.

Ist dieser Button aktiv, erhalten Sie nur Vorgänge, bei denen noch Kundenzahlungen offen sind.

Dieser Button wird erst dann aktiv, wenn Sie die Liste nach Kundennummer eingrenzen. Bezogen auf einen bestimmten Kunden erhalten Sie dann einen Monatszug zum aktuellen Stand der Bonuspunkte zu diesem Kunden (Zusatzmodul). Außerdem können Sie erkennen, wie sich der Bonuspunktestand in den Vormonaten entwickelt hat.

Hier können Sie zusätzlich in Ihrer Abfrage zwischen den unter schiedlichen Buchungsarten unterscheiden.

Bitte bedenken Sie, dass alle Buchungsarten sofort in Jack sowohl in den Listen, als auch in den Statistiken abzurufen sind. Jedoch handelt es sich bei Angeboten, Optionen, Vormerkungen und Anfragen nicht um „echte", realisierte Umsätze, sondern um „schwebende" Vorgänge, die auch buchhalterisch nicht bearbeitet werden können!

Sie können wie immer das Ausgabemedium wählen. Zusätzlich können Sie ein selbst definiertes Buchungslisten-Formular von Bewotec einbinden lassen, dass Sie über <Formular> wählen können. Es werden alle Buchungen der aktuellen Eingrenzung in einer Übersicht zusammengefasst, die dann an eine spezielle Ausgabedatei übergeben wird.

Über <Druck Etikett> können Sie für alle selektierten Vorgänge ein Kundenetikett drucken lassen. Vergessen Sie jedoch nicht, vorab das passende Etikettenformat einzu stellen (unter <Datei – Ränder>).

Haben Sie <Druck Etikett> gewählt, erscheint ein Fenster, in dem Sie zu den definierten Etiketten die Spalten- und Reihenposition einstellen.

Anschließend bestätigen Sie die Selektionskriterien mit <OK>.

Die Bildschirmdarstellung der Liste ist fest vorgegeben. Die Liste ist je nach gewählter Sortierung anders angeordnet. Deswegen werden die wichtigsten Daten der Liste ohne Rücksicht auf die Sortierung beschrieben:

<Reisetermin> Abreise- und Rückkehrdatum
<Buchung> Buchungs- / Vorgangsnummer oder Buchungsdatum
<Kunde> Kundenname, auf den die Reise fakturiert wurde
<Bearb.> Expedient
<Preis> Gesamtreisepreis inkl. sonstiger Gebühren und abzgl. eventueller Erlösschmälerungen
<Leistung> Kurzbeschreibung der Reise aus dem Vorgang
<Rückkehr> Rückkehrdatum

Kontextmenü und Symbolleiste der Buchungsliste
Sie können die Vorgänge der Liste direkt über ein Kontextmenü bearbeiten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag in der Liste.
Die Befehle des Kontextmenüs beziehen sich auf den markierten Listeneintrag.

<Anmeldung> Jack verzweigt direkt in die Anmeldung (wie <Vorgang – Reiseanmeldung>)

<Druck Bestätigung> Jack verzweigt direkt in die Maske für den Druck von Anmeldung, Bestätigung und Kontoauszug (wie <Vorgang – Anmeldung / Bestätigung>).

<Zahlung> Es öffnet sich das Fenster zur Kundenzahlung (wie <Vorgang – Zahlung Kunde>).

<Voucher> Jack verzweigt direkt in die Maske zum Voucherdruck (wie <Vorgang – Voucher/ Gutschein>).

<Storno> Sie können den Vorgang oder einzelne Leistungen stornieren (wie <Vorgang – Stornierung>).

<Unterlagen> Es öffnet sich das Fenster zur Unterlagenkontrolle (wie <Vorgang – Unterlagen>).

<VA-Abrechnung> Jack öffnet den Menüpunkt zur Veranstalterabrechnung (wie <Vorgang – Veranstalterabrechnung>.

<Kunde> Das entsprechende Kundenprofil öffnet sich (wie <Kunde – Erfassen...> oder <Kunde – Ändern>).

<Freies Formular> Es öffnet sich das Fenster unter <Vorgang – Formulardruck>, und Sie können sich aussuchen, welches der dort hinterlegten Formulare gedruckt werden soll (z. B. Vorgangsauswertung).

<Rechnungsdruck> Sie gelangen direkt in den Menüpunkt zum Rechnungsdruck (<Vorgang – Rechnung>).

Innerhalb der aufgerufenen Liste können Sie nach allen angezeigten Feldern und Zeichenkombinationen suchen. Aktivieren Sie die Suchfunktion per Mausklick, und es öffnet sich ein Suchfenster.

Unter <Suchen von_>_ tragen Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Jack sucht in allen (auch den nicht im Bildschirmausschnitt sichtbaren) Daten der kompletten Liste. Dabei kann die eingegebene Zeichenfolge auch mitten in einem Datensatz stehen. Tragen Sie unter <Suchen von_>_ z. B. <EFG> ein, wird der Datensatz mit Feldinhalt <ABCDEFGHI> gefunden, da in der Zeichenfolge <EFG> enthalten ist.

Sie können ausgehend von der markierten Position <vorwärts> (nach unten) oder <rückwärts> (nach oben) suchen. Die Suche kann je nach Datenumfang etwas dauern. Wird einer oder beide Buttons grau, zeigt Jack, dass sich in der entsprechenden Suchrichtung keine Daten mehr mit dem eingegebenen Suchbegriff befinden. Mit <Abbruch_>_ beenden Sie die Suche.

Hier können Sie die Liste nach anderen Kriterien neu aufrufen. Das Hauptsortierkriterium jedoch – das Sie ganz am Anfang angegeben hatten (Abfahrt, Buchungsdatum / -nummer, Kunde usw.) – bleibt dabei bestehen. Möchten Sie die Liste auch mit einem anderen Hauptsortierkriterium aufrufen, müssen Sie sie zuerst verlassen und die Funktion neu aufrufen.

Alle Daten der Liste werden gedruckt.

Sie verlassen die Liste und beenden die Funktion.

Allgemeine Funktionen der Buchungsliste
Wie fast überall in Jack können Sie Standardfunktionen nutzen. In den Listen ist dies die Möglichkeit, einen <Drucker> auszuwählen, die Funktion mit <Abbruch> abzubrechen, mit <OK> auszuführen. Doch es gibt 2 weitere Funktionen: <Speichern> und <Abfrage>.

Klicken Sie auf <Speichern> zu einer Listenabfrage, erscheint ein Fenster, in dem Sie dieser Abfrage eine eindeutige <Bezeichnung> geben sowie ggf. eine <Beschreibung> der Liste erfassen.
Damit lässt sich später unter <Listen – Gespeicherte Listen-Abfrage> diese spezielle Abfrage jederzeit wieder aufrufen, ohne erst jedes Mal von neuem die speziellen Eingrenzungen eingeben zu müssen.

Für detaillierte Auswertungen mit den ausführlichen Daten von Buchungslisten gibt es den Button <Abfrage>. Sie klicken in der Eingabemaske auf <Abfrage>, und es erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie Ihre Auswertung nahezu beliebig eingrenzen können.

Hierbei können Sie unter <Feld> verschiedene Abfragekriterien eingeben. Diese Kriterien stammen größtenteils aus den Kundenprofilen und Vorgangsdaten dieser Kunden. So verschafft Jack Ihnen die Basis für eine gezielte Analyse des Reiseverhaltens Ihrer Kunden sowie die Zusammenstellung von Reisestatistiken für Ihre Firmenkunden.

Möchten Sie z. B. nach Kostenstellen selektieren, müssen Sie unter <_Feld> <Vorgangskostenstelle> wählen, möchten Sie nach einem bestimmten Kunden suchen, müssen Sie unter <Feld> <Kunden-Nr.> für die Kundennummer eingebe, usw._
Eine Liste bzw. ein „Report" ist noch keine Auswertung oder Analyse und immer nur so gut, wie sie interpretiert wird. Jack kann nicht interpretieren, sondern nur die Basis für Auswertungen schaffen. Die Analyse ist dann die Aufgabe des Interpretierenden.
In allen erweiterten Abfragen ist die Abfrage nach <Anzahl Abreisen akt. Jahr>, <Anzahl Abreisen Vorjahr>, <Anzahl Abreisen gesamt> möglich. Die letzte Eingrenzung umfasst allerdings nicht die gesamte Anzahl an Abreisen, sondern nur die der letzten beiden Jahre.

Die einzelnen Selektionskriterien lassen sich miteinander durch mathematische Und/Oder-Felder kombinieren. Bei einer mathematischen Oder-Verknüpfung gilt, dass die komplette Abfrage erfüllt ist, wenn nur eine dieser Abfragen zutrifft, egal wie das Ergebnis der anderen Abfragen ist. Bei einer mathematischen Und-Verknüpfung ist die komplette Abfrage nur dann erfüllt, wenn alle Abfragen zutreffen. Erst dann wird der Datensatz ausgewählt.

Im Feld <Vergleich> müssen Sie angeben, welchen Vergleich mit dem angegebenen Wert in der Jack Datenbank durchführen soll.

Schließlich muss Jack auch die Information erhalten, mit welchem Wert die Einträge in der Jack Datenbank verglichen werden sollen, d.h., nach welchen Einträgen also in den vorab angegebenen Selektionsfeldern gesucht werden soll. Im Eintrag können auch Joker wie <*> oder <?> verwendet werden.

Suchen Sie z. B. nach bestimmten Teilnehmern, kann Jack nur dann die gewünschten Buchungen finden, wenn unter <Vergleich mit> der korrekte Teilnehmername in exakt der gleichen Schreibweise eingegeben wurde. Dies gilt auch für die Kürzel aus den Basisdaten.
Suchen Sie nach Bitfeldern (z. B. Kundenstatusfelder, Vorgangsstatusfelder), müssen Sie statt der Bezeichnung die Nummer des entsprechenden Feldes angeben. Dabei wird weder <?> noch <*> unterstützt.
Eine Abfrage ist nur mit <gleich> und <ungleich> sinnvoll, wobei <gleich> „trifft zu" bedeutet und <ungleich> „trifft nicht zu".
Suchen Sie nach den Feldern, die Sie unter <Datei – Parameter – Parameter Kunde> für Code 1 bzw. Code 2 definiert haben, und die in Ihren Kundenprofilen (u U. je nach Kundenart) nun auf der rechten Seite der Profilmaske erscheinen, müssen Sie hier in <Feld> <Code 1> oder <Code 2> eingeben und unter <Vergleich mit> die exakte Bezeichnung.

Sie erhalten dann eine Buchungsliste, deren Gestaltung fest in Jack vorgegeben ist. Der endgültige Ausdruck sowie die Druckvorschau können jedoch auf Wunsch von Bewotec angepasst werden. Desgleichen ist ein Export der Liste in eine Exportdatei möglich, so dass die Daten in externe Software-Programme eingelesen und weiterbearbeitet werden können.

Weiteres Beispiel:
Sie möchten wissen, welche Reisen eine Firma und alle zugehörigen Mitarbeiter (die mit einem eigenen Profil angelegt und mit <Gehört zu> mit der Hauptfirma verbunden wurden) bei einem bestimmten Veranstalter gebucht hat. Sie grenzen folgendermaßen ein:
In der Maske <Buchungsliste> grenzen Sie nach Kundennummer ein (also <Kunden-Nr.> sowie in beide Eingabefelder geben Sie die Kundennummer ein). Dann klicken Sie auf <Abfrage>.

Jack arbeitet zur Definition der Eingrenzungskriterien mit mathematischen Und/Oder-Verbindungen. Dabei wird jedoch eine Und-Verbindung anders als eine Oder-Verbindung gewichtet. Sollen zwei Kriterien mit Oder verknüpft werden, stellen diese beiden Kriterien sozusagen zwei Hauptgruppen dar, die jeweils zusätzlich mit Und-Kriterien beschrieben / eingegrenzt werden können.
Im obigen Beispiel bedeutet das, dass zuerst das erste Hauptkriterium (<Kunden-Nr.> = <11609>) mit Und-Kriterien beschrieben wird, dann erst das zweite Hauptkriterium (<Gehört zu - Firmenstatistik> = <11609>) mit exakt den gleichen Und-Kriterien. Die Und-Kriterien werden sich in der Auswertung nur auf das oberhalb stehende Hauptkriterium beziehen.
Würden Sie folgende Abfrage starten (zwei Hauptkriterien stehen direkt untereinander und sind mit Oder verbunden), erhalten Sie ausnahmslos alle Buchungen des Kunden Nr. 4711 sowie der zu ihm gehörenden Kunden, die im angegebenen Zeitraum bei Ihnen Reisen mit der TUI gebucht haben. Die Und-Kriterien beziehen sich dabei nur auf das direkt oberhalb von ihnen eingetragene Hauptkriterium <Gehört zu - Firmenstatistik> = <11609>. Für das Hauptkriterium <Kunden- Nr.> = <11609> werden sie nicht berücksichtigt.

Für weitere Beispiele sollten Sie auch das Kapitel <Statistik – Erweiterte Abfrage> lesen.

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