Allgemeines
Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Um die neuen Richtlinien zu erfüllen, wurden an einigen Stellen in Jack Plus Änderungen durchgeführt.
Auskünfte an den Kunden
Ihr Kunde hat auf Basis der neuen Datenschutzverordnung folgende Rechte:
- das Recht auf Information, was das Reisebüro mit den Kundendaten macht.
- das Recht zu erfahren, welche Daten im Reisebüro gespeichert sind.
- das Recht, die gespeicherten Daten in elektronisch lesbarer Form zu erhalten.
Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO
Nach der Datenschutzgrundverordnung müssen Sie den Kunden darüber informieren, was Sie mit den Daten des Kunden machen, an wen Sie Daten weitergeben usw.
Um dem Kunden diese Informationen zur Verfügung zu stellen, müssen Sie einen entsprechenden Text erstellen und in Jack Plus hinterlegen.
Sie müssen den entsprechenden Text mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären, bevor Sie ihn in Jack Plus hinterlegen.
Ein mögliches Beispiel haben wir in diesem PDF Dokument zusammengefasst.
Den Text können Sie in einer neuen Datei im TB Verzeichnis Ihrer Jack Plus Installation hinterlegen. Die Datei heißt "Informationspflicht_DSGVO.txt".
Sobald Sie den Text hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Dokument aus einem neuen Menüpunkt heraus aufrufen. Sie finden den neuen Eintrag unter < Kunde - Informationspflicht DSGVO >.
Der Menüpunkt muss zuerst über < Datei - Passwort > freigegeben werden.
Das neue Dokument wird dann automatisch an den Drucker geschickt.
Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO
Neben der Informationspflicht haben Sie auch eine Auskunftspflicht dem Kunden gegenüber. Ähnlich wie es auch schon bisher der Fall war, müssen Sie dem Kunden auf Anforderung ein Dokument ausgeben können, auf dem alle bei Ihnen gespeicherten Kundendaten aufgelistet sind. Den entsprechenden Menüpunkt finden Sie unter < Listen - Datenschutzerklärungen >.
Unter Umständen ist dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht vorhanden. Gehen Sie dann in die Anwendungsgrundlagen (< Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen >) und aktivieren Sie ihn dort.
Sie finden den Punkt unter < Global - Sonstige Optionen >, der Eintrag heißt "Datenschutzbestimmungen aktivieren".
Weitere Details zur Handhabung finden Sie in der entsprechenden Anleitung.
Sie können die Datenschutzerklärung auch dazu benutzen, die Einwilligung des Kunden zu Marketingaktionen einzuholen. In den entsprechenden Feldern kann der Kunde seine Unterschrift für die Nutzung hinzufügen.
Sie sollten dann die entsprechenden Einträge in der Kundenakte unter < Merkmale > machen.
Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO
Bewotec wird eine Funktion zur Verfügung stellen, mit der Sie die Kundendaten in eine XML Datei exportieren können.
Löschen von Daten nach Art. 17 DSGVO
Zum Einen hat ein Kunde das Recht, dass Sie seine Daten in Jack Plus löschen, zum Anderen besteht die Verpflichtung des Reisebüros, die Daten des Kunden nach einer entsprechender Frist automatisch zu löschen.
Manuelles Löschen von Kundendaten
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Daten in der Kundenakte manuell zu löschen.
Dabei sollten Sie die folgenden Änderungen durchführen:
- Name und Adresse im Kundenprofil mit X unkenntlich gemacht (jeweils erster und letzter Buchstabe bleibt stehen).
- Mitarbeiter/Familienmitglieder löschen, inkl. Passdaten.
- alle Kommunikationsdaten löschen.
- alle Bankverbindungen und Kreditkartendaten löschen.
- alle Merkmale und Statusfelder entfernen.
- alle Einträge unter < Zusatz > und < Kontakt > löschen.
Das Löschen der Kundenakte sollte nicht durchgeführt werden, wenn noch offene Vorgänge existieren, da Sie in dem Fall die Daten noch für die Buchhaltung benötigen.
Automatisches Löschen von Kunden- und Vorgangsdaten
Nach 10 Jahren (bzw. nach 7 Jahren in Österreich) ohne Kontakt zum Kunden müssen Sie nicht nur die Kundendaten, sondern auch die buchhalterischen Daten löschen.
Dazu wird Bewotec einen Automatismus einrichten, der die Vorgänge eines Kunden überprüft und anhand der letzten Änderungen entscheidet, ob ein Kunde mitsamt den dazugehörigen Vorgängen und Buchhaltung gelöscht werden kann.
Weitergabe der Daten an Vorgangsteilnehmer
Wenn Sie für mehrere Personen einen Vorgang buchen, so sollten auch die Reiseteilnehmer die Informationen zum Vorgang erhalten. Da Sie aber im Normalfall nur die Kontaktdaten des Anmelders haben, stellt sich das schwierig dar.
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie zur Absicherung einen entsprechenden Text in den Dokumentendruck einfügen, z.B. über Statustexte.
Möglich wäre z.B. ein Text wie "Der Anmelder trägt die Verantwortung dafür, dass alle Reiseteilnehmer alle notwendigen Informationen zum Vorgang erhält.".