Bearbeiten ausgewählter Leistungen
Anschließend klicken Sie auf <Bearbeiten>. Jack nimmt jetzt alle markierten Leistungen mit ins Bearbeitungsfenster. Aus dem Bearbeitungsfenster können Sie jederzeit wieder ins Suchfenster wechseln, um zu den bereits ausgewählten Leistungen andere Leistungen zu suchen und auszuwählen.
Im Bearbeitungsfenster werden folgende buchhalterische Aktionen verarbeitet:
- Prüfen, ggf. Anpassen der Daten
- Buchen der Eingangsrechnung
- Stornieren einer gebuchten Eingangsrechnung
- Vorab-Kontrolle einer Eingangsrechnung bestätigen (die Kontrolle hat zuvor unter <Vorgang - Kontrolle VA-Rechnung> stattgefunden) und die Eingangsrechnung tatsächlich buchen
- Zahlung / Gutschrift zu einer Leistung buchen
- Sammelfunktionen durchführen (gesammeltes Buchen des Rechnungseingangs und der Zahlung / Gutschrift zu mehreren Vorgängen gleichzeitig)
- Buchhalterische History zu einer Leistung aufrufen
Das Fenster besteht aus 4 Teilen:
Im unteren Bereich finden Sie die von Ihnen selektierten Leistungen wieder, die Sie jetzt wiederum einzeln oder gemeinsam bearbeiten können. Diese Liste stellt sozusagen Ihren Bearbei tungsstapel dar.
Im oberen Bereich werden bestimmte Leistungen bearbeitet (<Rechnungskontrolle>). Jede bearbeitete Zeile wird zunächst sozusagen in einen Stapel gestellt, den Sie bis zum endgültigen buchhalterischen Buchen bearbeiten und anschließend komplett buchen können.
Im Mittelteil des Fensters zur Bearbeitung werden Zahlungen und Gutschriften gebucht (<Zahlungen / Gutschriften>). Hier spielt sich alles ab, das mit Geldbeträgen zu tun hat, die zu einer Leistung fließen.
Es können durchaus Zahlungen / Gutschriften fließen, ohne dass schon zu dieser Leistung schon eine Eingangsrechnung vorliegt oder gar gebucht wurde. Der Fensterbereich zu den Zahlungen ist also völlig unabhängig von einer eingege benen Eingangsrechnung zu betrachten!
Unterhalb des Zahlungsteils werden die entsprechenden Daten der Offenen Posten (<OP-Termine>) angezeigt. Jack zieht sich hier standardmäßig als Fälligkeitstermin und -betrag das, was in den Veranstalterbasisdaten in den Veranstalterparametern bzw. bei der einzelnen Produktart als Fälligkeitstermin und -betrag hinterlegt ist. Sie können die Daten hier ändern. Später können Sie die hier eingetragenen Offenen Posten der Veranstalterzahlungen unter <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> abrufen.
Bei <Kunden-Restbetrag> wird Ihnen der Betrag angezeigt, der noch vom Kunden zu begleichen ist.
Unten rechts gibt es weitere Funktionen, und Sie erhalten einen Überblick über den Stand Ihres aktuellen - noch nicht endgültig gebuchten - Buchungsstapels (<Belastung> und <Zahlung>).
Bearbeitungsliste
Bruttopreis der LeistungReisedatumJack VorgangsnummerVeranstalter-VorgangsnummerStatus: Eingangsrechnung
KundennameStatus: ZahlungseingangVeranstalterBuchungsdatum
In der Bearbeitungsliste im unteren Maskenteil erscheinen automatisch die Leistungen, die Sie vorab gesucht und zum Bearbeiten markiert hatten. Sie können nur die hier gelisteten Leistungen bearbeiten.
Hier eine kurze Erläuterung der Statuszeile Eingang und Zahlung:
<Eingang> Status des Rechnungseingangs:
leerRechnung noch nicht bearbeitet
<x>Rechnung komplett eingegangen und gebucht
<->Rechnung teilweise eingegangen und gebucht
<Zahlung> Status der Zahlung:
leerZahlung noch nicht bearbeitet
<x>Zahlung komplett getätigt und gebucht
<->Zahlung teilweise getätigt und gebucht
Rechnung / Gutschrift des Veranstalters bearbeiten*
Voraussetzung für eine zügige, korrekte und einfache Veranstalterabrechnung ist die permanente Pflege der Veranstalter-Basisdaten (s. <Basisdaten - Veranstalter>), insbesondere der Provisions- und Konteneinstellungen.
Hierzu gehört insbesondere die korrekte Buchungstabelle, deren korrekte Einstellung unter <Basisdaten - Veranstalter - Konten> die richtigen Buchungsschritte steuert.
Die Buchungstabelle ist abhängig vom Land. In Deutschland gibt es andere Buchungsschritte als in der Schweiz, in England oder in den Niederlanden. Für Österreich gelten wieder ganz andere Regelungen. In Deutschland gibt es hauptsächlich 2 Buchungsarten in den Veranstalter-Basisdaten:
- <Tabelle 1 (Steuer auf Provision)> Bei Tabelle 1 wird die Mehrwertsteuer auf Basis des Provisionsbetrages errechnet.
- <Tabelle 2 (Steuer auf Belastung)> Bei Tabelle 2 wird die Steuer auf Basis des Verkaufsumsatzes errechnet, wobei Jack immer davon ausgeht, dass die Steuer im Leistungsbetrag inklusive ist. Veranstalter, deren Verbuchungstabelle auf Tabelle 2 steht, werden normalerweise nicht über die Veranstalterabrechnung gebucht, sondern auf summarische Weise. Fragen Sie im Zweifelsfall bei Bewotec nach!
Die Inkassoart sollte unter <Basisdaten - Veranstalter - Parameter> als Standard bei jedem Veranstalter eingestellt sowie im Reisevorgang ggf. durch den Expedienten angepasst werden.
Wird die Leistung mit falscher Inkassoform erfasst, kann dies nicht in der Veranstalterabrechnung geändert werden! Stattdessen muss die Leistung - am besten von einem anderen Arbeitsplatz aus - korrigiert werden: ist die Leistung noch unfakturiert und in der Veranstalterabrechnung unbearbeitet, kann die Inkassoform einfach direkt im Vorgang geändert werden. Ist die Leistung schon fakturiert bzw. wurde schon eine Eingangsrechnung zu dieser Leistung in der Veranstalterabrechnung eingegeben, kann sie nur noch durch einen Storno mit Umbuchung korrigiert werden (siehe <Vorgang - Stornierung - Umbuchung>).
Der Provisionssatz wird unter <Basisdaten - Veranstalter> in der Produktart zu jedem Veranstalter eingestellt. Die eigentliche Provision kann hier in der Veranstalterabrechnung dennoch manuell angepasst bzw. korrigiert werden.
Die Erlöskonten für das Buchen der Provision werden unter <Basisdaten - Veranstalter> für jeden Veranstalter hinterlegt. Hier in der Veranstalterabrechnung kann zu jeder Leistung aus den beim Veranstalter hinterlegten Konten gewählt werden. Das Erlöskonto kann aber auch manuell überschrieben werden.