Vorgehensweise zum Einrichten der Buchführung in Jack
Zur korrekten Einrichtung der Finanzbuchhaltung in Jack sowie zum flüssigen Bearbeiten sind folgende Dinge zu erledigen bzw. zu prüfen und einzuhalten (bitte lesen Sie alle hier aufgeführten Kapitel des Handbuches, denn in den Texten werden Hinweise gegeben, die über das bloße Abarbeiten einer Checkliste hinausgehen):
- Korrekte Einstellung der Daten im Menü <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen> (Optionen, Kunden, Veranstalter, Sammelkonten, Sonstige Konten)
- Korrekte Definition der Steuersätze unter <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze> (Umsatz- und Vorsteuer)
- Korrekte Definition aller Konten sowie deren Eigenschaften unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> sowie ggf. Ergänzen des Kontenplans um fehlende Konten
- Erfassen aller Veranstalter unter <Basisdaten - Veranstalter> mit korrekten Konten (z. B. anhand des Buttons <Vorschlag>, ggf. manuelles Hinterlegen individueller Konten) sowie den dazugehörigen Produktarten (inkl. Provisionssätzen und ggf. Mehrwertsteuer)
- Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang>, insbesondere dort <Termine> für die Definition von Standard-Zahlungsfälligkeiten samt Mahnstufen, <Vorgang 1> für die Definition sonstiger Beträge, und <Zahlung> für die Definition aller Kundenzahlungsarten sowie <Ein-/Auszahlungen> für die einfache Verbuchung reisebürospezifischer Kosten und Erträge
- Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde>, insbesondere dort <Termine> zur Definition von Standard-Fälligkeiten für bestimmte Kundengruppen und Veranstalterprodukte, und <Provision> zur Definition von Standard-Rabatten / weiterzugebenden Provisionen für bestimmte Kundengruppen
- Definition der im Reisebüro zu verwendenden Fee-Regeln in <Datei - Parameter - Fee-Regelwerke> samt der dazugehörigen korrekten Konten
- Im Kundenprofil unter <Kunde - Erfassen...> Hinterlegung der diversen Bank- und Kreditkartenverbindungen unter <Bank / Karte> zur Vereinfachung der Kundenzahlungserfassung, sowie unter <Zusatz> die korrekte standardmäßige Zahlungsart, u. U. ein individuelles Zahlungsziel sowie ein angemessenes Kreditlimit. Außerdem können Sie dort Festbeträge einstellen, die dem Kunden bei jeder Buchung belastet werden sollen, sowie die individuelle Rabatt- und Fee-Vereinbarung mit dem Kunden.
- In den einzelnen Reisevorgängen korrekte Erfassung der Leistungsdaten, insbesondere auf der Karteikarte <Leistungen> der Inkassoform und der korrekten Produktart, auf der Karteikarte <Termine> ggf. das korrekte Zahlungsziel, auf der Karteikarte <Beträge/ Infos> die korrekten sonstigen Beträge (die nicht bei der Veranstalterleistung erfasst werden sollten), sowie in den einzelnen Leistungen die korrekten Einzelpreise (ggf. samt Mehrwertsteuer und Erlösschmälerung)
- Beachtung der in diesem Handbuch gegebenen Hinweise zur Buchung von Kundenzahlungen, Veranstalterabrechnungen und sonstigen Aufwendungen / Erträge
Wir empfehlen folgende Vorgehensweise für alle Standardveranstalterabrechnungen:
- Gleichzeitiges Buchen des Rechnungseingangs vom Veranstalter (Belegdatum der Rechnung), der Zahlung an den Veranstalter (Belegdatum des Bankauszuges) sowie des Erlöses (Abreisedatum). Diese Verfahrensweise bedeutet, dass die Eingangsrechnung erst dann buchhalterisch verarbeitet wird, sobald sich banktechnisch etwas getan hat - nicht vorher.
- Das hat den Vorteil, dass mit geringem Aufwand gebucht wird, und dass insbesondere das Kreditorenkonto für den jeweiligen Vorgang ausgeglichen sein wird (am besten unter <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal - T-Konto> kontrollieren).
- Der Nachteil besteht darin, dass aus der EDV erst nach erfolgter Bearbeitung ersichtlich ist (also erst nach Stattfinden der Veranstalterzahlung), dass die Veranstalterrechnung eingegangen ist.
- Für das Buchen von Bankauszügen sollte man unter <Buchhaltung - Buchen> einen festen Buchungsmonat sowie ein Festkonto (also das Bankkonto) einstellen. Anschließend können direkt aus dieser Maske sowohl die Kundenzahlungen, Veranstalterzahlungen sowie sämtliche Aufwendungen verbucht werden. So sieht man sofort in der Maske <Buchhaltung - Buchen>, ob der Saldo des Festkontos stimmt.