Inhalt

Allgemeines
Voraussetzungen
Datenlieferung
Import

Feldbeschreibungen

Veranstalter
Importdatei
Importart
Belegnummer
Belegdatum
Zahldatum
Erlösdatum
Kontonummer
Belegnummer
Max. Erl. Toleranz
Max. Verlust
Abrechnungscode
Zahlung automatisch verbuchen
Erlöse automatisch verbuchen
Abbruch
Vorschau

Allgemeines

Über den automatischen Veranstalter-Abrechnungsdatenimport werden Abrechnungsdaten des Veranstalters automatisch in Jack importiert und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet. Dadurch soll die teils aufwändige manuelle Erfassung der Veranstalter Eingangsrechnungen soweit wie möglich entfallen.

Voraussetzungen

Damit die Daten sauber in Jack übernommen werden können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden.

• Veranstalter-Vorgangsnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.

• Es dürfen keine vermischten Inkassoarten bei der gleichen Veranstalter-Vorgangsnummer vorkommen
  (sollte durch Punkt 1 ausgeschlossen sein).

• Das Feld Veranstalter-Vorgangsnummer im Vorgang muss immer befüllt sein.

• In einer einzelnen Leistung dürfen nicht mehrere Leistungsarten zusammengefasst werden. So dürfen in den Details einer Leistung nicht mehrere Preiszeilen für unterschiedliche Leistungsarten (z. B. drei Preiszeilen mit einem Hotel, einem Flug und einem Mietwagen) erfasst werden.

Datenlieferung

Die Abrechnungsdaten werden Ihnen von den Veranstaltern als Datei per E-Mail zugesendet. Speichern Sie diese Datei für den automatischen Veranstalterabrechnungsimport an einen einfach erkennbaren Ort ab; z.B. C:\Daten\Jack\EI\Import Dateien.

Import

Rufen Sie in Jack den Menüpunkt < Datei - Import - Import VA-Abrechnung >.

Es erscheint das Importfenster.

Feldbeschreibungen

Veranstalter

Hier kann der Veranstalter ausgewählt werden, dessen elektronische Veranstalterabrechnung Sie importieren möchten.

Importdatei

Im Bereich < Importdatei > kann über die Schaltfläche < Öffnen > die Importdatei ausgewählt werden. Die Importdatei kann über die Schaltfläche < Download > herunter geladen werden, soweit sie auf dem Bewotec FTP-Server vorhanden sind, und Sie die entsprechenden Zugangsdaten hinterlegt haben.

Importart

Abhängig von dem Inhalt der Datenlieferung wird die entsprechende Importart gewählt. Lesen Sie beispielsweise eine TUI Abrechnung für die ERV ein, so wählen Sie als Importart den Eintrag < Europ. Versicherung > aus.

Belegnummer

Als Belegnummr können Sie die Nummer aus der Importdatei oder die Jack Buchungsnummer wählen.
Empfehlung: Wählen Sie den Eintrag < Buchungsnr >.

Belegdatum

Als Belegdatum können Sie das Datum der Abreise, das Datum aus der Importdatei oder das Tagesdatum wählen.
Empfehlung: Wählen Sie den Eintrag < Aus Importdatei >.

Zahldatum

Als Zahldatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder <* Benutzer* > wählen.
Empfehlung: Wählen Sie den Eintrag < Benutzer >.
Im Bereich < Optionen > erscheint nach der Auswahl < Benutzer > ein zusätzliches Feld < Datum Zahlung >. Tragen Sie hier ein Datum ein, zu dem die Beträge verbucht werden sollen.

Erlösdatum

Als Erlösdatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder < Benutzer > wählen.
Empfehlung: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, zu welchem Datum die Erlöse verbucht werden sollen.

Kontonummer

In das Feld < Kontonummer > tragen Sie das Konto ein, gegen welches die Abrechnung gebucht werden soll.
Beispiel: Bank, Verrechnung VA

Belegnummer

In das Feld < Belegnummer > tragen Sie die Belegnummer des Kontoauszuges ein.

Max. Erl. Toleranz

Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.

Max. Verlust

Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.

Abrechnungscode

Als Abrechnungscode können Sie eine beliebige Bezeichnung wählen. Unter dieser Bezeichnung können Sie die von der elektronischen Veranstalterabrechnung verbuchten Leistungen in der Veranstalterabrechnung über die Schaltfläche < Suchen Codes > auflisten lassen.

Zahlung automatisch verbuchen

Wird die Checkbox < Zahlung automatisch verbuchen > markiert, so werden die Zahlungen automatisch zum hinterlegten Datum (Feld < Zahldatum >) auf das angegebene Konto (Feld < Kontonummer >) gebucht.

Erlöse automatisch verbuchen

Wird die Checkbox < Erlöse automatisch verbuchen > markiert, so werden die Erlöse zum hinterlegten Erlösdatum (Feld < Erlösdatum >) verbucht.

Abbruch

Klicken Sie auf die Schaltfläche < Abbruch > wird das Fenster < Import von VA-Eingangsrechnungen > geschlossen.

Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen Informationen zum Import an. Es werden beispielsweise die Anzahl der zu importierenden Datensätze angezeigt, mögliche und tatsächliche Fehler, die beim Import entstehen können, etc.

Suchen Sie nach dem Kürzel des Veranstalters, den Sie importieren möchten (in unserem Beispiel „TUI").

Wählen Sie zuerst über die Schaltfläche < Öffnen > die entsprechende Importdatei aus (in obigen Beispiel die Importdatei für die Europäische Reiseversicherung). Danach sollten Sie auch noch die entsprechende < Importart > im Bereich < Optionen > auswählen.

Bitte beachten Sie beim Import der Daten den „Abrechnungscode". Hierüber können Sie später bei der manuellen Verbuchung bzw. Kontrolle die Daten sehr einfach über die Veranstalter-abrechnungssuchliste wieder finden. Für jeden Import sollte ein anderer Abrechnungscode verwendet werden; z.B. das aktuelle Datum.

Über die beiden Checkboxen < Erlöse automatisch verbuchen > und < Zahlung automatisch verbuchen > können Sie bestimmen, ob die Erlöse / Zahlungen aus dem Import automatisch verbucht werden, oder ob Sie die Verbuchung manuell vornehmen möchten.

Über die Schaltfläche < Vorschau > können sie nun die Daten zum Import vorbereiten.

In jedem Fall werden Ihnen nun die „möglichen" bzw. „tatsächlichen Fehler angezeigt. Die tatsächlichen Fehler sind fehlende Daten in Jack. Vergleichkriterium ist hier die Veranstaltervorgangsnummer. Mögliche Fehler sind z.B. abweichende Leistungspreise. Um sich die Fehler im Detail anzuschauen klicken Sie auf die Schaltfläche < Protokoll einsehen >.

Wenn Sie im Abschnitt „Abrechnungsart" die Checkbox < Veranstalterabrechnung nur kontrollieren > aktivieren, werden alle Einträge des Imports in der Veranstalterabrechnung in Jack eingetragen und mit einem gelben Haken (= die Daten wurden kontrolliert) versehen. Sie können nun die Einträge überprüfen und über < Check ok > abschließen. Danach müssen Sie dann noch manuell die Zahlungen verbuchen und die gesamte Veranstalterabrechnung über < Buchen > abschließen.

Sie können den Status eines Eintrags in der Veranstalterabrechnung anhand der verschiedenen Farben unterscheiden. Hier eine Übersicht:

Wenn Sie die Checkbox < Veranstalterabrechnung verbuchen > aktivieren, werden alle Schritte - soweit möglich - automatisch durchgeführt.

Über die Schaltfläche < Protokoll einsehen > können Sie sich die Einträge der Importdatei anzeigen lassen.

Über die verschiedenen Schaltflächen unten können Sie dann die einzelnen Einträge bearbeiten. Dabei haben Sie die folgenden Möglichkeiten.

Wird in der Spalte < Vorgangsnummer > eine Vorgansnummer „000000000" angezeigt, dann sind dies meist Einträge, die manuell über den Menüpunkt < Buchhaltung - Buchen > gebucht werden müssen.

Am Ende jeder Zeile der Liste gibt es eine Checkbox < Fehler OK >. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die Daten für den Import als korrekt freigegeben und entsprechend importiert.

Über die Schaltfläche < Anzeige inkl. Fehler > bestimmen Sie, ob die Fehler in der Liste angezeigt werden oder nicht.

Wenn es keinen Vorgang zu einem gewählten Eintrag gibt, zeigt Jack die folgende Fehlermeldung an.

Über die Markierung der Buchungsnummer und den untenstehenden Buttons können Sie sich direkt einen Vorgang darstellen lassen oder die Kundenzahlung kontrollieren bzw. diverse andere Kontrollen und Korrekturen vornehmen. Mit < OK > gelangen Sie wieder zurück in die Vorschau-Maske. Klicken Sie nun auf < Neu einlesen >, um die korrigierten Vorgänge erneut kontrollieren zu lassen. Es sollten nun möglichst wenige Fehler angezeigt werden. Einige Einträge können nicht abschließend geklärt werden, z. B. nicht vorgangsbezogenen Einträge. Diese Einträge müssen über den Menüpunkt < Buchhaltung - Buchen > abgeschlossen werden.

Über die Schaltfläche < Importieren > importieren Sie nun die Abrechnungsdaten in Ihren Jack. Sollte das Häkchen < Veranstalterabrechnung nur kontrollieren > gesetzt sein, so können Sie die Daten jetzt in der manuellen Veranstalterabrechnung verbuchen. Bei der Automatik ( < Veranstalterabrechnung verbuchen > ) wird der nächste Schritt bereits automatisch durchgeführt.

Schließen Sie für manuelle Verbuchung das geöffnete Fenster und verlassen die Veranstalter Basisdaten. Rufen Sie nun die Veranstalterabrechnung auf.
Über < Suchen Codes > finden sie nun den zuvor erfassten Abrechnungscode wieder. Dabei wird der Abrechnungscode beim Import um den Veranstalter ergänzt. Der tatsächliche Abrechnungscode in Jack wäre dann in unserem Beispiel „TUI151007".

Markieren Sie nun den Abrechnungscode und bestätigen Sie mit < OK >. Die zuvor importierten und bereits korrigierten Daten werden nun angezeigt. Wählen Sie nun die Einträge nacheinander aus, markieren diese und bestätigen mit < Check ok >. Auch die Zahlung erfassen Sie wie gewohnt. Anschließend lassen sich die Daten wie gewohnt über die Schaltfläche < Buchen > verbuchen.

Bei der Automatik können Sie die Verbuchung noch mal kontrollieren, indem Sie analog der manuellen Verbuchung die Vorgänge aufrufen.