<Buchhaltung – Stammdaten – Kostenstellen / Kostenträger>
Mit Jack können Sie Auswertungen nach Kostenstellen / Kostenträger generieren, so dass Sie einen genauen Überblick über den Deckungsbeitrag und die Wirtschaftlichkeit einzelner Unternehmensbereiche (z. B. Firmendienst, Touristik, Gruppe) erhalten.
Beim Buchen müssen Kostenstellen / Kostenträger angegeben werden, die dann den dazugehörigen Kostenstellen-/-trägerkonten zugeordnet werden.
So können Sie z. B. ermitteln, wie hoch der Anteil der Miete der Firmendienst-Abteilung gegenüber dem Anteil der Miete der Touristik-Abteilung ist. Beide Kostenanteile werden getrennt mit unterschiedlicher Kostenstelle / Kostenträger auf das Mietkonto gebucht. Im Kontenblatt des Mietkontos stehen zwar die 2 Buchungssätze mit insgesamt der kompletten Miete; in der Kostenstellen-/Kostenträgerauswertung wird der Mietbetrag jedoch getrennt nach Kostenstellen aufgeschlüsselt.
Da die Funktionen bei Kostenstellen und Kostenträgern gleich sind, soll hier nur auf die Nutzung der Kostenstellenfunktionen eingegangen werden.
Bevor Sie überhaupt Kostenstellen nutzen können, müssen Sie jede Kostenstelle erfassen:
Jede Kostenstelle wird mit einer Nummer und Bezeichnung definiert:
<Kostenstelle> Nummer der Kostenstelle (bis zu 9 Ziffern – Jack kann hier keine Buchstaben verwalten!)
<Bezeichnung> Eindeutige Bezeichnung für die Kostenstelle
<Abreisedatum> wenn Sie möchten, können Sie hier eingeben, ab wann Buchungssätze für diese Kostenstelle gelten sollen (diese Funktion wurde für Vera-Nutzer geschaffen und hat deswegen in Jack keine hohe Bedeutung)
Mit den Jack-Standardbuttons können Sie Kostenstellen hinzufügen, ändern oder löschen. Zusätzlich können Sie sich eine Liste aller definierten Kostenstellen ausdrucken lassen.
Anschließend müssen Sie unter <Buchhaltung – Stammdaten – Kontenverwaltung> bestimmen, welche Konten in die Kostenstellenauswertung einfließen können oder müssen.
Arbeiten mit Kostenstellen in Jack
Sie können unter <Buchhaltung – Stammdaten – Kostenstellen> Ihre Kostenstellen mit einer numerischen Bezeichnung definieren (siehe obenstehende Beschreibung).
Unter <Buchhaltung – Stammdaten – Kontenverwaltung> können Sie für alle Konten definieren, ob es sich bei einem Konto um ein <Kostenstellenkonto> und ob dabei sogar eine Kostenstellen angegeben werden muss (<Kostenstellenpflicht>). Sie können auch einem bestimmten Konto immer eine bestimmte Kostenstelle zuweisen.
Damit die Erlöse der Reisevorgänge auf den richtigen Kostenstellen landen, müssen Sie in den Vorgängen in der Karteikarte <Anmelder> die Kostenstelle in <Kostenstelle> eintragen. Nur wenn dieses Feld mit der Kostenstelle gefüllt ist, werden auch bei der Veranstalterabrechnung / Fakturierung die Erlöse auf die korrekte Kostenstelle gebucht.
Die Kostenstellenverwaltung für Filialsysteme
Das Feld <Kostenstelle> kann in der Reiseanmeldung automatisch mit der richtigen Kostenstelle des Büros gefüllt werden. Hierfür benötigt man einige technische Einstellungen (siehe unten). Wenden Sie sich bitte an die Bewotec Hotline. Wenn diese Einstellungen erledigt sind, werden alle Reiseanmeldungen, die unter dem Login der entsprechenden Filiale erzeugt werden, automatisch der korrekten Kostenstelle zugeordnet.
Vorgehen zur Nutzung von Kostenstellen für Filialen:
Alle Filialen arbeiten in einer Jack Datenbank. Für die Auswertungen sollten die Vorgänge der jeweiligen Filiale automatisch die Kostenstelle der entsprechenden Filiale tragen. Hierzu müssen Sie den Eintrag aktivieren: <Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen – Anmeldung – Einstellungen – Filialnummer als Kostenstelle eintragen>. Zusätzlich muss auf allen lokalen Rechnern einer Filiale in der <win.ini> (Windows Verzeichnis) eine Filialnummer eingetragen werden, die der Kostenstelle der Filiale entspricht:
[Bewotec]
[Filiale]
1=1000
2=9999
Sind diese Einträge gesetzt, erscheint in den Jack Vorgängen in der Karteikarte <Anmelder> im Feld <Kostenstelle> die jeweilige Filialkostenstelle. Bei allen vorgangsbezogenen, buchhalterischen Buchungen wird dann diese Kostenstelle aus dem Vorgang im Hintergrund beibehalten. Damit erhalten Sie später Auswertungen zu Ihren Erlöskonten, zu Ihren Reiseumsätzen etc. mit der entsprechenden Filialkostenstelle.
Auswertungen der Kostenstellen
Die Auswertung nach Kostenstellen ermöglicht Ihnen, einerseits Konten feiner zu unterteilen, und andererseits zu beurteilen, wie hoch der Beitrag einzelner Unternehmensbereiche zum Unternehmenserfolg ist. Sie können die einzelnen Kostenstellen verschieden auswerten. Einerseits können alle Buchungssätze zu einer Kostenstelle angezeigt werden; andererseits können auch nur die Endsalden der Kostenstellen ermittelt und wiederum nach verschie denen Kriterien zusammengestellt werden.
Unter <Buchhaltung – Auswertungen> können Sie die Auswertung der Kostenstellen erhalten: entweder arbeiten Sie mit <Kostenstellen/Überblick> (Auswertung einer kompletten Kostenstelle), oder Sie arbeiten mit <Kostenstellen/Buchungen> (alle Buchungen einer bestimmten Kostenstelle bzw. eines bestimmten Kostenkontos).
Unter <Listen – Buchungen>, <Statistik – Umsatzauswertung, Veranstalter...>, und <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Provision/Buchung> können Sie über die erweiterte Abfrage Buchungslisten, Umsatz- und Provisionsauswertungen nach Vorgangskostenstellen erhalten. (Ist der Eintrag in <Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen – Buchhaltung – Einstellungen – Kostenstelle aus Konto> aktiv, ist es möglich, eine Auswertung von Vorgangskostenstellen zu erhalten, obwohl die Reise buchhalterisch mit der Kostenstelle des jeweiligen Kontos gebucht wurde.).
Mit dem Kostenstellenüberblick erhalten Sie eine Auswertung, aus der zu jedem Konto hervorgeht, welche Kostenstellen mit welchen Endsummen zum Kontostand beigetragen haben. Diese Auswertung kann entweder Gesamt- oder Einzelbeträge je Monat ausgeben.
Mit den Buchungen je Kostenstelle können Sie sich Buchungssätze darstellen lassen:
- alle Buchungen einer Kostenstelle
- alle Buchungen eines Kostenkontos
- alle Buchungen einer Kostenstelle mit einem bestimmten Konto
Wie im Journal wird jeder einzelne Buchungssatz dargestellt.
Zusätzliche Einstellungen, die die Kostenstellenverwaltung in Jack beeinflussen
<Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen>
<Global – Sonstige Optionen – Keine Kostenstellen beim Buchen>
Mit diesem Eintrag steuern Sie, ob in <Buchhaltung – Buchen> das Feld <Kostenstelle> überhaupt angezeigt wird. Dieser Eintrag sollte nicht gesetzt sein, wenn Sie mit der Kostenstellenverwaltung arbeiten möchten.
<Anmeldung – Einstellungen – Filialnummer als Kostenstelle eintragen>
Mit diesem Eintrag wird in Verbindung mit einem weiteren Eintrag auf jedem Rechner die Filialnummer automatisch als Kostenstelle in jeden neuen Reisevorgang übernommen. Diese Einstellung sollte auf jeden Fall immer dann aktiv sein, wenn Sie pro Filiale eine separate Kostenstelle verwenden.
<Anmeldung – Einstellungen – Kostenstelle ist Pflichtfeld>
Mit diesem Eintrag ist in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Anmelder> das Feld <Kostenstelle> automatisch ein Pflichtfeld. Nur mit einer Kostenstelle kann der Vorgang abgeschlossen werden. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn nicht mit einer Filialkostenstelle gearbeitet wird und Jack Vorgänge mit immer wieder abweichenden Kostenstellen erfasst werden sollen, z. B. bei Eigenveranstaltung.
<Anmeldung – Firmenzusatzdaten – Kostenstelle>
Hier können Sie die Beschriftung des Feldes <Kostenstelle> in den Firmenzusatzdaten ersetzen.
<Buchhaltung – Einstellungen – Kostenstelle sperren>
Ist dieser Eintrag gesetzt, werden in <Buchhaltung – Buchen> die beiden Kostenstellenfelder gesperrt, d.h. eine für ein Konto definierte Kostenstelle wird angezeigt, lässt sich aber nicht ändern.
<Buchhaltung – Einstellungen – Kostenstelle aus Konto>
Beim automatischen, buchhalterischen Buchen (also über die Veranstalterabrechnung bzw. beim Abschlussdrucks oder bei einer Sammelfaktura) hat die direkt beim Konto hinterlegte Kostenstelle höhere Priorität als die Kostenstelle, die beim Vorgang hinterlegt ist. Dieser Eintrag sollte dann gesetzt sein, wenn man z. B. über <Listen – Buchungen> Auswertungen über Vorgangskostenstellen haben möchte, die aber in der Buchhaltung über abweichende Kostenstellen gebucht werden sollen.
<Buchhaltung – Konten – Umsatz-/Verrechnungs-/Erlös-/Debitorkonto – Kostenstelle>
Tragen Sie hier eine Kostenstelle ein, wird automatisch bei jeder Neuanlage eines Umsatzkontos unter <Buchhaltung – Stammdaten – Kontenverwaltung> die hier definierte Kostenstelle vorgegeben.
<Buchhaltung – Konten – Umsatz-/Verrechnungs-/Erlös-/Debitorkonto – Kostenstellen Konto>
Hier können Sie einstellen, ob das Konto standardmäßig bei Neuanlage als Kontenstellenkonto definiert werden soll.
<Buchhaltung – Konten – Umsatz-/Verrechnungs-/Erlös-/Debitorkonto – Kostenstellenpflicht>
Hier können Sie einstellen, ob das Konto standardmäßig bei Neuanlage als Kontenstellenpflichtkonto definiert werden soll.
<Druck-Parameter – Einstellungen – Keine erw. Abfrage bei Einsatz von Filialkostenstellen>
Hier können Sie den Druck der erweiterten Abfrage in Listen/Statistiken unterdrücken, wenn Sie Filialkostenstellen verwenden.
<Druck-Parameter – Bestätigung/Rechnung – Einstellungen – Nach Kostenstelle aus den Firmenzusatzdaten suchen>
Hier können Sie einstellen, dass beim Druck einer Sammelrechnung an den Kunden bei der Eingrenzung nach der Kostenstelle aus den Firmenzusatzdaten gesucht werden kann.