<Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>

Die Einstellungen zur Buchhaltung beinhalten die kompletten Grundeinstellungen zur Buchführung und müssen vor dem Arbeitsbeginn mit der Buchhaltung über Jack korrekt eingerichtet sein.

Die Einstellungen sollten während der laufenden Arbeit mit Jack nicht mehr geändert oder zumindest vorher Rücksprache mit Bewotec gehalten werden!
Alle Konteneinstellungen stellen lediglich unverbindliche Vorschläge dar. Die individuellen Konteneinstellungen sind für jedes Reisebüro individuell und sinnvollerweise in Abstimmung mit einem Steuerberater vorzunehmen! Gegebenenfalls können hier in den Einstellungen die Kontenbereiche für die vorgeschlagenen Konten angepasst werden
Sie sollten prüfen, ob alle Konten, die in den Einstellungen verwendet werden, auch tatsächlich in der Kontenverwaltung schon existieren. Ggf. müssen Sie fehlende Konten selbständig einrichten.

Bitte löschen Sie keinesfalls solche Konten, die Jack aufgrund technischer Gegebenheiten braucht (Fehlerkonto, Sammelzahlungskonto, Umbuchungskonto Ebenso sollten Sie es vermeiden, auf diese Konten selber z. B. mit <Buchhaltung - Buchen> zu buchen, da diese Konten ausschließlich von Jack automatisch bebucht werden. Der Saldo auf diesen Konten sollte immer Null betragen.

Karteikarte <Optionen>

Bei der Einstellung des Wirtschaftsjahres steht im rechten Feld immer das aktuelle Jahr; das linke ist das Vorjahr. Jack kann immer nur 2 Jahre parallel verwalten. Bei einer Neuinstallation sehen Sie allerdings links das aktuelle Jahr, rechts schon das Folgejahr. Beim Jahresabschluss werden die Felder automatisch umgestellt.
Im unteren Feld stellen Sie ein, in welchem Monat Ihr Wirtschaftsjahr endet (normalerweise Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr, aber Jack kann auch mit abweichenden Wirtschaftsjahren arbeiten).

Sie können das rechte Feld manuell ändern, um die Wirtschaftsperiode zu ändern (siehe unten!). Sollten Sie dies tun, errechnet das System automatisch alle Salden der nun geöffneten Wirtschaftsjahre neu. Dazu darf kein anderer Mitarbeiter in Jack arbeiten. Ohne erneutes Errechnen der Salden erhalten Sie in Ihrer Buchhaltung falsche Werte angezeigt!

Bei einigen Listen (z. B. Saldenliste) wird nach jeder Kontengruppe eine Zwischensumme ausgegeben. Das Ende einer Kontengruppe wird aus der hier eingegebenen Zahl errechnet. Kontenlänge 4 bedeutet, dass nach jedem Tausender (Tausender = 1000 = 4 Stellen) eine Zwischensumme ausgegeben wird (nach 0999, nach 1999, nach 2999, usw.).

Die Saldenvortragskonten werden für die Eröffnungsbuchung einer Wirtschaftsperiode verwendet. Entweder, Sie arbeiten manuell in <Buchhaltung - Buchen> mit diesen Konten, oder sie werden von Jack bei der automatischen Übertragung aller Eröffnungswerte z. B. bei Debitor- und Kreditorkonten verwendet. Jeder Buchungssatz, der sich auf einem der hier angegebenen Konten befindet, wird von Jack als Eröffnungswert betrachtet. Dabei wird zwischen Sach konten sowie Debitoren und Kreditoren unterschieden.

Zusätzlich benötigt Jack ein Fehlerkonto, um nicht-zuordenbare Buchungen zu sammeln, die dann später manuell umgebucht werden können, sobald der Geschäftsvorfall geklärt ist. Dieses Konto wird automatisch immer dann bebucht, sobald Jack im Rahmen der automatischen Verbuchungsschritte z. B. in der Vorgangsverwaltung auf ein Konto buchen soll, das nicht eingestellt oder inzwischen gelöscht wurde. Statt auf ein Konto „Null" zu buchen, nutzt die Software dann dieses Fehlerkonto.

Sie sollten niemals selber unter <Buchhaltung - Buchen> auf dieses Konto buchen!

Manuelle Umstellung des Wirtschaftsjahres

Gehen Sie in <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>.

Sie erhalten folgende Maske:

Bitte ändern Sie hier das aktuelle Wirtschaftsjahr. Sie können immer nur die rechte Jahreszahl überschreiben. Die linke passt sich dann automatisch an, indem das Jahr eingetragen wird, das vor dem rechten Jahr war. Das Wirtschaftsjahr kann später wieder umgestellt werden.
Jack fragt, ob Sie wirklich das Wirtschaftsjahr umstellen möchten, denn dafür werden die Salden neu berechnet, was etwas Zeit beansprucht. Außerdem darf während dieser Zeit kein anderer mehr in Jack arbeiten. Die Funktion <Datei - Dateien - Salden erneuern> wird dann automatisch gestartet. Ändern Sie bitte in diesem Fenster die Daten auf keinen Fall ab. Die Anzeige kann bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr auch andere Werte ausweisen.

Klicken Sie nun auf <OK>. Es werden jetzt alle Kontenblätter werden auf Null gesetzt und die neuen Salden werden erzeugt.

Nun sehen Sie wieder die Eingangsmaske mit dem umgestelltn Wirtschaftsjahr. In diesem Beispiel wird das aktuelle Wirtschaftsjahr 2007 (endet im Monat 12) angezeigt. Die Monatsangabe kann bei abweichendem Wirtschaftsjahr differieren.

Karteikarte <Kunden>
Hier werden die Konten für das automatische Buchen von Erlösschmälerungen bzw. Rabatten eingestellt, also für Preisnachlässe gegenüber Kunden. Wird im Reisevorgang später direkt in der Preiszeile ein Kundenrabatt eingegeben, zieht sich Jack automatisch - je nach Steuersatz - eines der hier eingestellten Konten. Der Rabatt / die Erlösschmälerung wird je nach den landesspezifischen Buchungsschritten vollautomatisch gebucht.
Jack liest in Deutschland nur die linke Spalte. Hier können Sie die entsprechenden Konten getrennt nach Steuersatz (0,1 und 2) hinterlegen, wobei Sie entweder Konten aus dem Ertragsbereich (bei Buchung als Ertragsminderung) oder aus dem Aufwandsbereich (bei Buchung als Aufwand) eingeben können.

Beim Buchen des Rabattes wird bei den Standardbuchungsschritten in Deutschland davon ausgegangen, dass es sich um eine klassische Erlösschmälerung in einem Reisebüro handelt. Deshalb wird der Rabatt als geminderter Ertrag mit USt gebucht. Handelt es sich in Ihrem Unternehmen jedoch nicht um Erlösschmälerungen, sondern um weitergegebene Provisionen an unterbuchende Agenturen, sollten Sie sich mit Bewotec in Verbindung setzen. Man wird Ihnen dann angepasste Buchungsschritte zukommen lassen, die diese Verkaufskosten als Aufwand mit VSt behandeln.

Hier wird ein Konto eingerichtet, das bei Umbuchungen von Reisevorgängen verwendet wird. Wird die korrekte Jack Funktion dafür genutzt (<Vorgang - Stornierung - Umbuchung>), kann Jack bereits geleistete Kundenzahlungen in den neuen Vorgang übernehmen. Hierfür wird ein Zwischenkonto benötigt, auf dem die geleisteten Zahlungen temporär gebucht werden.

Diese Felder sind in Deutschland nicht aktiv.

Karteikarte <Veranstalter>
Bei der Erfassung aller Veranstalter / Leistungsträger in <Basisdaten - Veranstalter> müssen Konten für die automatischen Buchungsschritte definiert werden. Diese Konten kann Jack vorschlagen, wobei Sie hier definieren können, welche Kontenkreise für den jeweiligen Vorschlag verwendet werden. Aktivieren Sie <Konto automatisch hochzählen>, vergibt Jack bei jedem neu unter <Basisdaten - Veranstalter> angelegten Veranstalter in diesem Bereich ein oder mehrere neue Konten, sobald in den Veranstalterbasisdaten der Button <Vorschlag> angeklickt wird. (Sollten diese Konten der Veranstalter noch nicht in der Kontenverwaltung angelegt sein, löst ein weiterer Klick in den Veranstalterbasisdaten auf <OK> das automatische Einrichten dieser Konten im Kontenplan aus.)

Bewährt hat sich, je Veranstalter ein eigenes Kreditorkonto erzeugen zu lassen, ansonsten jedoch Sammelkonten für Erlöse, Umsätze und Verrechnungskonten zu verwenden.

Bei dieser Einstellung vergibt Jack je Veranstalter ein neues Kreditorkonto, wobei automatisch ab dem Konto 70000 hochgezählt wird.

Es kann generell der Vorschlag für maximal 4 verschiedene Erlöskonten definiert werden.
Bei dieser Einstellung vergibt Jack bei jedem Veranstalter automatisch immer wieder die gleichen Erlöskonten, und zwar 8100, 8400, 8300 sowie 8200. Zusätzlich kann der Steuerschlüssel pro Erlöskonto voreingestellt werden, so dass dieser Steuerschlüssel beim Vorschlag der Erlöskonten in den Veranstalterbasisdaten gezeigt wird.

Individuelle Erlöskonten für jeden Veranstalter haben sich nicht als sinnvoll erwiesen, da der Kontenplan unnötig vergrößert würde. Denkbar ist jedoch, eigene Erlöskonten für die größten Leitveranstalter unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> einzurichten und diese Konten dann auch in den <Basisdaten - Veranstalter> bei den zum jeweiligen Veranstalter gehörigen Konten manuell zu hinterlegen.

Bei dieser Einstellung vergibt Jack bei jedem Veranstalter automatisch immer wieder das gleiche Umsatzkonto.

Es ist nicht sinnvoll, für jeden Veranstalter ein individuelles Umsatzkonto einzurichten, da einerseits der Kontenplan unnötig vergrößert wird, und andererseits Umsatzkonten in Deutschland nur dann benötigt werden, wenn die Leistungen des Veranstalters summarisch gebucht werden sollen (z. B. BSP-Tickets / DB-/DER-Werte oder Eigenveranstaltungen).

Bei dieser Einstellung vergibt Jack bei jedem Veranstalter automatisch immer wieder die gleichen Verrechnungskonten, nämlich 1610, 1611 und 1612.

Individuelle Verrechnungskonten für jeden Veranstalter haben sich als nicht sinnvoll erwiesen, da einerseits der Kontenplan unnötig vergrößert würde, und andererseits Verrechnungskonten nur dann benötigt werden, wenn Leistungen mit Veranstalterinkasso verbucht werden. Man könnte jedoch separate Verrechnungskonten für die größten Leitveranstalter verwenden und diese Konten dann auch bei den entsprechenden Veranstaltern manuell hinterlegen.

Buchen Sie bei der Veranstalterabrechnung mehrere Leistungen mit einer Gesamtzahlung an den Veranstalter, werden die Einzelpositionen vom Kreditorkonto auf das hier definierte Konto und von hier auf das gewollte Bankkonto gebucht. Aus technischen Gründen benötigt Jack ein Zwischenkonto, um die Einzelzahlungen erst zu „parken" und dann in einer Summe z. B. gegen das Bankkonto zu buchen.

Das Sammelzahlungskonto muss also immer ausgeglichen sein.

Das unter <Storno> hinterlegte Konto wird nur für Vera Anwendungen genutzt. Das unter <Umbuchung> hinterlegte Konto wird von Jack nicht verwendet.
Die beiden Felder <Journal> werden nur von Kunden in den Niederlanden genutzt und werden hier nicht näher beschrieben.

Karteikarte <Sammelkto.>
Die Sammelkonten im Bereich Debitoren / Kreditoren dienen der Zusammenführung aller Debitor- und Kreditorkonten. Debitoren und Kreditoren sind ja als solche nicht Teil des Sachkontenplanes, sondern nur eine Aufteilung entstandener Forderungen an Kunden bzw. Verbindlichkeiten gegenüber Leistungsträgern. Beim Erstellen der Bilanz werden aber nicht die einzelnen Debitoren / Kreditoren benötigt, sondern eine Summe aller Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.
Die Sammelkonten fassen also die Salden der entsprechenden Kontenbereiche zusammen und fließen in die Saldenliste und damit in die Bilanz ein. Der Saldo des hier eingetragenen Sammelkontos muss gleich der Summe aller einzelnen Debitoren / Kreditoren sein.
Alle Buchungssätze, die einen Debitor oder Kreditor berühren, werden deshalb zusätzlich im Hintergrund auf das zugehörige Sammelkonto im Sachkontenbereich gebucht.

Sie können zwei Kontenbereiche für Debitorkonten definieren (z. B. zwei getrennte Debitorbereiche für Privat- und Firmenkunden). In der Regel wird nur ein Bereich verwendet.

Hier können Sie zwei Kontenbereiche für Kreditorkonten definieren (z. B. getrennt nach touristischen Kreditoren und non-touristischen Kreditoren). Meistens wird jedoch nur ein Bereich verwendet.
In Deutschland setzen sich die Salden auf den Sammelkonten folgendermaßen zusammen:

Buchung bei jeder Kundenzahlung (Finanzkonto -> Debitor)
Buchung der Veranstalterabrechnung (Veranstalter steht auf Tabelle 1: Debitor -> Kreditor); Buchung der Brutto-Verkaufspreise bei Abschlussfakturierung (Veranstalter steht auf Tabelle 2: Debitor -> Umsatzkonto). Dabei werden jeweils (sowohl Tabelle 1 als auch Tabelle 2) auch die Kundenrabatte gebucht (Aufwand -> Debitor)
Buchung der Veranstalterzahlung (Kreditor -> Finanzkonto)
Buchung der Erlöse (Kreditor -> Erlöse)
Buchung der sonstigen Erlöse sowie eventueller Fees aus der Feeverwaltung bei Abschlussfakturierung (Debitor -> Erlöse)

Karteikarte <Sonstige Kto.>
Hier können je drei weitere Kontenstaffeln definiert werden, um länderspezifische Buchungsschritte verwenden zu können.

Hinterlegen Sie hier die Kontonummer des Zwischenkontos (<Konto>), über das das Bankclearing durchgeführt werden soll. Das Bankclearing unter <Buchhaltung - Import und Export - Bankclearing> wird für das Lastschriftverfahren gegenüber Ihren Kunden verwendet bzw. für Zahlungen an Veranstalter. Statt dass dabei in Jack die Kunden- / Veranstalterzahlung sofort gegen das Bankkonto gebucht wird, werden solche Zahlungen zunächst auf dem hier angegebenen Zwischenkonto „geparkt". Sobald die Summen dem Bankkonto gutgeschrieben sind, werden sie unter <Buchhaltung - Buchen> vom Zwischenkonto auf das Bankkonto manuell umgebucht. Dieses Zwischenkonto wird hier hinterlegt, kann jedoch überschrieben werden.

Zusätzlich können Sie die Nummer des entsprechenden Belegnummernkreises hinterlegen (<Beleg>), denn Jack kann unterschiedliche Belegnummernkreise automatisch verwalten. Falls keine Belegnummer vergeben werden sollen, lassen Sie das Feld leer.

In <Veranstalter-OPs> kann ein anderes Konto eingetragen werden, so dass getrennte Konten für Kundenlastschriften und Veranstalterzahlungen genutzt werden können. Dies führt zu einer verbesserten Übersicht.
Das Feld <Journalkennung> wird nur von Kunden in den Niederlanden genutzt und wird hier nicht näher beschrieben.

Die sonstigen Konten verfügen über drei Felder, da jeweils ein Konto für steuerfreie Buchungen benötigt wird: eines für Buchungen mit dem Regelsteuersatz und eines für Buchungen zum ermäßigten Steuersatz. Diese Felder werden allerdings nur dann von Jack angesprochen, wenn es sich nicht um einen deutschen Jack handelt.