<Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>

 Hier hinterlegen Sie sämtliche möglichen Kundenzahlungsarten.

Kundenzahlungen werden auf dem entsprechenden Debitorkonto und einem Finanzkonto (Bank, Kasse usw.) gebucht. Das Debitorkonto ist automatisch im Kundenprofil hinterlegt. Damit bei einer Kundenzahlung keine buchhalterischen Fehler passieren können, werden alle möglichen Arten der Kundenzahlung mit entsprechenden Konten hier vordefiniert.

Später selektieren Sie bei der Kundenzahlung nur noch die richtige Zahlungsart, und Jack erzeugt die korrekten Buchungssätze automatisch.

  In den Anwendungsgrundlagen können Sie einstellen, dass die hier erfassten Kundenzahlungsarten später alphabetisch sortiert angeboten werden. (<Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Buchhaltung - Kundenzahlung - Einstellungen - Kombobox Zahlungsart alphabetisch sortiert>)

  Jede definierte Kundenzahlung erhält eine eindeutige Bezeichnung wie „Kasse" oder eben auch „Scheck".

  Hier geben Sie das Konto an, auf dem der Betrag gebucht werden soll. Bitte prüfen Sie, ob das eingegebene Konto in der Kontenverwaltung schon angelegt ist oder angelegt werden muss (siehe <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>).

  Jack kann automatisch unterschiedliche Belegnummernkreise verwalten. Jeder Belegnummernkreis ist wie ein eigener Zähler, der nach jeder Buchung auf diesem Belegnummernkreis um eins erhöht wird.

  Wenn Sie z. B. mehrere Kassen haben, und Ihrer 1. Kasse den Belegnummernkreis 1 und Ihrer 2. Kasse den Belegnummernkreis 2 zuweisen, so besitzen beide Kassen einen separaten Belegnummernkreis. Nehmen Sie nun eine Zahlung in der 1. Kasse entgegen, wird der Belegzähler dieser Kasse von z. B. 14 auf 15 hochgezählt. Der Belegnummernkreis der 2. Kasse bleibt davon unberührt.

Arbeiten Sie mit automatischen Belegnummern bzw. schlägt Jack eine automatische Belegnummer bei der Kundenzahlung vor (erkenntlich durch <*A> + Nummer des Beleg nummernkreises), kann diese Belegnummer bei der Zahlung zwar geändert werden, aber Sie sollten von solchen manuellen Änderungen absehen. Die vergebene Belegnummer wird mit in die Buchhaltung übergeben.

Möchten Sie bei der Zahlungserfassung keine automatischen Belegnummern vergeben, lassen Sie das Feld leer bzw. tragen <0> ein.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei mehreren Kassen (z. B. je Expedient eine Kasse, je Währung in Grenzgebieten je eine eigene Kasse usw.) auch eigene Belegnummernkreise führen sollten. In solchen Fällen muss hier der erforderliche Nummernkreis je Kassenkonto eingerichtet werden.
Bitte beachten Sie außerdem:
Verwenden Sie unterschiedliche Belegnummernkreise, müssen die gleichen Belegnummernkreise, die den Expedienten bei den Kundenzahlungsarten zugeordnet wurden, auch bei den Ein- / Auszahlungen (unter <_Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Ein-/Auszahlungen>) analog eingetragen werden. Hat Expedient MS den Belegnummernkreis 3 bei allen Kundenzahlungen, muss er auch zum Buchen von Ein-/Ausgaben eine eigene Belegnummer aus dem Belegnummernkreis 3 für sein individuelles Kassenkonto erhalten.

Bitte beachten Sie:
Mitarbeiterkassen sollten bei den betreffenden Mitarbeitern unter <_Basisdaten - Mitarbeiter> hinterlegt sein.

  Eine Kundenzahlung kann in zwei Richtungen erfolgen: als <Eingang> oder als <Ausgang> (z. B. nach einer Stornierung oder Gutschrift). Dabei wird nicht nur der gezahlte Betrag auf den Reisepreis entsprechend angerechnet, sondern auch die Konten werden korrekt gesetzt (Soll- oder Habenseite). Jack macht dies automatisch anhand der hier in den Parametern definierten Zahlungsarten.

  In den Anwendungsgrundlagen können Sie sich einstellen, dass es später in der Jack Kundenzahlung nicht möglich ist, zwischen Ein-/Auszahlung zu wechseln. (<_Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Buchhaltung - Kundenzahlung - Einstellungen - Combobox Ein-/Auszahlung sperren>). Damit vermeidet man Expedientenfehler bei Auszahlungen, bei denen versehentlich negative Auszahlungen eingetragen werden, die aber eigentlich dann eine Einzahlung sind.

Zu jeder Zahlungsart sind ggf. weitere Angaben nötig. Bei einer Scheckzahlung sollten Schecknummer und Bank bei der Zahlung hinterlegt werden, bei Zahlung mit Kreditkarte sollte die Karten nummer erfasst werden können. Deswegen steuert Jack anhand der <Zahlungsart> die Eingabefenster, die im Anschluss an eine erfasste Kundenzahlung erscheinen, und in die die erforderlichen Angaben eingetragen werden müssen.


Die Detailmasken zu den einzelnen Zahlungsarten werden im Abschnitt zu <Vorgang - Kundenzahlung> näher erläutert.

  In diesem Feld können Sie mit <0> oder <1> bestimmen, welcher Text bei jeder Zahlungsverbuchung erzeugt wird. Mit der Standardeinstellung <0> wird der Text ausführlich ins Journal geschrieben (Buchungsnummer, Kundenname, Abreise datum). Mit der Einstellung <1> wird die Information stark gekürzt.

  Hier können Sie einstellen, welche Zahlungsarten von welcher Mitarbeitergruppe verwendet werden können (Mitarbeitergruppen sind unter <Basisdaten - Mitarbeiter> zu definieren). Damit sind bestimmte Zahlungsarten nicht allen Mitarbeitern zugänglich. Die Auswahlliste verfügbarer Zahlungsarten für den einzelnen Expedienten ist übersichtlicher. Gerade wenn es separate Expedientenkassen gibt, erhält der Mitarbeiter als Kassenzahlung lediglich seine eigene Kasse zur Auswahl statt auch die Kassen der anderen Mitarbeiter.

  Hier kann eingestellt werden, in welche Journalart der Buchungssatz fließen soll. Diese Einstellung ist ausschließlich für Jack Anwender aus den Benelux-Ländern erheblich!

  An dieser Stelle wird definiert, wie viele Quittungsbelege im Anschluss an die Kundenzahlung gedruckt werden sollen.

Ist dieses Feld aktiv, wird im Anschluss an die Kundenzahlung nicht nachgefragt, ob eine Quittung gedruckt werden soll.

Handelt es sich um Kreditkartenzahlungen, wird bei dieser Einstel lung später in der Kundenzahlung eine Meldung ausgegeben.
Ist diese Checkbox aktiviert, wird nach einer Textdatei im TB-Ordner im Jack-Verzeichnis gesucht. Der Name der Textdatei muss zusammengesetzt sein aus der Zahlungsart und der Dateiendung <.txt>. Wenn diese Datei vorhanden ist, erscheint bei einer Kundenzahlung eine Meldung mit dem Inhalt der Textdatei. Die Meldung erscheint nur, wenn Provisionen in Preiszeile vergeben worden sind.

Ist dieses Feld aktiv, wird das Datumsfeld in der Kundezahlung ausgegraut, und die Kundenzahlung kann nur zum aktuellen Tagesdatum gebucht werden.

Hiermit kann eine Kundenzahlung auch nicht versehentlich in die Zukunft datiert werden.

Exkurs: sinnvolle Zahlungsarten in Jack:
Ein Vorgang in Jack kann kundenseitig nur über die Kundenzahlung in <Vorgang - Zahlung Kunde> ausgeglichen werden. Dabei können nicht nur die simplen Zahlungsvorgänge wie z. B. Barzahlung, Banküberweisung, Scheck- / Kreditkartenzahlung verwendet werden, sondern man sollte sich hier weitere Zahlungsarten einrichten. Dabei kann man z. B. an das Ausbuchen von Beträgen denken, die vom Kunden nicht mehr bezahlt werden, oder an eine Umbuchung der Zahlung an den Veranstalter beim Wechsel der Inkassoform.

Zum Einrichten neuer Zahlungsarten gehen Sie unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>. Dort geben Sie der neuen Zahlungsart eine <Bezeichnung>, tragen das korrekte Konto ein, wählen <Eingang> und eine passende Zahlungsart wie z. B. Kasse. Anschließend gehen Sie auf <Hinzu>, und mit <OK> speichern Sie die neue Zahlungsart.

Folgende Möglichkeiten sind denkbar:

• Einrichten einer ec cash Zahlung (Zahlungsart sollte z. B. <Scheck> sein, um die Infos hierbei abfragen zu können)
• Einrichten einer Kulanzausbuchung (Zahlungsart sollte <Kasse> sein, da keine weitere Information zu dieser Zahlungsart abgefragt wird) mit korrektem Konto (z. B. „Aufwand für Gewährleistungen")
• Einrichten einer Gutscheinzahlung (Zahlungsart sollte <Gutschein> sein, da dann später die Gutscheinnummer erfragt wird) mit korrektem Konto (z. B. „erhaltene Anzahlungen"). Diese Gutscheinzahlungsart gleicht das Gutscheinkonto dann aus, nachdem irgendwann zuvor ein Reisegeschenkgutschein über einen Vorgang mit <Beträge/Infos> und dort über einen Sonstigen Betrag verkauft worden ist (Definition unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang1>)
• Einrichten einer Umbuchungszahlungsart (Zahlungsart sollte <Kasse> sein, da keine weitere Info zu dieser Zahlungsart abgefragt werden muss) mit korrektem Konto (z. B. „durchlaufende Posten")

• Reisebüros, die mit der VERK-Schnittstelle arbeiten, sollten an dieser Stelle auch eine eigene Zahlungsart für Kreditkartenzahlungen erfassen, die beim Kassieren von DB/DER-Werten über eine Kreditkarte auflaufen: z. B. "VERK-CC". Bitte vergessen Sie dabei nicht, zu dieser Zahlungsart auch unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> ein separates Konto zu definieren. So werden die über VERK aufgelaufenen Kreditkartenwerte auf ein anderes Konto gebucht als solche Kreditkartenzahlungen, die das Reisebüro ganz normal selbst kassiert. Denn bei den VERK-Kreditkartenzahlungen handelt es sich ja eigentlich um ein Direkt- / Veranstalterinkasso, während es sich bei den "normalen" Kreditkartenzahlungen, die über das Reisebüro laufen, um Reisebüroinkassos handelt. Und die VERK-Kreditkartenbeträge werden später beim V48 separat gebucht, während die Reisebüro-Kreditkartenzahlungen später seitens des Kreditkarteninstituts dem Reisebüro gutgeschrieben werden. Zusätzlich müssen die VERK-Kreditkartenzahlungen unter <Basisdaten - VERK-Codes> mit der korrekten Kundenzahlungsart definiert werden (und für den Jack mit Import, V48 sowie mit CC gekennzeichnet werden). Genau diese Zahlungsart wird zuvor hier hinterlegt.

• Eine Zahlungsart für Reisekosten ist sinnvoll, da auch hier oftmals Jack Vorgänge erfasst werden. Immerhin handelt es sich oftmals um Flugleistungen, die „normal" über die BSP-Abrechnung oder den Consolidator laufen und entsprechend abgerechnet werden müssen wie jeder andere Flug auch. Das gleiche gilt für Info-Reisen der Veranstalter. Auch für solche Reisen erhält das Büro eine „normale" Veranstalterabrechnung, die abgerechnet werden muss. Damit muss ein Jack Vorgang angelegt werden, der auch kundenseitig auf Null gesetzt werden muss. Für die Kundenzahlung wird dazu hier eine neue Zahlungsart angelegt. Dabei wird ein im Kontenplan bestehendes Konto "Reisekosten" verwendet. Anschließend wird eine Zahlung auf den Vorgang erfasst mit dieser neuen Zahlungsart.

  Jack bucht bei Kundenzahlungen keine Mehrwertsteuer! Die Vorsteuer sollte bei den Jahresabschlussarbeiten vom Steuerberater erledigt werden.

• Arbeiten Sie mit der Fee-Verwaltung in Jack (Zusatzmodul), können Sie eine Zahlungsart z. B. <Fee-CC> anlegen. Damit kann in solchen Fällen eine automatische Kundenzahlung zu den berechneten Fees angestoßen werden, in denen der Consolidator das Serviceentgelt des Reisebüros mit einzieht und bei der Abrechnung dem Reisebüro wieder gutschreibt.

  <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Buchhaltung - Kunden zahlung - Einstellungen>
Hier wählen Sie über ein Pull-down-Menü die entsprechende Zahlungsart für die automatische Kundenzahlung des Serviceentgeltes bei Fee-Direktinkassos aus. Die Vorschläge aus dem Pull-down-Menü stammen aus <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Karteikarte Zahlungen>. Dort muss die Zahlungsart vorab mit dem richtigen Konto hinterlegt werden, die dann später in der Kundenzahlung verwendet wird.