Menu <Boekhouding>
Jack biedt u een complete dubbele boekhouding: bij iedere boekingsregel wordt een credit- en een debetrekening aangesproken. De meeste boekhoudkundige verrichtingen worden automatisch door Jack gedaan, maar dat betekent niet, dat u geen kennis dient te hebben van de basis principes van een dubbele boekhouding (indien deze nog niet voorhanden is). Gebruik hiervoor de door de brancheorganisatie aanbevolen literatuur en neem bij twijfel contact op met uw accountant.
Wij vragen uw begrip, dat hier niet op boekhoudkundige basis principes kan worden ingegaan. De commerciële vaardigheden op boekhoudkundig niveau worden daarom verondersteld aanwezig te zijn.
Logica van de boekingsgebonden boekhouding in Jack
Jack is software, dat speciaal voor de behoeften van de reisbranche gemaakt werd en continue doorontwikkeld werd.
Dit betekent, dat niet alleen één gedeelte uit de mogelijke onderdelen klantenadministratie, boekingsbeheer, planningsbeheer, tekstverwerking, gegevensoverdracht van en naar externe programma's of boekhoudingen als uitgangspunt hebben gediend. Jack maakt het mogelijk de gebruiker, bij de dagelijkse werkzaamheden in een reisbureau zo rationeel mogelijk met betrekking tot de totaal hierboven vermelden punten te verwerken. Dat betekent, dat in ieder gedeelte nog verbeterpunten mogelijk zijn, maar niet alleen de afzonderlijke, maar de complete samenhang geoptimaliseerd dient te worden.
Jack is niet bedoeld om, het perfecte boekingsprogramma te leveren, nog het perfecte planningsoverzicht, nog de perfecte tool om Customer Relation Management. Jack biedt ook niet het perfecte boekhoudkundige programma. Dat is ook niet het doel van de software, het doel is alleen, met inachtname van alle aspecten een compromis aan te gaan tussen perfectie, rationaliteit, mogelijkheden, uitvoerbaarheid en de ontoereikendheid van de factor "Mens".
De boekhouding in Jack is in dit geval een goed compromis, daar deze werd speciaal voor de behoeften en mogelijkheden van een typisch reisbureaumedewerker ontworpen. Dit komt over met de algemeen aanvaardbare grondslagen voor boekhouding met de behoefte van de dagelijkse werkzaamheden in het reisbureau. Dit is speciaal voor de praktijk opgezet, zodat de reisbureaumedewerker zo weinig mogelijk met deze thematiek hoeft bezig te houden en vaak alleen over boekhoudkundige basiskennis hoeft te bezitten. Omgekeerd heeft de reisbureau eigenaar wel de noodzaak, ook zonder accountant, dagelijks een overzicht over zijn reizen en de hieruit verkregen omzet situatie te halen.
Daarom wordt in Jack daar uitdrukkelijk belang bij gehecht, tijdens de verwerking van de reizen de interne boekhouding geautomatiseerd te verwerken. Daardoor krijgt men een uniform informatiestructuur, zonder dat op andere informatie (zoals in "conventionele" branches met een extern boekhoudpakket) teruggegrepen hoeft te worden, die vaak ook niet zinvol zijn. Daarnaast betekent de nauwe koppeling tussen de verwerking en boekhouding een gedwongen exacte voorgedefinieerde boekhoudkundige gegevens en vastgelegde processen, zodat mogelijke potentiële fouten enorm gereduceerd worden.
Maar alles heeft twee zijden: het "nadeel" van de boekingsgebonden boekhouding in Jack bestaat daaruit, dat men de normale klassieke boekhouding veel moeilijker met de software doet als boekhoudkundige leek, die blij is, wanneer het hem mogelijk wordt gemaakt veel van deze klassieke boekhouding uit handen wordt genomen. In Jack is het op grond van de boekingsgebonden werken niet een werkomgeving zoals in veel gebruikte boekhoudpakketten, maar Jack vereist het strikte werken in meerdere vensters, die zich op verschillende plekken in de de software bevinden.
Alle buchhalterischen Vorgänge zu Reiseleistungen werden fast völlig automatisch in die Buchhaltung übergeleitet (z. B. durch die Funktionen <Vorgang - Zahlung Kunde>, <Vorgang - Veranstalterabrechnung>). Diese Geschäftsvorfälle sollten ausschließlich vorgangsbezogen gebucht werden, damit komfortable Kontroll- und Abstimmmöglichkeiten aus der Vorgangsverwaltung für die Buchhaltung genutzt werden können.
Wird der Weg der strikten Vorgangsbuchhaltung verlassen, ist keine vorgangsbezogene Kontrolle der Reisebuchungen mehr möglich. Dies erschwert bzw. verhindert in vielen Situationen den weiteren Support und führt zu erheblich mehr Aufwand als das strikte Verwenden der in Jack vorgesehenen Buchhaltungsfunktionen.
Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung und Basis aller Auswertungen ist jedoch die korrekte und sorgfältige Einrichtung der Buchhaltung selbst (Konten und Einstellungen) sonst können die Ergebnisse nicht stimmen!