Sammelzahlung in der Bearbeitungsmaske

Für Veranstalterabrechnungen, bei denen mehrere Leistungen auf einmal vom Veranstalter abgerechnet werden, sollten Sie die Funktion der <Sammelzahlung> verwenden (z. B. Sammelrechnungen der TUI oder Thomas Cook).
Die bei der Sammelzahlung eingetragenen Informationen werden automatisch bei allen bearbeiteten Veranstalterzahlungen eingetragen:

• Sie müssen die Daten (z. B. die Kontonummer der Bank) nicht mehr bei jeder einzelnen Zahlung angeben.
• alle bearbeiteten Leistungen der Sammelzahlung werden unter einer Belegnummer zusammengefasst und können unter dieser Nummer wieder gefunden werden.

Dabei werden die einzelnen Beträge nicht direkt auf das eingetragene Finanzkonto (z. B. Bank) gebucht, sondern alle einzelnen Zahlungen zu den Leistungen werden vom Kreditorkonto auf ein Zwischenkonto gebucht (definiert unter <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen - Veranstalter>). Von diesem Zwischenkonto wird die Summe der Einzelzahlungen in einem Betrag gegen die Bank gebucht. Das Zwischenkonto ist nun wieder ausgeglichen, und auf der Bank finden Sie nur eine einzige Abbuchung vor, wie es auch auf Ihrem Kontoauszug erscheint.
Beispiel:
Sie haben 5 Leistungen bei einem Veranstalter gebucht und erhalten dafür eine Sammelabrechnung. Für jede dieser 5 Leistungen müssen Sie € 1.000,- an den Veranstalter bezahlen, Sie erhalten also eine Gesamtrechnung über € 5.000,- . Der Veranstalter zieht diesen Betrag von Ihrem Bankkonto in einem Betrag ein. Würden Sie die Zahlung für jede Einzelleistung separat buchen, erschienen auf Ihrer Bank 5 Abbuchungen zu je € 1.000,-. Damit würde Ihr Bankkonto in Jack zwar in Bezug auf die Summe, nicht aber bzgl. der Einzelbuchungen mit Ihren Kontoauszügen übereinstimmen.

Bei der Sammelzahlung werden die Zahlungen der Einzelleistungen über das Sammelkonto zusammengefasst, und letztendlich erscheint auf dem Konto Bank nur eine Buchung über € 5.000,-. Das Kontenblatt stimmt exakt mit dem Kontoauszug überein. Auf dem Sammelkonto sind auf einer Seite 5 Einzelbuchen je € 1.000,- (Gegenkonto zu dem Kreditorenkonto) ersichtlich, auf der anderen Seite die Sammelbuchung über € 5.000,- (Gegenkonto zur Bank).

Suchen Sie in der Suchmaske der <Veranstalterabrechnung> erst alle dazugehörigen Vorgänge. Mit festgehaltener <Strg>-Taste markieren Sie diese Vorgänge und holen sie mit <Bearbeiten> in die Bearbeitungsmaske.

Die Sammelzahlung aktivieren Sie, indem Sie die erste Leistung aus der Liste einmal anklicken und dann gleich auf <Sammelzahl.> klicken.




Es öffnet sich eine Maske, in der Sie die Zahlungsdaten eingeben müssen (Datum, Konto, Beleg=Auszug) und mit <OK> speichern.

Zusätzlich können Sie wählen, ob Jack die Zahlungen nur <Vormerken> oder gleich <Ausführen> soll. Vorgemerkte Sammelzahlungen werden zahlungstechnisch noch nicht gebucht, sondern lassen sich später unter der hier eingegebenen <Rechnungsnr> abrufen und ausführen.

Möchten Sie ein hinterlegtes <Journal> wählen (belgische oder niederländische Version) oder einen <Bankexport> durchführen (Zusatzmodul), wählen Sie im unteren Bereich das entsprechende Journal aus.

Bestätigen Sie mit <OK>, und Sie gelangen wieder in Ihre gewohnte Bearbeitungsmaske. Die Sammelzahlung ist nun angeschaltet. Dies erkennen Sie ausschließlich daran, dass der Button <Sammelzahl> nun mit <Stop Sammel.> beschriftet ist.


Nun bearbeiten Sie die Rechnungseingänge wie gewohnt im oberen Fensterteil und klicken jedes Mal, wenn die Zahlungssumme dieses einen Vorgangs stimmt, auf <Zahlung>. Erfassen Sie also wie immer im mittleren Bereich des Bearbeitungsfensters im Feld <Zahlbetrag> alle Zahlungen, die in die vorbereitete Sammelzahlung mit eingehen sollen. Dazu übernehmen Sie entweder den Jack-Vorschlag in <Zahlbetrag> mit einem Klick auf <Zahlung>, oder Sie tragen unter <Zahlbetrag> manuell den von Ihnen geleisteten Betrag an den Veranstalter ein und klicken dann auf <Zahlung>.

Jack gibt Ihnen neben dem Button <Zahlung> den Hinweis: <Sammelzahlung zum Buchen>. Dies kennzeichnet lediglich, dass der gerade in <Zahlbetrag> eingegebene Zahlbetrag mit Bestandteil der begonnenen Sammelzahlung geworden ist.
Im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters wird die inzwischen aufgelaufene Gesamtsumme aller Zahlbeträge angezeigt, so dass Sie jederzeit sehen, wie hoch inzwischen die einzelnen Beträge zur Sammelzahlung geworden sind.
Haben Sie alle in der Veranstalterrechnung aufgeführten Vorgänge bearbeitet, prüfen Sie bitte den Zahl- bzw. Gutschriftbetrag, der jetzt mit der Summe der Rechnung übereinstimmen muss.

Haben Sie alle Zahlungen erfasst, stoppen Sie die Sammelzahlungsfunktion und klicken dann auf <Buchen>, um die vorher vorbereiteten Zahlungsvorgänge auch wirklich zu verbuchen.

Die Sammelzahlung wird korrekt verbucht. Am Ende buchen Sie wie gewohnt die Erlöse.