Inhalt
Allgemeines
Voraussetzungen
Datenlieferung
Import
Feldbeschreibungen
Datei Importart
Jack Veranstalter Kürzel
Importdatei
Kontonummer
Belegnummer
Zahldatum
Belegnummer
Belegdatum
Erlösdatum
Max. Erl. Toleranz
Max. Verlust
Abrechnungscode
Zahlung automatisch verbuchen
Erlöse automatisch verbuchen
Abbruch
Vorschau
Allgemeines
Über den automatischen Veranstalter-Abrechnungsdatenimport werden Abrechnungsdaten des Veranstalters automatisch in Jack importiert und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet. Dadurch soll die teils aufwändige manuelle Erfassung der Veranstalter Eingangsrechnungen soweit wie möglich entfallen.
Information:
Bitte beachten Sie, dass diese Anleitung auf Basis der Jack Version X10.03 erstellt wurde. Sollten Sie eine niedrigere Version im Einsatz haben, sehen die Masken bei Ihnen evtl. etwas anders aus.
Information:
Die elektronische Datenlieferung ist bei einigen Veranstaltern kostenpflichtig. Bitte informieren Sie sich vorab über die Konditionen und weitere Vertragsinhalte bei Ihrem Veranstalter.
Der automatische Veranstalter-Abrechnungsdatenimport ist Stand März 2011 für die folgenden Veranstalter verfügbar:
- ITS; JAHN; Tjaerborg;
- TUI; 1-2 Fly; Airtours; Discount Travel
- Alltours
- Schauinsland
- TOC
- Bucher
Voraussetzungen
Um die Lieferung der Veranstalter Abrechnungsdaten bei den jeweiligen Veranstaltern zu beantragen, haben Sie beim Erwerb dieses Moduls eine Vorlage für eine Einverständniserklärung erhalten. Erst wenn Sie diese Einverständniserklärung ausgefüllt und unterschrieben an Bewotec zurück geschickt haben, ist eine Lieferung von elektronischen Daten überhaupt möglich.
Damit die Daten richtig in Jack übernommen werden können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:
- Veranstalter-Vorgangsnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.
- Das Feld Veranstalter-Vorgangsnummer im Vorgang muss immer befüllt sein.
- In einer einzelnen Leistung dürfen nicht mehrere Leistungsarten zusammengefasst werden. So dürfen in den Details einer Leistung nicht mehrere Preiszeilen für unterschiedliche Leistungsarten (z. B. drei Preiszeilen mit einem Hotel, einem Flug und einem Mietwagen) erfasst werden.
Datenlieferung
Die Daten werden von den Veranstaltern in einem unterschiedlichen Turnus geliefert.
TUI liefert in wöchentlichem Rhythmus, alle anderen Veranstalter liefern monatlich, Anfang des Monats für den Vormonat.
Sobald Sie das Modul bei Bewotec gekauft haben, melden wir Ihre Agenturen für die Datenlieferung bei den Veranstaltern an.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie direkt im nächsten Monat eine elektronische Abrechnung erhalten.
Beispiel:
Wir erhalten die Einverständniserklärung Anfang April und versenden die Einverständniserklärung an die Veranstalter.
Da die meisten Veranstalter eine monatliche Abrechnung haben, wird die Einstellung ab dem nächsten Ersten aktiv, d.h., ab dem 1.5. werden die Daten gesammelt.
Die erste Abrechnung erhalten Sie dann Anfang Juni, mit den Abrechnungsdaten für Mai.
Die Abrechnungsdaten werden Ihnen von Bewotec oder direkt vom Veranstalter als Datei per E-Mail zugesendet.
Speichern Sie diese Datei für den automatischen Veranstalterabrechnungsimport an einem einfach erkennbaren Ort ab; z.B. C:\Daten\Jack\EI\Import Dateien.
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Import
Rufen Sie in Jack den Menüpunkt < Datei - Dateien - Import - Import VA-Abrechnung > auf.
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Es erscheint das Importfenster.
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Feldbeschreibungen
Datei Importart
Abhängig von dem Inhalt der Datenlieferung wird die entsprechende Importart gewählt. Lesen Sie beispielsweise eine TUI Abrechnung für die ERV ein, so wählen Sie als Datei Importart den Eintrag < Europ. Versicherung > aus.
Jack Veranstalter Kürzel
Hier muss der Veranstalter ausgewählt werden, dessen elektronische Veranstalterabrechnung Sie importieren möchten. Suchen Sie nach dem Kürzel des Veranstalters, den Sie importieren möchten (in unserem Beispiel „TUI").
Importdatei
Im Bereich < Importdatei > kann über die Schaltfläche < Öffnen > die Importdatei ausgewählt werden. Die Schaltfläche < Download > ist noch in Vorbereitung.
Kontonummer
In das Feld < Kontonummer > tragen Sie das Konto ein, gegen welches diese Abrechnung gebucht werden soll.
Beispiel: 1200 für die Bank o.ä.
Empfehlung:
Es empfiehlt sich, hierfür ein eigenes ER Import Sammelzahlungskonto anzulegen. Dieses Konto muss nach dem Import manuell gegen die Bank gebucht werden (dient der Übersichtlichkeit auf dem Bank Konto)
Belegnummer
In das Feld < Belegnummer > tragen Sie die Belegnummer des Kontoauszuges ein.
Zahldatum
Als Zahldatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder <Benutzer > wählen.
Empfehlung:
Wählen Sie den Eintrag < Benutzer >.
Rechts daneben erscheint nach der Auswahl < Benutzer > ein zusätzliches Feld < Datum Zahlung >. Tragen Sie hier ein Datum ein, zu dem die Beträge verbucht werden sollen.
Belegnummer
Als Belegnummer für die Veranstalterzahlung können Sie die Nummer aus der Importdatei oder die Jack Buchungsnummer wählen.
Empfehlung:
Wählen Sie den Eintrag < Buchungsnr >.
Belegdatum
Als Belegdatum können Sie das Datum der Abreise, das Datum aus der Importdatei oder das Tagesdatum wählen.
Empfehlung:
Wählen Sie den Eintrag < Aus Importdatei >.
Erlösdatum
Als Erlösdatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder < Benutzer > wählen.
Empfehlung:
Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, zu welchem Datum die Erlöse verbucht werden sollen.
Max. Erl. Toleranz
Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.
Max. Verlust
Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.
Abrechnungscode
Als Abrechnungscode können Sie eine beliebige Bezeichnung wählen. Unter dieser Bezeichnung können Sie die von der elektronischen Veranstalterabrechnung verbuchten Leistungen in der Veranstalterabrechnung über die Schaltfläche < Suchen Codes > auflisten lassen.
Für jeden Import sollte ein anderer Abrechnungscode verwendet werden; z.B. das aktuelle Datum.
Zahlung automatisch verbuchen
Wird die Checkbox < Zahlung automatisch verbuchen > markiert, so werden die Zahlungen automatisch zum hinterlegten Datum (Feld < Zahldatum >) auf das angegebene Konto (Feld < Kontonummer >) gebucht.
Erlöse automatisch verbuchen
Wird die Checkbox < Erlöse automatisch verbuchen > markiert, so werden die Erlöse zum hinterlegten Erlösdatum (Feld < Erlösdatum >) verbucht.
Abbruch
Klicken Sie auf die Schaltfläche < Abbruch > wird das Fenster < Import von VA-Eingangsrechnungen > geschlossen.
Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen Informationen zum Import an. Es werden beispielsweise die Anzahl der zu importierenden Datensätze angezeigt, mögliche und tatsächliche Fehler, die beim Import entstehen können, etc.
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Wenn Sie die Checkbox < Veranstalterabrechnung verbuchen > aktivieren, werden alle Schritte - soweit möglich - automatisch durchgeführt.
Über die Schaltfläche < Protokoll einsehen > können Sie sich die Einträge der Importdatei anzeigen lassen.
Über die verschiedenen Schaltflächen unten können Sie dann die einzelnen Einträge bearbeiten. Dabei haben Sie die folgenden Möglichkeiten.
<Anmeldung> |
Öffnet den entsprechenden Vorgang zum gewählten Eintrag. |
<VA-Abrechnung> |
Wechselt in die Maske „Veranstalterabrechnung ( wie Menüpunkt < Vorgang - Veranstalterabrechnung> ). |
<Vorgangsjounal> |
Öffnet das Vorgangsjournal |
<Storno> |
Startet den Stornovorgang für den entsprechenden Vorgang in Jack. |
<Kundensuche> |
Öffnet die Kundensuche (wie Menüpunkt < Kunden - Suchen> ). |
<Buchenmaske> |
Öffnet die Maske zum manuellen Buchen ( wie Menüpunkt <Buchhaltung - Buchen> ). |
<KU-Zahlung> |
Zeigt die Kundenzahlungen an, die für den entsprechenden Vorgang erfasst wurden ( wie Menüpunkt < Vorgang - Kundenzahlung > ). |
Wird in der Spalte < Vorgangsnummer > eine Vorgansnummer „000000000" angezeigt, dann sind dies meist Einträge, die manuell über den Menüpunkt < Buchhaltung - Buchen > gebucht werden müssen.
Am Ende jeder Zeile der Liste gibt es eine Checkbox < Fehler OK >. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die Daten für den Import als korrekt freigegeben (erst wenn alle Fehler mit < Fehler OK > markiert wurden, ist ein Import in Jack möglich).
Über die Schaltfläche < Nur Fehler > bestimmen Sie, ob die Fehler in der Liste angezeigt werden oder nicht.
Wenn es keinen Vorgang zu einem gewählten Eintrag gibt, zeigt Jack den folgenden Fehlertext an:
Über die Markierung der Buchungsnummer und den untenstehenden Buttons können Sie sich direkt einen Vorgang darstellen lassen oder die Kundenzahlung kontrollieren bzw. diverse andere Kontrollen und Korrekturen vornehmen. Mit < OK > gelangen Sie wieder zurück in die Vorschau-Maske. Klicken Sie nun auf < Protokoll einsehen >, um die korrigierten Vorgänge erneut prüfen zu lassen. Es sollten nun möglichst wenige Fehler angezeigt werden. Einige Einträge können nicht abschließend geklärt werden, z. B. nicht vorgangsbezogene Einträge. Diese Einträge müssen über den Menüpunkt < Buchhaltung - Buchen > abgeschlossen werden.
Über die Schaltfläche < Importieren > importieren Sie nun die Abrechnungsdaten in Ihren Jack. Sollte das Häkchen < Veranstalterabrechnung nur kontrollieren > gesetzt sein, so können Sie die Daten jetzt in der manuellen Veranstalterabrechnung verbuchen.
Bei der Automatik ( < Veranstalterabrechnung verbuchen > ) wird der nächste Schritt bereits automatisch durchgeführt.
Schließen Sie für manuelle Verbuchung das geöffnete Fenster. Rufen Sie nun die Veranstalterabrechnung auf.
Über < Suchen Codes > finden sie nun den zuvor erfassten Abrechnungscode wieder. Dabei wird der Abrechnungscode beim Import um den Veranstalter ergänzt. Der tatsächliche Abrechnungscode in Jack wäre dann in unserem Beispiel „TUI151007".
Markieren Sie nun den Abrechnungscode und bestätigen Sie mit < OK >. Die zuvor importierten und bereits korrigierten Daten werden nun angezeigt. Wählen Sie nun die Einträge nacheinander aus, markieren diese und bestätigen mit < Check ok >. Auch die Zahlung erfassen Sie wie gewohnt. Anschließend lassen sich die Daten wie gewohnt über die Schaltfläche < Buchen > verbuchen.
Bei der Automatik können Sie die Verbuchung noch mal kontrollieren, indem Sie analog der manuellen Verbuchung die Vorgänge aufrufen.