Inhalt
Allgemeines
Vertrag mit Fiskaltrust
Konfiguration der Grunddaten
Konfiguration der Fiskaltrust Produkte
CashBox Einrichtung
Queue
Signature Creation Unit
FON Anmeldung
Konfiguration in Jack Plus
Umsetzung im Programm
Allgemeines
Ab 1.4.2017 tritt in Österreich die zweite Phase der Registrierkassenpflicht in Kraft. Ziel der neuen Regelung ist es, über eine spezielle technische Sicherheitseinrichtung sicher zu stellen, dass die Kassenaufzeichnungen nicht verändert werden können.
Damit Jack Plus konform zur neuen Gesetzeslage arbeitet, waren verschiedene Änderungen notwendig.
Um alle neuen Funktionen nutzen zu können, benötigen Sie mindestens die Version Jack Plus X12.04. Bewotec wird Sie über die Freigabe der Version informieren. Sie können dann eine Updateroutine durchführen, die die systemseitigen Voraussetzungen für die Registrierkassenpflicht zur Verfügung stellt.
Darüber hinaus benötigen Sie für die Signierung der Kassentransaktionen noch einen Vertrag mit Fikaltrust. Fiskaltrust stellt die entsprechenden Schnittstellen für die Signierung und Weiterleitung der Daten an das Finanzamt zur Verfügung.
Für Jack Plus-Wartungskunden, die weiterhin Jack Plus nutzen möchten, gibt es folgende kostenpflichtige Module:
EUR 490,- einmalig für die erste Kasse und EUR 290,- für jede weitere Kasse
EUR 20,- / Monat für die erste Kasse und EUR 10,- / Monat für jede weitere Kasse
In den folgenden Unterpunkten werden alle notwendigen Einstellungen erklärt, die Sie für die Registierkasse in Zukunft benötigen.
Vertrag mit Fiskaltrust
Bei der Umsetzung der Registrierkassenpflicht kooperieren wir in Österreich mit einem zuverlässigen Partner: Dem Unternehmen Fiskaltrust Consulting GmbH.
Damit Sie den Service von Fiskaltrust nutzen können, müssen Sie einen Vertrag mit Fiskaltrust abschließen. Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite der Firma: www.fiskaltrust.at.
Um die Registrierkasse in Jack Plus zu nutzen, brauchen Sie das folgende Produkt, das Sie nach der Anmeldung direkt im Fiskaltrust Portal beziehen können:
- Produkt #206: fiskaltrust.Sorglos Paket 288,00€ (jährlich)
Sie finden die Bestellmöglichkeit im Portal unter < Shop - Produkte >.
Die Kosten für diese Pakete werden von Fiskaltrust erhoben und sind nicht im Wartungsvertrag von Jack Plus enthalten.
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Konfiguration der Grunddaten
Nach Abschluss des Vertrags erhalten Sie Ihre Zugangsdaten zum Fiskaltrust Portal. Dort müssen Sie erst einmal Ihre Grunddaten konfigurieren.
Dazu benötigen Sie die folgenden Informationen:
- UID Nummer
- FN Nummer
- GLN Nummer
- Steuernummer
Darüber hinaus benötigen Sie einen separaten Nutzer bei FinanzOnline (Webuser). Dieser Zugang muss in FinanzOnline erstellt werden. In den meisten Fällen wird dieser Nutzer vom Steuerberater erstellt.
Zur weiteren Verwendung in Fiskaltrust Portal benötigen Sie die folgenden Informationen des FinanzOnline Nutzers:
- TID (Teilnehmeridentifikation)
- BENID (Benutzer-Identifikation)
- PIN
Die eigentliche Konfiguration findet im Fiskaltrust Portal statt und umfasst mehrere Schritte.
Überprüfung der Firmendaten
Im Fiskaltrust Portal können Sie unter dem Menüpunkt mit Ihrem Büronamen, darunter über < Stammdaten > Ihre eigenen Daten überprüfen und ändern.
Tragen Sie die geforderten Daten in das jeweilige Feld ein und klicken Sie anschließend auf Fragezeichen Symbol.
Ist die Prüfung der Daten erfolgreich, so ändert sich das Symbol von Fragezeichen zu einem grünen Haken.
Die erfolgreiche Prüfung der Daten ist Voraussetzung für die Funktion.
Wurde eine der Überprüfungen nicht durchgeführt oder es erfolgt ein Fehler, kann die Funktion nicht ordnungsgemäß arbeiten.
Hinterlegen Sie die Daten endgültig, indem Sie ganz unten auf die Schaltfläche < Speichern > klicken.
Sie können über den folgenden Link die erforderlichen Daten abrufen:
Vergabe der Rolle als Kassenbetreiber
Dazu öffnen Sie den Menüpunkt „Übersicht“ und aktivieren dort die Rolle „Registrierkassenbetreiber“
Bitte scrollen Sie ganz nach unten und bestätigen Sie den Vertrag mit Fiskaltrust.
Zuordnung zum Kassenhändler (Bewotec)
Als nächstes müssen Sie Bewotec als Ihren Kassenhändler zuweisen. Gehen Sie dazu auf den Menüpunkt < Kassenbetreiber - Händler/Berater suchen >.
Geben Sie dort "Bewotec" ein und klicken auf die Schaltfläche < Suche >. Es wird Ihnen eine Liste mit allen Händlern angezeigt. In unserem Fall umfasst die Liste nur einen Eintrag.
Bitte achten Sie darauf, dass der Eintrag unter < Default Claims > auf den Wert "Write/Read" eingestellt ist.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche < Zuordnung anfordern - dealer > ganz rechts, um die Zuordnung abzuschließen.
Konfiguration der Fiskaltrust Produkte
Sobald Sie die Produkte gekauft haben, sehen Sie im Fiskaltrust Portal unter < Konfiguration - CashBox > Ihre CashBox.
Sie sollten zumindest für jeden Standort eine eigene CashBox haben.
Sie können jedoch auch für jedes Kassenkonto eine separate CashBox benutzen.
Die Aktivierung jeder CashBox erfolgt durch eine Funktion in Jack Plus, siehe auch weiter unten Fiskaltrust, "Konfiguration in Jack Plus".
Prinzipiell ist es auch möglich, mehrere Kassen in Jack Plus auf eine Cash Box zusammenzuführen. In diesem Fall müssten Sie in Jack Plus bei den verschiedenen Konten die gleichen CashBox Daten hinterlegen.
CashBox Einrichtung
Im Fiskaltrust Portal können Sie die Identifikationsdaten Ihrer Cash Boxen einsehen.
Gehen Sie dazu in den Menüpunkt < Konfiguration - CashBox > und klicken auf die gewünschte CashBox.
Die Identifikationsdaten befinden sich in den beiden Feldern < CashBoxId > und < AccessToken >. Beide Informationen benötigen Sie für die Konfiguration in Jack Plus.
Queue
Sobald Sie die Einrichtung der CashBox abgeschlossen haben, erscheint auch in dem Bereich < Queue > ein entsprechender Eintrag.
Sie müssen an dieser Stelle zwar normalerweise keine Änderungen vornehmen, Sie sollten aber überprüfen, ob hier ein Eintrag angelegt wurde.
Signature Creation Unit
Durch die Konfiguration Ihres Unternehmens im Fiskal Trust Portal sollte im Bereich < Signature Creation Unit > ebenfalls ein Eintrag existieren.
Sie sollten dies auf jeden Fall überprüfen, da ansonsten die Registrierkasse nicht funktioniert.
Ist in diesem Bereich kein Eintrag vorhanden, so müssen Sie dies nachholen. Gehen Sie dabei wie folgt vor.
Manuellen Link aufrufen
Rufen Sie manuell in einem Browserfenster den folgenden Link auf: https://portal.fiskaltrust.at/production/trycreateproductnumber108
Als Ergebnis sollten Sie Im Bereich < Signature Creation Unit > Ihren Eintrag vorfinden.
CashBox aktualisieren
Als nächstes wechseln Sie in den Bereich < CashBox > und rufen dort die Konfiguration auf.
Dazu klicken Sie auf folgendes Icon:
Setzen Sie im nächsten Fenster die Checkbox bei der Signaturerstellungseinheit und speichern die Änderungen.
CashBox aktualisieren
Sie kommen nun wieder auf die Anzeige Ihrer Cashbox zurück. Dort müssen Sie nun die Konfiguration aktualsieren. Klicken Sie dazu bei der CashBox auf die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil.
Damit haben Sie alle notwendigen Schritte durchgeführt.
FON Anmeldung
Sie müssen zusätzlich noch die Weiterleitung Ihrer Daten an FinanzOnline einrichten, damit Ihr Finanzamt die Anmeldung der Registrierkasse erhält.
Dazu müssen Sie in FinanzOnline einen eigenen Benutzer einrichten, der für Fiskaltrust reserviert ist.
Dafür benötigen Sie die folgenden Informationen des FinanzOnline Nutzers:
- TID (Teilnehmeridentifikation)
- BENID (Benutzer-Identifikation)
- PIN
Sobald Sie den Nutzer in FinanzOnline angelegt haben, gehen Sie als Nächstes im Fiskaltrust Portal auf den Menüpunkt mit Ihrem eigenen Reisebüronamen, darunter auf den Punkt < AT FinanzOnline Meldungen >.
In der Maske können Sie nun die Zugangsdaten des FinanzOnline Nutzers eingeben.
Bitte aktivieren Sie auf jeden Fall den Punkt < Ab Startbeleg > oben rechts auf der Maske. Dadurch werden ab dem ersten Beleg alle Informationen an FinanzOnline weitergeleitet.
Konfiguration in Jack Plus
Um in Jack Plus mit der Signierung der Kassenbelege zu arbeiten, müssen zwei Bedingungen erfüllt werden:
- Es muss die aktuellste Jack Plus verwendet werden. Sie müssen mindestens die Version X12.03_033 vom 6.3.17 nutzen. Wenn Sie eine jüngere Version haben, kontaktieren Sie bitte den Bewotec Support.
- Es muss ein entsprechendes Modul in Jack Plus erworben und freigeschaltet werden. Wenden Sie sich diesbezüglich an den für Sie zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder den Bewotec Support.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie mit der Konfiguration in Jack Plus beginnen.
Für jedes Kassenkonto, das Sie in myJACK benutzen, müssen Sie die entsprechenden Identifikationsdaten der CashBox aus Fiskaltrust eintragen.
Sie finden die entsprechende Eingabemöglichkeit in Jack Plus unter < Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung >.
Die Eingabefelder sind nur bei den Konten sichtbar, bei denen als Kontenart < Finanz > hinterlegt ist.
Nach der Eingabe der Identifikationsdaten müssen Sie zumindestens die Cashbox aktivieren.
Klicken Sie dazu unter dem Feld < Access Token > in das Dropdown Feld und wählen dort die Option < Cashbox aktivieren >. Mit einem Klick auf die Schaltfläche < Ausführen > senden Sie die Anfrage an Fiskal Trust.
Sie erhalten eine Rückmeldung, wenn die Cashbox aktiviert werden konnte. Wurde die Cashbox bereits vorher von Ihnen in Fiskal Trust Portal aktiviert, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis darauf.
Ob die CashBox aktiviert ist, können Sie auch im Fiskal Trust Portal überprüfen.
Gehen Sie dazu im Portal auf den Menüpunkt < Konfiguration - Queue >. Dort muss bei jeder genutzten CashBox in der Spalte < Aktiv > ein grüner Haken zu sehen sein. Ist hier kein Haken zu sehen (Siehe Bild unten), so ist diese CashBox nicht aktiv.
Die Aktivierung der CashBox muss noch an das Finanzamt weitergeleitet werden.
Haben Sie im Fiskal Trust Portal die FON Daten hinterlegt, erfolgt die Meldung ans Finanzamt automatisch.
Ansonsten müssen Sie die Datenlieferung manuell über FinanzOnline anstoßen.
In dem Dropdown Feld können Sie noch weitere Aktionen anstoßen. Die möglichen Optionen sind:
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Cashbox aktivieren | Mit dieser Option können Sie die CashBox in Fiskaltrust aktivieren. |
| Monatsabschluss | Dieser Eintrag erstellt einen Null Beleg und sendet ihn an FinanzOnline. |
| Jahresabschluss | Die Option "Jahresabschluss" sendet ebenfalls einen Null Beleg an FinanzOnline. |
| Journal | Diese Option befindet sich im Augenblick in der Entwicklung von Fiskaltrust. Sie hat daher keine Funktion. |
| Meldungen | Diese Option befindet sich im Augenblick in der Entwicklung von Fiskaltrust. Sie hat daher keine Funktion. |
Jede dieser Optionen können Sie mit einem Klick auf < Ausführen > starten.
Umsetzung im Programm
Die Masken für die Zahlung im Vorgang und für Ein-/Auszahlungen bleiben unverändert. Auch die Vorgehensweise bei Eingabe einer Zahlung bleibt gleich.
Nach der Eingabe der Zahlung versucht Jack Plus über Fiskaltrust, die Zahlung zu signieren. Sie erhalten eine Hinweismeldung, ob die Signierung erfolgreich war oder nicht.
Dazu wird auf dem Beleg ein QR Code eingefügt. In diesem QR Code sind Informationen verschlüsselt, die es dem Finanzamt erlauben, Ihre Kassenführung zu überprüfen (z.B. Information zur Zahlung, zur Belegnummer der vorherigen Zahlung usw.).
Die restlichen Informationen auf den Belegen bleibt so wie Sie es bisher gewohnt waren.
Was passiert, wenn der Beleg nicht signiert werden kann?
Wenn bei der Signierung ein Fehler auftritt, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.
Ab diesem Zeitpunkt wird jeder neue Beleg mit einem Hinweis versehen, dass der Signaturdienst nicht vorhanden war.
Die Zahlung kann also ganz normal durchgeführt werden.
Sobald das Problem behoben ist, werden etwaige Belege nachträglich signiert.
Um das Problem zu beheben können Sie in der Kontenverwaltung bei einem der CashBox Konten einen Null Beleg drucken.
Rufen Sie dazu das Konto zur Bearbeitung aus und wählen aus dem DropDown Box unter dem Access Token die Option < NULL Beleg > aus.
Wenn diese Funktion durchgeführt werden kann, wird auch die CashBox wieder reaktiviert.