<Bestand – Parameters – Fee-instellingen>

In de Jack fee-instellingen kunnen automatisch maar ook handmatig servicekosten bij het reserveren geboekt worden. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen:

• Algemene fees voor niet speciale klanten
• Standaard fees voor alle klanten van het reisbureau
• Fees voor bepaalde klantengroepen
• Individuele fees voor sommige klanten

Alle fees moeten van te voren in <Bestand – Parameters - Fee-instellingen> vastgelegd worden. Er zijn 2 type fees:

• Servicegebonden fees

Deze servicekosten hebben betrekking op een enkele service in Jack en worden automatisch bij het vastleggen van zo'n service verwerkt. Daarbij kunnen deze prijzen afhankelijk zijn van bestemming, touroperator, reis- en soort vervoer.

• Dossiergebonden fees

Deze servicekosten hebben betrekking op een bepaalde actie, die niet noodzakelijk aan een concrete service toe te wijzen zijn, maar in plaats daarvan voor de gehele boeking, bijv. dossierkosten, rekening- / annuleringsnota's, vouchers, reisschema, ontvangen van een klantenbetaling, enz.

Om de module "Fee administratie" te kunnen inzetten, zijn meerdere Jack instellingen noodzakelijk.

De fee administratie bestaat uit twee tabbladen, één voor <Boeking> en één voor <Service>. In de bovenste helft geeft men de gewenste fee-regels in. Zoals altijd in Jack zijn er de standaard buttons <Voeg toe>, <Wijzigen>, <Verwijderen> en <Annuleren>. Het onderste deel toon de lijst met alle vastgelegde regels. Is een fee-regel eenmaal gebruikt, dan kan dit uit boekhoudkundige en statistieke gronden niet meer verwijderd worden, in plaats daarvan alleen nog maar verborgen worden.

Met <Printen> kunnen alle vastgelegde fee-regels geprint worden, <Printer> maakt het mogelijk om de configuratie van de printer in te stellen.

Boekingsfees
Iedere fee-regel krijgt een eigen duidelijke, unieke <Omschrijving>.
Om er voor te zorgen dat deze naam niet op de rekening verschijnt, maar in plaats daarvan een zinvolle, door de klant te begrijpen omschrijving, kunt u in het veld <Print naam> de omschrijving opgeven die in plaats van <Omschr.> op de rekening voor deze fee zal verschijnen (maximaal 120 tekens).
Daarmee kan men met meerdere zelfde printnamen werken, waarbij de achterliggende fee-regels onderling kunnen afwijken (bijv. u heeft meerdere bedrijven met dezelfde fee-structuur, maar afzonderlijke prijzen).

Veranderd de naam van een bestaande fee-regel, dan moet de aanpassing van de fee-regel als eerste in <Bestand – Parameters – Fee-instellingen> doorgevoerd worden.

Aanpassingen in de fee-regels worden zowel in de afzonderlijke klanten als ook in de "master klanten" automatisch doorgevoerd. Verwijderde fee-regels worden automatisch uit het klantenprofiel verwijderd. Nieuwe fees in de fee-administratie moeten afzonderlijk in het klantenprofiel overgenomen worden.

Worden via de CRS-Remark Line de fees in Jack automatisch vastgelegd worden, dan moet in de Remark Line de Fee-<Omschr.> staan, welke niet meer dan 8 tekens mag bevatten. Vindt Jack daarbij in de de fee-administratie een fee-regel met dezelfde <Omschr.>, dan wordt niet de fee-naam geprint, maar de omschrijving die onder <Print naam> in de fee-administratie staat.

In het veld <Actie> kan men een pull-down-menu oproepen, waaruit de behorende actie geselecteerd kan worden, op welk moment de fee berekend moet worden.

Bij <Bedrag> wordt de bijbehorende fee-bedrag ingegeven, die voor de actie gebruikt zal worden. Het bedrag moet bruto (incl. BTW) ingegeven worden. Bij <Rek.nr.> geeft u de bijbehorende inkomstenrekening in, waarop geboekt moet worden. Hierbij dient u te controleren, of u in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> nieuwe rekeningen moet vastleggen. Bij het later factureren van de fee wordt het BTW-tarief uit de rekening van het rekeningschema gebruikt.

Is een fee met <Aparte boeking> gemarkeerd, dan wordt deze niet bij de oorspronkelijke boeking bijgeteld, waarbij deze gebruikt wordt, maar in plaats daarvan eerst in de achtergrond op een aparte, tot die tijd een virtuele boeking verzamelt, waarop uitsluitend fees komen te staan. Deze aparte fee-boeking wordt later via <Boeking – Fee-boeking aanmaken> aangemaakt. Zulke "Fee-boekingen" zijn hiermee boekingsgebonden, zodat u bij deze klanten alle fees in een bepaalde tijd factureert, die op verschillende dossiers gemaakt zijn.

Om er voor te zorgen dat de een fee daadwerkelijk ook bij de klant correct op de rekening wordt geplaatst, moet dit op <Actief> gezet worden. Is de fee-regel niet actief, dan kan deze echter toch aan een dossier worden toegewezen, maar wordt uiteindelijk niet op de rekening weergegeven. Deze inactieve fees worden ook niet in de reisbureaboekhouding geboekt.

Zo kan men een fee-regel bij een klant zo te zeggen in demo-modus mee laten lopen, zonder das de klant hiervoor een rekening krijgt. Daardoor kan men van te voren bijv. over een bepaalde tijdsruimte nazien, of bij de klanten vastgelegde fee-regels zinvol is of nog aangepast moet worden.

Een eenmaal gebruikte fee kan uit technische en boekhoudkundige gronden niet meer verwijderd worden. Met <Deactiveren> blijft de fee allerdings tussen de regels staan, maar wordt echter voor het gebruik bij de klanten evenals bij het maken van handmatige fees verborgen, zodat met deze fee niet meer gewerkt kan worden. Bestaande fees op het dossier worden alsnog correct geboekt, ondanks het feit dat de fee-regel verborgen is.

Servicefees

Er kunnen ook servicegebonden fees vastgelegd worden. In tegenstelling tot de boekingsgebonden fees kan deze ingave zowel naar <Type service>, <Touroperator>, <Producttype>, <Type reis>, <Vervoermiddel> en <Bestemming> als ook naar <Farebase> enz. opgemaakt worden. In deze velden horen de vastgelegde codes uit de basisgegevens.
Net zoals bij de boekingsfees zijn er de velden <Omschr.>, <Print naam>, <Bedrag>, <Aparte boeking>, <Actief> en <Deactiveren>. Ten aanzien van de door de Duitse wetgever bepaalde aparte belasting van servicekosten op het gebied van vluchten kunnen hier echter 2 rekeningnummers vastgelegd worden: een BTW-vrije evenals een BTW-verplichte rekening. Daarbij moet de verhouding ingesteld worden, zodat de fee pro rata op de bijbehorende rekening geboekt kan worden.
Maar er zijn veel meer mogelijkheden, zodat deze types van servicefees ook werkelijk automatisch bij de betreffende service zo vastgelegd wordt, zoals het reisbureau dat wil.
Het gaat hier niet om verplichte velden, daardoor hoeven niet alle velden gevuld te zijn. Wordt een veld leeg gelaten, dan geldt de fee voor alle mogelijke entries van dit veld bij een boeking.

Wordt bij een servicefee dit veld geactiveerd, dan verschijnt de fee niet automatisch op de bevestiging bij de bijbehorende service, voor de klant wordt dit niet apart getoond. Maar in plaats daarvan wordt het fee-bedrag bovenop het bedrag van de service geteld, waarvoor de fee gebruikt wordt. Hiermee krijgt de klant één rekening, die een hoger bedrag toont, maar men kan niet herkennen dat er een fee gegeven is. Boekhoudkundig wordt allerdings de in de fee-regel vastgelegde rekening geboekt.

Servicefees kunnen voor een bepaalde servicetype gedefinieerd worden. Blijft dit veld leeg, dan wordt de fee bij alle servicetypes gebruikt, waarbij de op alle overige criteria betrekking heeft. In dit voorbeeld worden de servicefees alleen dan gebruikt, wanneer het om een servicetype <FL> (=vlucht) gaat.

Daarnaast kunnen overige voorwaarden ingesteld worden, die bij het gebruik van een servicefee van toepassing zijn. <Type reis> en <Vervoermiddel> kunnen alleen die codes gebruikt worden, die in de bijbehorende secties onder <Basisgegevens> reeds vastgelegd werden. In het veld <Farebase> kunnen tarieftypes ingevoerd worden, die Jack dan bij de overname uit de CRS-koppeling aan de hand van de ticketgegevens controleert en uitleest. Staan in de ticketgegevens een Farebase, die hier in de fee-regels gebruikt wordt, dan wordt automatisch de bijbehorende servicefee voor dit ticket vastgelegd.

Het opvragen van de Farebase gebeurt uitsluitend bij het uitlezen van de ticketgegevens uit de CRS-koppeling aan de hand van de CRS transformers. Het uitlezen van de Farebase uit handmatig vastgelegde ticketgegevens is niet mogelijk.

Hier kan de servicefee aan een bepaalde touroperator en daarnaast aan een bepaald producttype gekoppeld worden. Hier kunnen alleen touroperators en producttypes geselecteerd worden, die reeds in <Basisgegevens – Touroperator> vastgelegd werden.

Activeert u in ieder nieuwe servicefee het veld <Per deelnemer>, dan wordt de fee aan iedere deelnemer in de boeking aangerekend. Blijft dit veld inactief, dan wordt de fee slechts eenmaal voor de complete boeking berekend.

Deelnemer gebaseerde fees worden automatisch vastgelegd, zodra de service uit de CRS-koppeling in de Jack boeking overgenomen worden. Wordt de service of de boeking handmatig aangemaakt, dan moeten eerst alle deelnemers toegevoegd worden, en daarna pas de service!

Activeert u in de servicefee <Per ticket>, dan wordt de fee voor ieder ticket automatisch vastgelegd, die uit de CRS-koppeling in de Jack boeking overgenomen wordt.

Ticketfees voor handmatig in Jack vastgelegde tickets kunnen ook alleen handmatig direct in de service toegevoegd worden!

Daarnaast kunt u selecteren of u een fee per <Type> berekenen wilt. U kunt een fee per documenttype definiëren: Standaard = Papierenticket, e-Ticket, MCO en Refund.
Jack herkent het documenttype standaard en e-ticket, wanneer deze documenten via de CRS-koppeling in Jack verschijnen. Wijzig handmatig het documenttype bijv. in een Refund of een MCO, dan wordt tevens de bijbehorende fee gebruikt, wanneer deze in de fee-administratie gedefinieerd en aan het klantenprofiel toegewezen werd.

Hier kan ingesteld worden, of de servicekosten per vluchtsegment belast moet worden.

Het veld <Vluchtbestem.> staat alleen 4 mogelijkheden toe:

• Binnenlands
• Europa
• Intercontinentaal
• Enkel buiten Europa

De koppeling, welke vluchttype waarbij hoort, staat in <Basisgegevens – Luchthavens>. Daar is voor iedere 3-letter-code in het veld <Land> een vluchtbestemming gedefinieerd.
Onder <Betand – Parameters - Applicatieparameters – Globaal – Landen-instellingen - Binnenland/Europa> stelt men in, welke landen men onder binnenland resp. Europa verstaat. Alle landencodes die NIET in de applicatieparameters staan, worden volgens de fee-administratie als Intercontinentaal beschouwt. In de tickettgegevens wordt dan ook de koppeling automatisch gezet, om welke vluchtbestemming het gaat.
Het werken met de VERK-koppeleing bijv. op het gebied van treinen vereist nog de volgende aanpassingen:

• <Basisgegevens – Touroperator – Producten>: vastleggen uitgebreide producttypes
• <Basisgegevens – VERK-Codes>: bij bepaalde codes de toewijzing van touroperator en producttype
• <Bestand – Parameters – Fee-instellingen>: vastleggen van servicefees met touroperator en producttype
  

Toewijzen van de gemaakte fee-regels
Na het aanmaken van de fee-regels moeten nu de klanten de gewenste fee-regels toegewezen krijgen. Daarvoor moet de klantenkaart geopend worden. Via de Button <Fee-regel> worden de gewenste regels bij de geopende klant vastgelegd.

1. voor alle klanten van een bepaald klantentype (privé / bedrijf / reisbureau)

U kunt voor alle klanten van een bepaald klantentype een fee-reglement definiëren. Daarvoor selecteert u onder <Klanten – Klant zoeken> een basis- of "masterklant". Voeg via <Fee-regel> alle voor u te gebruiken fee-regels met <Voeg toe> toe. Sla op met <OK>. Vul het Jack klantennummer van deze "masterklant" under <Bestand – Parameters - Klantenparameters – Tabblad Klant/Bedrijf/Reisbureau> in in het veld <Vaste klant> in.
Nu weet Jack meteen, dat de fee-regels van deze basis- of masterklant primair voor alle privé-/reisbureau-/bedrijfsklanten moeten gelden en wendt deze dienovereenkomstig aan. Natuurlijk kunt u voor bedrijven of reisbureaus ieder een eigen basisklant met daarbij andere fee-regel gedefinieerd worden.

2. für bestimmte Kundengruppen

Ausnahmen der Fee-Regeln für einzelne Kunden(-gruppen) müssen auch separat im Kundenprofil eingepflegt werden. Definieren Sie auch die „Ausnahmefees" in <Datei – Parameter – Fee-Regelwerke>. Ordnen Sie diese „Ausnahmefees" sowie alle weiteren, für diese Kundengruppe gültigen Fee-Regeln einem bestehenden Kundenprofil zu.
Danach können Sie die Fees dieses Kunden ganz leicht auf einen anderen Kunden kopieren. Merken Sie sich dafür die Jack Kundennummer dieses Kunden.

Gehen Sie ins Kundenprofil des nächsten Kunden, der die gleichen Fee-Regeln erhalten soll. In der Karteikarte <Zusatz> im Feld <Gehört zu Kundennummer – Fees> tragen Sie die Jack Kundennummer des „Fee-Ausnahmekunden" ein.
Danach klicken Sie auf <Kopieren>. Jack überträgt damit automatisch alle Fees des „Fee-Ausnahmekunden" auch auf diesen Kunden. Das erkennen Sie daran, dass nun der Button <Fee-Regeln> blau erscheint.

Die Gültigkeit der Fee-Regeln des in den Parametern eingegebenen Stammkunden entfällt, sobald einem Kunden dieser Kundenart auch nur eine einzige, individuelle Fee zugeordnet wurde. Diesem Kunden müssen auch alle „allgemeinen" Fees nochmals manuell zugeordnet werden.

3. individuell für einzelne Kunden

Diesen einzelnen Kunden werden die definierten Fee-Regeln in ihrem Kundenprofil mit dem Button <Fee-Regeln> individuell zugewiesen.
Kundenprofil – Schaltfläche <Fees>

Bereits angewendete Fees des Kunden können im Kundenprofil über die Schaltfläche <Fees> aufgerufen und ggf. geprüft werden. Hier können auch weitere Fees mit <Hinzu> manuell angelegt werden.
Folgendes wird in der Liste angezeigt:
<Name>Name der Fee-Regel
<Leistung>Leistungszeile, der die Fee zugeordnet ist
<Betrag>Betrag der Fee
<Steuersatz>
<Rechnung>Rechnungsnummer zur Buchung
<Vorgangsnr.>Jack-Buchungsnummer
<Rechnungsvorgang>Vorgangsnummer eines erstellten Fee-Vorgangs
<Separater Vorgang> Checkbox im Fee-Regelwerk aktiv/inaktiv
<Aktiv>Checkbox im Fee-Regelwerk aktiv/inaktiv
<Datum>Datum der Fee-Vergabe
<Konto>
<Storniert>Anzeige, ob die Fee storniert ist
<Agentur-Prov.>
<MwSt.>
<Ursprünglicher Vorgang>
<Agentur-Sammelvorgang>

Fees in der Reiseanmeldung

Automatisch wird die Fee im Vorgang zum Reisepreis addiert, wenn sie aktiv ist. Dabei wird keine zusätzliche Leistungszeile produziert.
Lediglich über die Schaltfläche <Fees> kann man im Detail sehen, welche Serviceentgelte Jack auf den Vorgang aufgeschlagen hat. Alle erhobenen Fees eines Vorgangs werden dort gespeichert.

Über die Buttons <Löschen>, <Ändern>, und <Hinzu> können Sie die Fees einer Reiseanmeldung aktiv bearbeiten. Sie können z. B. den Preis einer schon bestehenden Fee ändern oder über <Hinzu> eine neue Vorgangsfee mit Preis erfassen.
Die <Leistungsnummer> bezieht sich dabei auf die Leistungszeile im Vorgang. Wird eine Fee keiner Leistung im Vorgang zugeordnet, erscheint sie auf der Rechnung nicht bei der Leistung, sondern ähnlich wie die „sonstigen Beträge" als separat aufgeführtes Bearbeitungsentgelt, das hinter allen Leistungen gedruckt wird.

Für alle Fees die <Pro Teilnehmer> definiert sind, gilt: haben Sie z. B. eine Ticketfee als <Pro Teilnehmer> definiert, kann Jack die Fee erst dann pro Teilnehmer erkennen, wenn zuerst die Teilnehmer der Reise in der Karteikarte <Teilnehmer> der Anmeldung erfasst wurden und danach die eigentliche Leistung angelegt wurde.
Bei einer Übernahme von Ticketdaten aus der CRS-Schnittstelle werden Teilnehmer- und Ticketfees vollautomatisch angelegt.

Separate Fee-Vorgänge

Für Fees, die als separater Vorgang verarbeitet werden sollen, wird über <Vorgang – Fee-Sammelvorgänge erstellen> nach Eingabe der Kundennummer ein Vorgang aller „gesammelten" Fees eines Kunden bis zum aktuellen Datum erstellt.
Dabei können Sie nach nur einer Kundennummer innerhalb eines bestimmten Abfahrt- oder Buchungsdatum oder aber nach mehreren Kundennummern selektieren.

Feeliste

Über <Listen – Feeliste> kann man eine Liste aller vorhandenen Fees aufrufen. Dabei kann man nach Vorgangsnummer, Datum, Ticket- bzw. Kundennummer abfragen.
Unter <Regelname> ist die Abfrage nach speziellen Fee-Regeln möglich. Mit dem Button <Abfrage> sind zusätzliche Eingrenzungen möglich, z. B. wenn man alle Ticketfees eines Firmenkunden einer bestimmten Buchungsperiode abfragen möchte.

Rechnungsausdruck (Auszug aus Standardrechnung)
In einer Jack Rechnung werden die Fees im MwSt.-Bereich „auf eigene Rechnung" ausgewiesen, da es sich um Leistungen des Reisebüros im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handelt. Dabei werden Fees, die der Leistung zugeordnet worden sind, automatisch unter die Leistung gedruckt. Gleichartige Fees (Fees der gleichen Art und des gleichen Betrages) werden beim Druck zusammengefasst. Fees, die keiner bestimmten Leistung zugeordnet sind, werden am Ende aller Leistungen gedruckt.

Beim Abschlussdruck einer Rechnung wird die Fee automatisch auf das Konto gebucht, das im Regelwerk zu dieser Fee gehört. Die MwSt wird automatisch gezogen.

Arbeitet das Reisebüro hauptsächlich mit Proberechnungen, sollte zumindest einmal im Monat – vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung – eine Abschlussfakturierung erfolgen: <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung>, Eingrenzung nach Abreisedatum, Verbuchung / Fakturierung per Buchungsdatum.

Fee-Übernahme durch Transformer und Automater
Im Fee-Regelwerk (Karteikarte Vorgang) gibt es eine Aktion <Fee aus CRS-Remark> speziell für die CRS-Übernahme. Ein Betrag muss nicht erfasst werden, bzw. kann „0" sein, da der Betrag hierfür aus einer Remarkzeile im PNR importiert wird. Es ist jedoch zwingend eine entsprechende Regel im Regelwerk für die Anlage der Fee in Jack notwendig. Es können beliebig viele Fee-Regeln als <Fee aus CRS-Remark> erfasst werden, nur der Eintrag im Feld <Name> der Fee muss eindeutig sein (auf der Rechnung kann dann die Bezeichnung gedruckt werden, die in <Druckname> steht).

Bitte geben Sie die entsprechende Kontonummer an und setzen das Häkchen bei <Aktiv>. Diese Fee muss nicht beim Kunden selbst angelegt werden, da sie dann angelegt wird, wenn der Expedient schon im PNR manuell eine solche Regel über die Remark Line einträgt.








Zusätzlich muss in Jack unter <Datei – CRS-Optionen – Remarks> ein Kürzel für die Fee-Übernahme definiert werden, mit der in der Remark Line signalisiert wird, dass anschließend eine bestimmte Fee und ein dazugehöriger Betrag übernommen werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass die Kürzel der CRS-Fees nicht länger als 8 Zeichen sein dürfen.

Also kann diese Fee über eine Remark Line erfasst werden (der Betrag kann negativ oder positiv sein, als Betragstrennzeichen kann ein Komma oder auch ein Punkt eingegeben werden, z. B. -2.40 oder 4,15 oder 1,25).
Bei der CRS-Übernahme in Jack wird die Fee dem Vorgang und der entsprechenden Leistung automatisch zugeordnet (wenn die Leistung neu angelegt wird, jedoch nicht bei Aktualisierung der Leistung, damit die Fee nicht doppelt erzeugt wird!).

Die Eingabe kann dann z. B. unter Amadeus lauten:
RM*FEETOD15.00/ZGD/RAGF
(Remark mit einer Fee namens TOD über 15,-; Zielgebiet = D (z. B. Deutschland); Reiseart = GF (Geschäftsreise)

Direktinkasso bei Fees
Viele Consolidator kassieren für die bei ihnen buchenden Reisebüros deren Fees beim Ausstellen der Tickets vom Endverbraucher. Nun hat aber der Consolidator schon die Kreditkarte des Kunden auch über die ausstehende Fee belastet und wird diesen Betrag ans Reisebüro zurück überweisen. Also darf das Reisebüro dem Endkunden keine Rechnung schicken, bei der die Fee noch als offener Betrag steht.

Vorgehensweise:

• In <Basisdaten – Veranstalter – Parameter> ist das Feld <Fee über VA-Inkasso> bei diesem Veranstalter aktiv.
• In der Leistung werden die Fees zu diesem Veranstalter mit einem Häkchen versehen, das das Veranstalterinkasso kennzeichnet.

Steht dann die Leistung dieses Veran stalters auf <V> und erhält auch anhand des Fee-Regelwerkes eine Fee, wird beim Speichern dieser Leistung und der dazugehörigen Fee automatisch in der Veranstal terabrechnung berücksichtigt, dass die Fee als Gutschrift erwartet wird.
Die Fakturierung der Fees erfolgt wie gewöhnlich über <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung....>.