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In diesem Bereich sind FAQs (Fragen und Antworten) zu häufig gestellten Fragen aufgelistet.

Ich habe auf den Debitoren bzw. den Kreditoren noch offene Salden?
Wofür benutzt Jack die Verrechnungskonten (diese liegen beim Standardkontenrahmen SKR03 im Kontenbereich 3000)?
Was ist ein Periodenabschluss?
Wie funktioniert ein Kontenabgleich?
Wo finde ich die Liste „Abgrenzung Jahresabschluss"?
Kann ich einen Jahresabschluss nochmals durchführen?
Wie finde ich heraus, ob Salden bei einem Jahresabschluss automatisch vorgetragen wurden?
Welche Konten sind als Saldenvortragskonten definiert?
Handhabung der Sammelkonten / Verrechnungskonten der Debitoren bzw. Kreditoren

Fragen

Ich habe auf den Debitoren bzw. den Kreditoren noch offene Salden?

Es wurde noch nicht für alle Vorgänge die Veranstalterabrechnung durchgeführt. Dies hat zur Folge, dass Debitoren/Kreditoren und Verrechnungskonten noch nicht ausgeglichen sind und auch weitergegebene Rabatte und Provisionen noch nicht auf den entsprechenden Konten auflaufen. Sie können unter dem Menüpunkt < Vorgang - Veranstalterabrechnung > diese Vorgänge nach Abreisedatum suchen. Klicken Sie oben rechts auf < offene Rechnungen >, < offene Zahlungen > bzw. < offene Erlöse > und filtern so die jeweils offenen Vorgänge heraus.

Weiterhin ist es möglich, dass noch nicht für alle Vorgänge die Abschlussrechnung gedruckt wurden. Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 2 (B = Belastung) stehen (siehe < Basisdaten - Veranstalter - Konten >) sind dann noch nicht auf das zugehörige Umsatzkonto gebucht worden. IATA-/DB-/DER-Werte werden über < Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura Leistungen > verbucht. Zu der genauen Verbuchung dieser Fälle schauen Sie bitte in der Anleitung zur Verbuchung von DB- und IATA-Werten nach und entnehmen dieser auch das einzustellende Verbuchungsdatum. Wenn Sie die Verbuchung dieser Vorgänge durchgeführt haben, können Sie die restlichen Leistungen über den Menüpunkt < Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung > verbuchen und dadurch die sonstigen Beträge aus den Reiseanmeldungen (z.B. Gutscheine, Service-Gebühren) verbuchen.

Auch wenn Sie diese Punkte überprüft haben, werden noch nicht alle Debitoren und Kreditoren ausgeglichen sein. Das kann daher kommen, dass der Kunde noch nicht alles bezahlt
hat oder Sie noch nicht alle Veranstalterzahlungen geleistet haben. Für diesen Fall werden die noch offenen Debitoren und Kreditoren durch den Jahresabschluss automatisch vorgetragen.

Wofür benutzt Jack die Verrechnungskonten (diese liegen beim Standardkontenrahmen SKR03 im Kontenbereich 3000)?

Jack bucht über diese Konten die Erlöse, wenn es sich bei einer Leistung um Veranstalter-Inkasso (Direktinkasso) handelt. Diese Konten können noch nicht ausgeglichen sein, wenn die Rechnung eines Veranstalters schon eingegeben und verbucht wurde („grünes Häkchen" im oberen Bereich der Veranstalterabrechnung), aber noch keine Erlöse gebucht wurden.

Was ist ein Periodenabschluss?

Mit dem Periodenabschluss können Sie bestimmte Monate sperren, damit nicht mehr in diese Zeiträume gebucht werden kann (z.B. Kundenzahlungen / Veranstalterrechnungen etc.). Gehen Sie auf den Menüpunkt < Buchhaltung - Abschluss - Periodenabschluss >. Setzen Sie einen Haken in die entsprechenden Monate, um diese zu sperren, und entfernen Sie ihn wieder, um ihn freizugeben. Diese Option ist besonders vor einem Jahresabschluss hilfreich, um das Buchen in schon abgeglichene Monate zu verhindern.

Wie funktioniert ein Kontenabgleich?

Sofern sich Konten in der Buchhaltung ausgleichen sollen, ist es möglich einen Kontenabgleich durchzuführen. Es ist auch möglich, nach Vorgangsnummer und nach Belegnummer abzugleichen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt < Buchhaltung - Abschluss - Kontenabgleich > und selektieren die Konten, die abgeglichen werden sollen. Gleichen sich die Buchungssätze aus, wird der Status < OK > vergeben. Diese Status können unter dem Menüpunkt < Buchhaltung - Kontenblätter > eingesehen werden. Auf der rechten Seite des Kontenblattes wird in der Spalte < St. > der entsprechende Status angezeigt. Wenn Sie Kontenblätter drucken, können Sie auch nur die abgeglichenen oder nicht abgeglichenen Buchungssätze drucken.

Wo finde ich die Liste „Abgrenzung Jahresabschluss"?

Gehen Sie auf den Menüpunkt < Listen - Buchungen > und grenzen Sie nach Abreisejahr ein. Geben Sie die Liste auf den Drucker aus und wählen Sie die Liste „Abgrenzung Jahresabschluss". Diese Liste zeigt an, für welche Vorgänge veranstalterseitig (Kreditor) oder kundenseitig (Debitor) noch im alten / abzuschließenden Jahr eine Zahlung eingegangen ist, die eine Abreise im kommenden Jahr betrifft.
Sollte diese Auswahl nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support- und Helpdesk.

Kann ich einen Jahresabschluss nochmals durchführen?

Sie haben beispielsweise vergessen, die nötigen Salden vortragen zu lassen. In einem solchen Fall kann ein Jahresabschluss nochmals durchgeführt werden. Hierfür müssen die entsprechenden Buchungsjahre aktiv sein ( < Buchhaltung - Stammdaten - Eintellungen > Felder < Buchungsjahre > ).

Wie finde ich heraus, ob Salden bei einem Jahresabschluss automatisch vorgetragen wurden?

Prüfen Sie die Saldenvortragskonten zum entsprechenden Buchungsdatum.

Zusätzlich können Sie das Journal des ersten Buchungstages im neuen Jahr darstellen lassen.

Welche Konten sind als Saldenvortragskonten definiert?

Rufen Sie den Menüpunkt < Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen > auf. Im Bereich < Saldenvortragskonten > sind die Saldenvortragskonten für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren in den entsprechenden Feldern gespeichert.

Handhabung der Sammelkonten / Verrechnungskonten der Debitoren bzw. Kreditoren

Konto 1400
Auf das Konto 1400 bucht Jack alle Buchungen, die auf Debitoren gebucht worden sind, nochmals ein. Das Konto 1400 wie auch das Konto 1600 stellen Sammelkonten dar, durch deren Saldo die Buchhaltung unter dem Strich nicht auf Null aufgehen kann. Es ist möglich die Funktion der Sammelkonten zu deaktivieren, so dass die "gespiegelten" Buchungen nicht dargestellt werden und der Saldo aller Konten so auf Null aufgeht! (Für Informationen hierzu wenden Sie sich bitte an den Bewotec Support)
Auf dem Konto 1400 befindet sich meist immer ein Haben-Saldo, da die ganzen Kundenzahlungen die Debitoren zunächst im Haben bebuchen. Auf lange Sicht wird das Konto aber auch wieder ausgeglichen (durch Einbuchen der Veranstalterabrechnung bucht Jack "Debitor an Kreditor" zu einem späteren Zeitpunkt).

Konto 1600
Ähnlich verhält es sich mit dem Konto 1600. Hier werden alle Buchungssätze, die auf Kreditoren gebucht werden nochmals gebucht. Durch Einbuchen der Veranstalter-Abrechung und der Veranstalter-Zahlung wird das Konto auf beiden Seiten bebucht und ein Ausgleich herbeigeführt.
Ein Vortragen der Sammelkonten beim Jahresabschluss ist NICHT notwendig, da beim Übertragen der gesamten Debitoren- und Kreditoren-Salden automatisch am 1.1. des neuen Jahres auch ein Buchungssatz auf dem Sammelkonto erzeugt wird. Der Vortrag eines jeden Debitors lässt sich also auch auf den Sammelkonten wiederfinden. Dadurch wird dieser Saldo-Vortrag automatisch erzeugt.

Konten 1601-1603
Ein anderer Sachverhalt liegt bei den Verrechnungskonten 1601, 1602 und 1603 vor. Hierbei handelt es sich um Konten, die von Jack bei Direktinkasso-Vorgängen bebucht werden. Bei Verbuchen der Veranstalter-Abrechnung bei einem Direktinkasso-Vorgang bucht Jack vom Kreditoren auf das Verrechnungskonto und von dort aus die Erlöse auf das Erlöskonto.
Die Nutzung des Verrechnungskontos hat den Vorteil, dass nach Fertigstellung der Vorgangsverbuchung auf dem Kreditoren im Soll wie auch im Haben der Bruttobetrag wiederzufinden ist. So stellt am Jahresende der Wert (im Soll wie im Haben) auf den Kreditoren unseren Jahresumsatz bei den jeweiligen Veranstaltern dar. Würde bei einem Direktinkasso-Vorgang nur der Erlös verbucht werden hätten wir nicht diese Möglichkeit.
Die Verrechnungskonten sollen sich innerhalb eines Vorgangs ausgleichen. Da der Ausgleich aber nicht tagesaktuell herbeigeführt wird, kann am Jahresende ein Saldo auf dem Konto stehen bleiben. Dieser muss dann ins nächste Jahr übertragen werden ("Saldo muss fortgeführt werden"). Der Grund für den späteren Ausgleich ist zum Beispiel eine Erlösbuchung in die Zukunft ("auf Abreise") im Zusammenhang mit einem aktuellen Belegdatum. In Jack selbst lässt sich der Ausgleich der Verrechnungskonten prüfen. Dafür stellen wir die Funktion <Buchhaltung> <Vorgang/Anmeldung> <Prüfliste Vorgangsbuchhaltung> zur Verfügung. Gern sind wir Ihnen hier bei der Nutzung behilflich.